Økonomistyring i krisetider

Flere virksomheter opplever i disse dager at inntektsgrunnlaget helt eller delvis forsvinner. Vi vet ikke når det vil gå over og hvordan verden ser ut på den andre siden. Det er derfor viktig å få kontroll over økonomi og likviditet for å kunne styre gjennom krisen. Vi har laget en liste med syv forhold vi mener er viktige å fokusere på i økonomistyringen:
 

1) Ajourfør regnskapet

Det er viktig å ha kontroll på selskapets finansielle stilling når man går inn i en krise, og da spesielt på likviditet. En solid bedrift kan gå over ende dersom soliditeten ligger i eiendeler som ikke raskt kan omgjøres til likvide midler til betaling av løpende forpliktelser. Regnskapet bør derfor holdes løpende oppdatert for å kunne brukes som styringsinformasjon. Det kan være fristende å nedprioritere slike «back-office» oppgaver for å spare penger, men husk at både kreditorer og kunder vil kunne be om å få se oppdatert regnskap for å gi lån, innvilge betalingsutsettelser eller tildele selskapet nye oppdrag.

2) Få oversikt over kostnadsbasen

Gjennom å kartlegge faste og variable kostnader kan selskapet justere pådraget av kostnader og gå i dialog med de viktigste leverandørene. Ofte er de faste kostnadene knyttet til nøkkelleveranser for at virksomheten skal kunne fungere. F.eks. ansatte, husleie, leasing og IT-lisenser til kjernesystemer. De variable kostnadene er det som regel enklere å kutte på kort sikt gjennom å utsette innkjøp av varer og tjenester, si opp kortsiktige avtaler og avlyse reiseaktivitet (hvilket vel de aller fleste allerede har gjort).

3) Få oversikt over regjeringens tiltakspakker

Det lanseres daglig tiltakspakker fra regjeringen. Det er viktig at selskapet får oversikt over disse og undersøker hvilke krav som er knyttet til de ordningene som er aktuelle for virksomheten. Introduksjonen av låne- og garantiordninger på kr 50 mrd for SMB-markedet vil ikke være en blankosjekk som skrives ut til enhver bedrift. Det er signalisert at det vil være krav til at selskapet er egnet til å gå med overskudd etter at koronakrisen er over, og at selskapet ikke var i økonomiske vanskeligheter før krisen inntraff. Detaljene i disse reglene er ennå ikke klare. Bankene skal administrere ordningen. Dette betyr at de selskapene som søker finansiering under ordningen skal kredittvurderes. I denne sammenheng kan det være avgjørende å ha kontroll på selskapets finansielle stilling og likviditetssituasjon.
 

Les våre artikler om regjeringens krisepakke: 
Regjeringens krisepakke - Arbeidsrett
Regjeringens krisepakke - Skatte- og avgiftstiltak

4) Utarbeid likviditetsprognose

Når inntektsgrunnlaget svikter, og innbetaling fra kunder blir mer usikre vil en likviditetsprognose gi god styringsinformasjon og gi grunnlag for prioriteringer. Likviditetsprognosen bør baseres på en analyse av nåsituasjonen, forventede inn- og utbetalinger og bindinger i arbeidskapital. Det bør gjøres stresstester for å analysere effektene av at f.eks. enkelte kundesegmenter ikke vil betale på forfall. En likviditetsprognose vil kunne være et viktig beslutningsgrunnlag for långivere og andre kreditorer når selskapet trenger å forhandle frem betalingsutsettelser eller nye kredittlinjer. Likviditetsprognosen må i den tiden man nå er inne i holdes daglig oppdatert med alle kjente endringer, og ledelsen og styret må holdes løpende oppdatert.

5) Gå tidlig i dialog med banken og andre kreditorer

Tidlig dialog skaper tillitsgrunnlag mellom selskapet og dets kreditorer. Om selskapet i tillegg har oppdaterte regnskaper og likviditetsbudsjett og forslag til betalingsplaner vil det ytterligere styrke dette forholdet. Mangel på informasjon skaper usikkerhet, og usikkerhet øker risikoen for kreditorene. Dette kan i neste runde gå ut over deres velvillighet til å akseptere løsninger selskapet foreslår.

6) Fastsett noen få, men viktige styringsparametere (KPIer) 

Om ledelsen ikke allerede har implementert rapportering på KPIer, er tiden nå inne for å gjennomgå hvilken informasjon som er viktig for å styre virksomheten. For produksjons- og forhandlervirksomheter vil f.eks. ordreinngang, ordrereserve og tilgang på råvarer/varer/innsatsfaktorer være avgjørende. Mange tjenesteytende selskaper har i disse tider sendt ansatte på hjemmekontor. Det er en utfordring å holde produktiviteten oppe i en periode der de ansatte skal forsøke å utføre arbeidet, samtidig som de skal ta seg av barn som ikke kan gå på skole eller i barnehage. Løpende overvåkning av produksjon og fremdrift på prosjekter gjennom ajourholdt timeføring vil være viktig styringsinformasjon for ledelsen. For alle typer virksomheter vil tilgjengelige kontanter og utviklingen i forfallsprofilen på kundefordringene være viktig, herunder innmelding av kunder som tar kontakt for å søke betalingsutsettelser.

7) Er utbytte forsvarlig?

Styret i aksjeselskaper er ansvarlige for løpende å vurdere om selskapet har tilstrekkelig egenkapital (soliditet) og likviditet. Denne vurderingen må styret gjøre helt frem til generalforsamlingen skal fatte vedtak på bakgrunn av styrets innstilling, og trolig også etter at generalforsamlingen har gjort vedtak, men utbetalingen ikke er foretatt. I det siste tilfellet må styret kalle inn til ny generalforsamling med forslag om omgjøring av utbyttevedtaket. Det som i forrige uke kunne synes som et uproblematisk vedtak om forslag til utbytte kan ha endret seg dramatisk, og styret må her være seg sitt ansvar bevisst. Det vil også oppfattes som umusikalsk for kreditorene at selskapet ber om betalingsutsettelser og reforhandling av avtalte priser dersom det samtidig foretas utdelinger til eierne.

RSM står klar til å bistå. Ta kontakt dersom du eller din bedrift har spørsmål: