Przemysław POWIERZA
Tax Partner bei RSM Poland

Kommen wir auf die Szene im Restaurant zurueck – es ist klar, wuerde uns solche unerwartete und bestimmt unangenehme Situation passieren, wuerden wir die Rechnung unseren unkultivierten Gastes bereitwillig bezahlen, um uns vor Schande zu bewahren. Das Problem liegt aber daran, dass wenn wir an aehnliche Situation in Zusammenhang mit den Steuern denken, wird uns doppelt unangenehm. Erstens sind die in Frage kommenden Summen generell erheblich höher als die Kosten eines selbst extrem raffinierten Abendessens in einem guten Restaurant. Zweitens – die Bezahlung der Rechnung fuer einen anderen wird uns gar nicht vor Verlust unseres guten Rufes schuetzen. Auch wenn wir davon ausgehen, dass wir es schaffen, die unerwartete zusaetzliche Steuerlast zu tragen, wird es uns sehr schwer fallen, messbare Verluste wegen erheblichen Imagemakels abzuschaetzen. Finanzgeheimnis? Na, so was! Es reicht die neuesten Vorschlaege des Finanzministeriums durchzusehen. Das geplante sog. MwSt.-Verzeichnis wird ausreichend viel publik machen. Manche der Steuerpflichtigen legen ihre Probleme mit dem Finanzamt freiwillig offen, da sie sich vor ihren Aktionaeren rechtfertigen muessen. In anderen Faellen werden die hilfsbereiten Kontrahenten helfen – wenn sie selbst ueber das Problem erfahren, indem die Finanzbeamten an ihre Tueren im Rahmen der sog. Kreuzkontrolle einmal klopfen.

So kann man sofort klar sagen: lassen wir es sausen, so wird es aussehen, als ob wir uns praktisch schuldig bekannt haetten. Nicht nur kann man, aber auch muss man sich verteidigen. Nur wie?

Bevor wir den Kampf im Rahmen der Steuer-, Zoll-/Finanzkontrolle oder schon auf der Etappe des Steuerverfahrens aufnehmen, wird sich lohnen, unsere vorhandene Munition durchzusehen und rechtzeitig abzustauben. In der letzten Zeit wird sehr viel darueber gesprochen, dass eine Notwendigkeit besteht, Sicherheitsverfahren einzufuehren, die den Status eines gegenueber seinen Kontrahenten im guten Glauben handelnden Steuerpflichtigen sicherstellen sollten. Der Hund liegt aber darin gegraben, dass solches Verfahren analog zur Auswahl eines Luxusdienstwagens funktioniert. Mit einem ausgedienten Opel Kombi den Kunden-Parkplatz anzufahren ist eine Schande. Ein glaenzender Porsche weist sofort darauf hin, dass es sehr teuer wird. Etwas dazwischen? Aber ja – man darf weder in eine noch in die andere Richtung nicht uebertreiben. In beiden extremen Faellen kann man der Beteiligung an einem Steuerdelikt verdaechtigt werden.

Steuerberater besprechen ihre Vorschlaege zum Thema Schutzverfahren am meisten waehrend Schulungen jeder Art. Weil dies grundsaetzlich am einfachsten ist. Es ist dann nicht erforderlich, sich auf Details eines konkreten Falls zu beziehen. Aber eben diese Details sind entscheidend, um die goldene Mitte zu erfassen – optimale Lösung zu finden, die eine maximale Chance fuer den Schutz gegen den Verdacht der Beteiligung an einer Umsatzsteuererschleichung bietet. Aus diesem Grund ist der Aufbau solches individuellen Sicherheitsverfahrens in der Regel arbeits- und kostenaufwaendig. Aber nur beim ersten Mal. Wenn schon einmal ein richtiger „Antrieb“ entsteht, werden seine Verbesserungen oder laufende Aktualisierungen nicht mehr so beschwerlich sein.

Fangen wir von der ueberpruefung der Kontrahenten an – wer sind sie, womit sie sich beschaeftigen, ob sie unter Lupe genommen werden muessen. Jeder seriöse Unternehmer (also in der Regel auch Steuerpflichtiger) wird seinen neuen Kontrahenten durchleuchten, wenn er es beabsichtigt, mit ihm umfangreich zusammenzuarbeiten. Die Geschaeftszuverlaessigkeit ist das Eine, und die Steuerehrlichkeit – wie es sich herausstellt – das Andere. Unter den Vorschlaegen, die bei den Schulungen aller Arten am meisten fallen, gibt es folgende Lösungen:

  • ueberpruefung der Angaben aus dem Landesgerichtsregister (KRS) oder Zentralregister der Gewerbetaetigkeit (CEIDG) – das ist guter Ausgangspunkt, obwohl eigentlich hauptsaechlich zur ueberpruefung der uebereinstimmung der Daten aus verschiedenen Quellen; es ist jedoch zu beachten, dass die Angaben in diesen Registern in hohem Grade von der Sorgfaeltigkeit bei der Aktualisierung durch den Eingetragenen selbst abhaengig sind;
  • ueberpruefung des Unternehmens in der REGON-Datenbank [statistische ID-Nummern] – das ist nuetzlich ebenfalls ausschließlich zur ueberpruefung der uebereinstimmung der Daten aus verschiedenen Quellen; das Zentralamt fuer Statistik (GUS) ueberwacht die Unternehmer nicht allzu eifrig;
  • Nutzung der im Steuerportal des Finanzministeriums zugaenglichen Datenbank – wir können dort (nur) den aktuellen Status pruefen, ob das betreffende Unternehmen aktiver Umsatzsteuerpflichtiger ist; wir können aber nicht wissen, welchen Status er gestern hatte;
  • Stellen eines Antrags an den zustaendigen Finanzamtsvorsteher auf die Ausstellung einer Bescheinigung ueber den Kontrahenten; klar, wenn man die Zeit hat, 7 Tage auf diese Bescheinigung zu warten; mir sind auch Faelle bekannt, wenn die Amtsvorsteher die Bescheinigungen ueber Unternehmen, die sich eine laengere Zeit mindestens seltsam verhalten haben, ohne weiteres ausgestellt haben;
  • Inanspruchnahme der Dienstleistungen der Wirtschaftsauskunfteien – um die Unternehmen hauptsaechlich in Hinsicht auf die Rueckzahlung deren Verbindlichkeiten zu ueberpruefen; ja, obwohl es kosten- und arbeitsaufwaendig ist; diese Lösung kann ausschließlich in Bezug auf größere Kooperationspartner empfohlen werden;
  • Pruefung des Sitzes des Kontrahenten (Buero, Lager) – ja, obwohl man sich dessen bewusst sein muss, dass eine typische Handelsvermittlung keines Kontaktes mit der Ware bedarf und fuer die Ausuebung solcher Taetigkeit keine strukturierte Logistikinfrastruktur erforderlich ist – eventuelle Folgerungen können sich als voreilig erweisen.
  • Bitten der Kontrahenten um die Zusendung von Scans/Kopien der beim Finanzamt eingereichten Umsatzsteuererklaerungen (VAT-7) oder elektronischen Verstandbestaetigungen von JPK-VAT-Dateien – hierzu soll beruecksichtigt werden, dass die Ersten leicht zu verfaelschen sind und somit keinen vernuenftigen Beweis darstellen, und die Zweiten falsche Angaben beinhalten können; nicht ganz ohne Bedeutung ist die Tatsache, dass ein ehrlicher Kontrahent uns ab sofort fuer krankhaft misstrauisch halten wird;

Fuer welche Lösung sollen wir uns also entscheiden? Am besten soll ein Werkzeugset an den bestimmten Einzelfall angepasst werden – sodass der Aufwand dem Risiko entspricht. Die aktuellen und neuen Kontrahenten sind in Kategorien aufzuteilen und möglichst individuell zu betrachten. Ein gutes Sicherheitsverfahren, aufgebaut am besten unter Mitwirkung eines erfahrenen Steuerberaters, wird die ueberpruefung wesentlich vereinfachen und potentiell negative geschaeftliche Auswirkungen einschraenken.

Soll es mit auslaendischen Kontrahenten anders umgegangen werden? Davon werde ich in meinem naechsten Eintrag erzaehlen.

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