¿Cómo debe afrontar una empresa una inspección de trabajo en España?

La idea de enfrentarse a una inspección de trabajo siempre suscita cierta inquietud e incluso puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza. En realidad, las inspecciones de trabajo suelen ser un proceso rutinario y no tienen por qué ser un problema si se afrontan adecuadamente.

La Inspección de Trabajo es una institución que fue creada por un Reglamento en 1906. Actualmente, se encuentra regulada por la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Tiene por objeto, como servicio público, la vigilancia y control del cumplimiento de la normativa laboral y de seguridad social en España, y se configura como un servicio público armonizador de las relaciones laborales. La Ley, además, confiere a la Inspección de Trabajo funciones de asistencia técnica, mediación, conciliación y arbitraje

¿Qué es una inspección de trabajo?

Si nunca te has enfrentado a una inspección de trabajo, te estarás haciendo esta pregunta. Pues bien, se trata de un procedimiento administrativo especial, que realizan los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social o, en su defecto, los Subinspectores Laborales en las materias que la ley les confiere competencias. 

En la inspección se verifica el cumplimiento de la legislación social por parte de la empresa investigada y se exigen las responsabilidades pertinentes. Las inspecciones pueden ser de carácter rutinario, derivar de una denuncia, o bien formar parte de campañas específicas de control. Existe presunción de certeza de los hechos constatados por los funcionarios actuantes y los ámbitos objeto de una inspección son, el Sistema de Relaciones Laborales, Prevención de Riesgos Laborales, Sistema de Seguridad Social, Empleo, Migraciones y Cooperativas.

¿Qué pueden solicitar los inspectores?

Para superar con éxito una inspección, obviamente, debes cumplir con todas las obligaciones legales, pero un primer paso hacia el éxito será tener bien ordenada toda la documentación que sea preciso exhibir. Los inspectores pueden requerir una amplia variedad de documentos e información, entre los más comunes que pueden solicitar se encuentran:

1. Contratos de trabajo: Para verificar su adecuación a la normativa vigente y evitar el abuso de la contratación temporal.
2.  Nóminas: Verificar la adecuación de la estructura salarial al convenio colectivo aplicable, así como si los salarios se abonan en cuantía y periodicidad adecuadas.
3. Seguridad Social: El inspector comprueba afiliación y cotización para evitar fraudes.
4. Jornadas de trabajo: Control del cumplimiento de las obligaciones en materia de jornada laboral, desde un punto de vista tanto formal como material, destacando el control del registro diario de jornada, de las horas extraordinarias, horas nocturnas, turnos, así como el respeto del régimen de descansos.
5.  Prevención de riesgos laborales: Se verifica el cumplimiento de las obligaciones en materia de Prevención de Riesgos Laborales.
6. Planes de igualdad y LGTBI: En su caso, se verifica la existencia y contenido de los planes de igualdad y LGTBI.
    

¿Quiénes realizan las inspecciones y plazos de actuación?

Como hemos anticipado anteriormente, las inspecciones son realizadas principalmente por los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social, funcionarios especializados que tienen carácter de Autoridad Pública y están autorizados para entrar libremente en cualquier momento y sin previo aviso en todo centro de trabajo, y a permanecer en el mismo.

Las inspecciones deben ser programadas, salvo necesidades sobrevenidas o denuncias. Sin embargo, hemos de tener en cuenta que la visita al centro de trabajo no requiere aviso previo. También es posible solicitar el requerimiento de comparecencia o iniciar un expediente administrativo directo, siempre que se haya verificado la información previamente.

El tiempo que puede durar una inspección varía dependiendo de diferentes factores como la complejidad, y el volumen de documentación y de información requerida. Las actuaciones comprobatorias pueden prolongarse un máximo de nueve meses, prorrogables a otros nueve en determinados supuestos, y no podrán interrumpirse por más de cinco meses. Además, el plazo máximo para resolver los expedientes sancionadores por infracciones del orden social será de seis meses.

¿Qué tengo que preparar para estar prevenido ante una inspección?

Es esencial que las empresas tengan toda la documentación actualizada y accesible. La información debe presentarse de manera clara, organizada y preferiblemente en soporte digital. Algunas recomendaciones a este respecto son: mantener archivos actualizados; tener los documentos laborales y de seguridad social al día; digitalizar documentos: tener copias digitales de todos los documentos; formar al personal: los responsables de recursos humanos y otros empleados clave deben estar capacitados para responder a las solicitudes de los inspectores.

¿Por qué pueden sancionar a tu empresa?

Existen diferentes motivos por los que las empresas pueden ser sancionadas por incumplimientos de la normativa social, siendo las causas más comunes las especificadas a continuación:

1. Contratación irregular: Tener empleados sin contrato, con contratos temporales fraudulentos o sin dar de alta en la Seguridad Social.
2. Seguridad Social: Infra cotización por abonar salarios inferiores a los de convenio, no abonar ni cotizar horas extraordinarias, o realizar pagos fuera de la nómina.
3. Falta de medidas de seguridad: No implementar adecuadamente las medidas de prevención de riesgos laborales.
4.  Registro horario - Horas extras: Falta de control adecuado del registro horario, así como de las horas extraordinarias realizadas.

5.  Discriminación: Incumplimiento de la normativa sobre igualdad y discriminación laboral.

    

Una vez finalizada la inspección, el procedimiento sancionador puede iniciarse de diversas formas, dependiendo de la naturaleza y gravedad del incumplimiento detectado:

1. Acta de infracción: Si el inspector detecta un incumplimiento, levantará un acta de infracción que detallará las irregularidades detectadas.
2.  Acta de infracción por obstrucción: Si no colaboramos, incurriremos en una infracción por obstrucción.
3.  Plazo de subsanación: En algunos casos, se puede conceder un plazo para que la empresa subsane las irregularidades antes de iniciar el Acta.
4.  Sanción administrativa: Si no se subsanan las irregularidades o si estas son graves, se puede imponer una sanción económica y sanciones accesorias. 

5. Recursos y alegaciones: La empresa tiene derecho a formular alegaciones y a formular recurso en vía administrativa y judicial.

    

Por todas estas razones, prepararse adecuadamente para una inspección de trabajo es de vital importancia. Mantener una gestión rigurosa de las obligaciones, documentos y procesos laborales, junto con la implementación de buenas prácticas corporativas, así como garantizar una formación continua en cuestiones sociales, permitirá minimizar riesgos y evitar posibles sanciones. Si necesitas asesoramiento en esta materia, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Autor: Miguel Capel, socio de Derecho Laboral en RSM