Grundprinzipien der Fernarbeit – Pflichten des Arbeitgebers und Rechte des Arbeitnehmers

• Welche Arten von Fernarbeit gibt es und wer kann Fernarbeit beantragen?
• Wie ist die maximale Tageszahl für gelegentliche Fernarbeit?
• Was sind die Pflichten des Arbeitgebers, der Fernarbeitnehmer einstellt?

Davon lesen Sie in diesem Beitrag.

Die COVID-19-Pandemie und die zahlreichen Einschränkungen, die dabei eingeführt wurden, haben das Interesse von Arbeitgebern und Arbeitnehmern an solchen Beschäftigungsformen wie Fernarbeit und hybride Arbeit verstärkt. Mit ihrer zunehmenden Popularität stellte sich jedoch heraus, dass die bestehenden polnischen Vorschriften über die Leistung und Dauer der Fernarbeit nicht ausreichend waren, um verschiedene Arten von betrieblichen Regelungen zu systematisieren. Der Gesetzgeber hat im Jahr 2023 neue Vorschriften und notwendige Änderungen des Arbeitsgesetzbuches eingeführt. Wie unterscheiden sich die neuen Regeln für Fernarbeit von den bestehenden Bestimmungen zur sog. Telearbeit?

Mit der Novelle des Arbeitsgesetzbuches hat sich viel geändert – es ist besonders wichtig, dass der allgemeine Anwendungsbereich der Fernarbeit breiter ist als beim zuvor geltenden Begriff der Telearbeit. Im Falle der Fernarbeit führt der Gesetzgeber keine Verpflichtung zur regelmäßigen Arbeit von zu Hause aus ein (er ermöglicht damit ein hybrides Arbeitsmodell) und er verlangt von einem Arbeitnehmer nicht, dass er ihm die Arbeitsergebnisse, insbesondere über elektronische Kommunikationsmittel, zur Verfügung stellt.

Die neuen Vorschriften haben es möglich gemacht, Fernarbeit sowohl unter als auch ohne Verwendung von Fernkommunikationsmitteln auszuführen – also z.B. in Form von Dokumentenanalysen. Was sind die wichtigsten Themen bei den polnischen Rechtsvorschriften über Fernarbeit?

Fernarbeitsvereinbarung und Fernarbeitsanordnung

Die Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches sehen zwei Möglichkeiten für die Ausübung der Fernarbeit vor: im Rahmen von Vereinbarungen zwischen den Parteien oder auf der Grundlage der Weisungen des Arbeitgebers. Im ersten Fall sehen die neuen Vorschriften vor, dass eine Vereinbarung zwischen den Parteien sowohl beim Abschluss eines Arbeitsvertrags als auch bereits während des Arbeitsverhältnisses (z. B. bei der Änderung der Bedingungen eines Arbeitsvertrags) getroffen werden kann.

Unter bestimmten Umständen kann einem Arbeitnehmer auf der Grundlage einer einseitigen Weisung des Arbeitgebers die Fernarbeit angeordnet werden. Gleichzeitig ist Fernarbeit auf Weisung des Arbeitgebers nur dann möglich, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar vor Erteilung der Weisung dazu eine Erklärung (in Papier- oder elektronischer Form) abgibt, in der er versichert, dass bei ihm entsprechende Standortverhältnisse und technische Verhältnisse für die Verrichtung von Fernarbeit vorliegen.

Darüber hinaus sieht das Arbeitsgesetzbuch eine Gruppe von Personen vor, das Arbeiten im Homeoffice beantragen können, und der Arbeitgeber muss einem solchen Antrag stattgeben (es sei denn, die Organisation oder Art der ausgeübten Arbeit lässt dies nicht zu). Dies gilt für:

• Eltern, die Kinder mit Behinderung erziehen (einschließlich denjenigen Eltern, deren Kinder das 18. Lebensjahr vollendet haben),
• schwangere Arbeitnehmerinnen,
• Arbeitnehmer, die Kinder erziehen, bis zur Vollendung des 4. Lebensjahres des Kindes, 
• Arbeitnehmer, die einen nächsten Angehörigen bzw. eine andere im gemeinsamen Haushalt lebende Person mit Behindertenausweis bzw. Schwerbehindertenausweis pflegen.

Änderungen des Arbeitsgesetzbuches in Bezug auf gelegentliche Fernarbeit

In den geänderten Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs sah der Gesetzgeber die Möglichkeit vor, gelegentlich aus der Ferne zu arbeiten. Im Rahmen der gelegentlichen Fernarbeit kann ein Arbeitnehmer bis zu 24 Tage im Jahr das Arbeiten im sog. Homeoffice beantragen.

Ort der Fernarbeitsleistung

Der Ort, an dem ein Arbeitnehmer die Fernarbeitsleistung erbringt, ist in der Regel der Wohnort des Arbeitnehmers oder ein anderer vom ihm angegebener Ort.

Der Arbeitgeber schreibt dem Arbeitnehmer nicht vor, wo die Arbeit zu verrichten ist, aber er hat dem von dem Arbeitnehmer angegebenen Ort der Fernarbeitsleistung zuzustimmen. Arbeit, die zwar außerhalb der Betriebsstätte, aber an einem im Arbeitsvertrag angegebenen oder für den jeweiligen Arbeitnehmer vorgeschriebenen Ort geleistet wird, stellt keine Fernarbeit dar. 

Grundsätze der Fernarbeit: was sollten betriebliche Regelungen dazu enthalten?

Grundsätze der Fernarbeit sollten in einer Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und der Gewerkschaftsorganisation des Unternehmens geregelt oder in den Fernarbeitsregeln niedergeschrieben werden. In Ermangelung solcher Vereinbarungen legt der Arbeitgeber die Grundsätze der Fernarbeit in der Fernarbeitsanordnung bzw. in einer Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer fest.

Was sollte in einer Vereinbarung oder den Fernarbeitsregeln enthalten sein?

Die Vereinbarungen zwischen dem Arbeitgeber und den Fernarbeitnehmern sollten Folgendes umfassen:

• Information darüber, welche Gruppen von Arbeitnehmern im Homeoffice arbeiten können;
• Regeln für Deckung von Fernarbeitskosten;
• Regeln für Festlegung der Abgeltung/Pauschale; 
• Regeln für Kommunikation zwischen dem Arbeitgeber und dem Fernarbeitnehmer (einschließlich Methoden zur Bestätigung seiner Arbeitsanwesenheit):
• Regeln zur Kontrolle der Fernarbeitsleistung;
• Regeln zur Kontrolle der Arbeitssicherheit;
• Regeln zur Kontrolle der Einhaltung von Sicherheits- und Informationsschutzvorschriften;
• Regeln für Installation, Bestandsaufnahme, Wartung, Software-Update und Instandhaltung der dem Arbeitnehmer anvertrauten Arbeitsmittel.

Organisation der Fernarbeit

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die für die Arbeit erforderlichen Geräte und Materialien zur Verfügung zu stellen sowie: 

• Installation, Wartung und Instandhaltung von Arbeitsmitteln durchzuführen (oder die damit verbundenen Kosten zu übernehmen);
• die Kosten für Strom und Telekommunikationsdienstleistungen zu decken, die für die Ausführung von Fernarbeit erforderlich sind (die sog. Abgeltung), und
• andere Kosten zu decken, die in einer Vereinbarung mit einer Gewerkschaftsorganisation, den Fernarbeitsregeln oder einer Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer vorgesehen sind. 

Anstatt die Kosten zu decken oder an den Arbeitnehmer eine Abgeltung zu zahlen, kann der Arbeitgeber dem Fernarbeitnehmer einen Pauschalbetrag zahlen, der den erwarteten Kosten entspricht, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Fernarbeit entstehen.

Der Gesetzgeber bestimmt ausdrücklich, dass die Bereitstellung von Geräten und Materialien für die Arbeit, die Deckung der mit der Fernarbeit verbundenen Kosten sowie die Zahlung einer Abgeltung oder einer Pauschale für Fernarbeit Leistungen sind, die für den Arbeitnehmer kein Einkommen darstellen, dass mit der Einkommensteuer zu versteuern ist. Auf sie wird also keine Einkommensteuer gezahlt.

Wichtig ist, dass die Bestimmungen über die Verpflichtung, dem Arbeitnehmer die Geräte und Materialien für die Arbeit zur Verfügung zu stellen, sowie über die Kostenerstattung (als Abgeltung oder Pauschale) im Zusammenhang mit Fernarbeit im Falle von gelegentlicher Fernarbeit nicht gelten. 

Fernarbeit und hybride Arbeit vs. Diskriminierungsverbot

Der polnische Gesetzgeber hat ähnlich wie die in der vorherigen Rechtslage geltenden Bestimmungen über Telearbeit einen Grundsatz formuliert, der die Diskriminierung eines Arbeitnehmers, der Fernarbeit verrichtet, und eines Arbeitnehmers, der abgelehnt hat, dies zu tun, verbietet. Die Bestimmung, die die Entfremdung eines Fernarbeitnehmers verhindert, wurde ebenfalls übernommen – einem solchen Arbeitnehmer wurde der Zugang zum Arbeitsplatz und der Kontakt zu anderen Arbeitnehmern garantiert.