Comment bien choisir son SIRH ?

Un SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines est un ensemble de « briques logicielles » permettant de gérer les processus administratifs, opérationnels et stratégiques des Ressources Humaines (RH) d’une entreprise.
Apparu dans les années 1970 avec l’émergence des premiers logiciels de gestion de la paie, il couvre désormais de nombreux aspects de la fonction RH tels que le recrutement, la masse salariale, la formation, la carrière, le reporting RH. Il a pour principal atout d’optimiser la gestion des RH et apporte de multiples avantages aux entreprises.

Pourquoi s'équiper d'un SIRH?

Pour répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs et aux nouvelles formes de travail

Aujourd’hui, l’entreprise doit permettre au collaborateur de travailler à distance, régler au jour le jour ses tâches administratives via son compte personnel (gestion des congés, gestion des notes de frais…), accéder à son dossier complet à tout moment et depuis n’importe quel support (contrat de travail, fiche de paie, etc.), suivre des formations, gérer sa carrière professionnelle (mobilité, évaluation, etc.) ou collaborer avec des collègues en situation de mobilité.
De plus, les nouvelles générations souhaitent retrouver dans leur environnement professionnel les mêmes services digitaux que ceux de leur quotidien via des interfaces fluides et fonctionnelles.
Les nouvelles attentes des collaborateurs, le numérique et les nouvelles formes de travail incitent les entreprises à s’adapter. En digitalisant les processus RH, les entreprises offrent une expérience collaborateur idéale et unique.

Un outil SIRH permet de :

• Simplifier la gestion administrative,
• Développer la responsabilisation et l'engagement des salariés,
• Fluidifier les processus,
• Rendre plus simple la communication avec le service RH.

Pour accroître la performance des managers, faciliter et fluidifier leurs relations avec le service RH

Source d'information du manager sur ses équipes

Grâce au SIRH, le manager dispose des données clés sur ses collaborateurs. Un accès direct aux informations améliore son efficacité, sa productivité et contribue à lui donner plus d’autonomie ce qui modifie ses relations de travail avec le service RH.

Partage de la fonction RH avec les managers

Par le biais de l’outil, le manager est à même de gérer les processus RH qui lui incombent, tels que l’entretien annuel, les révisions salariales, les promotions. Il lui permet d’identifier avec efficacité et facilité les compétences de ses collaborateurs, de les valoriser et d’anticiper les besoins de formation.
Il pourra également, via un outil de recrutement, formaliser lors de sa demande de poste les fonctions principales requises que les recruteurs reprendront en vue de la rédaction de l’annonce postée sur les sites d’emplois. L’outil lui permettra, par exemple, de suivre l’évolution du recrutement, d’échanger avec le service RH sur les candidats, de visualiser les CV. Le recruteur pourra également gérer les rendez-vous du manager avec les candidats.
Par conséquent, le SIRH simplifie les échanges et implique davantage.

Pour contribuer à la transformation RH 

Optimiser et faire évoluer la fonction RH

Véritable gain de temps, l’automatisation permet à la fonction RH de se libérer des tâches administratives répétitives, de se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’accompagnement du collaborateur (onboarding, gestion des compétences, formation, gestion des carrières, etc.) et d’assister les managers dans leurs missions.

La digitalisation transforme les processus RH. Grâce aux nouvelles applications, il devient possible de matérialiser les workflows qui sont la retranscription dans l’outil informatique des canaux de décision/validation rendant ainsi les processus plus efficients.

Avec les outils de Business Intelligent (BI), l’enjeu du traitement des données permet à la fonction RH de produire des indicateurs de qualité pouvant constituer une véritable aide à la décision auprès des managers dans leurs prises de position.

La fonction RH se positionne ainsi en tant que partenaire stratégique de l’entreprise.

Accélérer la digitalisation des entreprises 

Les technologies en mode SaaS ont permis de faciliter et d’accélérer le développement des SIRH en :

• réduisant les délais de mise en place des outils dans les organisations,
• facilitant la divulgation des politiques RH auprès des managers,
• fluidifiant les processus

Le SIRH est donc un moyen de répondre à un grand nombre d’enjeux de la fonction RH dans le cadre de ses missions. Il doit être perçu comme un véritable acteur du changement et un levier de performance économique pour l’entreprise.
Investir dans un logiciel SIRH et donc digitaliser son entreprise est un investissement stratégique. Il est un moyen efficace pour structurer et accompagner sur le long terme le développement de l’entreprise.
L’enjeu consiste pour l’entreprise à parvenir à choisir le meilleur SIRH c’est-à-dire l’outil adapté à la fois à la taille de son effectif, son secteur d’activité, son fonctionnement et son rythme de croissance. Préalablement au choix du SIRH, il est nécessaire d’analyser son organisation afin de recenser ses besoins.

État des lieux et analyse des besoins

La mise en œuvre d’un projet SIRH représente un certain budget, nécessite un fort investissement en termes de temps, de ressources et comporte des aléas sur l’organisation.
Le cadrage du projet est une étape liminaire indispensable à sa mise en place.

Savoir ce que l’on possède et qui on est, permet de savoir où aller, vers quelle solution se diriger. En s’appuyant sur ces constats, il sera plus facile d’identifier ses besoins.
Pour éviter les écueils, ce cadrage consiste à :

• Étudier l'existant et recueillir les besoins
• Établir la cartographie des processus RH existants
• Établir un état des lieux de la situation actuelle afin de définir les besoins

Un projet SIRH est nécessairement structurant. Afin d’avoir une vision globale de la situation, ces trois éléments sont déterminants. Étudier en détails le contexte, les enjeux, les défis, les outils existants, l’ensemble des processus à traiter, permettra à l’entreprise de prendre une décision éclairée.
 

Les premiers éléments structurants pour choisir sa solution

Quand on se lance dans le choix d’un logiciel SIRH, il faut répertorier les critères qui permettront d’opter pour l’outil le plus adapté à ses besoins.

• Quel est l'effectif de l'entreprise ? 
  Le premier risque à éviter étant de choisir une solution surdimensionnée ou sous-dimensionnée à la structure
• Le choix de l'outil? Développement internet ou progiciel du marché de type ERP², Best of Breed³ ou Suite RH?
• La solution d'hébergement retenue? On Premise, On Device, Outsourcing?
• Les éventuelles exigences, préconisations et orientations de la Direction des Systèmes d'information (DSI)?
• L'existence de contraintes de planning?
  Une solution fermée de type Best of Breed ou Suite RH permettra une mise en œuvre plus rapide qu'une solution très paramétrable de type ERP
• Un outil secteur public?
  Au vu des nombreux aspects propres aux RH de la fonction publique, l'outil doit être à même de gérer la multiplicité des agents et des statuts.
• Le déploiement du projet à l'international ?
• La mise en place d'un CoreHR ou non?
• Le mode de fonctionnement? Accompagnement en régie ou contrat global au forfait?
• Les ressources utilisées? Utilisation des ressources internes, appel à une société de conseil, à un intégrateur, à l'éditeur?

Cette  étape est importante, car elle permettra de cadrer l'objectif, de préciser le périmètre du projet en termes de produits, fonctionnalités, technologie, zone géographique, types d'outils et degré d'externalisation.
Cette phase de réflexion permettra également de comparer les différents outils qui s'offrent à l'entreprise afin de choisir son SIRH au mieux.

Le SIRH doit répondre aux enjeux de l'organisation. Pour ce faire, il faut s'assurer que la future solution retenue aura la capacité à gérer les enjeux cruciaux de l'organisation, conformément à ses contraintes et fonctionnements spécifiques.

À retenir: Par ailleurs, le SIRH, comme tout système informatique traitant des données à caractère personnel, doit se conformer à la réglementation applicable en matière de protection et de sécurité des données, c’est-à-dire au RGPD⁴ . Il est nécessaire d’apporter cette garantie aux employés. Les entreprises doivent également se concentrer sur ce sujet des données personnelles et répondre de manière adaptée à cette problématique sous peine de sanctions. 

Mettre en place des outils, sa solution SIRH ou en changer n'est pas une décision anodine. La réussite d'un tel projet suppose qu'il soit bien préparé et anticipé. RSM peut vous accompagner sur ces sujets.

(1) ATS : Applicant Tracking System
(2) ERP: Entreprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré
(3) Outil le meilleur de sa catégorie 
(4) RGPD: Règlement Général sur la Protection des Données. S'applique à toute entreprise, quelle que soit sa taille et son secteur d'activité, dès lors qu'elle est établie sur le territoire de l'Union Européenne.