Cadeaux d'affaires : règles et bonnes pratiques

La fin d'année est la période idéale pour faire des dons ou offrir des cadeaux ou invitations, que ce soit pour vos clients,  vos partenaires ou des tiers. Ces cadeaux visent généralement à exprimer la reconnaissance de l'entreprise, témoigner d'une relation privilégiée avec un partenaire, célébrer des occasions spéciales et étapes importantes ou encore ils sont l'occasion de se démarquer de ses concurrents.

Cependant, il est essentiel de bien réfléchir aux cadeaux d'entreprise afin d'assurer une fidélisation efficace tout en respectant un cadre légal strict. Alors, quel cadre existe? Y a-t-il des limites concernant les montants des cadeaux?

Nos experts proposent un décryptage sur l'encadrement légal des cadeaux d'affaires ainsi que les limites à fixer.
 

Cadeaux d'affaires: distinction entre pratiques courtoises et contraires à l'éthique

Les cadeaux et invitations peuvent être des gestes de courtoisie ou des actions commerciales légitimes dans la vie des affaires. Les cadeaux client - ou cadeaux d'affaires - sont des biens matériels ou services offerts aux clients, aux fournisseurs ou aux prospects sans chercher de contrepartie quelconque. Toutefois, ils doivent être distingués des pratiques susceptibles d'être caractérisées de tentative de corruption ou de trafic d'influence.

La corruption  « vise le comportement par lequel sont sollicités, acceptés, reçus des offres ou promesses, dons ou présents proposés à des fins d’accomplissement ou d’abstention d’un acte, d’obtention de faveurs ou d’avantages particuliers ».

Le trafic d'influence , quant à lui, « consiste à rémunérer l'exercice abusif d'une influence que l'agent possède ou prétend posséder sur un tiers, en vue de l'obtention d'une décision favorable ». 

Ainsi, un cadeau ou une invitation devient problématique lorsque son objectif est d'influencer le comportement du bénéficiaire, notamment dans le but d'obtenir un bénéfice indu, comme la signature d'un contrat commercial, une offre d'emploi ou l'attribution d'un marché.
 

Il est donc impératif de clarifier ce qui peut constituer un cadeau acceptable dans le cadre professionnel. 
Les cadeaux peuvent inclure des avantages en espèces ou en nature, tels que les produits ou services offerts  ou à un prix inférieur à leur valeur réelle. 
De même, une invitation peut prendre la forme d'un repas, d'un hébergement, d'un spectacle,  d'un voyage ou d'autres formes d'hospitalités lorsque le bénéficiaire ne règle pas la valeur marchande usuelle.

Cadeaux d'affaires: quelles réglementations ?

Les textes en vigueur 

2016 restera un tournant majeur dans le renforcement de la transparence et la prévention de la corruption en France, avec la promulgation de la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016, dite loi « Sapin 2 ». 

Cette loi donne naissance à l'Agence française anticorruption (AFA) qui devient le service de compétence nationale, ayant pour mission d'aider les autorités compétentes et les personnes qui y sont confrontées à prévenir et à détecter les faits de corruption, de trafics d'influence, de concussion, de prise illégale d'intérêt, de détournement de fonds et de favoritisme.

L'article 17 de la loi Sapin 2, plus précisément, impose aux entreprises de mettre en place des dispositifs de contrôles internes afin de réguler l'utilisation des cadeaux et invitations. Et veille à ce que les pratiques en la matière soient transparentes, proportionnées et n'induisent pas de risques de conflit d'intérêt. 

L'Agence française anticorruption précise que que « l’offre ou l’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation ne peut être faite en vue de déterminer l’accomplissement ou le non-accomplissement d’un acte par une personne ». Ainsi, toute tentative de dissimulation de contrepartie, telle que l'obtention d'une signature ou d'une faveur commerciale, constitue un acte délictuel, passible de sanctions et de poursuites. 

L'acte de corruption peut être également établi par le caractère disproportionné du cadeau ou de l'invitation. Cette disproportion est appréciée en fonction de deux critères : le montant et la fréquence. 
Par ailleurs, il n'y a pas de montant défini, c'est l'entreprise qui décide du seuil dans sa politique interne.

Les cadeaux ou invitations, reçus ou offerts, doivent donc être occasionnels et raisonnables. Ils doivent s'inscrire dans une démarche professionnelle et visent à promouvoir les activités de l'entreprise, avec une possible réciprocité et avec une transparence totale vis-à-vis de la hiérarchie.

Les sanctions

Le non-respect des règles liées aux cadeaux d'entreprise peut entraîner de lourdes conséquences pour l'entreprise. En plus des sanctions administratives et juridiques, l'entreprise risque de ternir sa réputation et de perdre la confiance de ses partenaires commerciaux. Pour se protéger, il est crucial d'adopter une approche proactive et de former les collaborateurs sur les bonnes pratiques en matière de cadeaux d'entreprise. En instaurant des mécanismes de contrôle rigoureux, l'entreprise minimise les risques de corruption et s'assure de maintenir des relations d'affaires transparentes et éthiques. 

Les bonnes pratiques et conseils à suivre 

Les critères des cadeaux d'affaires

Dans le but d'offrir un cadeau ou une invitation et qu'ils soient jugé acceptables, ces derniers doivent répondre à plusieurs critères essentiels :

• il doit s'inscrire dans un cadre strictement professionnel et ne doit pas voire de contrepartie dissimulée;
• il doit être raisonnable et occasionnel, sans répétition excessive entre les mêmes personnes;
• son montant et sa fréquence doivent être proportionnés et ne doivent pas compromettre l'indépendance de jugement de la personne qui les reçoit;
• il doit respecter un but légitime, lié aux intérêts commerciaux de l'entreprise, et ne pas créer de situation de conflit d'intérêt;
• il doit être fait en toute transparence avec l'approbation de la hiérarchie, afin d'éviter toute apparence d'avantage indu.

Il est également nécessaire que le cadeau ou l'invitation soit approprié(e) au contexte et aux circonstances, garantissant qu'il ne semble pas destiné à influencer de manière indue la décision ou l'action du destinataire.

La politique interne 

Afin de mieux maîtriser les risques de corruption, il est vivement recommandé par l'AFA de mettre en place une politique interne régissant les cadeaux et les invitations. Cette politique doit établir des règles claires concernant l'acceptation et l'octroi des cadeaux, et inclure des mécanismes de contrôle et de suivi efficaces.

Le Code de conduite d'une entreprise définit et illustre les différents comportements à proscrire comme étant susceptibles de caractériser des faits de corruption ou de trafic d'influence. Le Code de conduite et la politique relative aux cadeaux et invitations sont liés. Le code peut inclure ou reprendre des éléments de la politique « cadeaux et invitations » ou faire des renvois aux règles applicables en la matière.

Une autre bonne pratique est la tenue d'un registre des cadeaux et invitations. Ce registre, qui doit être tenu de manière rigoureuse, permet de tracer toutes les informations relatives aux cadeaux offerts et reçus, telles que:

• les noms,  fonctions et organisations des bénéficiaires;
• les montants, dates et contextes des échanges;
• les informations sur les personnes offrant le cadeau ou l'invitation

Ce registre représente 3 atouts considérables pour l'entreprise:

• il facilite les contrôles internes et les audits de conformité;
• il renforce la transparence et l'intégrité des échanges;
• il protège l'entreprise et ses collaborateurs contre tout soupçon de pratiques douteuses et les risques juridiques

L'entreprise peut prévoir qu'un cadeau ou une invitation, au regard de sa valeur par exemple, ne peut être accepté(e) qu'après l'autorisation du supérieur hiérarchique ou de toute autre personne désignée à cet effet. La volumétrie des déclarations ou des demandes d'autorisation peut nécessiter pour l'entreprise, de se doter d'un outil informatique pour les traiter. A défaut, elle peut proposer des formulaires-types.

Une formation sur la politique relative aux cadeaux et invitations peut opportunément être dispensée aux personnes les plus exposées au risque de corruption, tels que les collaborateurs disposant d'une délégation de pouvoir ou de signature, ainsi que les acheteurs.

Pour s'assurer de l'efficacité de sa politique interne relative aux cadeaux et invitations, l'organisation met en œuvre un dispositif de contrôle pouvant comprendre plusieurs niveaux:

• un contrôle hiérarchique: le supérieur hiérarchique, ou toute autre personne désignée à cet effet (comme le responsable conformité) contrôle les demande d'autorisation, d'acceptation des cadeaux et invitations ainsi que les notes de frais
• un contrôle comptable: l'enregistrement comptable des cadeaux et invitations est effectué de manière à les rendre facilement identifiable dans les écritures comptables, afin de faciliter les contrôles définis par l'organisation.

De plus, un contrôle interne de l'organisation peut être mis en place pour s'assurer de la bonne application de la politique relative aux cadeaux et invitations, de sa pertinence, notamment en vérifiant que les seuils d'autorisation sont respectés et que les règles en vigueur sont bien appliquées.

La gestion des cadeaux et invitations dans le cadre professionnel ne se limite pas à ne simple question de courtoisie ou de geste commercial. Elle constitue un enjeu majeur de conformité, de transparence et de gestion des risques qui doit être rigoureusement encadrée pour protéger à la fois l'intégrité de l'entreprise et la confiance des parties prenantes. 

De la cartographie des risques à la formation, de l'établissement de procédures à la formulation de politiques de gestion des risques chez RSM France, nous vous accompagnons dans l'élaboration et la mise à jour de votre dispositif de lutte contre la corruption.