Quellensteuer (WHT) – die häufigsten Probleme

Ewelina KARLIŃSKA
Senior Tax Assistant bei RSM Poland

In letzter Zeit können wir ein zunehmendes Interesse der Finanzaemter an der Quellensteuer beobachten, was zu einer erhöhten Anzahl von Pruefungen der Richtigkeit ihrer Abrechnungen fuehrt. Obwohl die neuen Regelungen zur Quellensteuer seit fast einem Jahr in Kraft sind, bereiten sie den Zahlungsverpflichteten und Steuerpflichtigen immer noch viele Probleme. Welche davon sind am schwierigsten?

Welche Fehler machen Zahler?

Nach unserer Erfahrung sind die haeufigsten Fehler bei Abrechnungen der Quellensteuer:

• fehlende ueberpruefung, ob die jeweilige Zahlung der WHT unterliegt,
• das Versaeumnis, den Status des Zahlungsempfaengers als wirtschaftlicher Eigentuemer zu ueberpruefen,
• das Fehlen ausreichender Unterlagen fuer die Anwendung der Quellensteuerbefreiung oder des ermaeßigten Quellensteuersatzes,
• fehlende ueberpruefung der Grenzwerte fuer das „Pay and Refund”-Verfahren.

Darueber hinaus haben Steuerpflichtige und Zahlungsverpflichtete viele Zweifel an den Regeln des „Pay and Refund”-Verfahrens, einschließlich der Möglichkeit und Frist fuer die Einreichung von Erklaerungen durch den Zahlungsverpflichteten, der Antraege auf Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbeguenstigung oder Antraege auf Quellensteuerrueckerstattung.

„Pay and Refund”-Verfahren

Die Rechtsvorschriften zur Einfuehrung des „Pay and Refund”-Verfahrens traten 2019 in Kraft, ihre Anwendung wurde jedoch von dem Finanzminister verschoben. Seit dem 1. Januar 2022 ist dieses Verfahren anzuwenden, wenn der Gesamtbetrag der gezahlten Forderungen aus passiven Quellen (z. B. Zinsen, Lizenzgebuehren, Dividenden), die der WHT unterliegen, in dem beim diese Forderungen zahlenden (Zahlungsverpflichteten) geltenden Steuerjahr einen Gesamtbetrag von 2.000.000 PLN ueberstiegen hat und Zahlungen an denselben Steuerpflichtigen – ein auslaendisches verbundenes Unternehmen –  geleistet wurden.

In diesem Fall ist der Zahlungsverpflichtete verpflichtet, auf den Betrag ueber 2.000.000 PLN die Steuer zu dem gesetzlich festgelegten Satz zu erheben, auch wenn er das Recht hat, einen niedrigeren Quellensteuersatz aufgrund des Doppelbesteuerungsabkommens oder eine Quellensteuerbefreiung anzuwenden. Wenn er dann ueber die erforderlichen Unterlagen verfuegt, kann er eine Rueckerstattung der zu viel gezahlten Steuer beantragen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass Zahlungsverpflichtete oft ein Problem mit der Berechnung des Grenzwertes von 2.000.000 PLN haben

Beispiel: Im Laufe des Jahres zahlte die polnische Gesellschaft A 1.400.000 PLN aus Dividenden und 700.000 PLN aus Lizenzgebuehren an die deutsche Gesellschaft B. Gesellschaft A ist verpflichtet, WHT auf den Betrag ueber 2.000.000 PLN einzuziehen, weil der Wert der aggregierten Betraege der Dividenden und Lizenzgebuehren, die an ein Unternehmen gezahlt wurden, 2.000.000 PLN ueberstieg.

Es sollte jedoch darauf hingewiesen werden, dass die Schwierigkeit bei der richtigen Einstufung des Zahlungstitels in der Praxis ziemlich haeufig vorkommt. Dieses Problem betrifft weitgehend den Begriff der Lizenzgebuehren, dessen breiter Umfang zahlreiche Auslegungszweifel aufwirft, insbesondere wenn er mit den Bestimmungen eines Handelsvertrags verglichen werden muss, dessen Gegenstand eine Lizenz ist oder sein kann.

Erklaerung des Zahlungsverpflichteten

Die Abgabe einer Erklaerung durch den Zahlungsverpflichteten ist eine von zwei Möglichkeiten, um die Notwendigkeit der Anwendung des „Pay and Refund”-Verfahrens zu vermeiden. In der Erklaerung gibt der Zahlungsverpflichtete an, dass er:

• ueber gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen fuer die Anwendung eines ermaeßigten Steuersatzes oder einer Steuerbefreiung oder Nichterhebung der Steuer verfuegt,
• nach Durchfuehrung einer ueberpruefung keine Kenntnis hat, welche die Vermutung begruendet, dass Umstaende vorliegen, die die Anwendung des jeweiligen Steuersatzes oder der Befreiung oder Nichterhebung der Steuer ausschließen.

In der derzeitigen Rechtslage ist eine solche Erklaerung spaetestens am Tag der Zahlung der Steuer fuer den Monat einzureichen, in dem der oben genannte Grenzwert ueberschritten wurde. Wenn diese Frist nicht eingehalten wird, muss der Zahlungsverpflichtete die Steuer erheben und das „Pay and Refund”-Verfahren anwenden. Die Novelle des Körperschaftsteuergesetzes sieht jedoch eine Verlaengerung der Frist fuer die Abgabe der Erklaerung vor. Die Zahlungsverpflichteten haben Zeit dafuer bis zum letzten Tag des zweiten Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Grenzwert von 2.000.000 PLN ueberschritten wurde. Die uebergangsbestimmungen weisen darauf hin, dass diese aenderung fuer Forderungen gilt, die nach dem 31. Dezember 2022 zur Verfuegung gestellt oder gezahlt werden.

Bisher konnte der Zahlungsverpflichtete bis zum Ende des zweiten Monats nach dem Monat, in dem die Erklaerung abgegeben wurde, weitere Zahlungen ohne Abzug von WHT leisten. Dann war er verpflichtet, bis zum 7. Tag des Monats, der auf den Monat folgte, in dem die oben genannte Frist abgelaufen war, eine weitere (zweite) Erklaerung vorzulegen, in der er erklaerte, dass er ueber entsprechende Unterlagen verfuegt und zum Zeitpunkt weiterer Zahlungen eine ueberpruefung durchgefuehrt hatte.

Infolge der aenderung des Körperschaftsteuergesetzes wurde die Gueltigkeit der von dem Zahlungsverpflichteten zum ersten Mal eingereichten Erklaerungen bis zum letzten Tag seines Steuerjahres verlaengert, so dass das „Pay and Refund”-Verfahren bis zu diesem Tag nicht angewendet werden muss. Bei weiteren Zahlungen ist eine weitere Erklaerung muss bis zum letzten Tag des auf das Ende des Steuerjahres folgenden Monats vorzulegen.

Die Bestimmungen ueber die Frist fuer die Abgabe der Erklaerung waren vor dem Inkrafttreten der geaenderten Rechtsvorschriften aufgrund ihrer nicht praezisen Formulierung und einer strengen Auslegung definitiv ein großes Problem fuer Zahlungsverpflichtete. Die aenderung der Vorschriften beseitigt jedoch nicht alle Zweifel, weil die Unterlagen und Informationen, die von dem Zahlungsverpflichteten ueberprueft werden muessen, um einen ermaeßigten Satz oder eine Steuerbefreiung anzuwenden, nicht angegeben wurden, obwohl das Gesetz dem Zahlungsverpflichteten die Verpflichtung auferlegt, eine solche ueberpruefung durchzufuehren.

Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbeguenstigung

Die Beantragung einer Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbeguenstigung ist die zweite Möglichkeit, um die Notwendigkeit der Anwendung eines „Pay and Refund”-Verfahrens zu vermeiden. Ein Antrag auf Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbeguenstigung kann sowohl von dem Zahlungsverpflichteten als auch von dem Steuerpflichtigen gestellt werden. Die Einreichung dieses Antrags unterliegt einer Gebuehr von 2.000 PLN.

Die Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbeguenstigung wird unverzueglich, spaetestens innerhalb von 6 Monaten nach Eingang des Antrags bei dem jeweiligen Finanzamt abgegeben. In der Regel ist eine Stellungnahme 36 Monate ab ihrer Abgabe gueltig, es sei denn, dass sich waehrend dieser Zeit die tatsaechlichen Umstaende wesentlich aendern, die sich auf die Erfuellung der Voraussetzungen fuer die Inanspruchnahme einer Steuerbefreiung oder eines ermaeßigten Steuersatzes auswirken können.

Eine Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbeguenstigung gilt aufgrund der Beschraenkung der Haftung des Zahlungsverpflichteten fuer die Nichterhebung der Steuer und der Falschbeurkundung als eine sicherere Lösung als eine Erklaerung.

Wie können Unregelmaeßigkeiten verhindert werden?

Die Probleme bei der Quellensteuerabrechnung werden sicherlich durch die mangelnde Klarheit der Regelungen sowie ihre uneinheitliche und meistens restriktive Auslegung durch die Finanzbehörden verursacht. Darueber hinaus erhöhen die Verschiebung des Inkrafttretens der Vorschriften (von 2019 auf 2022) und ihre haeufigen aenderungen die Wahrscheinlichkeit, dass Zahlungsverpflichtete die Fehler bei der Abrechnung der WHT machen werden.

Um das Risiko der Unregelmaeßigkeiten zu minimieren, lohnt es sich, die Höhe der Zahlungen an auslaendische verbundene Unternehmen zu kontrollieren, um die Verpflichtung zur Anwendung des „Pay and Refund”-Verfahrens (d. h. Einfrieren von Zahlungsmitteln) zu vermeiden und rechtzeitig eine Erklaerung vorzulegen oder eine Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbeguenstigung zu beantragen.

Darueber hinaus können sich die Kontrolle und eine ordnungsgemaeße Verwaltung von Zahlungen, die der Quellensteuer unterliegen (sowie die Anwendung von Methoden zur Vermeidung des „Pay and Refund”-Verfahrens) positiv auf den Cashflow des Unternehmens auswirken.

Daher empfehlen wir Ihnen die Einfuehrung von Lösungen, die das Risiko von Unregelmaeßigkeiten bei der Quellensteuerabrechnung mindern. Dies können u.a. die Einhaltung höchster Sorgfalt oder Anweisungen fuer die Quellensteuerabrechnung sein. Die ueberwachung der Zahlungen an die einzelnen verbundenen Unternehmen spielt ebenfalls eine Schluesselrolle.

Bei Fragen oder Zweifeln hierzu stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfuegung.