Welkom bij een speciale editie van "The Voice of International Tax and Trade" In deze editie gaan we dieper in op de complexiteit van het opzetten van een vaste inrichting ('PE') in Nederland vanuit een vennootschaps- en salarisperspectief. We belichten de aspecten die van invloed zijn op de erkenning van een vaste inrichting en de gevolgen van het opzetten van een vaste inrichting, waarbij we ons richten op de loonbelastingverplichtingen van een entiteit na de erkenning van een vaste inrichting in Nederland.

Dit artikel is geschreven door Kseniia Shaknazarova ([email protected]) en Brian James (bjames@rsmnl,nl), Kseniia en Brian zijn lid van RSM Netherlands International Consulting services met een sterke focus op internationale belastingen.

Omdat de mogelijkheden wereldwijd blijven groeien, willen veel bedrijven grensoverschrijdend actief worden. Vaak lopen bedrijven bij het uitbreiden van hun activiteiten het risico van een vaste inrichting ('PE'). Een van de belangrijkste gevolgen van de erkenning van een vaste inrichting is belastingheffing over de winst die wordt toegerekend aan een vaste inrichting op basis van het toepasselijke dubbelbelastingverdrag tussen Nederland en de andere staat. Maar als de aanwezigheid van een bedrijf als vaste inrichting wordt aangemerkt, heeft dit ook belangrijke gevolgen voor de loonbelasting.

Wat is een vaste inrichting en wat zijn de vennootschapsbelastingverplichtingen?

De erkenning van een vaste inrichting hangt af van verschillende factoren, zoals de vestigingsplaats (is het bedrijf fysiek aanwezig in Nederland), de duur van de activiteit (de tijd die wordt besteed aan het zakendoen in Nederland) en de aard van de activiteiten. Belangrijk is dat bepaalde activiteiten onder uitzonderingen kunnen vallen die zijn opgenomen in dubbelbelastingverdragen, wat betekent dat een vaste inrichting niet wordt erkend. Bedrijven moeten daarom zorgvuldig beoordelen of hun activiteiten in Nederland aan deze uitzonderingen voldoen om onnodige belastingverplichtingen te voorkomen.

De erkenning van een vaste inrichting in Nederland brengt bepaalde handelingen met zich mee op het gebied van vennootschapsbelasting en loonbelasting. Als eenmaal is vastgesteld dat een operationele activiteit in Nederland wordt aangemerkt als vaste inrichting, moet een entiteit in Nederland worden geregistreerd als buitenlandse belastingplichtige voor de toerekening van het juiste niveau van inkomsten aan de Nederlandse activiteit en het indienen van een aangifte vennootschapsbelasting.

Een van de aandachtspunten in dit verband is de verrekenprijsimplicatie voor de winst die in Nederland aan een vaste inrichting wordt toegerekend. In Nederland volgt de toerekening van winst aan vaste inrichtingen (PE's) de Authorized OECD Approach (AOA), waarbij de PE als een afzonderlijke entiteit wordt behandeld en het arm's length-beginsel wordt toegepast om een eerlijke prijsstelling van interne transacties te waarborgen. Dit omvat een functionele analyse om activa, risico's en kapitaal toe te wijzen, met een voorkeur voor de benadering van kapitaalallocatie om de rentelasten te bepalen. Risicoverdeling is voornamelijk gebaseerd op de functies van belangrijke personen. Bedrijven moeten zorgvuldig de winstverdeling beoordelen tussen de buitenlandse entiteit en een vaste inrichting in Nederland.

Implicaties van de loonbelasting bij het vestigen van een vaste inrichting 

Buitenlandse werkgevers met een vaste inrichting in Nederland hebben een inhoudingsplicht voor de loonbelasting met betrekking tot de werknemers die fysiek in Nederland werken voor de vaste inrichting.

Een van de eerste stappen die moet worden genomen na de erkenning van een vaste inrichting in Nederland is de registratie als inhoudingsplichtige voor de loonbelasting bij de Nederlandse belastingdienst. Vervolgens moet een loonadministratie worden opgezet en uitgevoerd om te zorgen voor de juiste inhouding, rapportage en afdracht van loonbelasting. Deze verplichting geldt zelfs als de betreffende werknemer(s) op de primaire loonlijst van het thuisland blijven staan. In dat geval moet in Nederland een schaduwloonlijst worden opgezet om aan de Nederlandse loonbelastingverplichtingen te voldoen. Daarnaast staat de Nederlandse belastingwetgeving een mogelijke vereenvoudiging toe: onder bepaalde omstandigheden kan loonbelasting die maandelijks via de payroll wordt betaald, worden beschouwd als voldoening aan de persoonlijke inkomstenbelastingverplichtingen van de werknemer. Als deze faciliteit wordt toegekend, hoeven werknemers geen jaarlijkse Nederlandse aangifte inkomstenbelasting te doen. Werkgevers kunnen dit namens de werknemer aanvragen, waardoor naleving eenvoudiger wordt.

Het is ook belangrijk om te onthouden dat de Nederlandse loonbelastingwetgeving van toepassing is, inclusief de toepasselijke vrijstellingen en uitzonderingen. Onder de werkkostenregeling (in het Nederlands: "WKR"), kunnen bepaalde kosten of voordelen belastingvrij worden gegeven, verstrekt of vergoed aan de werknemer, bijvoorbeeld door te kwalificeren als 'specifieke vrijstelling' of indien aangewezen op het jaarlijkse belastingvrije budget. In bepaalde gevallen kunnen werknemers met specifieke kennis en expertise zelfs in aanmerking komen voor de 30%-regeling, een Nederlandse fiscale faciliteit voor expats die een deel van het arbeidsinkomen vrijstelt van Nederlandse belasting.

Sociale zekerheid en werkgelegenheid

Ongeacht de uitkomst van de PE-analyse kan het uitzenden of hebben van werknemers in Nederland gevolgen hebben voor hun sociale zekerheidspositie. Regelgeving van de Europese Unie (EU) helpt de naleving van sociale zekerheidsregels te stroomlijnen. Werknemers die naar Nederland worden uitgezonden, kunnen onder de EU-verordeningen in het algemeen maximaal 24 maanden onder het socialezekerheidsstelsel van hun thuisland blijven vallen. Hiervoor moet een A1-certificaat worden verkregen. Met dit certificaat kunnen buitenlandse bedrijven worden vrijgesteld van de sociale premies in Nederland. Dit certificaat, dat moet worden bijgehouden in de loonadministratie, dient als bewijs dat de Nederlandse sociale zekerheid niet van toepassing is.

Werkgevers moeten er ook voor zorgen dat werknemers die naar Nederland worden uitgezonden onder dezelfde voorwaarden worden behandeld als Nederlandse werknemers, in overeenstemming met de detacheringsrichtlijn van de EU. Dit kan betekenen dat men zich moet houden aan sectorspecifieke collectieve arbeidsovereenkomsten, waarin aspecten als minimumloon, overwerk en vakantierechten zijn geregeld. Daarnaast moeten werkgevers zich houden aan de Nederlandse gezondheids- en veiligheidswetgeving en zorgen voor een veilige werkomgeving.

Vooruitdenken

De vestiging van een vaste inrichting in Nederland en de detachering van werknemers naar Nederland brengen beide aanzienlijke verantwoordelijkheden met zich mee op het gebied van loonbelasting en naleving van de wet. Door ervoor te zorgen dat aan alle loonbelasting-, socialezekerheids- en arbeidsvoorwaarden wordt voldaan, kunnen boetes worden voorkomen en kan de naleving van de Nederlandse wetgeving worden gehandhaafd. RSM Netherlands kan u helpen bij het navigeren door deze complexiteit door strategische begeleiding te bieden bij grensoverschrijdende belastingstructuren en het opzetten van een vaste inrichting, te zorgen voor naleving van zowel lokale als internationale belastingregels en te adviseren over maatregelen om potentiële belastingrisico's te minimaliseren.

RSM is thought leader op het gebied van internationale belastingadviesdiensten. We bieden regelmatig inzichten door middel van training en het delen van thought leadership dat is gebaseerd op een gedetailleerde kennis van wettelijke verplichtingen en praktische toepassingen in het werken met onze klanten. Als je meer wilt weten, neem dan contact op met een van onze consultants.