Το audit ως εργαλείο ανάπτυξης για τις επιχειρήσεις

Όπως δημιοσιεύθηκε στο capital.gr.

Μια σχέση αλληλεξάρτησης, εποικοδομητική και παράλληλα αναγκαία για την επίτευξη μακροπρόθεσμων στόχων, είναι αυτή των ελεγκτών και της Διοίκησης μιας επιχείρησης. Μια σχέση που μπορεί να κάνει κάθε εταιρεία πιο δυνατή, πιο θωρακισμένη και έτοιμη για κάθε πρόκληση που επιφυλάσσει το μέλλον και οι προκλήσεις του επιχειρείν.

Η Διοίκηση κάθε εταιρείας, είτε ως φυσική οντότητα είτε ως διαδικασίες, έχει τη δυνατότητα, μέσω της αλληλεπίδρασης με εξωτερικούς συνεργάτες, τους ορκωτούς ελεγκτές λογιστές, να εντοπίζει τις αδυναμίες, τα σημεία προς βελτίωση, τις επιδόσεις και τα αποτελέσματα της λειτουργίας του κάθε τμήματος. Γι’ αυτό και το audit είναι το αδιαμφισβήτητο εργαλείο για τη βελτίωση της λειτουργικότητας μιας επιχείρησης, καθώς, πέρα από όσα επιβάλλει η νομοθεσία και η κανονιστική συμμόρφωση στο πλαίσιο του ελέγχου των οικονομικών καταστάσεων, μπορεί να «γεννά» ευκαιρίες ανάπτυξης.

Η γνώση και η εμπειρία που ο ελεγκτής μεταφέρει μέσα από την εργασία του, έχει τη μορφή σημαντικού πυλώνα πάνω στον οποίο θα τεθούν γερές βάσεις εξέλιξης και επίτευξης οποιονδήποτε επιδιωκόμενων στόχων. Αρκεί μια επιχείρηση να το επιθυμεί…

Ενδεικτικά, η αξιολόγηση εσωτερικών διαδικασιών έχει ως σκοπό τον εντοπισμό αδυναμιών ή παραλείψεων που οδηγούν σε δυστοκία παροχής αξιόπιστων πληροφοριών ή σε εξαγωγή ελλιπών συμπερασμάτων, που δεν συνάδουν με τους στόχους που έχουν τεθεί από τη Διοίκηση. Με τη παρακολούθηση των διαδικασιών σε τακτική βάση, τόσο από τον εσωτερικό όσο και από τον εξωτερικό έλεγχο, η Διοίκηση είναι σε θέση να ανακαλύπτει σε πραγματικό χρόνο οποιαδήποτε πρόβλημα εγείρεται και να προβαίνει στην άμεση επίλυσή του.

Κατά τον επανέλεγχο των προβλεπόμενων διαδικασιών (αξία επανεκτέλεσης εσωτερικών διαδικασιών) επιτυγχάνεται η ουσιαστική ανάλυση των αιτιών των αποκλίσεων που έχουν προκύψει από την ανωτέρω διαδικασία, δίνοντας έμφαση τόσο στον αρχικό σχεδιασμό των ακολουθούμενων ενεργειών, με σκοπό την έγκαιρη αντιμετώπιση των προβλημάτων, όσο και στην αποφυγή μελλοντικών σφαλμάτων και απώτερων προβλημάτων.

Ο εσωτερικός έλεγχος ενημερώνει αδιαλείπτως τα διοικητικά στελέχη. Η συνεχής παρακολούθηση της λειτουργίας των επιμέρους τμημάτων μιας εταιρείας μπορεί να συνοδεύεται από την παροχή μηνιαίων αναφορών (report) εκ μέρους των ελεγκτών προς τη Διοίκηση, που θα αποτυπώνουν την πλήρη εξέλιξη των ενεργειών που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο των προσδοκιών της, με σκοπό την καίρια επέμβαση. Λόγω της σφαιρικής οπτικής που διαθέτει ο ελεγκτής, η ανάλυση κινδύνων και ο εντοπισμός περιοχών υψηλού ρίσκου λειτουργίας της επιχείρησης επιτυγχάνεται με μεγαλύτερη ταχύτητα, παρέχοντας ασφαλέστερα συμπεράσματα και πιο συγκεκριμένες επιλογές.

Ένα άλλο σημαντικό πεδίο του audit είναι ο έλεγχος της αποτελεσματικότητας και της συνέπειας. Αυτός προκύπτει από τη στοχευμένη σύγκριση των αποτελεσμάτων και των συμπεριφορών που έχουν αναδειχθεί σε όλη τη διάρκεια εκτέλεσης του προγράμματος και που έχουν συμβάλει στο να προκληθούν κωλύματα ή αδυναμίες, με συνέπεια να εμφανίζονται σε τακτική βάση και στον ίδιο βαθμό επαναλαμβανόμενα λάθη.

Ο εσωτερικός έλεγχος μπορεί να κάνει προτάσεις βελτίωσης των αδυναμιών που έχουν εντοπισθεί στα συστήματα της εταιρείας, όπως -για παράδειγμα- στο λογιστικό σύστημα, το μηχανογραφικό σύστημα κλπ., μέσω της υποβολής σχετικής αναφοράς (Management Letter) προς τη Διοίκηση. Η αξία του ελέγχου στον τρόπο λειτουργίας των συστημάτων που διαθέτει μια εταιρεία είναι ιδιαίτερα κομβική, καθώς το μηχανογραφικό της σύστημα αποτελεί βασικό πυλώνα στη λειτουργία και κατ’ επέκταση στις δυνατότητες εξέλιξής της.

Ως εκ τούτου οι εισηγήσεις εκ μέρους των ελεγκτών αποτελούν βασικό άξονα βελτίωσης και προσαρμογής στους στόχους που έχουν τεθεί. Το Management αποτελεί κατευθυντήρια γραμμή για την υποβολή προτάσεων που θα οδηγήσουν σε βελτίωση των υφιστάμενων διαδικασιών, δίνοντας έμφαση στην ευελιξία προσαρμογής, ώστε τα διοικητικά στελέχη να ανταποκρίνονται στην ορθή διαχείριση προβλημάτων και περίπλοκων καταστάσεων όταν και όπως είναι απαραίτητο. Ακόμη, μπορεί να καθοδηγεί προς την κατάρτιση εκείνων των διαδικασιών, οι οποίες κρίνονται ως κατάλληλες να παρέχουν ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την επιχείρηση και την κατάργηση όσων εργασιών δυσχεραίνουν το έργο των εκάστοτε τμημάτων κλπ.

Ο εσωτερικός έλεγχος λειτουργεί θετικά και στο περιβάλλον των εργαζομένων, κάτι που δεν είναι ιδιαίτερα γνωστό. Η ύπαρξη κριτηρίων και μέτρων απόδοσης αναφορικά με τον τρόπο λειτουργίας μιας εταιρείας βοηθά το προσωπικό να κατανοήσει τις απαιτήσεις της, ώστε, εφόσον υπάρχουν κατάλληλες και ορθές διαδικασίες, να επιτυγχάνεται καλύτερο αποτέλεσμα. Επιπλέον, δίνεται η δυνατότητα σε όλα τα μέλη της επιχείρησης να συμβάλλουν στον έγκαιρο εντοπισμό δυσκολιών σχετικών με τα προσωπικά/ατομικά όριά τους, ενώ υπάρχει συνολική συμβολή στην ουσιαστική οριοθέτηση της αρνητικής επίδρασης της σύγκρουσης στόχων.