Op de wereldmarkt van vandaag is het complexer dan ooit om een toeleveringsketen op te bouwen die zowel efficiënt is als aan de regels voldoet. Toeleveringsketens hebben te maken met een breed scala aan kosten voor inkoop, productie, transport en logistiek, naast directe en indirecte belastingen en handel gerelateerde kosten. Wereldwijde toeleveringsketens hebben te maken met nog grotere financiële ingewikkeldheden, waaronder uitdagingen op het gebied van verrekenprijzen, belastingkredieten en regels voor vrijhandelsovereenkomsten. Daarnaast kan het voldoen aan het groeiende aantal compliance-eisen rond exportcontroles, sancties en ESG due diligence zowel financiële als operationele druk met zich meebrengen, vertragingen veroorzaken en bijdragen aan de totale kosten. Een goed gestructureerde toeleveringsketen optimaliseert niet alleen de operationele efficiëntie, maar zorgt er ook voor dat complexe regelgevingskaders met betrekking tot belastingwetten, exportcontroles en milieunormen worden nageleefd. Om dit evenwicht te bereiken is een holistische aanpak nodig die compliance integreert in elk aspect van supply chain management in plaats van het als een bijzaak te behandelen.

Dit artikel is geschreven door Tim Verspeek ([email protected]) en Sefa Geçikli ([email protected]). Tim en Sefa maken deel uit van RSM Netherlands Business Consulting Services met een specifieke focus op Internationale Handel en Supply Chain Management.

Gebieden van inefficiëntie en niet-naleving identificeren

De relaties tussen verschillende kosten in de toeleveringsketen zijn vaak complex en worden niet altijd volledig begrepen door de hele organisatie, vooral wanneer beslissingen over wereldwijde toelevering worden genomen zonder een gecentraliseerde aanpak. Als compliance bovendien op een ongeorganiseerde, ad-hoc manier wordt behandeld en niet naadloos is geïntegreerd in de kernprocessen van het bedrijf, neemt het risico op niet-naleving aanzienlijk toe. Inkoop kan bijvoorbeeld prioriteit geven aan het verkrijgen van de laagste prijzen van leveranciers zonder rekening te houden met potentiële compliance kosten of langetermijnrisico's zoals exportcontroles of sancties. Ondertussen kan de logistiek zich richten op het optimaliseren van transport zonder rekening te houden met de belastingimplicaties van grensoverschrijdende verplaatsingen of de impact van vertragingen op andere afdelingen. Juridische en compliance afdelingen kunnen reactief te werk gaan en problemen aanpakken wanneer ze zich voordoen in plaats van een proactief, geïntegreerd compliance kader in te bedden in de dagelijkse activiteiten. Deze gefragmenteerde aanpak kan voorkomen dat teams het grotere plaatje zien van hoe kosten, compliance en efficiëntie met elkaar verbonden zijn in de hele toeleveringsketen, wat leidt tot gemiste kansen voor optimalisatie en een verhoogd risico op niet-naleving. Daarom moeten entiteiten een holistische aanpak hanteren voor een efficiënte en compliant toeleveringsketen door verschillende factoren samen in overweging te nemen:

  • Fiscale overwegingen

Als bedrijven hun wereldwijde toeleveringsketen structureren, speelt naleving van de belastingwetgeving een belangrijke rol bij het bereiken en behouden van efficiëntie en duurzaamheid van de bedrijfspraktijken. Bedrijven moeten navigeren door een verscheidenheid aan belastingregels in verschillende rechtsgebieden en ervoor zorgen dat deze in overeenstemming zijn met zowel internationale normen als lokale regelgeving. 

Voor internationaal gestructureerde bedrijven speelt transfer pricing - de prijsbepaling van goederen, diensten of intellectueel eigendom die grensoverschrijdend worden uitgewisseld tussen verwante entiteiten - een cruciale rol bij de kostenallocatie en belastingefficiëntie. Wanneer verschillende afdelingen zich echter alleen op hun eigen doelstellingen richten zonder rekening te houden met de bredere implicaties, kan transfer pricing een bron van inefficiëntie en compliance risico's worden. Bijvoorbeeld, in een wereldwijd productiebedrijf, bedrijf X, richt het inkoopteam in een laag belastende jurisdictie, land A, zich alleen op het verkrijgen van de laagste prijs voor grondstoffen van een externe leverancier in land C, zonder rekening te houden met de implicaties van verrekenprijzen. Nadat ze een aanzienlijke korting hebben gekregen, verkopen ze de materialen aan hun productiedochter in een rechtsgebied met hoge belastingen, land B, tegen een prijs die ver onder de marktwaarde ligt. Deze onoplettendheid resulteert in inadequate verrekenprijsdocumentatie, wat leidt tot hogere belastingverplichtingen wanneer belastingautoriteiten in land B de prijsstelling aanvechten.

Een ander aandachtspunt zijn de gevolgen voor de vennootschapsbelasting. In de Europese Unie spelen richtlijnen zoals de Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) een cruciale rol bij het vormgeven van de naleving van de belastingwetgeving door multinationals door een uitgebreid kader op te zetten dat belastingontwijking moet tegengaan. Deze kaders zijn er niet alleen op gericht om winstverschuiving naar rechtsgebieden met lage belastingen te voorkomen, maar moedigen bedrijven ook aan om substantiële economische activiteit aan te tonen in de landen waar ze actief zijn, om zo een eerlijker belastingklimaat te bevorderen. Door maatregelen zoals substance-vereisten worden bedrijven verplicht om een echte economische aanwezigheid te behouden in rechtsgebieden om in aanmerking te komen voor belastingvoordelen. Het niet-belastende karakter van bepaalde laagbelastende landen - waar winsten in het rechtsgebied van de moedermaatschappij aan een hogere belasting onderworpen kunnen zijn als gevolg van de regels voor Controlled Foreign Company (CFC) - kan leiden tot onverwachte belastingkosten. Dit betekent dat winsten die in deze rechtsgebieden zijn gemaakt, opnieuw kunnen worden belast bij repatriëring, waardoor de voordelen van de lagere belastingtarieven die bedrijven aanvankelijk naar deze locaties lokten, in feite teniet worden gedaan.

Tot slot moeten bedrijven de nalevingsvereisten met betrekking tot btw in overweging nemen. Inzicht in de implicaties van btw en douanerechten is essentieel voor het minimaliseren van operationele kosten, omdat bedrijven moeten navigeren door de complexiteit van terugvorderbare en niet-terugvorderbare btw-scenario's. Een fabrikant die bijvoorbeeld onderdelen importeert uit een land buiten de EU kan te maken krijgen met aanzienlijke btw-importen. Een fabrikant die bijvoorbeeld onderdelen importeert uit een niet-EU-land kan te maken krijgen met een aanzienlijke btw op de invoer. Als het importproces verkeerd is gestructureerd, kan het bedrijf met niet-terugvorderbare btw-kosten komen te zitten. Om dit risico te beperken, moeten bedrijven ervoor zorgen dat alle importdocumenten compleet zijn, inclusief de juiste facturatie en aangiftes, zodat ze zoveel mogelijk btw kunnen terugvorderen. 

  • Overwegingen met betrekking tot exportcontrole en sancties

Naarmate bedrijven wereldwijd uitbreiden, is inzicht in exportcontrole en naleving van sancties van cruciaal belang om te kunnen navigeren in de complexe internationale handel. Veel bedrijven, vooral bedrijven die niet direct betrokken zijn bij militaire goederen, zien vaak de implicaties van deze regelgeving over het hoofd. Bedrijven die leveren aan militaire entiteiten zijn zich meestal beter bewust, maar bedrijven die te maken hebben met producten voor tweeërlei gebruik - producten met zowel civiele als militaire toepassingen - hebben vaak onvoldoende inzicht, wat kan leiden tot regelgevingsrisico's, waaronder hoge boetes, juridische sancties en reputatieschade.

Exportcontroles, zoals de EU Dual Use Regulation en de U.S. Export Administration Regulations (EAR), regelen de grensoverschrijdende overdracht van goederen en technologieën en vereisen vergunningen voor gecontroleerde producten. De regelgeving verandert voortdurend, vooral in reactie op geopolitieke spanningen. Recente Amerikaanse onderzoeken hebben toeleveringsketens in sectoren als defensie, ICT en energie onder de loep genomen, terwijl de focus van de EU is verschoven naar halfgeleiders.

Naast exportcontroles moeten bedrijven op de hoogte zijn van sancties, die om politieke of veiligheidsredenen de handel met bepaalde landen, entiteiten of personen beperken. Recente geopolitieke gebeurtenissen, zoals de inval van Rusland in Oekraïne en de gespannen handelsrelaties met China, hebben het toenemende belang van sancties in het beheer van de toeleveringsketen onderstreept. Sancties kunnen variëren van het richten op individuen tot het opleggen van embargo's voor het hele land en werken vaak onder strikte aansprakelijkheid, wat betekent dat bedrijven aansprakelijk zijn voor schendingen, ongeacht de intentie. Naast inkoop moeten bedrijven ook due diligence uitvoeren op klanten en eindgebruikers om nalevingsrisico's en mogelijke verstoringen van hun toeleveringsketen te voorkomen.

Als ze niet van tevoren worden gepland, kunnen deze exportcontrole- en sanctieverplichtingen de efficiëntie van de toeleveringsketen aanzienlijk beïnvloeden, met name op het gebied van inkoop, levering en distributie. Wanneer bedrijven bijvoorbeeld onderdelen of grondstoffen betrekken uit landen waarvoor exportbeperkingen gelden, kunnen ze te maken krijgen met onverwachte vertragingen omdat ze op zoek moeten naar alternatieve leveranciers. Dit kan de doorlooptijd verlengen en inkoopprocessen bemoeilijken. Daarnaast kunnen sancties de markten beperken waar bedrijven hun goederen kunnen verkopen, waardoor grondigere due diligence op klanten en eindgebruikers nodig is om naleving te garanderen. De administratieve last van het beheer van deze controles - door documentatie, het bijhouden van gegevens en audits - kan de activiteiten vertragen, wat leidt tot inefficiëntie en hogere kosten.

  • ESG-vereisten voor de toeleveringsketen

Nu duurzaamheid een centraal aandachtspunt wordt in het hedendaagse zakelijke landschap, moeten organisaties milieu-, sociale en bestuurlijke (ESG) overwegingen integreren in hun toeleveringsketens. Deze veranderende eisen brengen vaak aanzienlijke aanloopkosten met zich mee, met name door het ontbreken van een gestandaardiseerde aanpak in verschillende regio's. Overheden over de hele wereld implementeren steeds strengere ESG-regelgeving, gedreven door een groeiende toewijding aan ethische en duurzame handelspraktijken.

Verschillende landen, waaronder Canada en de VS, hebben wetten ingevoerd om de invoer van goederen die zijn geproduceerd met dwang- of kinderarbeid te voorkomen. De EU volgt dit voorbeeld met de komende Forced Labour Regulation, waardoor het nalevingslandschap voor bedrijven die zaken doen met of binnen de EU verder wordt aangescherpt. Bovendien zorgt de ESG-regelgeving van de EU ervoor dat bedrijven strenger in de gaten houden of hun toeleveringsketens voldoen aan de duurzaamheids- en nalevingsnormen. De EU-verordening inzake ontbossing is bijvoorbeeld gericht op toeleveringsketens op basis van grondstoffen en verplicht bedrijven om de herkomst van producten met een hoog risico, zoals hout en vee, te traceren om er zeker van te zijn dat ze niet bijdragen aan ontbossing. Het Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) richt zich op de koolstofemissies van geïmporteerde goederen, zoals staal en cement, en verplicht importeurs om hun koolstofvoetafdruk te documenteren, waarbij volledige naleving en rapportage tegen 2024 verplicht worden. Evenzo verplicht de Conflictmineralenverordening bedrijven om audits en risicobeoordelingen uit te voeren in hun toeleveringsketens om te voorkomen dat de handel in mineralen zoals tin, wolfraam en goud conflicten financiert. Deze verordening bevat ook een verplichting tot publieke rapportage over due diligence-inspanningen. Tot slot zal de aangekondigde Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDD) bedrijven dwingen om risico's op het gebied van mensenrechten en milieu te beoordelen en duurzame praktijken in al hun activiteiten en waardeketen op te nemen. Bedrijven zullen regelmatig verslag moeten uitbrengen over hun due diligence-praktijken en jaarlijks een verklaring moeten afleggen waarin ze hun acties uiteenzetten.

Het opnemen van strenge ESG-regelgeving zoals de ontbossingsverordening van de EU en het Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) kan specifieke efficiëntie-uitdagingen creëren voor toeleveringsketens. Zo betekent de inkoop bij leveranciers die aan de ontbossingsnormen voldoen vaak dat er moet worden overgeschakeld op duurdere of minder gemakkelijk verkrijgbare materialen, waardoor de inkooptijd langer wordt. Ook de noodzaak om de koolstofintensiteit van import onder CBAM bij te houden en te documenteren kan processen vertragen, waardoor bedrijven nieuwe rapportagesystemen en controles van de toeleveringsketen moeten implementeren. Bovendien, als leveranciers niet conform blijken te zijn, kunnen bedrijven te maken krijgen met onmiddellijke verstoringen en op korte termijn alternatieven moeten vinden, wat de productie- en leveringsschema's kan vertragen. Deze veranderingen, in combinatie met de administratieve lasten van doorlopend due diligence onderzoek en regelgevingsrapportage, kunnen leiden tot hogere kosten en tragere activiteiten, wat de algehele efficiëntie van de toeleveringsketen beïnvloedt.

Forward Thinking

Om door het steeds complexer wordende landschap van wereldwijde handel en naleving te navigeren, moeten bedrijven een gecentraliseerde en holistische aanpak hanteren die alle aspecten van het beheer van de toeleveringsketen integreert: kostenefficiëntie, belastingoverwegingen, exportcontroles, sancties en ESG-vereisten. In plaats van te werken in afdelingssilo's, waar inkoop-, logistieke, fiscale en compliance teams zich elk richten op hun eigen doelstellingen, kan een gecoördineerde strategie een duidelijker beeld geven van de bredere impact op zowel efficiëntie als compliance. 

Bijvoorbeeld, in plaats van inkoop alleen te richten op kostenbesparingen, zou een uniforme aanpak ervoor zorgen dat bij beslissingen ook rekening wordt gehouden met implicaties voor verrekenprijzen, exportcontrolevergunningen en ESG-normen. Met dit proactieve, geïntegreerde kader zouden bedrijven potentiële inefficiënties en risico's eerder in het proces kunnen identificeren, waardoor dure wijzigingen op het laatste moment of nalevingsfouten worden voorkomen. Door doelstellingen van verschillende afdelingen op elkaar af te stemmen en een betere samenwerking te bevorderen, kunnen bedrijven hun toeleveringsketens stroomlijnen, administratieve lasten verminderen en ervoor zorgen dat naleving van de regelgeving is ingebed in de dagelijkse activiteiten. Uiteindelijk kan deze aanpak zowel de kosteneffectiviteit als de naleving van de regelgeving verbeteren, waardoor het bedrijf beter in staat is om toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden.

RSM is 'Thought Leader' op het gebied van advies over internationale handel en toeleveringsketens. We bieden regelmatig inzichten door middel van training en het delen van thought leadership op basis van gedetailleerde kennis van ontwikkelingen in de sector en praktische toepassingen in de samenwerking met onze klanten. Als je meer wilt weten, neem dan contact op met een van onze consultants.