Verplichte gestructureerde e-facturatie en rapporteringsverplichtingen in België Belangrijke informatie en volgende stappen

Wij wensen u te informeren over de meest recente ontwikkelingen met betrekking tot de invoering van de verplichte gestructureerde elektronische facturatie (e-facturatie) en digitale rapportering in België.

Zoals u wellicht weet, zullen deze nieuwe regels van toepassing zijn op alle B2B-transacties die in België plaatsvinden vanaf 1 januari 2026. Daarnaast zullen de geplande Belgische en Europese verplichtingen inzake digitale rapportering geleidelijk van kracht worden vanaf 2028 (voor binnenlandse Belgische transacties) en vanaf juli 2030 (voor intracommunautaire transacties).

Alle gestructureerde e-facturen dienen hierbij verzonden te worden via het beveiligde PEPPOL-netwerk, met gebruik van de PEPPOL-BIS-standaard. Deze nieuwe regelgeving zal dan ook een directe invloed hebben op uw manier van factureren en de wijze waarop u in de toekomst binnen uw organisatie facturen ontvangt en uw leveranciers en klanten zal opvolgen.

Samenvatting van de belangrijkste wijzigingen en volgende stappen

A. Verplichte gestructureerde B2B e-facturatie in België

• Ingangsdatum: 1 januari 2026
• Toepassingsgebied: Van toepassing op alle B2B-transacties die in België worden verricht, die een impact hebben op uw onderstaande handelingen:
   

Uitgaande facturen:

• Zo moeten alle uitgaande facturen en creditnota’s uitgereikt, door belastingplichtigen gevestigd in België (inclusief buitenlandse ondernemingen met een vaste inrichting voor btw-doeleinden in België) aan andere btw-plichtige ondernemingen, verplicht via een gestructureerde e-factuur verlopen.
• Uitzonderingen op deze regel zijn beperkt. Zo zal bijvoorbeeld een volledig vrijgestelde btw-belastingplichtigen (op basis van artikel 44 van het Belgisch btw-wetboek) of een buitenlandse onderneming die niet in België is gevestigd (en dus geen vaste inrichting voor btw-doeleinden heeft in België) geen gestructureerde e-factuur moeten uitreiken, enz.
  
  Inkomende facturen:
• Gestructureerde e-facturen daarentegen moeten kunnen ontvangen worden door alle in België gevestigde btw-  belastingplichtigen, inclusief buitenlandse btw-belastingplichtigen met een vaste inrichting in België.

Geen verplichting tot ontvangst van e-facturen bestaat dus voor:

• Btw-belastingplichtige ondernemingen die niet in België zijn gevestigd (zonder vaste inrichting voor btw-doeleinden in België);
• Volledig vrijgestelde btw-belastingplichtigen, zonder recht op aftrek aan btw (artikel 44 van het Belgisch btw-wetboek).

B. “Quasi real-time”- rapportering

Het federaal regeerakkoord 2025–2029 voorziet daarenboven in de invoering van een “quasi real-time”- rapportering voor bepaalde transacties in België:

• Ingangsdatum: vanaf 2028
• Toepassingsgebied: B2B-transacties tussen btw-belastingplichtige ondernemingen en transacties die verlopen via het  geregistreerde kassasystemen (GKS).

Voorbereiding is cruciaal

Hoewel de gedetailleerde technische richtlijnen van de Belgische overheid voorlopig beperkt blijven, is de invoering van gestructureerde e-facturatie via het PEPPOL-netwerk en de PEPPOL-BIS-standaard bevestigd. Naarmate de deadlines voor implementatie naderen, verwachten wij verdere verduidelijking, maar vroegtijdige voorbereiding is essentieel om tijdig conform te zijn en bedrijfsverstoring te vermijden.

Checklist – Sleutelvragen om uw paraatheid te evalueren:

• Interne expertise: Heeft u een verantwoordelijke voor e-facturatie aangeduid om de implementatie te begeleiden?
• Systeemcapaciteit: Is uw facturatie- of ERP-systeem geschikt voor het verwerken van gestructureerde PEPPOL-BIS e-facturen?
• PEPPOL Access Point: Heeft u een softwareprovider gekozen die als Access Point kan fungeren voor inkomende en uitgaande transacties?
• Integratietools: Heeft u platforms zoals Hermes nodig voor machine-to-machine factuurverwerking? Heeft u de bijbehorende kosten geëvalueerd?
• Procesvoorbereiding: Zijn uw interne procedures (bv. factuurvalidatie) herzien en aangepast?
• Beoordeling van transactiestromen: Zijn uw aankoop- en verkoopstromen (inkomend/uitgaand) geanalyseerd ten einde een correcte btw-behandeling en rapportering van de onderliggende transacties te garanderen en dit rekening houdend met de verhoogde “cross checkings” die in het kader van EU digitale rapportering zullen plaatsvinden?
• Gegevensintegriteit: Zijn uw klanten-/leveranciersdatabases, btw-codes, prijzen inclusief en exclusief btw, artikellijsten en btw-nummers up-to-date ter ondersteuning van een correcte e-facturatie?
• Communicatie met klanten en leveranciers: Bent u voorbereid om uw zakenpartners te informeren voor een vlotte overgang en correcte btw-aftrek?
• Beheer van uitzonderingen: Heeft u voldoende duidelijkheid welke transacties van btw vrijgesteld zijn?

Aansluiten op PEPPOL

Om aan deze nieuwe verplichtingen te voldoen, moet u mogelijk samenwerken met gecertificeerde PEPPOL Access Points en dienstverleners.

Een volledige lijst is beschikbaar 

* Software-oplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen - e-factuur  
 (NL)    efactuur.belgium.be
* Solutions logicielles pour l'envoi, la réception et le traitement des factures électroniques - e-facture              
 (FR)    efacture.belgium.be

Hoe RSM Belgium u kan ondersteunen

Wij staan klaar om u te begeleiden bij deze aankomende veranderingen.

Onze experten kunnen u ondersteunen bij:

• Paraatheidsevaluaties
• Herziening van processen
• Btw-analyse van uw transactiestromen
• Op maat gemaakte ondersteuning bij implementatie
   

Indien u vragen heeft of verdere hulp wenst, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Wij kijken ernaar uit om u te ondersteunen bij het succesvol voldoen aan deze nieuwe regelgeving.

RSM BTW Team