Onder de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) moeten zogenoemde "grote bedrijven" (gedefinieerd als bedrijven die aan minimaal twee van de volgende criteria voldoen: 1) totale activa van meer dan 25 miljoen euro, 2) jaarlijkse omzet van meer dan 50 miljoen euro, 3) meer dan 250 werknemers) voldoen aan de CSRD-vereisten en hierover rapporteren vanaf boekjaar 2025.

Zij moeten van hun auditors (beperkte) assurance verkrijgen om te bevestigen dat ze voldoen aan het rapportagekader van de CSRD en dat het proces goed is doorlopen. Om te kunnen rapporteren over boekjaar 2025, moeten bedrijven hun infrastructuur en processen uiterlijk op 1 januari 2025 op orde hebben. Nu de tussentijdse deadline van 1 januari 2025 snel nadert, is het essentieel dat bedrijven nu proactief stappen zetten om tijdig voorbereid te zijn. Dit artikel beschrijft de acties die bedrijven moeten ondernemen en de mogelijke gevolgen als ze de deadline van 31 december 2025 niet halen.

DIT ARTIKEL IS GESCHREVEN DOOR BART LADRU ([email protected]) EN ALIM ABASI ([email protected]). BART EN ALIM MAKEN BEIDEN DEEL UIT VAN RSM NEDERLAND BUSINESS CONSULTING SERVICES MET EEN SPECIFIEKE FOCUS OP DUURZAAMHEID EN INTERNATIONALE HANDEL.  

Niet voldoen aan de CSRD-rapportage kan leiden tot boetes, reputatieschade en een minder sterke marktpositie. In sommige gevallen kan dit ook problemen opleveren voor de auditor bij het geven van een goedkeurende verklaring over het financiële jaarverslag, aangezien de duurzaamheidsrapportage wordt geïntegreerd in de bestuursverklaring. Dit kan vertraging opleveren bij het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Hoewel de beperkte assurance die de eerste jaren zal worden verstrekt, sommige risico's kan beperken, is het belangrijk dat bedrijven streven naar volledige naleving om tegenslagen te voorkomen.

Onze ervaring leert dat bedrijven het afgelopen jaar hun inspanningen om aan de CSRD te voldoen aanzienlijk hebben opgevoerd, wat wijst op een groeiend besef van het belang ervan. Dit bewustzijn gaat verder dan het simpelweg halen van deadlines; bedrijven begrijpen nu dat de CSRD slechts het begin is van een bredere golf aan ESG-gerelateerde regelgeving die de komende maanden en jaren zal volgen. Om deze regelgeving effectief het hoofd te bieden, is het voor bedrijven van cruciaal belang om een sterke infrastructuur op te bouwen. De meeste regels zullen vereisen dat bedrijven hun ESG-prestaties continu monitoren en daarover rapporteren, waardoor solide interne systemen de sleutel zijn tot naleving en succes op de lange termijn.

Huidige status van CSRD-implementatie in Europa

Veel bedrijven zijn nog druk bezig met hun voorbereidingen voor naleving van de CSRD. Ze zijn echter niet de enigen: ook verschillende EU-lidstaten hebben vertraging opgelopen bij het omzetten van de richtlijn in nationale wetgeving. De deadline voor deze omzetting was 6 juli 2024. Tot nu toe heeft slechts 40% van de landen, waaronder Frankrijk, het proces afgerond. Nog eens 47%, waaronder Duitsland en Nederland, hebben ontwerpverordeningen gepubliceerd of raadplegingen gestart, terwijl 13%, zoals Oostenrijk, zelfs nog geen ontwerp hebben uitgebracht.

Voor bedrijven in landen waar de richtlijn nog niet officieel is omgezet, brengt dit extra onzekerheid met zich mee. Zonder duidelijke nationale richtlijnen kan de voorbereiding op naleving complexer zijn. 

We verwachten echter dat de meeste Europese landen het proces de komende weken en maanden flink zullen versnellen om tegen het einde van 2024 volledige implementatie te realiseren. In dat opzicht heeft Italië onlangs de CSRD volledig in zijn wetgeving opgenomen en ook in landen als Nederland wordt het proces versneld.

Ondanks alle vertragingen kunnen bedrijven het zich niet veroorloven om hun inspanningen uit te stellen. In afwachting van een verwachte volledige implementatie tegen het einde van het jaar, moeten bedrijven vooruitgang boeken met dubbele materialiteitsbeoordelingen en de voorbereiding op de belangrijkste rapportageverplichtingen, die waarschijnlijk niet significant zullen worden gewijzigd door nationale wetgeving. 

Vertragingen kunnen leiden tot problemen zoals zwakke processen, ontoereikende controles of onvolledige en onnauwkeurige gegevens —kwesties die vóór de eerste audit opgelost moeten worden. Door de nodige stappen te nemen en tussentijds contact te houden met de assurance provider, kunnen bedrijven problemen aanpakken voordat de verplichte vereisten van kracht worden.

Voorbereiding op naleving van de CSRD: De ESG-reis

De CSRD gaat niet alleen om het afvinken van nalevingsvakjes; het draait om het integreren van duurzaamheid in het bedrijfsmodel en de relaties met belanghebbenden. Bedrijven die duurzaamheid op een intrinsieke manier benaderen, hebben meer kans op succes, zowel in naleving als in hun algehele bedrijfsimpact. Bedrijven die duurzaamheid zien als een toegevoegde waarde in plaats van een regelgevingslast, zijn beter gepositioneerd voor lange termijn succes.

De volgende stappen moeten worden doorlopen om te voldoen aan de CSRD:

  1. Scoping en initiatie: Zorg er eerst voor dat je organisatie een helder beeld heeft van de reikwijdte van de rapportageverplichtingen en op de hoogte is van de ESG- en CSRD-vereisten. Stel een werkgroep samen, identificeer de belangrijkste belanghebbenden, en betrek het senior management.
  2. Dubbele materialiteit & raadpleging van belanghebbenden: Voer een dubbele materialiteitsbeoordeling uit om te bepalen hoe ESG-onderwerpen zowel je bedrijf als de maatschappij beïnvloeden. Werk samen met je stakeholders om deze onderwerpen te prioriteren en af te stemmen op je bedrijfsdoelstellingen. Dit zal uiteindelijk bepalen over welke thema’s de organisatie moet rapporteren.
  3. CSRD-Gapanalyse: Na de dubbele materialiteitsbeoordeling voer je een gapanalyse uit om te bepalen welke acties nog nodig zijn. Deze analyse helpt bij het identificeren van de gebieden waar je bedrijf nog niet voldoet aan de CSRD-vereisten.
  4. Indicatoren definiëren & doelen ontwikkelen: Zodra de materiële ESG-onderwerpen zijn vastgesteld, definieer je de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) en stel je meetbare doelen. Deze indicatoren vormen de basis voor je duurzaamheidsrapportage.
  5. Gegevensverzameling & interne procesverbetering: Verzamel gegevens op basis van de vastgestelde KPI’s en verbeter interne processen om de nauwkeurigheid en kwaliteit van de data te waarborgen. In veel gevallen moeten nieuwe systemen en processen worden ingevoerd om te voldoen aan de ESRS-richtlijnen (European Sustainability Reporting Standards). Het verzamelen van gegevens is een van de meer tijdrovende aspecten van CSRD-naleving.
  6.  "CSRD-proof" rapportage: Met alle gegevens en systemen op orde, kun je nu je CSRD-rapport opstellen. Zorg ervoor dat je rapportagecyclus aansluit op de financiële rapportageprocessen. Het eindverslag moet gereed zijn voor externe controle.

Omgaan met tijdsbeperkingen

Het doorlopen van elk van de zes stappen vergt veel tijd, omdat teams moeten worden samengesteld, processen moeten worden vastgesteld en acties moeten worden uitgevoerd. Met nog ongeveer 3,5 maand tot het einde van het jaar, moeten bedrijven hun acties prioriteren op basis van hun huidige status; proberen alle zes stappen tegelijk aan te pakken kan leiden tot overhaaste uitvoering en een verhoogd risico op fouten. In plaats daarvan moeten beslissingen worden genomen over welke stappen in 2024 afgerond worden en welke uitgesteld worden tot 2025.

Voor bedrijven die net aan hun CSRD-reis beginnen, moet de directe focus liggen op het definiëren van de reikwijdte van de rapportage, het samenstellen van het team en het onmiddellijk starten met de dubbele materialiteitsanalyse. Hoewel het belangrijk is om de basis te leggen voor deze analyse – zoals het identificeren van belanghebbenden en het in kaart brengen van het bedrijfsmodel – moeten bedrijven ook proberen gebruik te maken van bestaande middelen. Zodra de materiële onderwerpen zijn vastgesteld, is het essentieel om een gapanalyse uit te voeren met betrekking tot de rapportagevereisten van de ESRS. Bedrijven moeten zich richten op het aanpakken van de belangrijkste tekortkomingen door te bepalen hoe ze de ontbrekende informatie en data kunnen verzamelen. Deze aanpak helpt bedrijven om de meest dringende risico's aan te pakken, zoals het achteraf moeten verzamelen of inschatten van de benodigde informatie. Begin 2025 kunnen bedrijven dan een meer gedetailleerde ESG-strategie ontwikkelen, KPI's en doelstellingen opstellen, en de nodige infrastructuur installeren om alle vereiste gegevens voor het CSRD-rapport te kunnen verzamelen.

Wanneer het niet haalbaar is om alles in één keer aan te pakken, moet de focus liggen op de gebieden met de grootste impact en het hoogste risico op non-compliance, zoals het voltooien van de dubbele materialiteitsbeoordeling, het opzetten van sterke bestuursstructuren en het waarborgen van robuuste gegevensverzamelingsprocessen. Deze elementen zijn essentieel voor het verkrijgen van beperkte assurance en het leggen van een solide basis voor CSRD-naleving. Als bepaalde taken moeten worden uitgesteld tot 2025, moeten bedrijven zorgvuldig prioriteren om te voorkomen dat er tekortkomingen in de naleving ontstaan of dat belangrijke risico's onbehandeld blijven. Met een duidelijk, gefaseerd stappenplan kunnen bedrijven hun werklast beter beheren en hun duurzaamheidsrapportage op de lange termijn succesvoller maken. Het is ook verstandig om tijdens dit proces tijdig contact op te nemen met de assurance provider om verwachtingen en vereisten te bespreken.

In een andere situatie, bijvoorbeeld wanneer je bedrijf al een dubbele materialiteitsanalyse heeft uitgevoerd of al ver gevorderd is met het verzamelen van gegevens, kan de focus beter liggen op het afstemmen van ESG-doelstellingen op de langetermijnstrategie van het bedrijf. Zorg ervoor dat alle benodigde gegevens geïdentificeerd en verzameld kunnen worden, optimaliseer interne processen en zet robuuste gegevensbeheersystemen op. Bevestig dat het proces is en blijft afgestemd op het raamwerk en een helder controlespoor wordt bijgehouden voor de audit.

Gezien de beperkte tijd en de complexiteit van de betrokken stappen, is het belangrijk dat bedrijven strategische keuzes maken over waar ze hun focus op leggen. Hoewel het doel moet zijn om op 1 januari 2025 voorbereid te zijn voor de CSRD-rapportage, zal een goed doordacht implementatieplan, afgestemd op hun huidige voortgang, leiden tot duurzamere en betrouwbaardere resultaten. Zo kunnen bedrijven hun meest dringende uitdagingen effectief aanpakken en zich tegelijkertijd voorbereiden op een succesvolle overgang naar volledige naleving.

Vooruitdenken

Nu 2025 nadert, moeten bedrijven snel en doelgericht handelen om zich voor te bereiden op de richtlijn. Wachten op de volledige omzetting van de richtlijn in nationale wetgeving is geen optie. Bedrijven moeten beoordelen waar ze nu staan en op basis daarvan prioriteiten stellen. 

Zorg ervoor dat belangrijke stappen - zoals het definiëren van de rapportagereikwijdte, het uitvoeren van een dubbele materialiteitsbeoordeling, het verrichten van een gapanalyse op basis van de rapportagevereisten van de ESRS en het bepalen hoe essentiële ontbrekende gegevens moeten worden verzameld - tijdig worden voltooid. Voor bedrijven die achterlopen, zal het versnellen van deze stappen helpen om de belangrijkste risico's te beperken en de basis leggen voor een sterk rapportagekader dat de effectieve integratie van ESG-praktijken bevordert.

In andere gevallen, wanneer de situatie het toelaat, zouden bedrijven verder moeten kijken dan enkel voldoen aan de richtlijn en duurzaamheid dieper in hun bedrijfsstrategie moeten verankeren. Door duurzaamheidsinitiatieven af te stemmen op strategische lange termijn doelen kunnen bedrijven CSRD-compliance inzetten als concurrentievoordeel.

Kortom, of een bedrijf nu bezig is met een inhaalslag op het gebied van CSRD-naleving, gestaag vooruitgang boekt of kiest om een stap verder te gaan, het belangrijkste is om besluitvaardig en strategisch te handelen. De beslissingen die nu worden genomen, bepalen hoe effectief bedrijven kunnen voldoen aan de CSRD-vereisten en hoe goed ze duurzaamheid kunnen benutten als drijvende kracht voor langdurig succes.

RSM is een toonaangevende speler op het gebied van duurzaamheidsadvies. We bieden regelmatig inzichten door middel van trainingen en het delen van thought leadership, gebaseerd op diepgaande kennis van sectorontwikkelingen en praktische toepassingen in de samenwerking met onze klanten. Wil je meer weten? Neem dan contact op met een van onze consultants.