Rappel sur la portée intercantonale des règlements de frais des employés

Un an après la clarification de la Conférence suisse des impôts : rappel sur la portée intercantonale des règlements de frais des employés

Le 1er mai 2025 marquera le premier anniversaire de la publication par la Conférence suisse des impôts (CSI) de sa clarification concernant la portée intercantonale des règlements de frais professionnels.

À l’approche de cette échéance, il nous semble utile de revenir sur cette évolution importante de la pratique fiscale. Bien qu’elle soit en vigueur depuis bientôt un an, ses conséquences concrètes continuent de poser des défis pour de nombreuses entreprises.

De quoi s'agit-il ?

Dans sa publication du 1er mai 2024, la CSI a précisé que l’approbation d’un règlement de frais par un canton produit un effet contraignant pour les autres cantons seulement si des conditions précisent sont remplies.

Concrètement, un règlement de frais validé dans un canton (en général celui du siège de l’employeur) n’est donc plus automatiquement reconnu dans les cantons de domicile des employés. Jusqu’alors, cette reconnaissance informelle permettait une certaine simplification administrative.

Désormais, seul le canton de domicile de l’employé est compétent pour accepter ou non l’application d’un règlement de frais et à le droit de s’en écarter si certaines conditions ne sont pas remplies.

Quelles sont les conditions pour que le canton de résidence d’un contribuable soit lié par le règlement de frais approuvé par le canton du siège ?

Les barèmes de frais doivent être conformes aux modèles de la CSI du 1er février 2024 et au Guide d’établissement du certificat de salaire ;
Les frais de représentation forfaitaires doivent correspondre à des dépenses effectives engagées par le salarié – il s’agit bien d’un remboursement forfaitaire, pas d’un avantage ;
Au-delà de CHF 6’000 par an, ces frais ne doivent pas excéder 5% du salaire brut, y compris les éléments variables (bonus, etc.) ;
Le montant de frais forfaitaires ne peut dépasser CHF 24'000 par an.

Illustration concrète : le cas Genève – Vaud

Prenons un exemple : un employé domicilié dans le canton de Vaud bénéficie, de la part de son employeur genevois, d’un règlement de frais basé sur la pratique plus généreuse du canton de Genève qui lui accorde des frais de représentation de l’ordre de CHF 30'000.

Dans cette situation, le canton de Vaud n’est pas tenu d’accepter automatiquement le règlement genevois, dans la mesure où ce dernier dépasse le montant limite établis par la CSI qui est de CHF 24'000.

Les autorités du canton de domicile — en l’occurrence Vaud — conservent leur pouvoir d’appréciation et peuvent refuser d’appliquer ce règlement. Elles examineront notamment le poste de la personne, ses responsabilités et ses fonctions de représentation. Dans tous les cas, le montant sera ramené au maximum à CHF 24'000 mais il est possible que le canton de Vaud considère ce montant trop élevé suite à son analyse de la situation et n’accord par exemple que CHF 18'000 de frais de représentation, ce qui signifie pour l’employé que la différence de CHF 12'000 sera soumis à l’impôt sur le revenu. En cas de contrôle AVS, il est également possible que l’employeur soit sujet à une reprise à ce niveau.

C’est pourquoi, dans un cas comme celui-ci, il est recommandé de discuter avec les autorités fiscales genevoise et vaudoise en ce qui concerne les frais de représentation forfaitaires des employés genevois et vaudois pour éviter toutes reprises futures au niveau de l’employé et de son employeur.