Avertizori de integritate

Scopul procedurii

RSM Romania promovează o comunicare deschisă cu partenerii săi și pune un accent pe valori precum integritatea și responsabilitatea, atât în rândul angajaților proprii, cât și al colaboratorilor externi cu care interacționează în diverse scopuri, conform obiectului său de activitate. În acest context, în conformitate cu prevederile Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor de integritate, RSM Romania emite prezenta procedură pentru semnalarea încălcărilor legislației în cadrul companiei care pot afecta interesul public. Acestea includ activități sau acțiuni neconforme care contravin legislației în vigoare, regulilor interne ale firmei și care pot avea un impact negativ asupra operațiunilor companiei din perspectivă juridică, fiscală, de afaceri etc.
 

Aplicabilitate

Procedura se adresează angajaților, foștilor angajați și partenerilor contractuali ai RSM Romania și detaliază pașii necesari pentru exprimarea în siguranță a îngrijorărilor serioase legate de aspecte ale activității companiei RSM Romania care privesc nerespectarea legislației sau a normelor interne aplicabile.
Pot avea calitatea de avertizor și, în situația în care dețin informații cu privire la posibile încălcări ale legislației sau normelor aplicabile, pot depune sesizări:

— angajații companiei,

— acționarii sau persoanele cu funcții de conducere în cadrul firmei,

— colaboratorii/partenerii contractuali,

— foști angajați sau candidați la un post,

— terțe persoane care desfășoară activități sub supravegherea și îndrumarea contractanților și furnizorilor RSM Romania și care intră în contact cu RSM Romania în cadrul derulării activității lor.

Depunerea sesizărilor  

Pentru transmiterea raportărilor (sesizărilor), RSM Romania pune la dispoziție următoarele canale de comunicare:

Adresa de e-mail: [email protected]

Adresa poștală: Strada Frumoasă Nr. 16, Sector 1, București – În atenția Responsabilului de Conformitate

În cazul în care avertizorul nu doreste efectuarea unei raportari folosind canalele de raportare interna, sau consideră că ar fi necesară intervenția autorităților externe, acesta poate contacta Agenția Națională de Integritate sau organele de politie.

RSM Romania se angajează să confirme, în măsura in care acest lucru este posibil, primirea raportării transmise de avertizor, în termen de 7 (șapte) zile de la recepție, și să trateze cu confidențialitate toate sesizările primite.

Pentru gestionarea raportărilor, RSM Romania a desemnat un Responsabil de Conformitate, ale cărui atribuții includ:

— analizarea și soluționarea raportărilor primite,
— menținerea unei comunicări transparente cu avertizorii,
— solicitarea, dacă este necesar, a informațiilor suplimentare pentru clarificarea aspectelor semnalate.

În termen de cel mult 3 luni de la confirmarea primirii, Responsabilul de Conformitate va oferi avertizorului feedback privind măsurile întreprinse pentru rezolvarea situației semnalate.

Avertizorul are dreptul să transmită sesizările în mod anonim, fără ca acest lucru să afecteze protecția oferită de legislația în vigoare și de Directiva UE 2019/1937 privind protecția avertizorilor de integritate. Totuși, anonimatul complet poate limita capacitatea RSM Romania de a investiga eficient problema semnalată, de a implementa măsurile necesare și de a oferi feedback detaliat privind acțiunile întreprinse.

Informații ce se vor raporta cu privire la suspiciunea rezonabilă pentru a permite RSM Romania efectuarea unei investigații

1. Nume avertizor (opțional)
2. Calitate (opțional)
3. Data sesizării
4. Informații cu privire la încălcarea raportată (Se vor include cât mai multe detalii despre suspiciunea rezonabilă cu privire la încălcări efective sau potențiale ale legislației, normelor interne sau altor reglementări relevante. Se vor menționa momentul/data săvârșirii, descrierea faptelor și alte detalii relevante)
5. Persoane implicate (dacă sunt cunoscute)
6. Documente sau alte dovezi (Se vor menționa și atașa, dacă sunt disponibile, documente sau alte dovezi care susțin sesizarea)
7. Modalități de contact ale avertizorului pentru eventuale clarificări (opțional)
8. Confidențialitate (Alegeți opțiunea corespunzătoare):
— Doresc să rămân anonim.
— Sunt de acord să fiu contactat pentru clarificări, dar solicit confidențialitate.
— Sunt de acord cu dezvăluirea identității în caz de necesitate.

Etapele investigării sesizărilor și soluționării acestora

Procesul de investigare și soluționare a sesizărilor depuse de avertizori constă în următoarele etape:

Depunerea sesizărilor de către avertizori. Avertizorii utilizează formatul de raportare și unul dintre canalele de transmitere puse la dispoziție de RSM Romania.

Primirea sesizărilor de către RSM Romania. Responsabilul de Conformitate primește și înregistrează sesizările depuse.

Analiza inițială. Responsabilul de Conformitate analizează sesizarea în termen de 7 zile lucrătoare de la primire, verificând dacă aceasta conține suficiente informații pentru a fi investigată. Se evaluează dacă sesizarea intră sub incidența Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public. Se stabilește dacă este necesară inițierea unei investigații detaliate. Se confirmă primirea sesizării către avertizor, dacă este posibil.

Analiza detaliată (investigația). O echipă desemnată efectuează investigația într-un termen de 30 de zile, cu posibilitatea extinderii acestuia în cazuri complexe. Dacă este necesar, se solicită informații suplimentare din partea avertizorului.

Finalizarea investigației și întocmirea raportului. După finalizarea investigației, se întocmește un raport care conține concluziile și măsurile propuse. Raportul este prezentat conducerii RSM Romania pentru aprobare și implementare a măsurilor necesare.

Feedback către avertizor. Responsabilul de Conformitate furnizează avertizorului un feedback referitor la rezultatele investigației și la măsurile întreprinse pentru soluționarea situației semnalate, respectând confidențialitatea legală și protecția avertizorului.

Măsuri de protecție a avertizorilor

Potrivit Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, avertizorii beneficiază de protecție în cadrul acestei politici dacă:

— Au avut motive rezonabile să creadă că informațiile raportate privind încălcările erau adevărate la momentul sesizării.

— Informațiile raportate se încadrează în domeniul de aplicare al prezentei politici.

Angajamentele RSM Romania

Protecția împotriva represaliilor. RSM Romania se obligă să protejeze avertizorii de orice formă de represalii, inclusiv amenințări sau încercări de represalii. 

Confidențialitatea identității. Identitatea avertizorului va fi tratată cu strictețe confidențială. Dezvăluirea identității se poate face doar:

— Cu acordul explicit al avertizorului.

— În situațiile prevăzute de lege, unde există o obligație legală clară de a dezvălui identitatea către autoritățile competente.

Conformitatea cu GDPR. RSM Romania respectă prevederile Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR). Datele personale furnizate în cadrul sesizării vor fi prelucrate exclusiv pentru a îndeplini obligațiile legale în conformitate cu Legea nr. 361/2022 și Directiva UE privind protecția avertizorilor (Whistleblowing Directive). Se vor aplica toate măsurile necesare pentru protejarea datelor personale împotriva accesului neautorizat sau utilizării abusive a informațiilor raportate.

Prin aceste angajamente, RSM Romania asigură un mediu sigur pentru raportarea în interes public și promovează transparența, respectarea legislației și integritatea în cadrul organizației.

Informații ce NU pot face obiectul raportării conform Legii nr.361/2022

Nu se raportează nemulțumirile personale legate de muncă (cum ar fi conflictele interpersonale cu alți angajați sau o decizie referitoare la statutul de angajat). Reclamațiile personale legate de muncă, trebuie direcționate către departamentul Resurse umane și managementul direct.

Informații ce POT fi raportate de către avertizori conform Legii nr.361/2022

Avertizorii vor raporta informații și date personale relevante pentru gestionarea unei anumite avertizări. Raportarea de informații privind încălcări ale legii, cunoscând că acestea sunt nereale, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 2.500 lei la 30.000 lei, dacă fapta nu a fost săvârșită în astfel de condiții încât să fie considerată, potrivit legii, infracțiune.

Legislația Whistleblowing menționează în mod special raportarea neregularităților, în baza unor motive întemeiate/suspiciuni rezonabile că există în cadrul companiei abateri sau încălcări efective ale legilor sau reglementărilor în vigoare, legate de următoarele domenii:
— achiziții publice;
— servicii financiare, produse și piețe și prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului;
— siguranța și conformitatea produsului și a fabricației;
— siguranța transportului;
— protecția mediului;
— protecția împotriva radiațiilor și siguranța nucleară;
— siguranța alimentelor și furajelor, sănătatea și bunăstarea animalelor;
— sănătatea publică;
— protecția consumatorului;
— securitatea rețelelor și sistemelor informatice;
— concurență și ajutoare de stat;
— protecția vieții private și a datelor cu caracter personal.

Date de contact

Pentru întrebări cu privire la politica de whistleblowing și cum să trimiteți un raport de avertizare, vă rugăm să ne contactați folosind următoarele informații de contact:

Oana Tanase, Responsabil de Conformitate, RSM Romania

Email : [email protected]