Linkedin
Facebook
Email
more
Ein Jahr nach der Klarstellung durch die Schweizerische Steuerkonferenz: Erinnerung an die interkantonalen Auswirkungen von Spesenvereinbarungen mit Mitarbeitenden
Am 1. Mai 2025 jährt sich die Veröffentlichung der Klarstellung der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) zu den interkantonalen Auswirkungen von Spesenregelungen mit Mitarbeitenden zum ersten Mal.
Da dieses Datum näher rückt, erscheint es uns sinnvoll, einen Blick zurück auf diese wichtige Änderung der Steuerpraxis zu werfen. Auch wenn sie seit fast einem Jahr in Kraft ist, stellt ihre praktische Umsetzung für viele Unternehmen weiterhin eine Herausforderung dar.
Worum handelt es sich?
In ihrer Veröffentlichung vom 1. Mai 2024 hat die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) klargestellt, dass die Genehmigung einer Spesenvereinbarung mit Mitarbeitenden durch einen Kanton keine bindende Wirkung mehr auf andere Kantone hat.
Konkret bedeutet dies, dass eine in einem Kanton genehmigte Spesenvereinbarung häufig im Sitzkanton des Arbeitgebers nicht mehr automatisch in allen Wohnsitzkantonen der Mitarbeitenden anerkannt wird. Bislang erlaubte diese informelle Anerkennung eine gewisse administrative Vereinfachung.
Neu ist ausschliesslich der Wohnsitzkanton der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters zuständig, um die Anwendung einer Spesenvereinbarung zu akzeptieren oder abzulehnen. Ein Abweichen von der Vereinbarung ist jedoch nur zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
Unter welchen Bedingungen ist der Wohnsitzkanton einer steuerpflichtigen Person an eine Spesenregelung gebunden, die vom Sitzkanton des Arbeitgebers genehmigt wurde?
- Die Spesenreglemente müssen den Modellen der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) vom 1. Februar 2024 sowie dem Leitfaden zum Ausfüllen der Lohnausweise entsprechen;
- Pauschale Repräsentationsspesen müssen den effektiv vom Mitarbeitenden getragenen Aufwendungen entsprechen – es handelt sich um eine pauschale Rückerstattung, nicht um einen geldwerten Vorteil;
- Über CHF 6'000 pro Jahr dürfen diese Spesen 5 % des Bruttolohns inklusive variabler Elemente (z. B. Boni) nicht überschreiten;
- Pauschale Repräsentationsspesen dürfen CHF 24'000 pro Jahr nicht übersteigen.
Praxisbeispiel: Genf und Waadt
Nehmen wir ein Beispiel: Ein Mitarbeitender mit Wohnsitz im Kanton Waadt profitiert von einer Spesenregelung seines Arbeitgebers in Genf. Diese basiert auf der grosszügigeren Praxis des Kantons Genf und gewährt ihm pauschale Repräsentationsspesen in Höhe von CHF 30'000 pro Jahr.
In diesem Fall ist der Kanton Waadt nicht verpflichtet, die Genfer Spesenregelung automatisch zu akzeptieren, da sie den von der SSK festgelegten Höchstbetrag überschreitet.
Die Behörden des Wohnsitzkantons in diesem Fall Waadt behalten ihren Ermessensspielraum und können die Anwendung dieser Regelung ablehnen. Sie prüfen dabei die Funktion der Person, ihre Verantwortung sowie ihre repräsentativen Aufgaben.
In jedem Fall wird der Betrag auf das Maximum von CHF 24'000 begrenzt. Es ist jedoch möglich, dass der Kanton Waadt diesen Betrag nach Prüfung der konkreten Situation als zu hoch einstuft und zum Beispiel nur CHF 18'000 an Repräsentationsspesen anerkennt. Das hätte zur Folge, dass der Mitarbeitende die Differenz von CHF 12'000 als steuerbares Einkommen versteuern muss. Kommt es zu einer AHV-Prüfung, ist zudem nicht ausgeschlossen, dass auch der Arbeitgeber auf dieser Basis nachbelastet wird.
Aus diesem Grund wird in einem solchen Fall empfohlen, die pauschalen Repräsentationsspesen für Mitarbeitende in Genf und Waadt im Voraus mit den Steuerbehörden beider Kantone abzustimmen. So lassen sich spätere steuerliche Korrekturen für die Mitarbeitenden und ihren Arbeitgeber vermeiden.
