Beschäftigung mobiler Arbeitnehmer: Arbeitsrecht, Steuer- und Sozialversicherungsfragen

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Wer sind mobile Arbeitnehmer?
• Wie unterscheidet sich mobile Arbeit von Geschäftsreisen?
• Welche Folgen hat die Arbeitsleistung eines mobilen Arbeitnehmers in Bezug auf die Einkommensteuer?

Ein mobiler Arbeitnehmer – oder anders gesagt ein „Außendienstler“ – ist ein Arbeitnehmer, der seine Aufgaben außerhalb des Sitzes des Arbeitgebers oder eines anderen streng definierten Ortes verrichtet. Diese Art von Arbeit ist vor allem für Handelsvertreter, Servicetechniker und Installateure oder Fahrer charakteristisch. Aufgrund der ungewöhnlichen Art und Weise der Aufgabenerfüllung erfordert die Abrechnung der Gehälter von Vertretern dieser Berufsgruppen nicht nur eine Analyse des Arbeitsrechts, sondern auch mehrerer wichtiger Gerichtsurteile. Sehen wir uns also die wichtigsten davon an.

Was steht zu mobilen Arbeitnehmern in arbeitsrechtlichen Vorschriften?

Die Rechtslage mobiler Arbeitnehmer ist im Arbeitsgesetzbuch nicht ausdrücklich geregelt. Gemäß den Bestimmungen über zwingende Bestandteile eines Arbeitsvertrags muss der Arbeitgeber jedoch im Arbeitsvertrag den Arbeitsort (bzw. -orte) des Arbeitnehmers angeben.

Wie ist also der Inhalt eines Arbeitsvertrags mit einem mobilen Arbeitnehmer zu formulieren, wenn sein Arbeitsort mobil sein wird? Nach der Rechtsprechung der ordentlichen Gerichte besteht eine der zulässigen Möglichkeiten zur Bestimmung des Arbeitsortes in einem Vertrag mit einem Arbeitnehmer, der eine Arbeit ausübt, die einen ständigen Ortswechsel erfordert, darin, ein bestimmtes geografisches Gebiet anzugeben (Urteil des Berufungsgerichts Poznań vom 12.05.2021, III AUa 715/19)¹, innerhalb dessen der Arbeitnehmer ständig zu pendeln hat (Beschluss des Obersten Gerichts (7) vom 19.11.2008, II PZP 11/08.)². 

Mobile Arbeit vs. Geschäftsreisen

Bei der Analyse der Art der Arbeit eines mobilen Arbeitnehmers muss die Frage beantwortet werden, ob die Reise des Arbeitnehmers zu einem Geschäftspartner, die ein übliches Element seiner Arbeit ist, eine Geschäftsreise darstellt.

Nach dem Arbeitsgesetzbuch befindet sich ein Arbeitnehmer auf einer Geschäftsreise, sofern er

• eine Geschäftsaufgabe ausführt,
• auf Weisung des Arbeitgebers handelt,
• und sich zu diesem Zweck außerhalb des Ortes aufhält, wo sich der Sitz des Arbeitgebers befindet (bzw. außerhalb des festen Arbeitsortes).

Darüber hinaus hat sich in der Rechtsprechung die Auffassung entwickelt, dass eine Geschäftsreise dann stattfindet, wenn sie zufällig, vorübergehend und kurzfristig ist und die zu erfüllende Aufgabe im Verhältnis zu den sonstigen Aufgaben des Arbeitnehmers ungewöhnlich ist.

Daher handelt es sich bei Geschäftsreisen nicht um Reisen, die zu den ordentlichen und täglichen Pflichten des Arbeitnehmers gehören. Als eine Geschäftsreise gilt auch nicht die Arbeitsleistung an verschiedenen Orten, sofern der Arbeitnehmer zur dauerhaften Arbeitsleistung an diesen Orten verpflichtet ist.

Daraus ist zu schließen, dass ein mobiler Arbeitnehmer, der während der üblichen Arbeitszeit seine regulären Aufgaben „im Außendienst” verrichtet, sich nicht auf einer Geschäftsreise befindet. Alle von der Norm abweichenden Situationen sollten jedoch in jedem Einzelfall unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechungslinie analysiert werden.

Arbeitszeit eines mobilen Arbeitnehmers

Die Arbeitszeit eines mobilen Arbeitnehmers, der seine Aufgaben auf einem bestimmten Gebiet verrichtet, ist auch die Zeit, die er für notwendige Fahrten aufwendet.

Nach der Auffassung des Obersten Gerichts (Urteil des Obersten Gerichts vom 6.05.2014, II PK 219/13; Urteil des Obersten Gerichts vom 26.10.2022, II PSKP 11/22)³ steht dann der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung und die Arbeitsleistung (Wahrnehmung der Arbeitnehmerpflichten) besteht im bloßen Pendeln, ohne das es nicht möglich wäre, grundlegende Arbeitnehmeraufgaben zu erfüllen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer sein eigenes Verkehrsmittel, ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Verkehrsmittel oder ein öffentliches Verkehrsmittel nutzt.

Können Fahrten nach Hause als Arbeitszeit angerechnet werden?

Bei den Arbeitnehmern, die keinen festen oder gewöhnlichen Arbeitsort haben, gilt als Arbeitszeit auch die Fahrzeit, die diese Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen ihrem Wohnort und dem Standort des ersten und des letzten Kunden aufwenden – ein solcher Standpunkt wurde vom Gerichtshof der Europäischen Union vertreten (Urteil vom 10.09.2015 in der Rechtssache C-266/14).

Eine ähnliche Auffassung vertrat das Oberste Gericht (Urteil vom 24.02.2021, Az. III PSKP 4/21), das bestätigte, dass ein mobiler Arbeitnehmer ab dem Zeitpunkt, an dem er in das Auto steigt, mit dem er zum Arbeitsort pendelt, dem Arbeitgeber zur Verfügung steht – seine Arbeitszeit endet also mit der Rückkehr nach Hause.

Leistungen an einen mobilen Arbeitnehmer vs. Einkommensteuer und Sozialversicherung

Die Art der Arbeit eines mobilen Arbeitnehmers ist insofern spezifisch, als sie sich auch auf die Steuer- und Sozialversicherungsfragen auswirkt.

Auf der Grundlage des Einkommensteuergesetzes ist die Verpflegungspauschale eines Arbeitnehmers auf einer Geschäftsreise/Dienstreise bis zu dem Betrag steuerfrei, der in den gesonderten Vorschriften festgelegt ist (Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 29.01.2013 über Forderungen an einen Arbeitnehmer, der in einer staatlichen oder lokalen Gebietskörperschaft beschäftigt ist, für eine Dienstreise (GBl. 2023.2190))⁴. Unter anderem wird die Erstattung von Reise-, Unterkunfts- oder Verpflegungskosten nicht besteuert.

Ähnlich gestaltet sind die Regelungen zur Sozialversicherung, wonach Verpflegungspauschalen und sonstige Forderungen für Geschäftsreisen nicht die Beitragsbemessungsgrundlage für Arbeitnehmer bilden (Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 18.12.1998 über die ausführlichen Grundsätze für die Festlegung der Bemessungsgrundlage für die Beiträge zur Renten- und Invalidenversicherung (GBl. 2023.728))⁵. 

Es sollte betont werden, dass die Befreiung von Einkommensteuer und Sozialversicherung für einen Arbeitnehmer gilt, der sich auf einer Geschäftsreise befindet, und – wie oben erwähnt – das Pendeln der mobilen Arbeitnehmer stellt keine solche Reise dar. Somit werden die Verpflegungspauschalen, die an mobile Arbeitnehmer gezahlt werden, nicht von der Einkommensteuer und Sozialversicherung befreit, was durch die aktuellen Gerichtsurteile bestätigt wird. 

Wie Sie sehen, ist die Bestimmung der Art der Arbeit des mobilen Arbeitnehmers von erheblicher praktischer Bedeutung. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, dieses Thema mit unseren Experten zu besprechen, sofern sie Zweifel daran haben.

¹ Urteil des Berufungsgerichts Poznań vom 12.05.2021, III AUa 715/19.

² Beschluss des Obersten Gerichts (7) vom 19.11.2008, II PZP 11/08.

³ Urteil des Obersten Gerichts vom 6.05.2014, II PK 219/13; Urteil des Obersten Gerichts vom 26.10.2022, II PSKP 11/22. 

⁴ Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 29.01.2013 über Forderungen an einen Arbeitnehmer, der in einer staatlichen oder lokalen Gebietskörperschaft beschäftigt ist, für eine Dienstreise (GBl. 2023.2190).

⁵ Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 18.12.1998 über die ausführlichen Grundsätze für die Festlegung der Bemessungsgrundlage für die Beiträge zur Renten- und Invalidenversicherung (GBl. 2023.728).