Naarmate de nalevingsdeadlines voor de EU-ontbossingsverordening (EUDR) naderen, staan bedrijven in verschillende sectoren onder toenemende druk om zich vertrouwd te maken met de vereisten en ervoor te zorgen dat ze voorbereid zijn op de nieuwe due diligence-processen. 

Nu grote en middelgrote bedrijven de deadline van 30 december 2025 moeten halen en andere bedrijven uiterlijk op 30 augustus 2026, is dit het moment om de belangrijkste bepalingen van de verordening te begrijpen. Een van de centrale elementen van compliance is het Informatiesysteem, een digitaal platform dat het indienen van due diligence-verklaringen stroomlijnt. Het is essentieel voor bedrijven die betrokken zijn bij de import, export en verkoop van goederen die verband houden met ontbossing om zich vertrouwd te maken met de functionaliteiten van het systeem, zoals het indienen van geolocatiegegevens, het volgen van toeleveringsketens en het waarborgen van traceerbaarheid. Naarmate de lancering van het informatiesysteem vordert, wordt in dit artikel het toepassingsgebied van de verordening geschetst, hoe bedrijven kunnen voldoen en de beschikbare instrumenten om een soepele overgang naar volledige naleving te garanderen.

Dit artikel is geschreven door Sefa Geçikli ([email protected]) en Iman Zalinyan ([email protected]). Sefa en Iman maken deel uit van RSM Netherlands Business Consulting Services, specifiek gericht op Duurzaamheid en Supply Chain Management. 

Wie en wat valt onder de EUDR?

De verordening is specifiek gericht op bedrijven die zich bezighouden met grondstoffen zoals vee, hout, cacao, soja, palmolie, koffie, rubber en producten die van deze grondstoffen zijn afgeleid (bijv. leer, chocolade, banden of meubels). Dit betekent dat elke marktdeelnemer of handelaar die deze grondstoffen op de EU-markt brengt of uit de EU uitvoert, aan de verordening moet voldoen. De EUDR breidt haar vereisten ook uit tot entiteiten die betrokken zijn bij de import/export van goederen die binnen het toepassingsgebied van de EU vallen. Om ervoor te zorgen dat de verordening wordt nageleefd, deelt de EUDR bedrijven in verschillende categorieën in op basis van hun omvang en operationele reikwijdte. Deze categorieën bepalen de deadlines voor naleving en het niveau van toezicht waarmee elke groep te maken krijgt. Voor grote en middelgrote bedrijven moet de naleving uiterlijk op 30 december 2025 zijn bereikt, terwijl andere bedrijven uiterlijk op 30 augustus 2026 moeten voldoen.

Het informatiesysteem voor due diligence

Een cruciaal aspect van de EUDR is het Informatiesysteem, een digitale database voor het indienen en beheren van due diligence-verklaringen. Dit systeem is ontworpen om het proces te stroomlijnen om ervoor te zorgen dat grondstoffen niet in verband worden gebracht met ontbossing. Marktdeelnemers moeten zorgvuldigheidsverklaringen elektronisch indienen, die vervolgens in het register worden gecontroleerd en door de bevoegde autoriteiten van de lidstaten worden beoordeeld. Het informatiesysteem is ontworpen om de administratieve lasten aanzienlijk te verminderen en de efficiëntie te verhogen. Het zal een functie bevatten genaamd de Application Programming Interface (API), waarmee operators en autoriteiten hun bestaande systemen rechtstreeks kunnen koppelen aan het centrale register, waardoor handmatige uploads niet meer nodig zijn. Bovendien kunnen bedrijven verwijzen naar eerder ingediende informatie, waardoor het niet nodig is om identieke gegevens meerdere keren opnieuw in te dienen. Het systeem werd officieel gelanceerd op 4 december 2024. Belangrijke mijlpalen voor de lancering zijn onder meer:

  • Januari 2024: Testen uitgevoerd met 100 bedrijven.
  • Mei 2024: Het publiek kreeg toegang tot de API, waardoor geautomatiseerde inzendingen mogelijk zijn.
  • Augustus 2024: Bedrijven konden geolocatiebestanden testen met de IT-dienst van de Commissie om de compatibiliteit met het systeem te garanderen.

Indienen van due diligence-verklaringen

Het proces voor het indienen van due diligence-verklaringen binnen het informatiesysteem omvat een aantal belangrijke stappen:

  1. Vermelding van de oorsprong van materialen: Operators moeten de oorsprong van hun materialen specificeren, wat kan worden gedaan door gebieden op een kaart te tekenen of door coördinaten in bulk te verstrekken. Voor bedrijven die te maken hebben met goederen vanaf meerdere locaties, zijn er opties om locatiegegevens te uploaden of opnieuw te gebruiken, wat het proces vereenvoudigt.
  2. Verstrekken van details over de producten: Om een due diligence-verklaring op te stellen, moeten operators details over de producten verstrekken, waaronder de HS-code, productbeschrijving en hoeveelheid. Handelaren binnen de EU en marktdeelnemers verderop in de toeleveringsketen kunnen verwijzen naar eerder gemaakte verklaringen met behulp van referentie- en verificatienummers, handmatig of via een CSV-bestand.
  3. Due diligence-verklaringen beheren: Operators kunnen hun due diligence-verklaringen volgen en beheren via een dashboard. Het systeem werkt de status van de overzichten bij terwijl ze worden verwerkt, waardoor transparantie en monitoring gedurende het hele proces worden gegarandeerd.

Nieuwe richtlijnen voor EUDR-naleving

De Europese Commissie heeft onlangs verschillende richtsnoeren uitgegeven om de vereisten van de EUDR te verduidelijken en veelvoorkomende misvattingen over de verordening weg te nemen.

Een mythe die bijvoorbeeld werd ontkracht, is het idee dat elke koffiekorrel moet worden getraceerd tot de exacte oorsprong. In werkelijkheid hoeven bedrijven niet altijd een specifiek product aan een specifiek inkoopgebied toe te wijzen. De verordening maakt geaggregeerde traceerbaarheid mogelijk, wat betekent dat bedrijven gezamenlijk over meerdere inkoopgebieden kunnen rapporteren, zelfs als ze een product niet kunnen herleiden tot een specifiek stuk land. Bovendien mogen bedrijven "te veel declareren" wanneer slechts een deel van een batch op de markt wordt gebracht, zolang ze maar vermijden om conforme en niet-conforme producten te mengen.

De Europese Commissie heeft, in samenwerking met de UNEP-WCMC, ook een uitgebreide gids uitgebracht om te illustreren hoe de EUDR van toepassing is op verschillende industrieën. Deze gids biedt voorbeelden uit de praktijk, waaronder:

  • Binnenlands hout: Houtbedrijven moeten ervoor zorgen dat alle houtproducten, inclusief boomstammen, papier en meubels, voldoen aan ontbossingsvrije normen.
  • Geïmporteerd krantenpapier: Papierimporteurs en -uitgevers moeten controleren of het papier dat ze verwerken geen verband houdt met ontbossing.
  • Toeleveringsketen van rundvlees: Boerderijen, vleesverwerkers en supermarkten moeten verifiëren dat rundvlees afkomstig is van land dat niet in verband wordt gebracht met ontbossing.
  • Verwerking van palmolie: Palmolieraffinaderijen en -fabrikanten, inclusief degenen die cosmetica produceren, moeten de ontbossingsvrije oorsprong van hun grondstoffen bevestigen.
  • Rubber- en bandenproductie: Bandenfabrikanten moeten aantonen dat het rubber dat ze gebruiken niet bijdraagt aan ontbossing.
  • Koffie en cacao: Bedrijven die actief zijn in de koffie- en chocolade-industrie moeten traceerbaarheids- en geolocatiegegevens voor hun grondstoffen bijhouden.
  • Toeleveringsketen van soja: Faciliteiten voor het breken van sojabonen moeten due diligence uitvoeren, met de mogelijkheid om te verwijzen naar bestaande verklaringen voor verwerkte producten.

De impact van de omnibusverordening op de EUDR

De Omnibusverordening wordt vaak aangehaald in discussies rond de EUDR, maar heeft geen invloed op de bestaande vereisten van de verordening. de Omnibusverordening brengt geen wijzigingen aan in de EUDR. Bovendien is een EU-verordening, in tegenstelling tot CSRD en CSDDD,  sterker dan een EU-richtlijn,  omdat deze uniform van toepassing is in alle EU-lidstaten zonder dat er nationale wetgeving nodig is. Als een verordening in strijd is met een richtlijn, heeft de verordening voorrang. 

Forward Thinking

Naarmate de nalevingstermijnen voor de EU-ontbossingsverordening (EUDR) naderen, moeten bedrijven in meerdere sectoren snel handelen om hun activiteiten af te stemmen op de vereisten van de verordening. Nu grote en middelgrote bedrijven te maken hebben met een deadline van 30 december 2025 en andere  tegen 30 augustus 2026 moeten voldoen, is het nu tijd om zich voor te bereiden. Naarmate bedrijven beginnen te navigeren door de complexe due diligence-processen, is het  van cruciaal belang om het informatiesysteem te begrijpen en te begrijpen hoe het de indiening van due diligence-verklaringen stroomlijnt. Na de deadline kunnen bedrijven die niet aan de regels voldoen, hun handelsactiviteiten met betrekking tot de producten die binnen het toepassingsgebied vallen, niet voortzetten.

RSM is een thought leader op het gebied van Duurzaamheid en Supply Chain consulting. We bieden frequente inzichten door middel van training en het delen van thought leadership op basis van een gedetailleerde kennis van ontwikkelingen in de branche en praktische toepassingen in de samenwerking met onze klanten. Wilt u meer weten, neem dan contact op met een van onze consultants.