RSM Danmarks Privatlivs- og cookiepolitik

1. Indledning 

RSM Danmark Statsautoriseret Revisionspartnerselskab (herefter ”RSM Danmark”, ”vi” eller ”os”) håndterer personoplysninger i henhold til denne Privatlivs- og cookiepolitik. I Privatlivs- og cookiepolitikken kan du læse, hvordan vi håndterer de personoplysninger, vi kommer i besiddelse af, når du er kunde hos RSM Danmark, er i kontakt med os, eller besøger vores hjemmeside https://www.rsm.global/denmark/da 

RSM Danmark er medlem af RSM-netværket. RSM er et internationalt netværk af uafhængige revisions-, skatte- og rådgivningsfirmaer (”RSM-netværket”), som udfører serviceydelser under navnet RSM. RSM International Limited er et britisk selskab med begrænset hæftelse, der administrerer RSM-netværket. Både RSM International Limited og medlemsvirksomhederne er selvstændige juridiske enheder og har ikke ansvaret for de andre enheders handlinger eller undladelser.  

2. Dataansvar

Den juridiske enhed, som er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er RSM Danmark Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af personoplysninger og denne Privatlivs- og cookiepolitik, er du velkommen til at kontakte os:

RSM Danmark Statsautoriseret Revisionspartnerselskab
Thyparken 10
DK-7700 Thisted
CVR-nr.: 25492145 
Telefon: +45 97 91 11 11 
E-mail: [email protected]

Ved skriftlige henvendelser til os bedes du skrive ”Privatlivs- og cookiepolitik” i emnefeltet, hvis vi skal ændre eller slette personlige oplysninger, vi har registreret om dig, hvis du ikke ønsker at modtage flere meddelelser fra os, eller hvis du i øvrigt har spørgsmål til retningslinjerne i vores Privatlivs- og cookiepolitik.  

3. RSM Danmark som databehandler

RSM Danmark vil i nogle situationer være databehandler på vegne af vores kunder, f.eks. ved levering af visse assistanceydelser uden erklæringsafgivelse. I situationer hvor RSM Danmark er databehandler på vegne af vores kunde, agerer RSM Danmark efter instruks fra den pågældende dataansvarlige og i henhold til en databehandleraftale. I disse tilfælde finder denne Privatlivs- og cookiepolitik ikke anvendelse for behandlingen. 

4. Formålet med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

I RSM Danmark behandler vi dine oplysninger til forskellige formål og med forskellige lovhjemler alt efter din tilknytning og brug af vores ydelser. 

Kunde eller potentiel kunde: 

Er du kunde eller potentiel kunde, behandler vi som udgangspunkt dine oplysninger for at kunne yde rådgivning og levere ydelser til dig; med henblik på at indgå eller opfylde den aftale, vi har med dig eller den virksomhed, som du repræsenterer. 

Vi kan efter omstændighederne behandle dine identitets-, kontakt- og professionelle oplysninger, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer, din privatadresse, din stilling, din arbejdsplads og oplysninger om vores forretningsmæssige relation. Desuden behandler vi oplysninger om finansielle forhold, herunder formueretlige forhold, skatteoplysninger og betalingsoplysninger, samt familiemæssige forhold.
Retsgrundlaget for vores behandling af almindelige personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, samt vores legitime interesser i at levere rådgivning og administration af kundeforholdet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, skt. 1, litra f, samt overholdelse af vores juridiske forpligtelser i medfør af revisorloven, hvidvaskloven og bogføringsloven, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og litra f. 

RSM Danmark kan ligeledes behandle følsomme personoplysninger, hvis rådgivningen efter de konkrete omstændigheder giver anledning hertil. Dette sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f. Der kan desuden behandles oplysninger om strafbare forhold i medfør af databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 4, samt CPR-nummer i medfør af databeskyttelseslovens § 11, når dette er begrundet i hvidvasklovgivningen. 

Da vi som revisionsfirma er underlagt pligter efter hvidvaskloven i forbindelse med visse af vores ydelser, vil vi ligeledes behandle dine personoplysninger i den forbindelse, herunder identitetsoplysninger, f.eks. navn, CPR-nr., pasnummer eller anden legitimationsoplysning, samt oplysninger om forretningsforbindelsen og politisk tilhørsforhold (politisk eksponerede personer). Vi behandler alene oplysninger indhentet efter hvidvaskloven med henblik på opfyldelse af vores pligter i medfør af den til enhver tid gældende hvidvasklovgivning, samt beslægtet lovgivning, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra c, jf. hvidvaskloven samt bogføringsloven, samt databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 2, litra g, jf. artikel 6, stk. 1, litra c, samt databeskyttelseslovens § 11 fsva. CPR-nummer. Oplysningerne bliver ikke brugt til kommercielle forhold. 

Selskabsoplysninger er som udgangspunkt ikke omfattet af databeskyttelsesforordningen.

Vi henviser i øvrigt til RSM Danmarks forretningsbetingelser, som findes på forsiden af vores hjemmeside. 

Udvikling af eksisterende og potentielle kundeforhold, mv.: 

Vi behandler tillige dine personoplysninger med henblik på at vedligeholde og udvikle eksisterende eller potentielle kundeforhold, samt vores forhold til samarbejdspartnere, forretningsforbindelser, mv. 

I den forbindelse kan vi behandle oplysninger om navn, titel, virksomhed, adresse, telefonnummer, samt i nogle tilfælde mærkedage og jubilæer. Oplysningerne indsamles som udgangspunkt alene hvis du vælger at give os dem, f.eks. via din mailsignatur eller visitkort mv. Vi kan dog også indsamle oplysninger fra andre kilder, f.eks. offentligt tilgængelige oplysninger fra dit firmas hjemmeside, CVR eller virk.dk.   

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er RSM Danmarks legitime interesse i opsøge, vedligeholde og udvikle ovenstående relationer, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f. 

Nyhedsbrevsservice:

Er du tilmeldt vores nyhedsbrev? Vi indsamler personoplysninger for at kunne sende nyhedsbreve, sende dig invitationer eller give dig andre oplysninger om RSM Danmark. 

Tilmelder du dog vores nyhedsbrev, anvender vi dit navn og e-mailadresse i henhold til databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a. 

Hjemmeside: 

Som bruger af RSM Danmarks hjemmeside skal du vide, at hjemmesiden indeholder funktioner, som kræver, at du afgiver personoplysninger. Det drejer sig blandt andet om vores kontaktformular, hvor afgivelse af personoplysninger er nødvendig for, at funktionen kan bruges. Hjemmelsgrundlaget herfor er vores legitime interesse i at kunne udbyde hjemmesiden samt analysere denne med henblik på forbedring mv., jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f. 

Vi bruger ligeledes cookies på vores hjemmeside. Du kan læse nærmere herom i afsnittet vedrørende cookiepolitik nedenfor.  
 

5. Modtagere 

En databehandler er en anden aktør, der handler på RSM Danmarks instruks. De må kun behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med vores instruks. Dine personoplysninger kan blive overført til leverandører, samarbejdspartnere, aftaleparter eller andre tredjeparter, der behandler oplysninger på vegne af RSM Danmark, fx ved it-hosting, hvidvaskprocedure eller lignende. Ved brug af sådanne databehandlere sikrer RSM Danmark, at der indgås et kontraktretligt aftaleforhold, hvorefter databehandleren alene må behandle personoplysninger i overensstemmelse med RSM Danmarks instruks og til brug for RSM Danmarks formål, som ligeledes angivet i Privatlivspolitikken, og som kræver, at databehandleren etablerer tilstrækkelige organisatoriske og sikkerhedsmæssige sikkerhedsforanstaltninger. 

Ligeledes kan RSM Danmark videregive dine personoplysninger til eksterne tredjeparter, hvis vi bliver pålagt det, eller det er en del af den ydelse, som vi leverer til dig. Det kan eksempelvis være til politiet, Skatteforvaltningen, andre offentlige myndigheder, banker, danske eller udenlandske domstole, samt eksterne samarbejdspartnere, herunder fx RGD’s faglige sekretariat og medlemsvirksomheder inden for RSM’s internationale revisornetværk, hvis det er en del af den ydelse vi leverer til dig. 

Vedrørende cookies, se relevante afsnit herom i denne Privatlivs-og cookiepolitik. 

6. Tredjelande

RSM Danmark kan overføre dine personoplysninger til modtagere i tredjelande (lande uden for EU/EØS). Ved overførsel af dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS vil det ske i overensstemmelse med et gyldigt overførselsgrundlag i form af at EU-Kommissionen har truffet afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 45, eller på baggrund af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC’er), jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, hvilket vil være det klare udgangspunkt som overførselsgrundlag (fx ved overførsel til samarbejdspartnere der behandler personoplysninger efter RSM Danmarks instruks), og du vil som registreret have ret til at anmode om indsigt heri. 
Desuden vil en ad hoc-overførsel af personoplysninger ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 49, stk. 1, litra b-e. Det kan fx være aktuelt, hvis der er behov for bistand fra andre medlemsfirmaer i RSM-revisornetværket uden for EU/EØS, eller fordi vi i forbindelse med rådgivningen har behov for at inddrage eksterne såsom advokater, andre rådgivere, banker, forsikringsselskaber, relevante udenlandske myndigheder mv. for at kunne levere den ønskede rådgivning.   

7. Sikkerhed 

RSM Danmark ønsker at sikre høj sikkerhed omkring beskyttelsen af dine personoplysninger. Derfor har vi indført en række interne politikker og procedurer, der sikrer, at vi lever op til vores høje sikkerhedsstandarder og dermed opfylder kravene om implementering af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for vores behandling af personoplysninger. Således gør vi vores bedste for at sikre dine personoplysningers integritet og kvalitet. 

Har du behov for at sende følsomme personoplysninger til os, vil vi anbefale, at du benytter kryptering, fx i form af sikker mail eller kodebeskyttet fil (PDF eller Word-format). 

8. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger 

RSM Danmark sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har et behov for at behandle dem til opfyldelse af et eller flere af de formål, som beskrevet i denne privatlivs- og cookiepolitik. Særlige lovregler, herunder i fx bogføringsloven, hvidvaskloven samt forældelsesloven, kan give os pligt eller ret til at opbevare personoplysningerne i længere tid. 
Opbevaringsperioden er fastsat i forhold til de forpligtelser RSM Danmark er underlagt i henhold til gældende lovgivning, offentlige myndigheder, samt til sikring af dokumentation. 
 

Som hovedregel opbevarer vi personoplysninger indsamlet i forbindelse med levering af vores ydelser og assistance i 10 år efter kundeforholdets ophør, grundet forældelsesfristen for rådgiveransvar, men der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder, herunder for at overholde retlige krav til opbevaring eller sletning. 

Vi skal efter revisorloven § 23 opbevare dokumentation i 5 år fra tidspunktet for underskrivelse af den erklæring, som materialet vedrører, hvorefter dokumentationen slettes. 
Personoplysninger, som indgår i bogføringsmateriale opbevares i 5 år fra regnskabsårets udløb, hvorefter oplysningerne slettes. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af opbevaringskravene i bogføringslovens § 12 og sker således med henblik på at overholde gældende lovgivning. 

Personoplysninger, som vi har indhentet efter hvidvaskloven, vil vi være forpligtede til at opbevare i 5 år efter kundeforholdets ophør, hvorefter disse slettes. 

Vores dokumentation for dit markedsføringsretlige samtykke opbevares i op til to år, fra du har tilbagekaldt dit samtykke til at modtage direkte markedsføringsmateriale. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af RSM Danmarks legitime interesse i at kunne dokumentere, at direkte markedsføring er sket i overensstemmelse med gældende lovgivning. 

Oplysninger, som er indsamlet i forbindelse med udvikling af potentielle eller eksisterende kundeforhold opbevares så længe at forholdet er relevant for os i erhvervsmæssig sammenhæng. Kontaktoplysninger om personer hos leverandører og samarbejdspartnere opbevares så længe, at der består en aktiv relation. 

9. Dine rettigheder

Når vi behandler personoplysninger om dig, har du en række rettigheder. Du har ret til at anmode om at få indsigt i dine personoplysninger. Hvis dine personoplysninger er urigtige eller vildledende, har du ret til at anmode os om at berigtige oplysningerne. Du har også ret til at anmode os om at slette eller begrænse behandlingen af dine personoplysninger og i visse tilfælde gøre indsigelse mod behandlingen, fx hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på vores legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Derudover kan du have ret til dataportabilitet. 
Hvis du beder os om sletning, vil vi slette de personoplysninger, vi har registreret om dig uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag, fx hvis behandlingen er nødvendig for at kunne fastlægge et retskrav, hvis det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra dig, eller hvis vi efter lovgivningen er forpligtede til at opbevare oplysningerne. 

I de tilfælde hvor vores behandling udelukkende er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan ske ved at du kontakter os (se nedenfor). Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi ophøre med at behandle dine personoplysninger, medmindre vi er berettigede eller forpligtede til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på andet grundlag, herunder i henhold til lovgivningen. Tilbagekaldelsen af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket før tilbagekaldelsen af samtykket.  

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, som beskrevet ovenfor, er du velkommen til at henvende dig til RSM Danmark på [email protected]. I den forbindelse beder vi om, at du giver os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt. 

Du er også velkommen til at kontakte os, hvis du er uenig i den måde hvorpå vi behandler dine personoplysninger, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til. Du har som registreret også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som du kan kontakte på [email protected].  

10. RSM Danmarks nyhedsservice

RSM Danmark indsamler oplysninger for f.eks. at kunne tilmelde dig nyhedsbreve, gennemføre arrangementer og for at sende dig invitationer samt anden information om vores virksomhed og services.  

Det er en betingelse for at modtage nyheder og deltage i arrangementer udbudt af RSM Danmark, at du giver samtykke til at modtage denne markedsføring. Ved at udfylde tilmeldingsblanketten til nyhedsbrevet på vores hjemmeside og klikke ”tilmeld” bekræfter du derved, at du har læst vores Privatlivs- og cookiepolitik og giver samtykke til at modtage markedsføring fra RSM Danmark pr. e-mail, som vil bestå af information om nyheder, kommende arrangementer, rekruttering samt andre lignende former for aktuelle aktiviteter og nyheder fra RSM Danmark. Markedsføringen vil blive tilsendt via e-mail. 

Tilmelder du dig vores nyhedsbrev på e-mail, behandler vi dit navn, e-mailadresse, virksomhed, evt. hvilket RSM-kontor du har tilknytning til. Retsgrundlaget er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. 
Vi deler dine oplysninger med vores samarbejdspartner, som er udbyder af nyhedsbrevsservicen. 
Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke og dermed afmelde dig igen via afmeldingslinket i vores nyhedsbrevsmails til dig eller ved at kontakte os. Vi opbevarer dog dit samtykke i op til to år regnet fra afmeldelsen. 

Hvis du tilmelder dig et af vores kundearrangementer, kan vi i den forbindelse behandle dine personoplysninger, herunder dit navn, e-mail, telefonnummer, virksomhed og stilling. Retsgrundlaget for vores behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Til vores kundearrangementer vil vi lejlighedsvis tage stemningsbilleder, som bruges til at markedsføre os og øvrige arrangementer på vores hjemmeside, sociale medier eller andet markedsføringsmateriale, herunder præsentationer, brochurer mv. I disse situationer vil det være aktiviteten (og dermed ikke enkeltpersoner), der vil være i fokus. Vores retsgrundlag herfor er vores legitime interesse i at markedsføre RSM Danmark, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Det kan dog hænde, at der vil være billeder, hvor du vil kunne identificeres. I de få tilfælde hvor vi gerne vil benytte et billede, hvor en enkeltperson er i fokus og genkendelig, vil vi særskilt indhente den pågældendes samtykke, som retsgrundlag for anvendelsen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Hvis du ønsker sletning af billeder, hvor du kan identificeres, kan du altid kontakte os og trække dit samtykke tilbage.

11. Cookiepolitik for RSM Danmarks hjemmeside

Vi bruger cookies på RSM Danmarks hjemmeside for at kunne levere den bedst mulige service til brugerne af hjemmesiden. For at føre statistik over brugen af vores hjemmeside rsm.global/denmark, forbedre brugeroplevelsen på siden og målrette annoncer anvender vi således cookies, som kan indsamle oplysninger om dig og om, hvordan du og andre besøgende bruger vores hjemmeside. 

Behandling til markedsføringsformål sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a (samtykke). 
Behandling til øvrige formål, fx statistik over hjemmesidebesøg, optimering af funktionalitet og lignende, sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f (interesseafvejningsreglen), hvor den legitime interesse for RSM Danmark er at udvikle og vedligeholde en relevant hjemmeside, der fungerer optimalt. 

En cookie er en mindre datafil, som en hjemmeside gemmer på dit it-udstyr, fx computer, tablet eller smartphone, og som kan anvendes til at optimere brugeroplevelsen på en hjemmeside. Formålet er at genkende it-udstyret og dermed observere, hvordan du bruger hjemmesiden. 

Det betyder, at cookien er en passiv fil, der ikke selv kan gøre noget på din computer. Den kan ikke indsamle de oplysninger, der er på din computer, eller sprede computervirus og andre skadelige programmer. Indholdet af cookies læses og skrives af de hjemmesider, som du besøger. 

Loven fastslår, at vi må placere cookies på din enhed uden samtykke, hvis de er strengt nødvendige for at sikre leveringen af den tjeneste, du udtrykkeligt har anmodet om at bruge, herunder for at vores hjemmeside kan fungere. 
Inden placering af andre typer cookies skal vi derimod indhente dit samtykke. 

Ved at besøge RSM Danmarks hjemmeside og trykke OK i cookieboksen første gang du besøger hjemmesiden, giver du samtykke til, at vi må bruge cookies som beskrevet i denne privatlivs- og cookiepolitik samt i oversigten Cookiedeklaration i bunden af hjemmesiden:  https://www.rsm.global/denmark/da/privacy-policy/cookies

Du kan til enhver tid ændre dine cookieindstillinger eller tilbagekalde dit samtykke ved at fravælge cookies nederst i højre hjørne på hjemmesidens forside, ligeledes kan du vælge at blokere cookies i din browser.  

I RSM Danmarks privatlivs- og cookiepolitik ovenfor kan du læse mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, herunder bl.a. dine rettigheder i den forbindelse, samt hvordan du kontakter os. Hvis du har spørgsmål om cookies, er du velkommen til at kontakte os på [email protected].

Dit cookiesamtykke gælder for følgende domæne: www.rsm.global/denmark/da . Vi anvender overordnet set cookies til fire formål:

• Nødvendige cookies.
• Cookies for at få information om brugerpræferencer på hjemmesiden for at kunne tilbyde det mest hensigtsmæssige indhold.
• Statistikcookies for at optimere design, brugervenlighed og effektiviteten af vores hjemmeside.
• Marketing cookies.

På RSM Danmarks hjemmeside bruger vi overordnet set to forskellige typer cookies, herunder midlertidige cookies og permanente cookies. De midlertidige cookies er sessionscookies, der er knyttet til dit aktuelle besøg på vores hjemmeside og slettes automatisk, når du lukker din webbrowser. De permanente cookies bliver lagret på din computer, tablet eller mobiltelefon – alt efter hvad du bruger - når du besøger vores hjemmeside. Permanente cookies sletter sig selv efter en periode, men vil blive fornyet hver gang du besøger vores hjemmeside. De to typer cookies kan yderligere inddeles efter, hvem der placerer dem, herunder egne cookies (førstepartscookies) og cookies, der sættes af tredjepartstjenester (tredjepartscookies).

Vi bruger disse cookies til at tilpasse vores indhold og annoncer, til at vise dig funktioner til sociale medier, samt til at analysere vores trafik og herunder fx registrere hvor lang tid, du opholder dig på hjemmesiden. Vi deler også oplysninger om din brug af vores hjemmeside med vores annonceringspartnere og analysepartnere. Vores partnere kan kombinere disse data med andre oplysninger, du har givet dem, eller som de har indsamlet fra din brug af deres tjenester. 

Du kan læse nærmere i oversigten Cookiedeklaration, som findes nederst på forsiden af vores hjemmeside: https://www.rsm.global/denmark/da/privacy-policy/cookies 

I Cookiedeklarationen kan du til enhver tid se, hvilke specifikke cookies vi eller tilknyttede tredjeparter anvender og til hvilke formål, ligeledes har du også her mulighed for at ændre dit samtykke eller trække det tilbage. Hvis du gerne vil slette cookies i din browser, kan du følge denne vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering. Blokerer eller sletter du cookies, kan du risikere, at websitet ikke fungerer optimalt, samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.

12. Links til andre hjemmesider mv. 

RSM Danmarks hjemmeside har link til andre hjemmesider. RSM Danmark er ikke ansvarlig for indholdet af de hjemmesider, der linkes til, ligesom RSM Danmark ikke er ansvarlig for indsamlingen af personlige oplysninger på sådanne hjemmesider. 

RSM Danmark anbefaler altid at du læser Privatlivs- og cookiepolitikker samt anden relevant information på de hjemmesider, der bliver linket til.  

13. Ændring af nærværende Privatlivs- og cookiepolitik

Vi forbeholder os retten til at ændre denne Privatlivs- og cookiepolitik, når vi skønner, der er behov for det, f.eks. grundet væsentlige ændringer i lovgivningen, nye tekniske løsninger, eller for at forbedre hjemmesiden. Privatlivs- og cookiepolitikken er altid tilgængelig på vores hjemmeside. Vi anbefaler derfor, at du ajourfører dig hermed.