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Arbeiten im Homeoffice wird zur Telearbeit

Durch die COVID-19-Pandemie ist das Arbeiten im Homeoffice zur Notwendigkeit geworden und hat seitdem in vielen (vor allem dienstleistenden) Berufen nicht an Attraktivität verloren. Während diesbezüglich bereits in der Vergangenheit besondere (steuerliche) Regelungen bestanden (Stichwort Homeoffice-Pauschale oder Werbungskosten für die Anschaffung von ergonomisch geeignetem Mobiliar), kommt es ab 1.1.2025 zu weiteren Änderungen.

Durch das unlängst beschlossene Telearbeitsgesetz kommt es zur Ausweitung der bestehenden Regelungen zum Homeoffice auf den umfassenderen Begriff der Telearbeit. Dabei wird der räumliche Anwendungsbereich des Homeoffice iSd eigenen Wohnräumlichkeiten des Arbeitnehmers ausgedehnt auf die Räumlichkeiten eines nahen Angehörigen (bzw Lebenspartner:in) aber auch auf (Internet)Cafés oder Co-Working-Spaces. Ebenso ist zukünftig Homeoffice bzw Telearbeit im Park oder an Ferienorten möglich, wodurch der gewünschten bzw gelebten Flexibilität in der Wahl des Arbeitsortes Rechnung getragen wird.

Wie schon bisher ist es für das generelle Vorliegen von Homeoffice bzw Telearbeit (iSd AVRAG) notwendig, dass Telearbeit regelmäßig erbracht wird. Erfolgt die Arbeitsleistung nur ausnahmsweise bzw lediglich im Anlassfall außerhalb des Unternehmens, liegt keine Telearbeit vor. Der erweiterte Anwendungsbereich gilt für ab 1.1.2025 abgeschlossene Vereinbarungen – bestehende Homeoffice-Vereinbarungen bleiben unberührt (sie können jedoch um weitere Arbeitsorte ergänzt werden). Zwei für die Praxis besonders relevante Aspekte werden nachfolgend umfassender erläutert. 

 

Gesetzliche Unfallversicherung - Unterscheidung beim Wegunfall

Im Gegensatz zum Telearbeitsplatz selbst, bei dem - genauso wie im Homeoffice - stets Unfallversicherungsschutz gegeben ist, ist zukünftig bei Wegunfällen zwischen "Örtlichkeiten von Telearbeit im engeren Sinn" und "Örtlichkeiten von Telearbeit im weiteren Sinn" zu unterscheiden. Das ist bedeutsam, da Unfallversicherungsschutz nur bei Wegunfällen am Weg von und zu Örtlichkeiten von Telearbeit im engeren Sinn besteht.

Wird die Telearbeit in Wohnungen bzw Räumlichkeiten von nahen Angehörigen bzw in so genannten "Co-Working-Spaces" durchgeführt, so handelt es sich dabei um Örtlichkeiten von Telearbeit im engeren Sinn, sofern sie sich in der Nähe zur Wohnung der Versicherten oder ihrer eigentlichen Arbeitsstätte (sofern nicht "remote" gearbeitet wird) befinden. Alternativ sind die Voraussetzungen auch dann erfüllt, wenn die Entfernung von der eigenen Wohnung zur Wohnung der Angehörigen/Lebenspartner:in (das Telearbeitsgesetz sieht eine abschließende Definition von Angehörigen vor) bzw zum Co-Working-Space dem sonst üblichen Arbeitsweg entspricht. Überdies besteht auch bei Arbeiten wie bisher im Homeoffice (am Haupt - oder Nebenwohnsitz der Arbeitnehmenden) Telearbeit im engeren Sinn. Hingegen handelt es sich um Telearbeit im weiteren Sinn, wenn an allen übrigen selbst gewählten Örtlichkeiten gearbeitet wird und diese nicht als Telearbeit im engeren Sinn gelten. Diese Differenzierung kann zukünftig dazu führen, dass zB das Arbeiten in einem Café zwar selbst vom Unfallversicherungsschutz umfasst ist, jedoch nicht der Weg dorthin bzw von dort zurück. 

 

Erhöhte Anforderungen an die Geltendmachung steuerlicher Begünstigungen 

Bereits seit 2022 ist es möglich, Werbungskosten bis zu 300 € für die Anschaffung von ergonomisch geeignetem Mobiliar geltend zu machen, wenn jährlich an mindestens 26 Tagen die Tätigkeit ausschließlich im Homeoffice (zukünftig im Rahmen der Telearbeit) ausgeübt wird. Weitere Voraussetzung ist, dass keine Ausgaben für ein Arbeitszimmer steuerlich berücksichtigt werden. Außerdem kann für maximal 100 ausschließliche Homeoffice-Tage vom Arbeitgeber ein lohnsteuer-, sozialversicherungsbeitrags- und lohnnebenkostenfreies Homeoffice-Pauschale ausbezahlt werden (à 3 € pro Tag ergeben maximal 300 € pro Jahr). Gewähren die Arbeitgebenden kein solches Pauschale oder nur einen geringeren Betrag, können Differenzwerbungskosten von Arbeitnehmenden geltend gemacht werden.

Neben begrifflichen Änderungen ist zu beachten, dass trotz der räumlichen Ausdehnung durch den Begriff der Telearbeit die Werbungskosten für Investitionen in ergonomisch geeignetes Mobiliar nur bei Anschaffungen für die eigene Wohnung in Anspruch genommen werden können. Erhöhte Anforderungen bestehen zukünftig darin, dass beide steuerlichen Begünstigungen nur dann zustehen, wenn die Telearbeitstage samt ausbezahltem Pauschale durch die Arbeitgebenden am Lohnzettel bzw in der Lohnbescheinigung ausgewiesen sind. Bisher war es bei fehlendem Ausweis am Lohnzettel für Arbeitnehmende möglich gewesen – basierend auf einem BFG-Judikat – alternative Nachweise für die geleisteten Telearbeitstage (Homeoffice-Tage) im Rahmen der Arbeitnehmer:innenveranlagung zu erbringen. Ab dem Kalenderjahr 2025 ist dies nicht mehr möglich. 

 

 

BFG erneut zur Umsatzsteuerpflicht bei entgeltlicher Überlassung einer Patient:innenkartei 

Das BFG hatte sich unlängst (GZ RV/7105211/2018 vom 9.4.2024) mit der Frage auseinanderzusetzen, ob der Verkauf der Patient:innenkartei durch eine Ärztin an ihren Nachfolger umsatzsteuerfrei zu behandeln ist oder nicht. Während das Finanzamt der Ansicht war, dass eine umsatzsteuerpflichtige Lieferung vorliegt, wollte die Steuerpflichtige die Befreiung nach § 6 (1) Z 19 UStG geltend machen bzw allenfalls jene nach § 6 (1) Z 26 UStG.

Das BFG setzt sich im Rahmen seiner Entscheidungsfindung mit beiden potenziellen Befreiungen auseinander. Entsprechend der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie sind Umsätze aus Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, sofern sie von ärztlichen und arztähnlichen Berufen durchgeführt werden, von der Umsatzsteuer befreit. Darunter versteht man nicht nur Leistungen zur Diagnose, Behandlung und, soweit möglich, zur Heilung von Krankheiten oder Gesundheitsstörungen, sondern auch ärztliche Leistungen, die zum Zwecke der Vorbeugung von Krankheiten erbracht werden.

Dem VwGH folgend fallen nur solche Tätigkeiten unter die Steuerbefreiung gem Z 19, die durch das Ärztegesetz 1998 abgedeckt sind. Dabei handelt es sich insbesondere um Untersuchungen auf das Vorliegen von körperlichen und psychischen Krankheiten oder Störungen etc, die Beurteilung und Behandlung solch krankhafter Zustände, die Vorbeugung von Erkrankungen, die Verordnung von Heilmitteln bzw. Heilbehelfen usw. Folglich bilden die im Ärztegesetz genannten Tätigkeiten den eigentlichen Gegenstand eines ärztlichen Unternehmens. Davon abzugrenzen sind jene (Hilfs-)Geschäfte, die Unternehmer:innen zur Förderung, Aufrechterhaltung und Fortführung sowie zur allfälligen Auflösung des Unternehmens tätigen. Dem BFG folgend ist die Veräußerung gesammelter Patient:inneninformationen in Form einer Patient:innenkartei nicht dem Kernbereich der ärztlichen Tätigkeit zuzurechnen – sie stellt hingegen ein Hilfsgeschäft dar. Daher kann der Verkauf der Patient:innenkartei nicht nach § 6 (1) Z 19 UStG steuerfrei sein, weil es sich um keinen Umsatz aus Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der ärztlichen Tätigkeit durchgeführt werden, handelt, sondern um ein nicht steuerfreies Hilfsgeschäft.

Unter Umständen kann ein solches Hilfsgeschäft nach § 6 (1) Z 26 UStG steuerfrei sein, wobei dieser Tatbestand die Lieferung eines Gegenstands voraussetzt. Jedoch ist bereits einem früheren VwGH-Erkenntnis folgend und entgegen den Umsatzsteuerrichtlinien, aber in europarechtskonformer Interpretation, die Übertragung eines Kund:innenstocks als sonstige Leistung und nicht als Lieferung zu beurteilen. Da der wirtschaftliche Gehalt des Kaufes der Patient:innenkartei im Erwerb von Informationen über Patient:innen liegt (nicht körperlicher Gegenstand), ist von einem Umsatz aus einer Dienstleistung und somit einer sonstigen Leistung auszugehen.

Da folglich auch diese Befreiung im vorliegenden Fall nicht greift, ist dem BFG folgend der Verkauf der Patient:innenkartei umsatzsteuerpflichtig. Zweck des Verkaufs des Patient:innenstocks ist die Aufrechterhaltung bzw Fortführung der Facharztpraxis. Die weitergegebenen Informationen im Patient:innenstock stellen eine Hilfe für die reibungslose Ordinationsfortführung dar. Der Verkauf ist eine sonstige Leistung und demnach ein Hilfsgeschäft zur ärztlichen Tätigkeit – die genannten umsatzsteuerlichen Steuerbefreiungen kommen nicht zur Anwendung. Die Lieferung des Datenträgers (iSd Übergabe der Patient:innenkartei) ist als eine unselbständige Nebenleistung der sonstigen Leistung zu sehen – eine Befreiung für diese Lieferung iSv Z 26 kommt daher nicht in Betracht.

Genauso hatte bereits das BFG im Jahr 2014 wie auch im Jahr 2016 entschieden, dass es sich bei der Übertragung einer Patient:innenenkartei um eine umsatzsteuerpflichtige sonstige Leistung handelt. Für die regelmäßig nicht zum Vorsteuerabzug berechtigten Ärzt:innen als Erwerber:innen der Patient:innenkartei führt die Umsatzsteuerpflicht der Übertragung typischerweise zu einem Kostenfaktor. 

 

 

Steuertermine für Herabsetzungsanträge und Anspruchsverzinsung 

Wie jedes Jahr gilt es grundsätzlich folgende Fristen zum 30. September 2024 bzw ab 1. Oktober 2024 zu beachten:

Bis spätestens 30. September 2024 können noch Herabsetzungsanträge für die Vorauszahlungen 2024 für Einkommen- und Körperschaftsteuer beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Wesentliche Bestandteile eines Antrags sind die schlüssige Begründung der gewünschten Herabsetzung der Vorauszahlung sowie eine Prognoserechnung, in der das voraussichtliche Einkommen nachgewiesen werden kann. Um eine Nachzahlung im Zuge der Veranlagung 2024 oder Anspruchszinsen zu vermeiden, sollte die Prognoserechnung jedenfalls realistisch gestaltet sein.

Stichwort Anspruchszinsen: mit 1. Oktober 2024 beginnen für die zu diesem Zeitpunkt noch nicht bescheidmäßig veranlagten ESt- oder KSt-Ansprüche des Veranlagungsjahres 2023 Anspruchszinsen zu laufen. Da der Basiszinssatz aktuell 3,88 % beträgt, beläuft sich der Anspruchszinssatz auf 5,88 %.  

Der Problematik der Nachforderungszinsen (negative Anspruchsverzinsung) kann regelmäßig dadurch entgangen werden, indem vor dem 1. Oktober (2024) eine Anzahlung an das Finanzamt in Höhe der erwarteten Nachzahlung geleistet wird. Wurde dies bislang verabsäumt, so tritt trotzdem keine Belastung ein, solange die Nachforderungszinsen 50 € nicht übersteigen. Im Übrigen können Anspruchszinsen maximal für einen Zeitraum von 48 Monaten festgesetzt werden - Relevanz hat dies zB, wenn ein mehrjähriges Beschwerdeverfahren verloren geht. Zwecks Vermeidung von Anspruchszinsen ist es unter Umständen ratsam, noch vor Ablauf des vor allem von der erwarteten Nachforderung abhängigen "zinsenfreien Zeitraums" eine entsprechende Zahlung an das Finanzamt zu leisten (Bezeichnung "E 1-12/2023" bzw. "K 1-12/2023"). Dennoch anfallende Anspruchszinsen sind steuerlich nicht abzugsfähig. Anspruchszinsen können auch Gutschriftszinsen sein, welche nicht steuerpflichtig sind. Schließlich ist noch zu beachten, dass durch (zu) hohe Vorauszahlungen keine Zinsen lukriert werden können, da Guthaben wie Rückstände auf dem Abgabenkonto von der Verzinsung ausgenommen sind. 

 

 

Frist für Vorsteuerrückerstattung aus EU-Mitgliedstaaten für das Jahr 2023 

Am 30. September 2024 endet die Frist für österreichische Unternehmer:innen, die Vorsteuern des Jahres 2023 in den EU-Mitgliedstaaten zurückholen wollen. Dabei handelt es sich um eine sogenannte Fallfrist – Anträge, die nicht oder nicht vollständig bis zum Ende der Frist eingelangt sind, werden abgelehnt. Die Anträge sind dabei elektronisch über FinanzOnline einzureichen. Die österreichische Finanzverwaltung prüft den Antrag auf Vollständigkeit und Zulässigkeit und leitet diesen an den zuständigen Mitgliedstaat weiter. Eine Vorlage der Originalbelege (bzw Kopien davon) ist im elektronischen Verfahren nicht vorgesehen, außer das erstattende Land fordert dies gesondert an. Die einzelnen EU-Mitgliedstaaten können ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 € (bei Kraftstoffrechnungen ab 250 €) die Vorlage von Rechnungskopien verlangen.

Die Bearbeitung des Antrags ist vom Erstattungsstaat grundsätzlich innerhalb von vier Monaten durchzuführen. Bei einer Anforderung von zusätzlichen Informationen verlängert sich dieser Zeitraum auf bis zu acht Monate. Der Erstattungszeitraum muss grundsätzlich mindestens drei Monate und maximal ein Kalenderjahr umfassen – weniger als drei Monate dürfen nur beantragt werden, wenn es sich um den Rest eines Kalenderjahres (zB November und Dezember) handelt. Neben dem Erstattungszeitraum sind auch noch davon abhängige Mindesterstattungsbeträge zu beachten. Bei einem Kalenderjahr gelten 50 € und bei drei Monaten 400 € als Mindestbeträge. Wenngleich Frist und Antragsmodus für alle EU-Mitgliedstaaten gleich sind, ist zu beachten, dass regelmäßig von Land zu Land unterschiedliche steuerliche Bestimmungen hinsichtlich Art und Ausmaß der Vorsteuerrückerstattung vorliegen können. Beschränkungen betreffen dabei regelmäßig ua Verpflegungs- und Bewirtungsaufwendungen, Repräsentationskosten, PKW-Aufwendungen usw.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass die ausländischen Behörden manchmal beglaubigte Übersetzungen von Rechnungen und Verträgen verlangen und deshalb immer die Höhe der zu erstattenden Summe im Auge behalten werden sollte. Schwierigkeiten können auch vereinzelt bei der rechtzeitigen (elektronischen) Zustellung von Ergänzungsersuchen bzw Bescheiden auftreten. 

 

 

Elektronische Offenlegung des Jahresabschlusses per 30.9.2024 

Etwa 200.000 betroffene Unternehmen müssen in Österreich ihren Jahresabschluss bis spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag offenlegen. Für die große Masse der Kapitalgesellschaften, bei denen der Bilanzstichtag der 31.12. ist, muss daher die Offenlegung bis zum 30.9.2024 erfolgen. Die Offenlegung erfolgt durch elektronische Einreichung beim Firmenbuch, wobei die Daten in strukturierter Form - in der Regel als XML-Datei - via FinanzOnline übermittelt werden. Für große Aktiengesellschaften muss seit 1.7.2023 die Veröffentlichung auf der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes ("EVI") erfolgen, da mit der Einstellung des Amtsblattes der Wiener Zeitung die bisher dafür vorgesehene Veröffentlichung weggefallen ist.

Von der verpflichtenden elektronischen Einreichung sind Kapitalgesellschaften und verdeckte Kapitalgesellschaften (insbesondere GmbH & Co KG) betroffen, bei denen die Erlöse in den letzten zwölf Monaten vor dem Bilanzstichtag 70.000 € überschritten haben. Bei entsprechenden Umsätzen unter 70.000 € ist auch eine Einreichung in Papierform möglich. Keine Offenlegungspflicht besteht für Einzelunternehmer:innen und "normale" Personengesellschaften.  

Bei nicht ordnungsgemäßer und somit auch bei verspäteter Einreichung drohen automationsunterstützt verhängte Zwangsstrafen. Die verspätete Einreichung (ob bewusst oder irrtümlich) ist in der Praxis übrigens gar nicht so selten. Schätzungen gehen davon aus, dass etwa jedes achte Unternehmen in der Vergangenheit die Offenlegungsfristen nicht eingehalten hat. Die Strafen bei verspäteter Einreichung betreffen die Gesellschaft und die Geschäftsführer:innen/Vorständ:in selbst. Beginnend bei 700 € für jede Geschäftsführer:in/Vorständ:in kommt es bei kleinen Kapitalgesellschaften alle zwei Monate wieder zu einer Strafe von 700 €, wenn der Jahresabschluss weiterhin nicht eingereicht wird. Organe von mittelgroßen Kapitalgesellschaften müssen 2.100 € zahlen und Organe von großen Kapitalgesellschaften sogar 4.200 €.