In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Wer ist ein Hinweisgeber?
• Welche Unternehmen sind verpflichtet, die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes umzusetzen?
• Was kann ein Hinweisgeber melden?
• Welche Pflichten haben Arbeitgeber im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes?
• Ab welchem Zeitpunkt wird ein Hinweisgeber geschützt und worin besteht dieser Schutz?
• Was droht bei Repressalien gegen Hinweisgeber?
• Was droht bei Verletzung der Pflicht zur Einrichtung des internen Meldeverfahrens bzw. bei seiner Einrichtung unter Rechtsverletzung? 

Das Gesetz vom 14. Juni 2024 zum Schutz von Hinweisgebern (GBl. Pos. 928) (im Weiteren: „Hinweisgeberschutzgesetz, „Gesetz”) tritt zum 25. September 2024 in Kraft. Es handelt sich um eine völlig neue umfassende Regelung, durch die der Rechtsschutz von Personen, die sich entscheiden, Verstöße in Organisationen und Unternehmen zu melden, im polnischen Rechtssystem entsprechend strukturiert wird. Die Umsetzung der neuen Vorschriften ist jedoch eine große Herausforderung für polnische Unternehmen – vor allem angesichts der relativ kurzen Zeit, die den Arbeitgebern bleibt, um entsprechende Maßnahmen zu ergreifen und entsprechende Verfahren vorzubereiten. Worauf sollten Unternehmen und ihre Personalabteilungen achten, um Strafen zu vermeiden? Hier sind unsere Tipps. 

Wer ist ein Hinweisgeber?

Ein Hinweisgeber (eine hinweisgebende Person) ist eine natürliche Person, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erlangten Informationen über Rechtsverstöße meldet oder offenlegt. Dazu gehören:

• Arbeitnehmer/innen;
• Leiharbeitnehmer/innen;
• Personen, die eine Arbeit auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis ausüben, einschließlich auf der Grundlage eines zivilrechtlichen Vertrags;
• Unternehmer;
• Prokurist;
• Aktionäre oder Gesellschafter;
• Mitglieder des Organs einer juristischen Person oder einer Organisationseinheit ohne eigene Rechtspersönlichkeit;
• Personen, die Arbeit unter der Aufsicht und Leitung eines Auftragnehmers, Unterauftragnehmers oder Lieferanten ausführen;
• Auszubildende;
• Freiwillige;
• Lehrlinge;
• Beamte/innen;
• Soldaten.

Welche Unternehmen sind verpflichtet, die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes umzusetzen?

Das Hinweisgeberschutzsystem und das interne Meldeverfahren müssen von Unternehmen eingerichtet und umgesetzt werden, bei denen – zum 1. Januar oder 1. Juli eines Jahres – mindestens 50 Personen erwerbstätig sind.

Zu 50 Personen, die eine Erwerbstätigkeit für das Unternehmen ausüben, gehören Mitarbeiter in Vollzeitäquivalenten oder Personen, die eine Arbeit gegen Entgelt auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis ausüben.

Wichtig ist, dass der oben genannte Schwellenwert nicht für juristische Personen gilt, die im Bereich der Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte, sowie der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, der Verkehrssicherheit und des Umweltschutzes tätig sind.

Welche Verstöße kann ein Hinweisgeber melden?

Das Hinweisgeberschutzsystem gilt für Hinweisgeber, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften zu: 

• Korruption;
• öffentlichen Aufträgen;
• Finanzdienstleistungen, -produkten und -märkten;
• Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
• Produktsicherheit und -konformität,
• Transportsicherheit;
• Umweltschutz;
• Strahlenschutz und zur kerntechnischen Sicherheit
• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit;
• Tiergesundheit und Tierschutz;
• öffentlicher Gesundheit;
• Verbraucherschutz;
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogenen Daten;
• Sicherheit des IKT-Netzwerks und -Systeme;
• finanziellen Interessen der Staatskasse der Republik Polen, der lokalen Gebietskörperschaften und der Europäischen Union;
• Binnenmarkt der Europäischen Union, einschließlich des öffentlichen Wettbewerbs und der Vorschriften über staatliche Beihilfen sowie der Besteuerung der juristischen Personen;
• verfassungsmäßigen Freiheiten und Rechten des Menschen und Bürgers, die in den Beziehungen des Einzelnen zu den Behörden auftreten und nicht mit den in Ziff. 1-16 genannten Bereichen zusammenhängen

melden.

Darüber hinaus kann der Hinweisgeber, wenn das im Unternehmen geltende interne Meldeverfahren eine solche Möglichkeit vorsieht, Hinweise auf Verstöße gegen unternehmensinterne Vorschriften oder ethische Standards melden, die auf der Grundlage allgemein geltender Rechtsvorschriften festgelegt wurden und mit diesen vereinbar sind. 

Welche Pflichten haben Arbeitgeber im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Ein Arbeitgeber ist verpflichtet, ein internes Verfahren zur Meldung von Rechtsverstößen und Ergreifung von Folgemaßnahmen einzurichten.

Das interne Meldeverfahren bestimmt obligatorisch: 

1. eine interne Stelle oder eine Person innerhalb der Organisationsstruktur eines Rechtsträgers oder eine externe Stelle, die berechtigt ist, interne Meldungen entgegenzunehmen;
2. die Methoden zur Übermittlung interner Meldungen durch den Hinweisgeber zusammen mit seiner Korrespondenzadresse oder E-Mail-Adresse;
3. eine unparteiische interne Stelle oder eine Person innerhalb der Organisationsstruktur des Rechtsträgers, die befugt ist, Folgemaßnahmen zu ergreifen, einschließlich der Prüfung der internen Meldung und der weiteren Kommunikation mit dem Hinweisgeber, darunter Anforderung zusätzlicher Informationen und der Rückmeldung an den Hinweisgeber (diese Funktion kann von einer in Ziff. 1 genannten internen Stelle oder Person wahrgenommen werden, sofern sie Unparteilichkeit gewährleistet);
4. das Verfahren für den Umgang mit den anonym gemeldeten Informationen über Rechtsverstöße;
5. die Verpflichtung, dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der internen Meldung diesen Eingang zu bestätigen, es sei denn, der Hinweisgeber hat keine Kontaktadresse angegeben, an die die Bestätigung gesendet werden soll;
6. die Verpflichtung zum Ergreifen von Folgemaßnahmen durch die in Ziff. 3 genannte interne Stelle oder Person unter Einhaltung der erforderlichen Sorgfalt;
7. die Höchstfrist für die Rückmeldung an den Hinweisgeber, die 3 Monate nach der Bestätigung des Eingangs der internen Meldung oder – falls die in Ziff. 5 genannte Bestätigung nicht erfolgt – 3 Monate ab Ablauf von 7 Tagen nach Abgabe der internen Meldung beträgt, es sei denn, der Hinweisgeber hat keine Kontaktadresse angegeben, an die die Rückmeldung gesendet werden soll;
8. verständliche und leicht zugängliche Informationen über externe Meldungen an den Bürgerbeauftragten oder an öffentliche Behörden und gegebenenfalls an Einrichtungen, Organe und sonstige Stellen der Europäischen Union.

Es ist zu beachten, dass der Einrichtung des internen Meldeverfahrens eine 5- bis 10-tägige Konsultation mit der Gewerkschaftsorganisation des Unternehmens oder – wenn in einem bestimmten Unternehmen keine betriebliche Gewerkschaftsorganisation tätig ist – mit Vertretern von Personen, die für den Rechtsträger tätig sind, die nach dem bei diesem Rechtsträger geltenden Verfahren ausgewählt wird, vorangehen muss. 

Das Verfahren tritt 7 Tage nach seiner Bekanntgabe an Personen in Kraft, die die Arbeit in der von einem bestimmten Arbeitgeber angenommenen Weise ausführen. 

Wichtig ist, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers zu gewährleisten. Er muss Folgendes gewährleisten:

• Einrichtung eines internen Meldeverfahrens (und der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Entgegennahme von Meldungen) in einer Weise, die verhindert, dass unbefugte Personen Zugang zu den Informationen erhalten, die Gegenstand der Meldung sind;
• Schutz der Vertraulichkeit der Identität sowohl des Hinweisgebers als auch der von der Meldung betroffenen Person, sowie aller in der Meldung genannten Dritten. Vertraulichkeitsschutz gilt für Informationen, aufgrund deren die Identität dieser Personen direkt oder indirekt identifiziert werden kann;
• schriftliche Befugnis für Personen, die berechtigt sind, interne Meldungen entgegenzunehmen und zu prüfen, Folgemaßnahmen zu ergreifen und personenbezogene Daten zu verarbeiten. Diese Personen sind verpflichtet, die Informationen und personenbezogenen Daten, die sie im Rahmen der Entgegennahme und Prüfung interner Meldungen und des Ergreifens von Folgemaßnahmen erhalten haben, geheim zu halten.  

Neben der Einrichtung des Verfahrens ist der Arbeitgeber verpflichtet, die sog. Dokumentation der internen Meldungen zu führen, Die Eintragung darin erfolgt auf der Grundlage einer internen Meldung. Diese Dokumentation umfasst: 

• Nummer der Meldung;
• Rechtsverstoß;
• personenbezogene Daten des Hinweisgebers und der betroffenen Person (erforderlich zur Identifizierung dieser Personen);
• Kontaktadresse des Hinweisgebers;
• Tag der Meldung;
• Information über ergriffene Folgemaßnahmen;
• Abschlusstag des Verfahrens.

Personenbezogene Daten und andere Informationen in der Dokumentation der internen Meldungen sollten für einen Zeitraum von 3 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Folgemaßnahmen abgeschlossen wurden, oder nach Beendigung des durch diese Maßnahmen eingeleiteten Verfahrens gespeichert werden.

Ab welchem Zeitpunkt wird ein Hinweisgeber geschützt und worin besteht dieser Schutz?

Ein Hinweisgeber wird ab dem Zeitpunkt der Abgabe einer Meldung geschützt, sofern: 

1. sich die Meldung bzw. Offenlegung auf Informationen über einen Rechtsverstoß in den Bereichen bezieht, die unter das Hinweisgeberschutzgesetz oder das interne Verfahren fallen; 
2. die hinweisgebende Person mit der begründeten Überzeugung handelte, dass die Informationen, die Gegenstand der Meldung oder Offenlegung sind, zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung der Wahrheit entsprachen und dass es sich um einen Rechtsverstoß handelte¹.

Die gegen Hinweisgeber gerichteten Repressalien sind verboten. 

Repressalie ist eine direkte oder indirekte Handlung oder Unterlassung in einem arbeitsbezogenen Kontext, die durch eine Meldung oder Offenlegung verursacht wird und die Rechte des Hinweisgebers verletzt (bzw. verletzen kann) oder dem Hinweisgeber einen ungerechtfertigten Schaden zufügt bzw. zufügen kann. Zu den verbotenen Handlungen nach dieser Definition gehört auch die grundlose Einleitung von Verfahren gegen einen Hinweisgeber. 

Was droht bei Repressalien gegen Hinweisgeber?

Ein Hinweisgeber, gegen den Repressalien ergriffen wurden, hat Anspruch auf Schadensersatz (nicht weniger als das durchschnittliche Monatsgehalt) oder auf sonstigen Schadensausgleich.

Wenn die Repressalien (im Zusammenhang mit der Ausübung der Arbeitnehmerpflichten) von einem Arbeitnehmer ergriffen wurden, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Schadensersatz zu zahlen (gemäß Art. 120 des Arbeitsgesetzbuches²). Werden hingegen Repressalien von einer Person ergriffen, die in einem zivilrechtlichen Verhältnis steht, so haftet der Auftraggeber für den Schaden, der sich aus der Handlung des Täters ergibt (gemäß Art. 430 des Zivilgesetzbuches³).

Die Beweislast dafür, dass es sich bei der jeweiligen Handlung nicht um eine Repressalie handelte, liegt beim Arbeitgeber.

Was droht bei Verletzung der Pflicht zur Einrichtung des internen Meldeverfahrens bzw. bei seiner Einrichtung unter Rechtsverletzung? 

Das interne Verfahren ist das grundlegende Dokument zum Schutz der Hinweisgeber. Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Einrichtung des internen Meldeverfahrens (oder seine Einrichtung unter einem wesentlichen Verstoß gegen die Anforderungen des Gesetzes) ist eine Ordnungswidrigkeit und wird mit einer Geldstrafe von 20 bis 5000 PLN geahndet ⁴.

Bei Kapitalgesellschaften sind die Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder und bei Personengesellschaften die Gesellschafter haftbar. 

Zusammenfassung des Hinweisgeberschutzgesetzes – was sind die wichtigsten Pflichten des Arbeitgebers?

Um die im Gesetz vorgesehene straf- und zivilrechtliche Haftung zu vermeiden, müssen Arbeitgeber bis zum 25. September 2024:

• die Beschäftigtenzahl im Unternehmen ermitteln, 
• die Bestimmungen der bereits geltenden Verfahren überprüfen; 
• das interne Meldeverfahren umsetzen, 
• entsprechende Befugnisse erstellen,
• den Entwurf der Dokumentation der internen Meldungen erstellen, 
• das Personal schulen lassen,
• Meldungen ordnungsgemäß bearbeiten (sofern sie eingehen),
• Daten speichern. 

Die Liste der Pflichten im Zusammenhang mit der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in einem Unternehmen ist also lang und kompliziert. Daher lohnt es sich, bei diesem komplizierten Ablauf die umfassende Unterstützung von RSM Poland in Anspruch zu nehmen.

¹  D. Tokarczyk [w/in:] E. Rutkowska, D. Tokarczyk, Ustawa o ochronie sygnalistów. Komentarz/Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern.Kommentar LEX/el. 2024, Art. 6.
²  D. Tokarczyk [w/in:] E. Rutkowska, D. Tokarczyk, Ustawa o ochronie sygnalistów. Komentarz/Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern.Kommentar LEX/el. 2024, Art. 14.
³  D. Tokarczyk [w/in:] E. Rutkowska, D. Tokarczyk, Ustawa o ochronie sygnalistów. Komentarz/Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern.Kommentar LEX/el. 2024, Art. 14.
⁴  D. Tokarczyk [w/in:] E. Rutkowska, D. Tokarczyk, Ustawa o ochronie sygnalistów. Komentarz/Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern.Kommentar LEX/el. 2024, Art. 58.