Il Collegio Sindacale nella normativa CSRD

Dal 1° gennaio 2025, entrano in vigore nuove norme di comportamento per il Collegio Sindacale, applicabili sia alle società quotate che non quotate, le quali richiedono un approccio integrato alla rendicontazione di sostenibilità, così assicurando che le aziende rispettino le leggi e gli standard europei e italiani in materia.

Il nuovo ruolo del Collegio Sindacale

Il Collegio Sindacale ha il dovere di vigilare sull'osservanza delle leggi, degli statuti e dei principi di corretta amministrazione. In particolare, deve assicurarsi che la rendicontazione di sostenibilità sia preparata e pubblicata in conformità con le normative vigenti e che i rischi ESG siano gestiti adeguatamente ovvero verificare che la rendicontazione individuale o consolidata di sostenibilità, quando redatta, sia predisposta dagli amministratori in conformità alle previsioni del D.lgs. 125/2024, tra le quali vi è l’utilizzo del formato elettronico.

Il Collegio sindacale, stando agli obblighi previsti dal D.lgs. 125/2024, deve:

informare l'organo di amministrazione dell'ente di interesse pubblico dell'esito delle attività di attestazione della conformità della rendicontazione di sostenibilità e trasmettere la relazione aggiuntiva ex articolo 11 con eventuali proprie osservazioni;
monitorare il processo di informativa finanziaria e di sostenibilità, nonché presentare raccomandazioni / proposte volte a garantirne l’integrità;
controllare l’efficacia del Sistema di controllo interno della qualità e di gestione del rischio di impresa, della revisione interna e della rendicontazione di sostenibilità (individuale e/o consolidata);
monitorare la revisione legale del bilancio d’esercizio e l’attività di attestazione della conformità della rendicontazione individuale / consolidata sulla sostenibilità;
verificare e monitorare l’indipendenza dei revisori legali, revisori della sostenibilità o della società di revisione;
essere responsabile della procedura volta alla selezione dei revisori legali (ivi inclusi i revisori della sostenibilità) o delle società di revisione legale.

Svolge inoltre un ruolo cruciale nella supervisione del sistema di controllo interno delle aziende, con un'attenzione particolare alla sostenibilità e alla gestione dei rischi ESG (Ambientali, Sociali e di Governance).

Un sistema di controllo interno adeguato

È possibile definire il Sistema di controllo interno come l'insieme di regole, procedure e strutture organizzative finalizzate a identificare, misurare, gestire e monitorare i rischi. Un adeguato sistema di controllo interno è essenziale per il successo sostenibile dell'azienda.

Il Sistema di Controllo Interno e Gestione dei Rischi (SCIGR) è fondamentale per la raccolta dati e la gestione dei rischi ESG. Il Collegio Sindacale verifica che il SCIGR sia adeguato e funzionante, garantendo che le procedure di raccolta dati per i report di sostenibilità siano accurate e affidabili. Inoltre, supervisiona l'adeguatezza delle strutture organizzative e il perseguimento degli obiettivi strategici ESG. Questo include la verifica che i sistemi amministrativi e contabili siano adeguati e operativi, contribuendo al raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità dell'azienda.

Al fine di ottenere un Sistema di controllo interno adeguato è essenziale che le società si dotino di un robusto framework normativo interno per una rendicontazione di sostenibilità accurata. Tale framework deve includere linee guida, procedure e politiche che assicurino la conformità normativa e la completezza delle informazioni riportate. Inoltre, l'efficace implementazione dei flussi informativi tra il Collegio Sindacale e gli altri organi di controllo aziendale è cruciale. Questo coordinamento garantisce che tutte le parti coinvolte lavorino insieme per monitorare e raggiungere gli obiettivi di sostenibilità.

Un possibile framework normativo interno potrebbe essere così articolato:

documenti di policy (Politica integrata di Gruppo, Policy diversity and Inclusion, Politica di sostenibilità ambientale, Politica aziendale in materia di tutela e protezione dei diritti umani);
codice etico;
linea guida sul Processo ESG;
linea guida sul Sistema di controllo interno e Gestione dei rischi;
regolamento del dirigente preposto alla Sostenibilità;
documento per la definizione del Piano dei conti ESG;
linea guida del sistema di controllo interno per la reportistica di sostenibilità;
procedure di raccolta dati (le lettere di attestazione dei dati prodotti);
schede di raccolta dei dati.

Guida Pratica per i Sindaci

La Direttiva UE 2022/2464 e il D. Lgs. 125/2024 impongono obblighi di rendicontazione di sostenibilità per le grandi imprese e le PMI quotate. Il Collegio Sindacale deve garantire che le aziende rispettino queste disposizioni, contribuendo alla trasparenza e alla responsabilità aziendale.

A seguire riportiamo una serie di consigli e raccomandazioni per i Sindaci:

prendere conoscenza del modello organizzativo e dell’organigramma inerente alla reportistica di sostenibilità;
incontrare le funzioni aziendali preposte alla reportistica di sostenibilità;
incontrare il Dirigente preposto o il Dirigente preposto alla reportistica di sostenibilità;
incontrare le altre funzioni di controllo di secondo e terzo livello (risk management, compliance ed internal audit);
prendere conoscenza del processo e del sistema normativo interno afferente (linee guida, procedure, ordini di servizio);
prendere conoscenza degli obiettivi del piano ESG;
scambiare informazioni con l’Organismo di Vigilanza;
incontrare il revisore della reportistica di sostenibilità per approfondire il piano di revisione, le tematiche chiave della reportistica di sostenibilità e il processo di attestazione;
implementare e vigilare sulla ricezione di un flusso informativo funzionale anche in materia di sostenibilità;
partecipare al Comitato Controllo e Rischi e al Comitato per la sostenibilità laddove esistente;
monitorare periodicamente lo stato di avanzamento degli obiettivi ESG;
vigilare sull’approvazione dell’informativa sulla sostenibilità e sulla sua pubblicazione (anche sul sito internet);
informare l’organo amministrativo (osservazioni alla relazione aggiuntiva art. 11) e gli stakeholders (a mezzo della relazione all’esercizio).

Conclusioni

Come su argomentato, il Collegio Sindacale svolge un ruolo fondamentale nel garantire l'adeguatezza e l'efficacia del sistema di controllo interno, con un focus particolare sulla sostenibilità e sulla gestione dei rischi ESG.

Adottando le nuove norme e regolamenti, il Collegio Sindacale può essere un valido ausilio affinché le aziende raggiungano i loro obiettivi di sostenibilità e mantengano la conformità con gli standard nazionali ed europei.

A cura di Matteo Morgagni (Dottore Commercialista), Mauro Lonardo (Partner, Dottore Commercialista)