De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) introduceert strenge duurzaamheidsrapportage-eisen voor grote bedrijven in de hele EU, waarbij organisaties niet alleen moeten rapporteren over hun duurzaamheidsimpacts, maar ook over hoe duurzaamheidskwesties hun prestaties en financiële positie beïnvloeden. Een cruciaal aspect van de CSRD is het bepalen welke entiteiten binnen een groepsstructuur moeten rapporteren, ook wel "scoping" genoemd. Scoping is essentieel omdat het de grenzen bepaalt van de duurzaamheidsrapportageverplichtingen van een organisatie, die zowel moedermaatschappijen als dochterondernemingen omvat. Als de reikwijdte niet nauwkeurig wordt bepaald, kan dit leiden tot risico's op niet-naleving, wat gevolgen kan hebben voor de reputatie en financiële stabiliteit van een organisatie en mogelijk zelfs het verkrijgen van de accountantsverklaring bij het jaarverslag in gevaar kan brengen. Dit artikel geeft een overzicht van het CSRD-scopingproces, met de essentiële stappen, de belangrijkste overwegingen en waarom deze fase een cruciaal onderdeel is van de reis naar CSRD-compliance.

Dit artikel is geschreven door Bart Ladru ([email protected]) en Sefa Geçikli ([email protected]). Bart en Sefa maken beiden deel uit van RSM Netherlands Business Consulting Services met een focus op duurzaamheid en internationale handel.  

CSRD-scoping en de rol van de rapporterende entiteit begrijpen

De eerste stap in de scoping van de CSRD is het identificeren van de rapporterende entiteit, vooral voor grote groepen. Volgens artikel 29a van de EU-Richtlijn Jaarverslaggeving moeten moederondernemingen van grote groepen duurzaamheidsinformatie opnemen in hun geconsolideerde verslagen. Een "grote groep" onder de CSRD wordt gedefinieerd als een moedermaatschappij en haar dochterondernemingen die aan ten minste twee van de volgende criteria voldoen:

  • Een balanstotaal van minstens €25 miljoen,
  • Een netto-omzet van minstens €50 miljoen,
  • Gemiddeld 250 werknemers in het boekjaar.

Zodra aan bovenstaande criteria is voldaan, is de moedermaatschappij verplicht te rapporteren op geconsolideerd niveau, met inbegrip van alle dochterondernemingen waarin zij een meerderheidsbelang heeft. In Nederland is deze consolidatie van toepassing volgens de Nederlandse transpositie van de wet, ongeacht eventuele vrijstellingen voor financiële verslaglegging. Dit houdt in dat, zelfs als een moedermaatschappij in aanmerking komt voor financiële rapportagevrijstellingen, zij nog steeds moeten voldoen aan de vereisten van de CSRD-rapportage, mits zij als een grote groep wordt aangemerkt. Het is essentieel om te begrijpen dat dit per lidstaat kan verschillen, daarom is het raadzaam om de relevante nationale transpositie van de richtlijn te bekijken voor specifieke vereisten.

Stappen in het scopingproces

Het CSRD-scopingproces omvat de volgende belangrijke stappen:

  1. Identificeren van de moedermaatschappij: Begin met het bepalen van de uiteindelijke moedermaatschappij binnen de groep, aangezien de CSRD-vereisten over het algemeen van toepassing zijn op de bovenliggende entiteit. Voor groepen die in Nederland actief zijn, bepaalt de Nederlandse ontwerpwetgeving voor de implementatie van de CSRD dat alleen specifieke soorten entiteiten (bijv. Naamloze Vennootschappen (N.V.) en Besloten Vennootschappen (B.V.)) in aanmerking komen als "moedermaatschappij" onder de CSRD. Stichtingen en verenigingen zijn in Nederland uitgesloten van de aanwijzing als moedermaatschappij onder de reikwijdte van de CSRD. Het is belangrijk op te merken dat dit per EU-lidstaat kan verschillen.
  2. Controle en eigendom evalueren: Zodra de moedermaatschappij is geïdentificeerd, is de volgende stap het evalueren van haar zeggenschap over de dochterondernemingen. Zeggenschap wordt over het algemeen vastgesteld als de moedermaatschappij meer dan 50% van de stemrechten heeft in de algemene vergadering van een dochteronderneming of een significante invloed heeft op het management van de dochteronderneming. In gevallen waarin twee bedrijven gelijke aandelen hebben (elk 50%), moet de relatie verder worden geanalyseerd door middel van aandeelhoudersovereenkomsten of aanvullende controlemechanismen om te bepalen welke entiteit de feitelijke zeggenschap heeft of dat beide worden beschouwd als "co-ouders" van de grote groep.
  3. Consolidatie van gegevens van dochterondernemingen: Na het bepalen van de moedermaatschappij is het cruciaal om te bepalen welke dochterondernemingen worden opgenomen in het toepassingsgebied van de CSRD-rapportageverplichtingen. Dochterondernemingen worden meestal opgenomen als de moedermaatschappij een meerderheidsbelang heeft. Dochterondernemingen die binnen het toepassingsgebied vallen zullen over het algemeen geen eigen rapport opstellen; in plaats daarvan zal het geconsolideerde rapport van de moedermaatschappij hun duurzaamheidsimpact behandelen. Dochterondernemingen hebben echter nog steeds beperkte administratieve verplichtingen, zoals het bekendmaken van de naam en het adres van de moedermaatschappij en het opnemen van een link naar het geconsolideerde duurzaamheidsverslag in hun managementverslagen.
  4. Beoordelen van Vrijstellingen en Administratieve Vereisten voor Dochterondernemingen: In het kader van de CSRD verminderen bepaalde vrijstellingen de rapportagelast voor dochterondernemingen. Een EU-dochtermaatschappij die in de scope van de CSRD valt, is vrijgesteld van individuele ESRS-rapportage als ze is opgenomen in een geconsolideerd verslag van een EU-moeder of een niet-EU-moeder, zoals een tussenholding of de mondiale hoofdmoedermaatschappij. Bovendien staat de CSRD voor groepen met meerdere EU-dochterondernemingen 'kunstmatige consolidatie' toe, waarbij de grootste dochteronderneming de ESRS-gegevens consolideert voor alle EU-dochterondernemingen die onder de reikwijdte van de organisatie vallen. In gevallen van gezamenlijke zeggenschap wordt proportionele consolidatie van financiële gegevens toegepast.

Belangrijke overwegingen bij CSRD-scoping

Tijdens het scopingproces moeten bedrijven de volgende overwegingen in gedachten houden:

  • Consistentie met nationale wetgeving: Elke EU-lidstaat kan specifieke vereisten hebben met betrekking tot welke entiteiten als moedermaatschappij worden beschouwd of hoe zeggenschapsbelangen worden gedefinieerd. In Nederland bijvoorbeeld is het toepassingsgebied van de CSRD afgestemd op bepaalde definities in het Burgerlijk Wetboek, die kunnen verschillen van andere rechtsgebieden.
  • Nauwkeurige berekening van omvangcriteria: Het is van essentieel belang om de omvang van de groep nauwkeurig te berekenen op basis van geconsolideerde cijfers, aangezien de overschrijding van de drempels de groep onderhevig maakt aan CSRD-rapportering. Deze berekening moet gegevens bevatten van alle dochterondernemingen waarover een moederonderneming zeggenschap heeft, zelfs als ze buiten de EU actief zijn, aangezien hun impact relevant is in het kader van de CSRD.
  • Overleg met belanghebbenden en input van accountants: Om een accuraat en compliant CSRD-rapport te garanderen, moeten organisaties tijdens het scopingproces nauw samenwerken met auditors en stakeholders. Auditors kunnen begeleiding bieden bij het interpreteren van controlemechanismen, het verifiëren van berekeningen en ervoor zorgen dat alle entiteiten waarover de moedermaatschappij zeggenschap heeft nauwkeurig worden geïdentificeerd.

Het belang van effectieve scoping voor naleving van de CSRD

Nauwkeurige scoping in het kader van de CSRD is om verschillende redenen essentieel:

  1. Zorgen voor uitgebreide rapportage: Door het toepassingsgebied correct vast te stellen kan het moederbedrijf alle relevante duurzaamheidsgegevens van de dochterondernemingen vastleggen, wat leidt tot een nauwkeuriger en uitgebreider duurzaamheidsverslag. Dit voorkomt potentiële nalevingsrisico's door onderrapportage. 
  2. Meer transparantie en verantwoording: CSRD-rapportage helpt organisaties om hun duurzaamheidseffecten transparant te communiceren, wat het vertrouwen van belanghebbenden bevordert, waaronder investeerders, regelgevers en klanten. Nu duurzaamheid een essentieel onderdeel van de bedrijfsstrategie wordt, draagt een zorgvuldige afbakening bij aan het opbouwen van de reputatie van een bedrijf op het gebied van verantwoordelijkheid.
  3. Afstemming op de nalevingseisen van de CSRD: Het scopingproces van de CSRD legt de basis voor volgende stappen in de CSRD-rapportagecyclus, zoals de dubbele materialiteitsanalyse, de reikwijdte van gegevensverzameling en rapportage. Een goed gedefinieerde reikwijdte stelt organisaties in staat om hun middelen efficiënt te richten op het rapporteren van materiële kwesties en het effectief beheren van duurzaamheidsrisico's.
  4. Compliance risico's beperken en voorbereiden op assurance: Door scoping nauwkeurig uit te voeren, verminderen organisaties het risico op niet-naleving en vermijden ze boetes.

Aangezien voor CSRD assurance door derden nodig is, zal een nauwkeurige en volledige scoping vanaf het begin het assurance-proces vergemakkelijken en potentiële audituitdagingen verminderen. Nauwkeurige scoping is ook cruciaal om te voorkomen dat het CSRD-rapport ongeldig verklaard wordt, aangezien rapportage op een onjuist entiteitsniveau kan voorkomen dat auditors de vereiste assurance kunnen afgeven. Dit kan leiden tot beperkte toegang tot financiële diensten zoals leningen, verzekeringen, assurance en overheidsaanbestedingen.

Forward Thinking

CSRD scoping is een fundamentele stap in het duurzaamheidsrapportageproces en legt de basis voor het geconsolideerde duurzaamheidsrapport van een bedrijf. Door een gestructureerde aanpak te volgen - het identificeren van de rapporterende entiteit, het evalueren van de controle, het consolideren van gegevens en het verifiëren van van toepassing zijnde uitzonderingen - kunnen organisaties garanderen dat ze voldoen aan de CSRD-vereisten. Een correcte scoping exercitie ondersteunt een transparant, uitgebreid en zinvol duurzaamheidsverslag, waardoor de organisatie voldoet aan zowel de verwachtingen van de regelgeving als aan de vraag van belanghebbenden naar een grotere verantwoordingsplicht op het gebied van duurzaamheid. Omdat het CSRD-kader zich blijft ontwikkelen, moeten organisaties op de hoogte blijven van updates en aanpassingen op nationaal niveau om te blijven voldoen aan de vereisten en om hun duurzaamheidspraktijken te verbeteren.

RSM is toonaangevend op het gebied van duurzaamheidsadvies. We bieden regelmatig inzichten door middel van training en het delen van thought leadership op basis van gedetailleerde kennis van ontwikkelingen in de industrie en praktische toepassingen in de samenwerking met onze klanten. Als je meer wilt weten, neem dan contact op met een van onze consultants.