Aneta STANIEWSKA
Accounting Semi-Senior bei RSM Poland
 

Es kommt die Zeit fuer den Abschluss der Buecher fuer das Geschaeftsjahr 2016 und die Aufstellung der Jahresabschluesse. Um die Vermögenslage des Subjekts zum Ende des jeweiligen Geschaeftsjahres zuverlaessig darstellen zu können, soll man die Inventur innerhalb von bestimmten Fristen und mit der bestimmten Haeufigkeit durchfuehren. Die Anweisungen dafuer bestimmt Art. 26 des Rechnungslegungsgesetzes.

Methoden fuer Inventur der Forderungen und Verbindlichkeiten

Die Inventur der Abrechnungen hat zum Ziel die ueberpruefung des Stands von Abrechnungen in den Handelsbuechern zum jeweiligen Tag. Die Inventur der Abrechnungen wird durchgefuehrt durch:

  1. Versendung der schriftlichen Saldenbestaetigungen an die Geschaeftspartner zwecks Einholen der Bestaetigung deren uebereinstimmung. Das Rechnungslegungsgesetz verbietet nicht die uebermittlung der Saldenbestaetigungen auf elektronischem Weg. Wir versenden an den Geschaeftspartner die Zusammenstellungen mit allen Bestandteilen des faelligen Betrags, d.h. samt den eventuell berechneten Zinsen, falls sie bei dem Vertragsabschluss abgestimmt wurden. Beim Auftreten von Unstimmigkeiten sind die Abweichungen aufzuklaeren, sonst können solche Betraege als zweifelhafte oder bestrittene Forderungen eingestuft und aufgenommen werden. Es ist zu beachten, dass der Verjaehrungslauf durch eine Saldenbestaetigung unterbrochen wird, welche durch eine zur Vertretung des jeweiligen Subjekts berechtigte Person akzeptiert und unterzeichnet wurde.
  2. Vergleich der Buecherdaten mit den entsprechenden Unterlagen. Diese Methode ist u.a. auf folgende Abrechnungen anzuwenden:
    • bestrittene und zweifelhafte Forderungen,
    • öffentlich-rechtliche Abrechnungen, wie z.B. Sozialversicherungsbeitraege, die bei dem Staatlichen Fonds zur Rehabilitation Behinderter (PFRON) entrichteten Gebuehren, KSt-, USt- und ESt-Abrechnungen,
    • Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie sonstige Abrechnungen mit den Arbeitnehmern.

Man darf nicht vergessen, dass nicht gepruefte Salden nicht bestaetigt werden.

Die Inventurfrist gilt als beachtet, falls man mit der Inventur nicht frueher als 3 Monate vor dem Abschluss des jeweiligen Geschaeftsjahres angefangen hat und sie bis zum 15. Tag des darauf folgenden Geschaeftsjahres abgeschlossen wurde. Die fehlende Antwort auf die Aufforderung zur Saldenbestaetigung ist keinesfalls als die Saldenannahme zu betrachten.

Grundsaetzlich hat ein Glaeubiger die Rechnungsbestaetigung zu beantragen. uebermittelt er keine Bitte um die Saldenbestaetigung, empfiehlt es sich fuer eine zuverlaessige Erfuellung der Inventurpflicht, sich an den Glaeubiger mit der Bitte um die Bestaetigung unserer Verbindlichkeit zu wenden. Im Laufe der ueberpruefung kann sich naemlich erweisen, dass unsere Verbindlichkeit bezahlt, ausgeglichen bzw. eingestellt wurde und dies aufgrund eines Fehlers in den Handelsbuechern nicht markiert wurde.

Zum Bilanzstichtag hat man auch die Bestaetigung des Stands unserer Mittel auf den Bankkonten (d.h. Bestaetigung des Kontostands zum 31.12 durch die Bank) und in der Kasse (Erstellung des Kasseninventurprotokolls) einzuholen.

Inventur der Sachanlagen

Genauso wichtig ist die Durchfuehrung der Inventur von Sachanlagen. In der Regel wird sie zum Bilanzstichtag durchgefuehrt. Gemaeß dem Rechnungslegungsgesetz können hier bestimmte Vereinfachungen eintreten. Sie beruhen auf der Möglichkeit, die Inventur von Sachanlagen sowie von Anlagen und Maschinen, die einer Investition unterliegen, nicht seltener als alle vier Jahre am beliebigen Tag des jeweiligen Jahres als körperliche Bestandsaufnahme durchzufuehren.

Die Ursachen fuer Entstehen der Inventurdifferenzen werden durch die Inventurkommission in dem Inventurprotokoll angegeben. Ihre Ermittlung sowie Art und Weise der Abrechnung soll in dem ueberpruefungsprotokoll der Inventurdifferenzen erfasst werden, das durch die Leitung des Subjekts genehmigt wurde. Diese Unterlagen sind Grundlage fuer die Abrechnung von Inventurdifferenzen in den Handelsbuechern. Die waehrend der Inventur festgestellten Differenzen können

  • Mangel oder
  • ueberschuesse

sein.

Bei der Angabe einer Sachanlage hat man vor ihrer Eintragung in die Handelsbuecher ihren Anfangswert zu ermitteln.

Methode der Inventur von immateriellen Vermögensgegenstaenden des Anlagevermögens

Und was mit den immateriellen Vermögensgegenstaenden des Anlagevermögens? Als immaterielle Vermögensgegenstaende des Anlagevermögens gelten u.a. Patente, Lizenzen, Warenmarken und vor allem die Software. Sie sind immateriell, d.h. man kann sie weder zaehlen noch messen, also in Bezug auf sie keine körperliche Bestandsaufnahme durchfuehren. Die einzige richtige und geltende Inventurmethode fuer immaterielle Vermögensgegenstaende des Anlagevermögens ist also die Saldenueberpruefung.

Was soll man bei der Inventur der Vorraete beachten?

Man darf auch nicht vergessen, die Inventur der Vorraete durchzufuehren. Gemaeß dem Rechnungslegungsgesetz wird die Inventur der Bestandteile von Aktiva und Passiva (darunter auch der Vorraete) grundsaetzlich zum Bilanzstichtag durchgefuehrt. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Inhalt des Art. 26 Abs. 1 Rechnungslegungsgesetz. Die Frist und Haeufigkeit der Inventur gelten als eingehalten, falls man mit der Inventur der im Art. 26 Abs. 3 Nr. 1 Rechnungslegungsgesetz genannten Bestandteile von Aktiva nicht frueher als 3 Monate vor dem Abschluss des jeweiligen Geschaeftsjahres angefangen hat und sie bis zum 15. Tag des darauf folgenden Geschaeftsjahres abgeschlossen wird. Die Inventur der Vorraete erfolgt als körperliche Bestandsaufnahme. Mit der Durchfuehrung der körperlichen Bestandsaufnahme kann ein externes Unternehmen beauftragt werden. Trotzdem ist immer fuer diese Durchfuehrung und ihren Ablauf die Leitung des Subjekts zustaendig. Sie ist verpflichtet, eine Inventurkommission einzuberufen und ihren Vorsitzenden zu waehlen.

Die Vorraete, die zwar Eigentum des Subjekts sind, aber sich außerhalb des Subjekts befinden, sind aufgrund der von den Geschaeftspartnern erhaltenen Bogen, welche die Durchfuehrung der körperlichen Bestandsaufnahme bestaetigen, oder aufgrund der Bestaetigungen des in den Buechern des Subjekts ausgewiesenen Mengenbestands dieser Vorraete zu inventarisieren. Die Grundsaetze fuer Einholen von Bestaetigungen sind analog zu den bei der Inventur der Forderungen geltenden Grundsaetzen. Bei der fehlenden Information von dem jeweiligen Geschaeftspartner wird die Inventur der Vorraete durch den Vergleich der Daten aus den Buechern mit den entsprechenden Unterlagen und die Wertueberpruefung der Bestandteile von Vorraeten durchgefuehrt.

Dagegen werden die Vorraete, die Eigentum anderer Subjekte sind, z.B. nicht entgegengenommene Lieferungen, in Kommission gegebene Waren, verkaufte, aber nicht abgeholte Waren bzw. Fertigprodukte, fremde Mehrwegverpackungen, die sich bei dem Subjekt befinden, auch durch die körperliche Bestandsaufnahme inventarisiert, jedoch beruht diese Aufnahme ausschließlich auf der Ermittlung des Mengenbestands. Die Ergebnisse solch einer Aufnahme werden an den Eigentuemer der Vorraete weitergeleitet.

Das Rechnungslegungsgesetz ermöglicht den Subjekten die Durchfuehrung der Inventur von Waren (RHB-Stoffen) alle zwei Jahre, wobei dies nur Waren (RHB-Stoffe) betrifft, die:

  • sich in den bewachten Lagerstaetten befinden,
  • mengen- und wertmaeßig erfasst werden.

Diese Voraussetzungen muessen gemeinsam erfuellt werden.

Inventur garantiert Zuverlaessigkeit des Jahresabschlusses

Die Subjekte sind verpflichtet, ihre Vermögens- und Finanzlage sowie das Finanzergebnis zuverlaessig und klar darzustellen. Aus diesem Grundsatz ergibt sich mittelbar die Pflicht zur Durchfuehrung der Inventur, denn die in den Jahresabschluessen erfassten Daten können nur dann glaubwuerdig sein, wenn die Buchhaltungsdaten in Bezug auf den jeweiligen Sachverhalt ueberprueft wurden. Erst nach der Bestaetigung des Stands von den einzelnen Vermögensgegenstaenden, und Aufklaerung der entstandenen Inventurdifferenzen können die gefuehrten Buecher und Aufzeichnungen als ordnungsgemaeß und die in dem Jahresabschluss enthaltenen Daten als wahrheitsgemaeß eingestuft werden.