La Conférence Suisse des Impôts clarifie et restreint la portée intercantonale des règlements de frais des employés depuis le 1er mai 2024

Suite de notre article "Approbation des règlements cantonaux sur les dépenses" daté du 23 octobre 2023 sur l’arrêt du TF du 14.10.2022.

La réponse de la Conférence Suisse des impôts à la jurisprudence du Tribunal Fédéral : la portée de la force contraignante, sous certaines strictes conditions, du règlement de frais approuvé par le canton du siège de l’employeur, par le canton de résidence de l’employé.

Pour rappel, la Conférence suisse des impôts (CSI) réunit les 26 autorités fiscales cantonales et l’administration fédérale des contributions (AFC). La CSI a pour but d’uniformiser la pratique fiscale, en particulier sur les questions d’importance intercantonale.

Après des mois d’incertitude, faisant suite à la brèche ouverte par l’arrêt du Tribunal Fédéral du 14 octobre 2022 (2C_804/2021) quant à la portée intercantonale d’un règlement de frais, la Conférence Suisse des Impôts (CSI) est donc venue apporter une réponse cinglante à la question concernant les frais de représentation, dans ses directives pour la reconnaissance mutuelle des règlements des remboursements de frais approuvés, mises en ligne sur son site internet le 6 mai 2024 et applicables à compter du 1er mai 2024.

Il est ainsi précisé que le canton de résidence d’un contribuable est lié par le règlement de frais approuvé par le canton du siège de l’entreprise de ce dernier, uniquement si les règles suivantes sont respectées :

Les barèmes de frais doivent se baser sur les modèles de la CSI et sur le Guide d’établissement du certificat de salaire ;
Les frais de représentation forfaitaires doivent correspondre aux dépenses effectives engagées par les salariés en bénéficiant (car il s’agit bien d’un remboursement forfaitaire de frais) ;
Lorsque les frais de représentation dépassent le montant de CHF 6’000 par an, ils ne doivent pas dépasser 5 % du salaire brut (incluant les éléments variables) ;
Le montant de frais forfaitaires ne peut dépasser CHF 24’000 (montant maximum reconnu).

Au vu de ce qui précède, les employés bénéficiant d’indemnités forfaitaires dans le canton de Genève ne pourront les faire valoir dans leur canton de résidence, dans la mesure où la pratique genevoise, plus généreuse, ne tient pas compte des montants limites donnés par la Conférence Suisse des Impôts.

Les autorités du canton de résidence conservent donc leur pouvoir d’appréciation sur le montant des frais forfaitaires de représentation alloués, notamment au vu du poste de la personne, de ses responsabilités et de ses fonctions de représentation. Dans tous les cas, lesdits frais devront correspondre aux dépenses effectives engagées par le salarié et seront limitées à un maximum de CHF 24'000.

À toutes fins utiles, voici un récapitulatif des changements récents en matière de frais :

Les frais forfaitaires de représentation, reportés dans le certificat de salaire, ne couvrent pas les « autres frais professionnels », qui peuvent donc être demandés en déduction par le contribuable dans sa déclaration fiscale (seul le canton de résidence reste compétent pour déterminer les montants admissibles, pour en savoir plus découvrez notre article "Déduction des autres frais professionnels : arrêt du Tribunal fédéral 9C_643/2022 du 24 juillet 2023";
Les frais d’intervention (ordonnés par l’employeur) sont différents des frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail. Ainsi, un individu qui se voit rembourser de manière forfaitaire des indemnités kilométriques, sur la base d’un règlement de frais approuvé par le canton du siège de son employeur, est contraignant pour son canton de résidence, qui ne peut décider de requalifier une partie de cette indemnité en salaire imposable ;
Les frais forfaitaires doivent se rapprocher des frais effectivement engagés, dans le cadre de leurs fonctions, par les employés qui en bénéficient, et couvrent les menues dépenses ne dépassant pas CHF 50.-. Le règlement de frais complémentaire pour personnel dirigeant est contraignant pour le canton de résidence de l’employé, pour autant que ce règlement ait été établi sur la base du nouveau modèle du 1er février 2024, et pour autant qu’il respecte les règles de calcul de ces montants forfaitaires, au maximum de CHF 24'000.-.