Apostille – was ist sie und wann ist sie erforderlich?

• Was ist Ausstellung einer Apostille?
• Von wem wird eine Apostille ausgestellt und wie kann man sie einholen?
• Was sind die Ausnahmen von der Regel und wann ist keine Apostille erforderlich?

Davon lesen Sie in diesem Beitrag.

Was ist Ausstellung einer Apostille?

Die Ausstellung einer Apostille ist eine amtliche Handlung, die dazu führt, dass die Echtheit einer bestimmten öffentlichen Urkunde durch Beglaubigung der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigt werden.  

Eine öffentliche Urkunde, die mit einer Apostille versehen ist, gilt als öffentliche Urkunde nicht nur in dem Land, in dem sie ausgestellt wurde, sondern auch im Ausland. Dies gilt jedoch nur für Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens vom 6. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (GBl. 2005 Nr. 112, Pos. 938). Mit der Apostille werden daher die Staaten, die das Übereinkommen unterzeichnet haben, von dem (normalerweise) zeitaufwändigeren und kostspieligeren Verfahren zur Beglaubigung von Urkunden durch ihre Legalisation von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung befreit.

Wann ist eine Apostille für Legalisation von Urkunden erforderlich?

Die Notwendigkeit, eine Apostille einzuholen, entsteht, wenn Sie eine öffentliche Urkunde, die in einem der Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens ausgestellt wurde, in einem anderen Staat verwenden wollen, der ebenfalls Vertragspartei ist.

Im Sinne dieses Übereinkommens werden als öffentliche Urkunden angesehen:

1. Urkunden eines staatlichen Gerichts oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege, einschließlich der Urkunden, die von der Staatsanwaltschaft oder einem Vertreter des öffentlichen Interesses, von einem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle oder von einem Gerichtsvollzieher ausgestellt sind,
2. Urkunden der Verwaltungsbehörden,
3. notarielle Urkunden,
4. amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind, wie z. B. Vermerke über die Registrierung, Sichtvermerke zur Feststellung eines bestimmten Zeitpunktes und Beglaubigungen von Unterschriften.

In der Geschäftspraxis ist die Verwendung von Urkunden mit einer Apostille üblich, z. B. bei der Gründung einer Gesellschaft in Polen durch ein ausländisches Unternehmen oder bei der Erlangung einer PESEL-Nummer von Ausländern.

Wie können Sie eine Apostille beantragen und einholen?

In Polen wird Apostille vom Außenministerium ausgestellt. Die Angelegenheit kann persönlich, durch einen Dritten oder per Post erledigt werden. Für den Antrag auf Beglaubigung von öffentlichen Urkunden zu ihrer Verwendung im Ausland wird von dem Außenministerium eine Gerichtsgebühr erhoben. 

Es ist nicht zu vergessen, dass es in einigen Fällen erforderlich ist, die Urkunde zuvor von einer anderen Stelle beglaubigen zu lassen. Ein Beispiel dafür kann die Ausstellung einer Apostille für eine notarielle Urkunde sein. Damit dies möglich ist, muss die Urkunde zuvor vom örtlich zuständigen Bezirksgericht beglaubigt werden. Wenn Sie eine Apostille für eine Abschrift aus dem Landesgerichtsregister einholen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass die Urkunde mit dem Siegel der Hauptauskunftsstelle des Landesgerichtsregisters versehen und durch die Unterschrift eines Mitarbeiters des Landesgerichtsregisters beglaubigt ist, bevor Sie sich an das Außenministerium wenden. Erst nach solchen vorherigen Beglaubigungen können Sie die Anbringung einer Apostille auf einer bestimmtes polnischen Urkunde beantragen.

Daher sollten Sie vor der Einreichung eines Antrags auf die Ausstellung einer Apostille durch das Außenministerium zum Zwecke der Beglaubigung öffentlicher Urkunden immer prüfen, ob im Einzelfall zusätzliche Maßnahmen nicht erforderlich sind. 

Wie sollen Sie bei öffentlichen Urkunden aus anderen Staaten vorgehen? Die Anbringung einer Apostille auf einer ausländischen Urkunde, (um sie in Polen z. B. bei der Eintragung einer Gesellschaft in das Landesgerichtsregister zu verwenden) unterliegt den Verfahren, die in dem Land vorgesehen sind, in dem die Urkunde ausgestellt wurde. Unserer Erfahrung nach können sowohl der Zeitaufwand als auch die Kosten für die Einholung einer Apostille von Land zu Land erheblich variieren. Im Vergleich zu anderen Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens scheint das in Polen geltende Verfahren jedoch recht formalisiert zu sein. 

Wann ist die Beglaubigung der Übereinstimmung durch das Außenministerium nicht nötig?

Gemäß den Bestimmungen des Haager Übereinkommens wird die Einholung einer Apostille nicht verlangt, wenn Gesetze oder andere Rechtsvorschriften des Staates, in dem die Urkunde vorgelegt wird, oder dort bestehende Gebräuche oder Vereinbarungen zwischen bestimmten Vertragsstaaten die Legalisation entbehrlich machen, sie vereinfachen oder die Urkunde von der Legalisation befreien.

Polen schloss die Abkommen zur Abschaffung oder Vereinfachung der Legalisation von ausländischen Urkunden u.a. mit Österreich, Estland und Italien. In der Praxis stellen polnische Behörden und Gerichte jedoch manchmal ausländische öffentliche Urkunden ohne Apostille in Frage. Dies kann auch dann passieren, wenn es in einem bestimmten Fall keine gesetzliche Verpflichtung gibt, sie einzuholen.

Jedes Mal, bevor Sie eine ausländische Urkunde in Polen verwenden, sollten Sie daher am besten die Bestimmungen eines bestimmten internationalen Abkommens lesen und prüfen, ob eine solche Befreiung in dem jeweiligen Fall vorgesehen ist. Auf diese Weise können Sie auch entsprechende Erklärungen vorbereiten, die – im Falle von Einwänden einer polnischen Behörde oder eines Gerichts – eine positive Lösung des Falles ermöglichen. In der Praxis kann es daher effektiver sein, eine Apostille für eine bestimmte Urkunde „vorbeugend“ einzuholen, auch wenn dies gesetzlich nicht vorgeschrieben ist.

In der Europäischen Union werden seit langem weitere Vereinfachungen und Befreiungen von der Notwendigkeit der Legalisation von Urkunden innerhalb der Gemeinschaft gefordert, was angesichts der derzeitigen technologischen Möglichkeiten und des Tempos der Intensivierung der Zusammenarbeit zwischen den Staaten völlig gerechtfertigt erscheint. Aufgrund dieser Erwägungen hat der europäische Gesetzgeber auf der Grundlage der Verordnung (EU) 2016/1191 vom 16. Februar 2019 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union diejenigen Urkunden von der Notwendigkeit der Legalisation befreit, die sich vor allem auf Angelegenheiten beziehen, die nicht mit der Ausübung der Geschäftstätigkeit zusammenhängen (z.B. Urkunden zur Feststellung der Eheschließung einschließlich Ehefähigkeit bzw. zur Feststellung der Geburt). In den kommenden Jahren sind weitere Veränderungen in diesem Bereich zu erwarten, die zu einer Vereinfachung der Verfahren zur Legalisation von Urkunden führen werden, einschließlich vielleicht auch derjenigen, die in Handelssachen ausgestellt werden.

Wenn Sie Unterstützung bei der Feststellung brauchen, ob und wie eine Urkunde, die Sie verwenden möchten, legalisiert werden soll, kontaktieren Sie uns. Unser erfahrenes Expertenteam stellt Ihnen alle notwendigen Informationen gerne zur Verfügung.