Was ist eine Inventur und wie bereitet man sich darauf vor? Entgegen dem Anschein geht es bei einer Inventur nicht nur um das Zählen von Waren – ihr Hauptzweck besteht darin, das Vermögenslage des Unternehmens genau zu bestimmen. Inventur, darunter körperliche Bestandsaufnahme bedeutet also die Tätigkeiten, die es Unternehmen ermöglichen, den Ist-Bestand ihrer Vermögensgegenstände und Schulden zu ermitteln und ihn mit dem Soll-Bestand zu vergleichen.

 

Natürlich ist der richtige Umfang der Inventur nur eine ihrer Anforderungen. Unternehmen, die der Inventurpflicht unterliegen, müssen viele andere Regeln beachten – zum Beispiel die Notwendigkeit, den Abschlussprüfer über die für die Inventur festgelegte Frist zu informieren.

Hier finden Sie die Antworten auf die Fragen, die unseren Experten, die Bestandsaufnahmen beaufsichtigen, am häufigsten gestellt werden.

 

Wie sollte eine Inventur im Unternehmen durchgeführt werden?

Der polnische Gesetzgeber hat die Inventurmethoden im Voraus bestimmt, und die Wahl der geeigneten Methode hängt von der Art der Vermögensgegenstände und Schulden ab, die aufzunehmen sind.

Körperliche Bestandsaufnahme ist eine Art Inventur, die für materielle Gegenstände des Umlaufvermögens, Sachanlagen, Immobilien, die als Investitionen eingestuft werden, Anlagen im Bau, monetäre Vermögenswerte (mit Ausnahme von Bankguthaben) und physische Wertpapiere gilt. Damit Unternehmen eine Inventur nach dieser Methode ordnungsgemäß durchführen können, sollten sie diese mittels Saldenbestätigungen tun, die das Vorhandensein der finanziellen Vermögenswerte:

  • auf den Bankkonten, 
  • in Form von dematerialisierten Wertpapieren, 
  • in Form von Forderungen, gewährten Darlehen und eigenen Vermögensgegenständen, die den Geschäftspartnern anvertraut wurden

nachweisen.

Vermögensgegenstände und Schulden, die oben nicht aufgeführt sind, wie Grundstücke, strittige Forderungen, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Personen, die keine Bücher führen, oder öffentlich-rechtliche Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Sachanlagen, zu denen der Zugang erheblich erschwert ist, werden von den Unternehmen durch den Abgleich von Buchhaltungsdaten mit relevanten Dokumenten bestätigt.

 

Wann gelten die Inventurfristen als eingehalten?

Das polnische Recht sieht unterschiedliche Inventurfristen für verschiedene Arten von Vermögensgegenständen und Schulden vor. Unternehmen sind verpflichtet, die Inventur innerhalb folgender Fristen durchzuführen:

  • am letzten Tag eines jeden Geschäftsjahres im Falle von:
    • monetären Vermögenswerten – einschließlich inländischer Zahlungsmittel, Fremdwährungen und Devisen, finanzieller Vermögenswerte auf Bankkonten und finanzieller Vermögenswerte, die von anderen Unternehmen aufbewahrt werden,
    • physischen und dematerialisierten Wertpapieren,
    • unfertigen Erzeugnissen, RHB-Stoffen, Waren und fertigen Erzeugnissen, deren Wert direkt als ihre Kosten am Tag ihrer Anschaffung oder Herstellung erfasst wird,
    • Sachanlagen, zu denen der Zugang erheblich erschwert ist,
    • Grundstücken und Rechten, die als unbewegliches Vermögen eingestuft werden,
    • strittigen und zweifelhaften Forderungen sowie Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Personen, die keine Bücher führen,
    • öffentlich-rechtlichen Forderungen und Verbindlichkeiten,
    • sonstigen Vermögensgegenständen und Schulden, deren körperliche Bestandsaufnahme bzw. Abstimmung aus berechtigten Gründen nicht möglich war (es können z.B. Transitgüter, immaterielle Vermögensgegenstände, Investitionen, die als langfristige finanzielle Vermögenswerte klassifiziert werden, Eigenkapital, Rückstellungen, Wertberichtigungen oder Sonderfonds sein),
  • in den letzten 3 Monaten des Geschäftsjahres einschließlich bis zum 15. Tag des folgenden Geschäftsjahres im Falle von:
    • materiellen Gegenständen des Umlaufvermögens, die sich auf einem unbewachten Gelände befinden oder sich zwar auf einem bewachten Gelände befinden, aber in den wert- und mengenbezogenen Bestandsaufzeichnungen nicht erfasst sind,
    • Sachanlagen, die sich auf einem unbewachten Gelände befinden,
    • Maschinen und Anlagen, die sich auf einem unbewachten Gelände befinden und zum Bilanzstichtag zu Anlagen im Bau gehören,
    • Vermögensgegenständen, die sich im Eigentum anderer Unternehmen befinden und dem Unternehmen zur Veräußerung, Lagerung, Verarbeitung oder Nutzung anvertraut wurden,
    • Forderungen einschließlich gewährter Darlehen (mit Ausnahme derjenigen, die im Rahmen der Überprüfung aufgenommen werden),
    • eigenen Vermögensgegenständen, die den Geschäftspartnern anvertraut wurden,
  • einmal jährlich im Falle von:
    • Vorräten an Waren und RHB-Stoffen (Verpackungen), die in den Einzelhandelsstätten des Unternehmens in den wertbezogenen Bestandsaufzeichnungen erfasst sind,
    • Holzbeständen in forstlichen Bewirtschaftungseinheiten,
  • einmal alle zwei Jahre im Falle von:
    • Vorräten an RHB-Stoffen, Waren, fertigen und unfertige Erzeugnissen, die sich in den bewachten Lagerstätten befinden und in den wert- und mengenbezogenen Bestandsaufzeichnungen erfasst sind,
  • einmal alle vier Jahre im Falle von:
    • Immobilien, die als Sachanlagen und Investitionen klassifiziert werden, sowie sonstigen Anlagegütern, die sich auf dem bewachten Gelände befinden, und Maschinen und Anlagen, die zu Anlagen im Bau gehören.

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Worauf beruht permanente Inventur?

Permanente Inventur ist ein Verfahren, das darin besteht, die tatsächlichen Vorratsbestände eines Unternehmens fortlaufend zu ermitteln, indem die Inventurmaßnahmen über einen Zeitraum von zwei Jahren verteilt werden. Permanente Inventur kann nur auf Vorräte angewendet werden, die in beachten Lagerstätten gelagert und in wert- und mengenbezogene Bestandsaufzeichnungen aufgenommen werden.

Unternehmen, die diese Methode der Inventur anwenden, können die körperliche Bestandsaufnahme an jedem beliebigen Tag (oder fortlaufend) über einen Zeitraum von zwei Jahren durchführen. Es ist zu erwähnen, dass in dem im Rechnungslegungsgesetz festgelegten Zeitraum alle Bestände eines bestimmten Vermögensgegenstands, der unter permanente Inventur des Unternehmens fällt, aufgenommen werden müssen.

Es ist wichtig, alle Phasen der permanenten Inventur entsprechend zu planen. Daher sollte das Unternehmen in erster Linie einen Zeitplan erstellen, in dem die genauen Daten und der Umfang der Inventur der einzelnen Vorräte festgelegt sind.

Unternehmen, die die Bestimmungen des Rechnungslegungsgesetzes anwenden, können gemäß Ziff. 79 des Standpunkts des Rechnungslegungs Standards Committee (RSC) zur Inventur von Vorräten jederzeit die Vorräte aufnehmen, die in den wert- und mengenbezogenen Bestandsaufzeichnungen erfasst sind und in bewachten Lagerstätten gelagert werden, sofern sie eine solche Inventur mindestens einmal alle zwei Jahre durchführen.

In diesem Standpunkt listete das RSC auch zusätzliche Bedingungen auf, die ein Unternehmen erfüllen muss, um eine permanente Inventur in Form der körperlichen Bestandsaufnahme durchführen zu können: Vorräte sollten in bewachten Lagerstätten gelagert und in die wert- und mengenbezogenen Bestandsaufzeichnungen aufgenommen werden; die aktuellen wert- und mengenbezogenen Bestandsaufzeichnungen der Vorräte sollten so geführt werden, dass mögliche Inventurdifferenzen für jeden Tag der Bestandsaufnahme zuverlässig ermittelt werden können; das Unternehmen sollte über interne Regelungen verfügen, die den Ablauf der permanenten Inventur im Einzelnen regeln, und als Teil des Verfahrens sollte es eine Unterteilung in Aufnahmebereiche geben, die es ermöglichen, die Bestandsaufnahme innerhalb eines Tages durchzuführen. Darüber hinaus sollten die Informationen über die Vorräte in diesen Bereichen regelmäßig aktualisiert werden.

Um die permanente Inventur anzuwenden, ist es auch notwendig, ständig aktualisierte vertrauliche Inventurzeitpläne zu haben. Körperliche Bestandsaufnahmen sollten rechtzeitig und vollständig gemäß dem vereinbarten Zeitplan durchgeführt werden.

 

Welche Unterlagen sollten für einzelne Phasen der körperlichen Bestandsaufnahme vorbereitet werden?

  • Inventurrichtlinie

    Vor Beginn der Bestandsaufnahme sollte der Geschäftsleiter eine offizielle Richtlinie dazu erlassen.

    Der Inhalt der Richtlinie hängt davon ab, ob es einen ständigen Inventurausschuss gibt oder ob ein solcher Ausschuss zur Erfüllung eines bestimmten Auftrags gebildet wird. Im zweiten Szenario bestimmt die Richtlinie im Detail die Zusammensetzung des Inventurausschusses einschließlich seines Vorsitzenden, die Art des aufzunehmenden Vorratsvermögens, den Inventurtag (d.h. den Tag, an dem der Ist-Bestand ermittelt wird) sowie das Start- und Enddatum der Inventur (Erfassung in den Büchern).

    Die Richtlinie schreibt vor, dass die für die einzelnen Vorräte Verantwortlichen bei der Aufnahme anwesend sein müssen.
     
  • Lageplan und Inventurzeitplan

    Ein Lageplan ist eine Karte des Geländes eines Unternehmens, die genau markierte Bereiche darstellt, in denen verschiedene Arten von Vorräten gelagert werden.

    Der Lageplan enthält die Bezeichnung der Lagerorte, die für jede Vorratsart verantwortlichen Personen und die einzelnen Vorräte, die in diesen bestimmten Bereichen gelagert werden. Ein aktueller Lageplan erleichtert die Identifizierung von Aufnahmefeldern, insbesondere in Unternehmen mit vielfältigen Vorräten und mehreren Lagerplätzen. Dies wiederum ermöglicht es, die Mitglieder des Zählteams richtig auszuwählen und ein Inventurgebiet festzulegen, dessen Größe es ermöglicht, die körperliche Bestandsaufnahme an einem Tag durchzuführen.

    Was den Zeitplan für die körperliche Bestandsaufnahme betrifft, so enthält er die Aufnahmebereiche, die Daten der geplanten Bestandsaufnahmen in diesen Bereichen und die Bestimmung der Zählteams, die für die Bestandsaufnahme in den jeweiligen Bereichen verantwortlich sind. Ein Zählteam kann eine Bestandsaufnahme in einem oder mehreren Bereichen durchführen.

    Ein Zeitplan für körperliche Bestandsaufnahme von Vorräten umfasst in der Regel einen Inventurzyklus, das entweder ein oder mehrere Jahre umfasst.
     
  • Inventuranweisungen

    Inventuranweisungen sollen die Organisation und den Ablauf der Inventur sowie die Auswahl geeigneter Verfahren erleichtern, die an spezifische Bedingungen angepasst sind. Es kann eine (allgemeine) Anweisung oder mehrere kleinere Anweisungen sein, von denen jede den bestimmten Personengruppen oder Arten von Vorräten gewidmet ist.

    Set 1 – Anweisung für Mitglieder des Inventurausschusses
    Sie beschreibt die Arbeitsweise des Inventurausschusses und das Verfahren zur Ernennung der Zählteams und gegebenenfalls der Kontrolleure.

    Sie regelt die Zuständigkeiten der einzelnen Ausschussmitglieder, die Einteilung in Aufnahmebereiche sowie die angenommenen Vereinfachungen oder Sonderverfahren im Zusammenhang mit der körperlichen Bestandsaufnahme.

    Ihre Schwerpunkte sind die Beschreibung der Inventurunterlagen, der Regeln für die Erfassung von Inventurdifferenzen in den Büchern sowie der Art und Weise der Aufbewahrung von Unterlagen.

    Set 2 – Anweisung für Zählteams
    Sie enthält oft detaillierte Anweisungen zur Durchführung von Aufnahmeaktivitäten, die auf jede Art von Vorräten angepasst sind.

    Für unterschiedliche RHB-Stoffe (z.B. Winkeleisen, Stäbe, Blech) wird in dieser Anweisung beschrieben, wie sie bei der Bestandsaufnahme identifiziert, gemessen und aufgezeichnet werden können.

    Das Dokument kann auch detaillierte Hinweise zu den Besonderheiten der Aufnahme von verschiedenen Arten der Vorräte wie Rohren, Kohle, Schrott oder andere Schüttgüter enthalten.

    Als hilfreiches Instrument bei der Organisation der Inventur zielt die Anweisung darauf ab, die Konsistenz der Aktivitäten zu gewährleisten, das Fehlerrisiko zu minimieren und eine effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen an Inventur beteiligten Teams zu ermöglichen.

 

Inventur und körperliche Bestandsaufnahme: wie soll ein Zählblatt aussehen?

Auf den Zählblättern erfassen die Unternehmen laufend die Ergebnisse der Messungen (einschließlich Schätzungen), die im Rahmen der körperlichen Bestandsaufnahme durchgeführt werden. Ein Zählblatt sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Kopfzeile mit Firma des Unternehmen, der laufenden Nummer des Blattes, Bezeichnung des Aufnahmebereichs und des Gegenstands der Bestandsaufnahme, Datums der Aufnahme und ihrer Dauer sowie Zusammensetzung des Zählteams.
  • Tabelle mit Feldern für die aufzunehmenden Gegenstände, in der Folgendes angegeben ist: laufende Nummer, Artikelbezeichnung, die Maßeinheiten und gegebenenfalls die Maßeinheiten, die in den mengenbezogenen Bestandsaufzeichnungen verwendet werden.
  • Beendigung – erfolgt durch die Eingabe des folgenden Inhalts unter der letzten Position des Blattes, das sich auf einen bestimmten Aufnahmebereich bezieht: „Die Bestandsaufnahme endete an der Position ...." und Angabe ihrer Nummer, oder durch das Durchstreichen aller Leerzeilen unter der letzten Position. Das Blatt ist mit den Unterschriften aller Mitglieder des Zählteams, der Unterschrift der für das anvertraute Vermögen verantwortlichen Person oder ihres Vertreters, sowie deren möglichen Bemerkungen (Vorbehalten) zu versehen. Nimmt die verantwortliche Person nicht an der Bestandsaufnahme teil, ist dies in dem Blatt entsprechend zu vermerken. 

Jedes Blatt sollte leserlich ausgefüllt werden und keine leeren Felder enthalten. Wenn es Leerzeilen oder Enden gibt, empfiehlt es sich, diese durchzustreichen, um Ergänzungen zu vermeiden. 

Mit Ausnahme von Zählblättern für fremde Vorräte ist es ratsam, die Blätter in einer einzigen Ausfertigung zu erstellen, ohne sie zu kopieren. Es wird nicht empfohlen, Notizen zu machen, die als Grundlage für das nachträgliche Ausfüllen der Blätter dienen.

Die Zählblätter sind so auszufüllen, dass eine Änderung der Aufzeichnungen nicht möglich ist.

Kleine Fehler und Irrtümer können korrigiert werden, indem die vorhandene Formulierung unter Beibehaltung der Lesbarkeit des fehlerhaften Eintrags gelöscht wird, der richtige Wortlaut eingegeben wird, die Korrektur unterzeichnet und das Datum angegeben wird. In anderen Fällen wird die fehlerhafte Formulierung gelöscht und die korrekte Formulierung unter einer separaten Position des Zählblattes angegeben. Die Löschung wird mit den Unterschriften der Mitglieder des Zählteams und dem Verweis auf die Position mit der richtigen Formulierung versehen.

Die ausgefüllten Zählblätter werden von allen Mitgliedern des Zählteams und der für die aufzunehmenden Gegenstände verantwortlichen Person unterzeichnet, was bedeutet, dass sie keine Einwände gegen die Ergebnisse in den Zählblättern hat. Der Vorsitzende des Ausschusses legt über die verteilten und zurückgegebenen Zählblätter Rechenschaft ab und prüft die Vollständigkeit und Richtigkeit der Inventurlisten (Zählblätter).

 

Wie ist ein Protokoll über Überprüfung von Inventurdifferenzen zu erstellen?

Nach Erläuterung der Gründe für Inventurdifferenzen erstellt der Inventarausschuss ein Protokoll über die Überprüfung von Inventurdifferenzen, der die begründeten Vorschläge des Ausschusses zur Erfassung der einzelnen Inventurdifferenzen in den Büchern enthält. Der Ausschuss legt dann ein solches Dokument dem Geschäftsleiter des Unternehmens vor.

Dem Protokoll ist eine Aufstellung der Inventurdifferenzen oder eine zusammenfassende Aufstellung beizufügen. Der Geschäftsleiter des Unternehmens genehmigt dann die Schlussfolgerungen des Ausschusses und nimmt alle Änderungen vor, die sich nach Anhörung eines Buchhalters und gegebenfalls nach der Beratung durch einen Rechtsanwalt ergeben können.

Auf der Grundlage eines solchen Protokoll über die Überprüfung von Inventurdifferenzen, der von dem Geschäftsleiter des Unternehmens genehmigt wurde, erfasst der Buchhalter die festgestellten Ungenauigkeiten in den Handelsbüchern und setzt alles unter das Inventurdatum – spätestens am letzten Tag des Geschäftsjahres, auf das sich die körperliche Bestandsaufnahme bezog.

Stellt der Ausschuss im Laufe des Überprüfungsverfahrens fest, dass eine Inventurdifferenz aufgrund einer Straftat (z. B. Diebstahl oder Fälschung) entstanden ist, so beantragt der Vorsitzende des Inventurausschusses beim Geschäftsleiter des Unternehmen schriftlich, die Strafverfolgungsbehörden zu benachrichtigen.

Autorin

Emilia HENNIG
Audit Manager