L'impact de l'intelligence artificielle (IA) sur la gestion de la paie

La France est le pays où le traitement de la paie est le plus complexe au monde, selon l’Indice Mondial de la Complexité de la Paie (IMCP) publié par la société Alight en 2023. Cette complexité s’explique par la réglementation multiple en constante évolution où se combinent et se superposent plusieurs sources (social, fiscal, code du travail). 

Chaque erreur sur le traitement de la paie peut avoir des conséquences sur l’entreprise, notamment financières ou de réputation, fiabiliser le processus de paie constitue un enjeu majeur. 
Aussi, une pénurie de compétences dans ce secteur, notamment sur la dimension « expert » de la fonction, est constatée et s’ajoute aux enjeux actuels des ressources humaines. 

Face à ces différents défis et avec l’avènement de la technologie et des algorithmes sophistiqués, l’utilisation de technologies avancées pourrait être une des pistes à explorer pour répondre à ces enjeux. L’intégration de l'intelligence artificielle dans la gestion de la paie va immanquablement transformer et redéfinir les méthodes de travail. 

RSM vous propose de décrypter les pistes d’amélioration mais également les défis inhérents à l’intégration de l’intelligence artificielle dans les métiers de la paie.

L'intelligence artificielle dans la gestion de la paie : quels bénéfices ?

Automatiser les tâches répétitives à faible valeur ajoutée

L’intelligence artificielle peut être utilisée pour automatiser certaines tâches de saisie ou de contrôle ce qui permet de gagner du temps, de réduire les potentielles erreurs humaines et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.  L’automatisation croissante des processus de paie, grâce à l’intelligence artificielle et la blockchain, réduit également la charge de travail administrative. 

Elle représente ainsi un vrai gain de productivité:

• dans le traitement des notes de frais
  L’automatisation de la saisie, du contrôle et de la validation facilite la gestion. L’IA permet également de détecter, les anomalies et irrégularités, conformément aux règles en vigueur, d’analyser les dépenses et d’optimiser les coûts.
• dans la gestion des congés et absences
  Grâce à l’automatisation, le traitement des congés et des absences est rapide, efficace et précis. La gestion des plannings avec la planification prédictive s’en trouve optimisée.
• dans la gestion des arrêts de travail
  Avec l’OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance optique de caractères), il devient possible de convertir des images ou documents numérisés en données textuelles pour éviter les ressaisies manuelles et les intégrer directement en paie. 
   

Automatiser et optimiser le processus de contrôle

Grâce à ses capacités d’apprentissage automatique et notamment au « machine learning », l’IA est une aide précieuse dans le processus de contrôle de la paie. Elle améliore la précision et la fiabilité des calculs de paie:

• pour la vérification automatisée des calculs de paie
  L’outil permet de repérer rapidement les éventuelles erreurs sur la saisie de variables, les paiements en doublon, le calcul des heures supplémentaires, des cotisations sociales, des droits en cas d’arrêt maladie, etc.
• pour le suivi et l’analyse des données de paie
  Grâce aux algorithmes, il est possible de suivre et d’analyser de grandes quantités de données afin d’opérer un contrôle de cohérence préalablement à la clôture de la paie, l’envoi de la DSN et l’émission des virements de salaire.
   

S'adapter rapidement aux changements réglementaires

La conformité de la paie est un objectif ambitieux qui nécessite une veille juridique constante. 
L’IA apparaît comme une solution puisqu’elle peut assurer cette veille réglementaire et suggérer la mise à jour des règles de paie conformément à la nouvelle législation. Il est ainsi plus facile de suivre les évolutions législatives, ce qui permet de réduire les erreurs et donc de minimiser les risques de redressement.
 

Assister les gestionnaires de paie et les salariés

Les chatbots¹ , alimentés par l’IA conversationnelle, peuvent également être une aide précieuse aux salariés en répondant de manière automatisée aux questions les plus courantes portant sur la paie, la réglementation sociale de l’entreprise ou un processus de gestion du personnel (demande d’acompte, demande de congés, etc).  Ils permettent d’optimiser le travail des gestionnaires de paie et d’améliorer l’expérience des collaborateurs.

De toute évidence, l’utilisation de l’IA au sein de la fonction paie a des avantages pour l’entreprise, mais également pour les collaborateurs de la fonction. L’automatisation intelligente, qui combine plusieurs technologies telles que le BPM²  et les workflows, la RPA³ , l’IA et l’IA générative, rationalisera et fera évoluer l’automatisation des processus, la croissance et la prise de décision. 

Cependant, même si l’intelligence artificielle présente des pistes d’amélioration et semble répondre à certains besoins, elle s’accompagne également de nombreux défis pour les employeurs, notamment en matière d’éthique et d’accompagnement au changement.

Quels sont les défis inhérents à cette intégration?

Le respect des valeurs éthiques et des droits fondamentaux 

L’IA pose des questions majeures et nouvelles au regard de la protection des droits fondamentaux et de l’éthique. 

Avec l’entrée en vigueur du règlement européen sur l’IA (RIA)⁴  le 1er août 2024, première réglementation visant à encadrer le développement, la mise sur le marché et l’utilisation de systèmes d’IA pouvant comporter des risques pour la santé, la sécurité ou les droits fondamentaux, les entreprises vont devoir s’adapter. Toutefois, son applicabilité se fera de manière échelonnée.

Ce RIA n’a pas vocation à remplacer les exigences du Règlement Général sur la Protection des données (RGPD) qui continuera à s’appliquer à tout traitement de données à caractère personnel. Il a pour but de les compléter en posant les conditions requises pour développer et déployer des systèmes d’IA de confiance.

Un usage inadapté de l’IA expose l’entreprise à des risques réels de fuites de données personnelles. Établir des directives claires pour cadrer son application en entreprise, en intégrant par exemple des règles spécifiques dans le règlement intérieur ou la charte informatique, et collaborer avec des experts du sujet s’avèrent être des garde-fous indispensables à son utilisation.
 

La formation et l'adaptation des collaborateurs à l'IA

Tout projet de transformation a des répercussions sur l’organisation, les processus et méthodes de travail en place dans l’entreprise. Par conséquent, l’introduction de l’IA nécessite d’accompagner les équipes dans cette nouvelle transition numérique.  
Pour ce faire, il conviendra de mettre en place les outils adaptés dans cette démarche de conduite du changement notamment en termes de formation qui devra couvrir les questions techniques de l’IA mais également la clé de lecture des données générées en vue de les exploiter.

Avec le développement de l’automatisation et l’intégration de l’IA, les métiers de la paie vont profondément évoluer. A terme, les professionnels de la paie devront développer de nouvelles compétences en data et IA pour tirer profit des nouvelles technologies et améliorer leur efficacité. 

Nos conseils et recommandations 

Il est important de bien appréhender ces nouvelles technologies afin de comprendre comment les intégrer de manière stratégique en vue d’optimiser au mieux la gestion de la paie.  La revue des processus paie/RH pourraient également s’avérer nécessaire pour mettre à profit ces innovations et gagner en efficacité. 

Toutefois, l’IA ne peut pas remplacer l’expertise humaine, elle la complète en améliorant l’efficacité des processus tout en libérant du temps pour des tâches stratégiques. 
Aussi, l’intervention humaine est nécessaire pour superviser l’intelligence artificielle.

(1) Assistant conversationnel intelligent au service des salariés
(2) Business Process Management  ou Gestion des processus métier, qui adopte une approche stratégique des processus et opérations en vue de les optimiser et de les adapter.
(3) Robotic Process Automation ou automation robotisée des processus, qui permet d'automatiser des tâches répétitives dans le cadre de transfert de données entre différents systèmes d'information.
(4) Publication JOUE du 12 juillet 2024 et entrée en vigueur le 1er août 2024