Betriebsprüfung in Polen – welche Rechte hat ein Steuerpflichtiger?

Was tun, wenn das Finanzamt einen Fehler macht? Wie regelt das Gesetz die Dauer einer Betriebsprüfung? Ist ein Vertreter bei Durchführung der Prüfungstätigkeiten wirklich notwendig? Michał SZCZECH, Junior Tax Supervisor bei RSM Poland, erklärte in einem Interview mit der „Dziennik Gazeta Prawna” (DGP), wie Steuerpflichtige mit Finanzbehörden umgehen sollten, die bei der Einleitung von Verfahren die gebotene Sorgfalt nicht walten lassen. 

Die meisten von uns, die das Wort „Finanzamt“ hören, denken sofort an Betriebsprüfung. Und wir werden sofort unsicher, wir fragen uns, ob alles in Ordnung ist, ob das Steuerverfahren etwas zeigen wird. Ist das eine berechtigte Angst?

Nein. Sicherlich haben viele Menschen Angst vor dem Fiskus und sie fühlen sich unwohl, wenn sie an Betriebsprüfung denken, aber völlig zu Unrecht. Das ist etwas, das sich aus den Rechtsvorschriften ergibt und etwas, was im Geschäftsverkehr passiert. So wie wir unsere steuerlichen Pflichten haben, haben auch die Finanzbehörden ihre eigenen, die sie erfüllen müssen. Und das bedeutet, dass diese Prüfungen nichts Schreckliches oder Ungewöhnliches sind. 

Können Sie uns also erzählen, wie eine solche „typische” Betriebsprüfung, die durch ein Finanzamt durchgeführt wird, aussehen sollte?

Das ist ein sehr umfangreiches Thema, jedoch kann ich dazu kurz sagen: Betrachten wir den Kontakt mit dem Finanzamt wie jede andere übliche Tätigkeit im Zusammenhang mit der Unternehmensführung, aber vergessen wir nicht, dabei besonders vorsichtig und präzise zu sein. 

Im Falle einer Betriebsprüfung lohnt es sich, auf relevante Elemente für ihren Verlauf zu achten. Zunächst – Zeitpunkt ihrer Einleitung. Damit werden viele Fristen gesetzt, die sich auf die Handlungsmöglichkeiten des Unternehmers auswirken. Eine Betriebsprüfung muss frühestens 7 Tage und spätestens 30 Tage nach Zustellung der Prüfungsanordnung eingeleitet werden. Die Einleitung erfolgt mit Vorlage des Dienstausweises und der Befugnis des Außenprüfers. 

Das bedeutet, dass der Steuerpflichtige zunächst eine Prüfungsanordnung erhält – also eine schriftliche Mitteilung, dass jemand das Unternehmen besuchen wird. Erst dann kann ein Beamter vor Ort erscheinen und seinen Dienstausweis und ein Dokument vorzeigen, das ihn zur Durchführung dieser Prüfung berechtigt. Und zu diesem Zeitpunkt wird die Betriebsprüfung offiziell eingeleitet. 

Warum sollte man daran denken? Aus einem einfachen Grund: als Steuerpflichtige haben wir in der Zeit zwischen dem Eingang der Prüfungsanordnung und Einleitung der Prüfung die Zeit, uns darauf vorzubereiten. Wir können überprüfen, ob wir alle Verträge aus der Prüfungsperiode haben, alle nützlichen Unterlagen finden, sicherstellen, dass alle Rechnungen bezahlt wurden sowie sie auch auf potentielle Risiken überprüfen. Wir haben auch Zeit, unsere Steuererklärungen im Zweifelsfall zu korrigieren.

Bedeutet dies, dass der Steuerpflichtige bereits vor der Prüfungseinleitung Informationen über den Umfang der Betriebsprüfung und die möglicherweise erforderlichen Unterlagen erhält?

Mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung erhalten wir allgemeine Informationen über die Prüfung, Prüfungsperiode sowie die Steuern, die geprüft werden. Die Richtung, in die die jeweilige Prüfung gehen wird, ergibt sich aus den weiteren Handlungen der Prüfer des Finanzamts.

Wir haben also bereits grundlegende Informationen: Wir kennen den Zeitraum, der von den Beamten geprüft wird, wir wissen, um welche Steuer es sich handelt, und wir nutzen unsere Zeit in vollem Umfang, um uns auf die Prüfung vorzubereiten. Es kommt schließlich der Tag, an dem eine prüfungsberechtigte Person kommt. Wie geht's weiter?

Wir müssen einen bestimmten Ort für die Durchführung der Prüfung haben – meistens ist es der Sitz des geprüften Steuerpflichtigen, aber die Prüfer des Finanzamtes können sich auch an einen anderen Ort begeben, an dem Unterlagen und durch das Steuerrecht vorgesehene Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Als Steuerpflichtige können wir dem Prüfer unsere Unterlagen sogar am Sitz der Finanzbehörde bereitstellen – wenn wir damit einverstanden sind. 

An dieser Stelle sollten wir über unsere Rechte und Pflichten nachdenken. Es ist erwähnenswert, dass die Prüfung zeitlich begrenzt sein muss. In den Dokumenten, die wir erhalten, sind die Dauer der Betriebsprüfung und der Tag ihres Abschlusses angegeben. Wird sie nicht innerhalb dieser Frist abgeschlossen, hat uns die Finanzbehörde darüber zu informieren, eine neue Frist für den Abschluss der Verfahren anzugeben und mitzuteilen, warum die ursprüngliche Prüfungsdauer nicht eingehalten wurde. 

Kommt es zu Verzögerungen und kommen die Beamten den oben genannten Verpflichtungen nicht nach, haben wir das Recht, eine Mahnung an die höhere Behörde vorzulegen. Wird die Frist erneut nicht eingehalten, haben wir die Möglichkeit, eine Beschwerde beim Verwaltungsgericht einzulegen.

Welche Pflichten noch hat der geprüfte Steuerpflichtige?

Ein ganz besonderes Recht des geprüften Unternehmens ist die Möglichkeit des Widerspruchs nach dem Gesetz über Unternehmerrechte. Der Widerspruch kann erhoben werden, wenn die Prüfung durchgeführt wird, obwohl uns die Prüfungsanordnung nicht zugestellt wurde, sie fehlerhaft ist oder der Vertreter des Finanzamtes seinen Dienstausweis bei Aufnahme der Prüfungstätigkeiten nicht vorgelegt hat. Der Prüfer ist verpflichtet, einen solchen Widerspruch innerhalb von 3 Tagen zu prüfen und anzugeben, ob er begründet ist oder nicht. Tut er dies nicht innerhalb dieser Frist, gilt der Widerspruch als begründet und die Prüfung bzw. Überprüfung der Aufzeichnungen wird eingestellt.

Und welche Rechte und Pflichten hat der Prüfer?

Rechte und Pflichten der Beamten sind sehr weit gefasst, aber es ist zu erwähnen, dass sie auch begrenzt sind. Beispiel? Der Umfang der Betriebsprüfung darf niemals über den in der Prüfungsbefugnis angegebenen Umfang hinausgehen. Das Finanzamt kann dies jedoch auf eine bestimmte Weise umgehen: Es kommt häufig vor, dass das Amt – wenn das Ergebnis der Prüfung nicht zufriedenstellend ist, weil die Beamten einige Unregelmäßigkeiten feststellen, deren Quelle der Prüfung in Bezug auf ihren Umfang nicht unterlag – beschließt, eine weitere Prüfung zu einem anderen Zeitpunkt (oder im Bereich einer anderen Steuer) einzuleiten, um zu vergleichen, ob diese Unregelmäßigkeit auch in anderen Jahren aufgetreten ist.

Deshalb ist es so wichtig, die Unterlagen zu prüfen, die wir an die Finanzbehörden senden.

Wie sollten sich Unternehmer während der Betriebsprüfung verhalten?

Der kontrollierte Steuerpflichtige hat seine Rechte und Pflichten und sollte sich daran halten, d.h. das tun, was die Vorschriften von ihm verlangen und – zu seinem eigenen Wohl – nichts mehr. „Mehr” heißt nicht immer „besser”.

Was bedeutet das in der Praxis? Während der Betriebsprüfung sollten wir nur das bereitstellen, was von uns verlangt wird und nur das, was sich aus der Prüfungsbefugnis ergibt, damit wir nicht unnötig ein Thema ansprechen, auf das die Prüfung nicht zutrifft, und zufällig einen Mangel an Wissen in einem Bereich zeigen oder – was noch schlimmer ist – uns selbst denunzieren. Es geht darum, nicht päpstlicher als der Papst zu sein. 

Das polnische Steuerrecht ist äußerst komplex und jeder hat das Recht, einige Fehler zu machen, aber das bedeutet nicht, dass wir sie den Beamten auf einem silbernen Tablett servieren müssen. Daher lohnt es sich zu prüfen, ob die Prüfungsanordnung korrekt formuliert ist, ob die von uns geforderten Unterlagen mit dem Umfang der Prüfung zusammenhängen und sich aus der Prüfungsbefugnis ergeben und ob die Prüfer, die die durch das Steuerrecht vorgesehenen Aufzeichnungen prüfen, nicht zu weit gehen.

Lassen Sie uns Folgendes betonen: Wir sind nicht verpflichtet, den Behörden das zur Verfügung zu stellen, wozu sie kein Recht haben.
 

Und lohnt es sich, unsere Unterlagen mit den Prüfern zu besprechen und ihre Zweifel bereits in der Prüfungsphase zu erläutern, oder ist es besser, auf die Ergebnisse der Prüfung und den endgültigen Bericht zu warten?

Hier gibt es nicht eine richtige Antwort. Ich bin der Meinung, dass es sich lohnt, Zweifel auszuräumen und unsere Argumente bereits in der Anfangsphase vorzubringen, wenn die Prüfung gerade erst beginnt. Ein Beamter ist auch ein Mensch und – nicht immer, aber auch nicht selten – kommt es vor, dass er logische Erklärungen verstehen und akzeptieren kann, dass die Situation kompliziert geworden ist sowie begreifen kann, warum wir unseren steuerlichen Verpflichtungen so und nicht anders nachgekommen sind.

Nehmen wir an, dass alles so gemacht wurde, wie es sollte: Wir haben eine Prüfungsanordnung erhalten, die Prüfer haben die Frist eingehalten, die Einsicht in diejenigen Unterlagen genommen, die sie überprüfen sollten, der Unternehmer hat Erläuterungen gegeben, die er für wichtig hielt – wie geht es jetzt weiter?

Dann erhalten wir vom Finanzamt einen Prüfungsbericht. Das geprüfte Unternehmen kann innerhalb von 14 Tagen nach seiner Zustellung Einwände dagegen erheben bzw. Erläuterungen dazu abgeben. Bei dieser Gelegenheit kann es seine Beweisanträge angeben (falls sie noch nicht vorgelegt wurden) oder die Behörde an die zuvor vorgelegten Beweisanträge erinnern und sie erneut vorlegen, um seinen Standpunkt hervorzuheben. 

Nachdem wir den Prüfungsbericht erhalten haben, lohnt es sich, das Verfahren zur Einleitung der Prüfung erneut zu analysieren, sicherzustellen, dass die Prüfung in Übereinstimmung mit den Vorschriften durchgeführt wurde und nicht über den vorgegebenen Umfang hinausging, die Unterlagen zu überprüfen, die wir dem Finanzamt zur Verfügung gestellt haben, sowie die Vorladungen, die wir von Beamten erhalten haben. Es ist wichtig, das gesamte Verfahren als Ganzes zu betrachten. Prüfen Sie, was Sie der Behörde bereitgestellt haben, welche dieser Unterlagen und Informationen im Prüfungsbericht nicht erwähnt wurden, stellen Sie sicher, dass der Prüfer Ihre Erläuterungen und alle Unterlagen berücksichtigt hat, die Sie für die wichtigsten in dem Fall halten, und stellen Sie noch einmal Ihren Standpunkt dar.
 

Und wenn die Prüfung zu Ende ist und wir mit ihrem Ergebnis nicht einverstanden sind, können wir dann Einspruch einlegen? Oder müssen wir zwingend unsere Steuererklärung korrigieren?

Wenn im Prüfungsbericht Unregelmäßigkeiten festgestellt wurden, teilt uns das Finanzamt mit, was wir tun sollen – z.B. unsere Steuererklärung einfach korrigieren. Wenn wir die Anforderungen des polnischen Finanzamtes innerhalb von 6 Monaten nicht erfüllen, hat die Finanzverwaltung das Recht, diesbezüglich ein Steuerverfahren einzuleiten.

Wenn wir jedoch der Meinung sind, dass alles gut gemacht wurde und unsere Argumente nicht berücksichtigt wurden, können wir, anstatt eine Korrektur einzureichen, Einspruch gegen den Prüfungsbericht einlegen und Einwände dagegen erheben bzw. Erläuterungen dazu abgeben.

Wir wissen bereits, dass eine Betriebsprüfung ohne Ankündigung gegen polnische Rechtsvorschriften verstößt. Wir wissen auch, dass wir einige Tage haben, um uns auf die Prüfung vorzubereiten, nachdem wir die Prüfungsanordnung erhalten haben. Wie sollen wir diese Zeit nutzen?

Wie ich bereits erwähnt habe, erhält der Unternehmer vor dem eigentlichen Beginn der Betriebsprüfung eine Prüfungsanordnung und er hat Zeit, sich auf die Prüfung vorzubereiten. Diese Zeit ist äußerst wichtig – es lohnt sich, Unterlagen zu überprüfen, zu prüfen, ob alle Rechnungen bezahlt sind, die Aufzeichnungen zu überprüfen sowie zu überprüfen, ob wir alle Betriebsausgaben dokumentiert haben, um im Zweifelsfall sofort eine Korrektur diesbezüglich einzureichen. 

Für Unternehmen und Personen, die bereits Erfahrung im Umgang mit dem polnischen Finanzamt haben, umfasst die Vorbereitung auf die Prüfung auch die Ernennung eines Prüfungskoordinators – es kann sich um eine Person innerhalb des Unternehmens handeln, aber auch um einen Steuerberater. 

Die Aufgabe einer solchen Person besteht darin, die Korrespondenz mit der Behörde zu überwachen und sicherzustellen, dass der Steuerpflichtige nur die Informationen zur Verfügung stellt, die relevant sind und sich aus der Vorladung ergeben – also diejenigen, die unter den Geltungsbereich der Prüfungsbefugnis fallen. Koordinator*in kontrolliert auch, wie viel Zeit noch bleibt, um den Finanzbehörden zu antworten, delegiert die auszuführenden Aufgaben und ist diejenige Person, die in dem Fall am besten informiert ist.
 

Und wenn es um die Kommunikation mit dem Finanzamt geht? Wie sollen wir uns kommunizieren, damit die Betriebsprüfung reibungslos verläuft?

Die Prüfung ist äußerst formalisiert und solange wir innerhalb des gesetzlichen Rahmens, im Rahmen der geltenden Vorschriften vorgehen, sind wir sicher, dass unsere Rechte gewahrt bleiben. Eines dieser Rechte, das beachtet werden soll – ich werde darauf zurückkommen, weil es wichtig ist – heißt nur darauf zu reagieren, worum wir gebeten wurden. Und damit dies geschehen kann, muss die gesamte Kommunikation schriftlich erfolgen. 

Wir sollten darauf achten, ob die Schriftstücke des Finanzamtes tatsächlich den Anforderungen des Gesetzes entsprechen – ob die Prüfungsbefugnis alle formellen Voraussetzungen erfüllt, ob sie alles Notwendige enthält, einschließlich der Belehrung, ob die Vorladung neben den inhaltlichen Informationen (d.h. dem Prüfungsumfang) auch alle formellen Voraussetzungen erfüllt, d.h. ob sie unterzeichnet ist, ob sie mit der richtigen Überschrift versehen ist und der richtige Empfänger genannt ist. 

Die Überprüfung dieser Dinge ist wichtig, da es – insbesondere bei umgewandelten Gesellschaften – vorkommt, dass die Prüfungsbefugnis in Bezug auf das falsche Unternehmen erteilt wurde bzw. ein Fehler in der Firma oder in der Rechtsform vorliegt. Somit ist diese Befugnis ungültig. Und so ist es auch mit jedem anderen Dokument, das wir von der Behörde erhalten.

Reagieren Sie nicht auf etwas, was die formellen Voraussetzungen nicht erfüllt. Und vergessen wir nicht, dass das, was wir der polnischen Behörde sagen (und schreiben), auch dokumentiert werden muss – zu unserer Sicherheit, damit wir wissen, dass das Finanzamt bei Prüfung unserer Unterlagen und Entscheidungstreffen über unsere Aussagen verfügt und alle Beweise auswertet.

Es ist zu beachten, dass Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung etwas Normales sind – sie werden passieren, weil die polnischen Vorschriften von unterschiedlicher Qualität sind, sie werden auch unterschiedlich ausgelegt. Daher lohnt es sich und ist sogar notwendig, die vorgeschriebenen Formalitäten einzuhalten. Als Steuerpflichtige sollten wir nicht nur unseren Pflichten nachkommen, sondern uns auch unsere Rechte nicht vergessen.