Congés payés : explications, droits et calculs

L'organisation des congés payés peut parfois être source de confusion, notamment lorsque celle-ci n'est pas régie par un accord d'entreprise ou par la convention collective applicable. Dans ce cadre, l'employeur reste seul décisionnaire de l'organisation des départs en congés, tout en devant respecter les règles légales. 

Cet article a pour objectif de vous offrir une vue d'ensemble sur les règles à suivre, tant sur l'acquisition des congés payés que sur l’organisation, tout en prenant en compte les obligations de l'employeur et des salariés.

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L'acquisition des congés payés

En France, tout salarié bénéficie d'un droit à un congé payé, quel que soit son statut (salarié à temps plein, temps partiel, en forfait jours, etc.). Ce droit est encadré par la loi.

5 semaines de congés payés par an

Le salarié a droit à un congé principal de 5 semaines de congés payés par an, soit :

• 2,5 jours ouvrables par mois (soit 30 jours ouvrables par an),
• 2,08 jours par mois si les congés sont comptabilisés en jours ouvrés (soit 25 jours ouvrés par an).

Il est important de souligner que ce droit aux congés payés acquis est identique pour tous les salariés, qu'ils soient à temps plein ou à temps partiel, quelle que soit la durée de leur travail hebdomadaire.

Calcul des congés payés: nombre de jours et période de référence

Les congés payés s’acquièrent généralement sur une période de référence allant du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1. Chaque mois travaillé permet d'acquérir 2,5 jours ouvrables de congés (soit 30 jours ouvrables pour une année complète). 
Le salarié doit également vérifier son bulletin de salaire afin de s'assurer que le nombre de jours de congés payés acquis est bien mentionné et conforme à la législation.

Les congés non pris à la fin de cette période ne sont pas obligatoirement reportés, sauf dans des cas spécifiques (voir ci-dessous). Si le salarié n’a pas pu prendre ses congés à cause de l’employeur, celui-ci est tenu de les lui accorder en priorité.

L'organisation des départs en congés: quel fonctionnement ?

Période de prise des congés

La prise des congés payés doit être organisée dans un cadre précis:

• Période de prise des congés : du 1er mai au 31 octobre de chaque année.
• Information préalable des salariés : L’employeur doit informer ses salariés, par tout moyen, de l’ouverture de cette période au moins 2 mois à l’avance, soit avant le 1er mars.

Critères pour organiser les départs en congés

L'employeur doit tenir compte de plusieurs critères pour déterminer l'ordre des départs en congés :

• La situation familiale du salarié (congés du partenaire, enfants à charge, etc.),
• L'ancienneté du salarié au sein de l'entreprise, 
• L'activité du salarié auprès d’autres employeurs.

Communication de l'ordre des départs en congés

L’employeur est tenu de communiquer l’ordre des départs en congés à ses salariés au moins un mois avant leur départ prévu. Passé ce délai, il ne pourra modifier les dates de congés, sauf en cas de circonstances exceptionnelles. 

Dans les entreprises d'au moins 11 salariés, le Comité Social et Économique (CSE) doit être consulté sur l'ordre des départs en congés et sur les dates de fermeture de l’entreprise. Cette consultation vise à garantir une organisation équitable des congés pour tous les salariés.

Durée des congés payés et fractionnement

Prise des congés dans la période légale

L’employeur doit permettre à chaque salarié de prendre 4 semaines de congés payés pendant la période légale du 1er mai au 31 octobre, dont 2 semaines consécutives comprises entre deux dimanches.

Si un salarié ne peut pas prendre ses 4 semaines de congés dans cette période, des congés payés supplémentaires de fractionnement peuvent être accordés, dans les conditions suivantes :

• 2 jours ouvrables supplémentaires si le reliquat de congés pris en dehors de la période est d’au moins 6 jours,
• 1 jour ouvrable supplémentaire si le reliquat est compris entre 3 et 5 jours.

La 5^e semaine de congés ne peut être accolée aux 4 premières et ne donne pas droit au fractionnement.

La renonciation aux jours de fractionnement : l’employeur doit obtenir un écrit du salarié indiquant renoncer à ces jours de fractionnement. Sinon cela n’a aucune valeur juridique et l’employeur ne peut se prévaloir d’une renonciation. 

Congés payés et arrêt maladie

Les arrêts de la Cour de cassation du 13 septembre 2023 ont conduit à l’inapplicabilité des dispositions françaises, contraires au droit de l’Union européenne (UE), en matière d’acquisition de congés payés en cas d’arrêt de travail pour maladie non professionnelle, et pour accident du travail et maladie professionnelle. 

La loi du 22 avril 2024 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne (DDADUE) met en conformité le code du travail en matière d’acquisition de congés payés pour maladie non professionnelle. Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 24 avril 2024. 

Acquisition des congés payés durant un arrêt

Avec la loi du 24/04/2024, les arrêts de travail dits « ordinaires » sont désormais considérés comme périodes de travail effectif pour la détermination de la durée de congés.  Les accidents du travail (AT) ou maladies professionnelles (MP), qui étaient limités à 1 an, ne le sont plus.

En ce qui concerne le nombre de jours de congés payés acquis :

• Pour les arrêts de travail pour maladies non professionnelles : acquisition de deux jours ouvrables par mois dans limite de 24 jours ouvrables. Ce qui correspond aux quatre semaines annuelles de congés payés garanties par l’article 7 de la directive 2003/88/CE du 4 novembre 2023. (Code du travail, articles : L.3141-5, 7* nouveau, L. 3141-5-1 nouveau)
• Pour les arrêts de travail à la suite d’un AT ou MP : acquisition de 2,5 jours par mois dans les mêmes conditions qu’un salarié effectivement présent sans limitation de durée (Code du travail, articles : L.3141-5-5* modifié, L.3141-3)

L'indemnisation des congés payés

Selon l’article L.3141-24, I du Code de travail, le montant de l’indemnité de congés payés est égal en fonction de la méthode de calcul la plus avantageuse pour le salarié :

• Soit la règle du maintien de salaire : le salaire qu’il aurait perçu s’il avait continué à travailler
• Soit la règle du dixième : le dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié pendant la période de référence au cours de laquelle ont été acquis les congés payés

Désormais, avec le nouvel article L.3141-24, I, 4 du Code du travail, la règle du dixième a été adaptée : la rémunération correspondant à ces périodes d’arrêt de travail n’est désormais prise en compte qu’à hauteur de 80% - au lieu de 100% - dans le calcul de l’indemnité de congés payés. 
À noter : cette règle du dixième doit bien évidemment être comparée à la règle du maintien de salaire.

Information du salarié au retour d'arrêt sur ses droits de congés

Dès que la période d’arrêt d’un salarié (pour maladie ou accident, professionnel ou non) prend fin, l’employeur est tenu dans le mois suivant la reprise de travail de porter à la connaissance du salarié les informations suivantes :

• Le nombre de jours de congés dont il dispose
• La date jusqu’à laquelle ces jours de congé peuvent être pris.

Cette information peut être réalisée par tout moyen conférant date certaine à sa réception (notamment au moyen d’un bulletin de paie). 

Ce devoir d’information concerne tous les types d’arrêt et quelle qu’en soit la durée.  L’employeur doit pouvoir apporter la preuve de la remise de l’information. 
À compter de la réception de cette information, la période de report des congés acquis débute.  Le défaut d’information ou l’information tardive diffère le point de départ de la période de report des congés payés acquis. 

Report des congés 

La loi prévoit le report de congés payés non pris et sans limitation de la période de report pour certaines situations :

• Congé maternité ou d’adoption 
• Congé paternité et d’accueil de l’enfant 
• Congé parental d‘éducation  
• Congé de présence parentale  
• Maladie ou accident d’origine professionnelle ou non avec une possibilité de limiter le report sur une période d’une durée « substantiellement » supérieure à celle de la durée de la période de référence pour laquelle elle est accordée. Cela était prévu par la jurisprudence antérieure à la loi du 22/04/2024

Avec la loi du 24/04/2024, des modifications ont été apportées. 

Le salarié qui se trouve dans l’impossibilité – en raison d’une maladie ou d’un accident, professionnel ou non – de prendre au cours de la période de prise des congés tout ou partie des congés payés qu’il a acquis, bénéficie désormais d’une période de report maximale de 15 mois pour les utiliser. Si ces derniers ne sont pas pris durant cette période alors ils sont définitivement perdus.

Cette période de report de 15 mois débute à la date à laquelle le salarié a reçu de l’employeur - postérieurement à sa reprise du travail - les informations sur le nombre de jours de congés dont il dispose et la date jusqu’à laquelle ils peuvent être pris.

Par ailleurs, un accord d’entreprise, d’établissement, une convention ou un accord de branche peut fixer une durée de report supérieure à 15 mois. Il ne peut, en revanche, fixer une date inférieure.  Il existe des cas spécifiques :

• Si le salarié est en arrêt de travail pour maladie ou accident – professionnel ou non – depuis au moins un an à la date à laquelle s’achève la période de référence au titre de laquelle les congés ont été acquis alors le point de départ de 15 mois est fixé à la fin de cette période d’acquisition, même si le salarié est toujours en arrêt de travail. 
• Si le salarié est en arrêt de travail ou maladie – professionnel ou non – pendant plus d’un an : la période de report des congés démarre alors que le salarié est toujours en arrêt de travail, sans attendre la reprise du travail et sans information du salarié par l’employeur. Cette période de report débute dès la fin de la période d’acquisition des droits. Aussi :

1.  S’il n’y a pas de reprise avant l’expiration de la période de report alors les congés payés sont perdus. Il y a une limitation légale de l’accumulation des droits à CP en cas d’arrêts de longue durée
2. S’il y a reprise du travail pendant la période de report : alors la période de report est suspendue jusqu’à ce que l’employeur remplisse son obligation d’information.

Les obligations de l'employeur et des salariés

Le congé, un droit et une obligation de repos

Le congé payé n'est pas seulement un droit, il s'agit également d'une obligation de repos. En conséquence, le salarié doit respecter les dates de congés imposées par l'employeur et s’abstenir de toute activité professionnelle pendant cette période. L'employeur doit également garantir que le salarié puisse prendre effectivement son congé payé.

La responsabilité de l'employeur en matière de santé et sécurité

L’employeur doit garantir la santé et la sécurité de ses salariés, et pour ce faire, il doit veiller à ce que chaque salarié prenne effectivement ses congés. 

En cas de refus du salarié de prendre ses congés, notamment en raison d'une charge de travail excessive, il revient à l'employeur de s'assurer que la situation soit corrigée. L’employeur doit alors réduire la charge de travail afin de permettre au salarié de prendre ses congés. Un manquement à cette obligation pourrait engager sa responsabilité, car le refus de prise de congés représente un risque pour la santé du salarié et la sécurité des autres travailleurs.

Impossibilité de remplacement des congés par une indemnité

Enfin, il est important de noter que les congés payés ne peuvent pas être remplacés par une indemnité, sauf dans le cadre de la rupture du contrat de travail. L'objectif est de garantir aux salariés un véritable temps de repos, essentiel à leur bien-être et à leur productivité.

L’organisation des congés payés est régie par des règles précises visant à garantir les droits des salariés tout en permettant une gestion efficace pour l’employeur. En respectant les critères d'acquisition, la période de prise des congés et les modalités de fractionnement, l’employeur s’assure de se conformer à la législation tout en préservant un environnement de travail sain et équilibré pour ses salariés. 

Veillez à une gestion claire et équitable des congés payés pour éviter les litiges et favoriser un climat de travail serein au sein de votre organisation. En vérifiant régulièrement le calcul des congés payés sur le bulletin de salaire, vous garantissez également le respect des droits des salariés concernant leur droit à un congé payé.