Lovændring i arbejdstidsloven

Virksomheder skal med virkning fra 1. juli 2024 sikre, at alle lønmodtagere har adgang til et system til brug for tidsregistrering. En lønmodtager er en person, der modtager vederlag for personligt udført arbejde i et tjenesteforhold.

På baggrund heraf skal ledelsen sikre identifikation af alle lønmodtagere og udforme og implementere et tidsregistreringssystem.

Hensigten med lovændringen er, at virksomheden skal give medarbejderne mulighed for at registrere deres samlede daglige arbejdstid for at beskytte medarbejdernes rettigheder og sikre, at arbejdstidsreglerne overholdes. Disse regler omfatter bl.a. retten til daglig hvile (minimum 11 timers sammenhængende hvil pr. døgn), retten til en ugentlig fridag og 48-timers reglen (maksimalt 48 timers arbejde om ugen i gennemsnit målt over en hvilken som helst periode af fire kalendermåneder).

Reglerne omkring hvile- og arbejdstid i arbejdsmiljøloven og arbejdstidsloven er uændrede.

Valg af tidsregistreringssystem

Der er valgfrihed omkring det system, der skal anvendes af medarbejderne til registrering af deres arbejdstid, og den valgte metode behøver ikke nødvendigvis at være ens for alle medarbejdere i virksomheden. 

Arbejdstidsregistreringssystem skal overholde følgende krav:

  • Objektivt
  • Pålideligt 
  • Tilgængeligt
  • Opbevaring af data i 5 år + referenceperioden ift. 48-timers reglen

Der er ikke krav om registrering af komme/gå-tider/pauser for den enkelte medarbejder, men alene den samlede arbejdstid for dagen.

Der er metodefrihed i forbindelse med valg af system til tidsregistrering, hvilket betyder, at systemet kan være både digitalt og analogt f.eks.:

  • Manuelle timesedler pr. uge/måned
  • Arbejdsplan, hvor der registreres afvigelser i forhold til den normale aftale/skemalagte arbejdstid
    • Regneark pr. medarbejdere/firma kombineret med server backup
    • Fysisk skema/kalender placeret på virksomhedens adresse
  • Digitalt tidsregistreringssystem fra lønudbyder eller bogføringssystem

Anbefalinger til ledelsen

I forbindelse med udformning og implementering af tidsregistrering i jeres virksomhed, skal I være opmærksom på følgende:

  • Identifikation af medarbejdere der skal foretage tidsregistrering.
  • Udformning af nedskrevet politik omkring tidsregistrering, herunder hvad der er arbejdstid eller hviletid, krav om registrering, hvordan der skal registreres, hvordan en registrering kan ændres/slettes, registrering ved hjemmearbejde og konsekvenser ved manglende overholdelse af reglerne m.v.
  • Behandling af tidsregistreringsoplysninger er også omfattet af GDPR, da registrering af arbejdstid udgør behandling af personoplysninger om medarbejderen. Der skal derfor oplyses formål og behandlingsgrundlag, samt laves en risikovurdering af hvordan virksomheden passer på oplysningerne. herunder at adgang begrænses til relevante personer samt at der sker sikker opbevaring af data. Virksomhedens oplysningsskrivelse og fortegnelsen skal derfor opdateres efter indførelse af tidsregistreringssystem, da der er tale om en ny behandlingsaktivitet.
  • Ledelsen skal føre tilsyn med overholdelse af arbejdstids- og hviletidsreglerne og medarbejdernes overholdelse af virksomhedens politikker for tidsregistrering.

RSM kan hjælpe

Hvis du har spørgsmål til reglerne, eller ønsker hjælp til opsætning og implementering af tidsregistrering i din virksomhed, så tag kontakt til RSM.