El entorno actual donde operan las empresas requiere de una gestión por procesos ya que se caracteriza por el incremento de la volatibilidad, incerteza, complejidad y ambigüedad (lo conocido por VUCA por sus siglas en inglés) lo que está motivando un renacimiento del interés por la gestión por procesos en las empresas.

Una empresa es un sistema complejo y como tal, requiere estabilidad y ha de equilibrar y coordinar todos sus componentes – sus procesos – para que pueda ser viable. Un desequilibrio en un punto de un proceso puede impactar en cualquier otro punto del mismo proceso o de otros.

Un pedido de un cliente que no se puede entregar por un problema en el almacén de producto acabado causado por un retraso en la fabricación de una pieza que viene de una imprecisión del área de compras que … os deben sonar situaciones similares y que al final suelen acabar con un cliente enfadado.

Estos entornos VUCA hacen que el sistema complejo (empresa) – y por tanto sus componentes (procesos) deban responder de manera cada vez más ser flexible, resiliente y veloz para adaptarse. Es decir, el buen funcionamiento de los procesos de una organización está siendo, aún más, una de las claves para la supervivencia de las empresas.


¿Y qué es eso de la gestión por procesos?

El concepto primigenio de la gestión por procesos ya viene de los 80 del siglo pasado cuando Michael Hammer y James Champy definieron la práctica de la Reingeniería de Procesos y nos enseñaron que las empresas se entendían mejor leídas en horizontal (por procesos) que leídas en vertical (departamentos).


 

Nuestra experiencia en iniciativas de mejoras de procesos de negocio nos indica que esta visión horizontal – por procesos- en oposición a la visión vertical – por departamentos- tiene varias ventajas que vale la pena explorar:

  • Habilita una visión holística, necesaria en el análisis de sistemas complejos como una empresa, para identificar las interrelaciones y flujos entre los distintos agentes y elementos que intervienen en su actividad.
  • Proporciona visibilidad de las interrelaciones de los departamentos que intervienen en el mismo proceso y previene el trabajo en silos.
  • Facilita la integración de operaciones y de información entre departamentos.
  • El cliente, que siempre debe estar presente, se hace visible para todos cuando antes podía estar oculto para algún departamento.
  • Favorece la cohesión y colaboración– se pueden alinear objetivos entre departamentos y reducir fricciones.
  • Permite que se pueda gestionar para el óptimo global (eficiencia, satisfacción del cliente, etc.) y no para óptimos locales de cada departamento.
  • Facilita la medición con indicadores de gestión y KPIs ligados al valor creado por las actividades de una empresa – el Value Stream.

En conclusión, la gestión por procesos es una práctica que posibilita que las organizaciones y empresas se puedan adaptar de manera eficaz, ágil y flexible a los entornos actuales caracterizados por su volatibilidad, incerteza, complejidad y ambigüedad.

Si te interesa conocer más no dudes en contactar con nosotros. El equipo de consultoría de RSM acumula la experiencia de más de 20 años acompañando a multitud de clientes en sus iniciativas de mejora de procesos.