Leistungen an mobile Arbeitnehmer

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Wann haben wir es mit einem mobilen Arbeitnehmer zu tun?
• Welche Leistungen, die einem mobilen Arbeitnehmer gezahlt werden, führen zu einem steuerpflichtigen Einkommen?
• Wie ist die SV-Belastung im Falle von Leistungen, die an einen mobilen Arbeitnehmer gezahlt werden?

Obwohl der Begriff des „mobilen Arbeitnehmers” nicht direkt in den Rechtsvorschriften geregelt ist, taucht er sehr häufig in der Lehre und Rechtsprechung auf. Ein immanentes Merkmal einer Person, die diese Beschäftigungsform in Anspruch nimmt, ist die Verrichtung der Arbeit, indem sie ständig pendelt. In diesem Fall wird der Arbeitsort im Vertrag oft als ein Gebiet definiert – als Hoheitsgebiet eines Staates, eine Woiwodschaft oder eine bestimmte Region.

Aufgrund der Tatsache, dass ein dauerhafter Wechsel des Arbeitsortes durch den Arbeitnehmer ein typisches Merkmal der mobilen Arbeit ist, stellt dieses Pendeln keine Dienstreise dar (als Dienstreise gilt nämlich eine zufällige und vorübergehende Reise außerhalb des Arbeitsortes auf Weisung des Arbeitgebers zur Ausübung einer dienstlichen Tätigkeit). Da das zentrale und standardmäßige Element der mobilen Arbeit das ständige Pendeln eines Arbeitnehmers auf einem bestimmten Gebiet ist, um bestimmte Aufgaben zu erfüllen, kann dieses Pendeln nicht als Dienstreise angesehen werden, weil das Merkmal des zufälligen Charakters dieses Ereignisses nicht erfüllt ist.

Geldwerter Vorteil als Einkommen des mobilen Arbeitnehmers

Im Zusammenhang mit der Ausübung einer Arbeit im Rahmen der dauerhaften Mobilität erhalten mobile Arbeitnehmer häufig zusätzlich zum Grundgehalt zusätzliche Leistungen von dem Arbeitgeber. Sie werden direkt von dem Arbeitgeber finanziert oder von dem Arbeitnehmer übernommen und ihm dann von dem Unternehmen erstattet.

Nach den Bestimmungen über die Einkommensteuer stellen alle Arten von geldwerten Vorteilen, die beim Arbeitnehmer zu einer Vermögenszuwendung auf der Grundlage eines Arbeitsverhältnisses führen, ein Einkommen des Arbeitnehmers dar.

Wie der Verfassungsgerichtshof in einem seiner Urteile ausgeführt hat, liegt ein geldwerter Vorteil, der das Einkommen eines Arbeitnehmers darstellt, dann vor, wenn die folgenden Voraussetzungen zusammen erfüllt sind:

• die Leistung wurde mit Zustimmung des Arbeitnehmers erfüllt (er hat sie freiwillig in Anspruch genommen);
• die Leistung wurde im Interesse des Arbeitnehmers (und nicht im Interesse des Arbeitgebers) erfüllt;
• durch die Leistung wurde dem Arbeitnehmer ein Vorteil in Form einer Vermögensvermehrung oder der Vermeidung eines Aufwands, den er zu tragen hätte, verschafft;
• dieser Vorteil ist messbar und wird einem einzelnen Arbeitnehmer zugeschrieben (er steht nicht allen Personen allgemein zur Verfügung).

Tagegelder und Forderungen für Dienstreisen

Tagegelder sind eine Art von Forderungen, auf die ein Arbeitnehmer für eine Dienstreise Anspruch hat.

Wie wir bereits oben angedeutet haben, befindet sich ein mobiler Arbeitnehmer, während er seine dienstliche Tätigkeiten an dem von den Parteien vereinbarten Arbeitsort ausübt, nicht auf einer Dienstreise, so dass der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, ihm Tagegelder und andere Forderungen dafür zu zahlen.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein mobiler Arbeitnehmer niemals auf einer Dienstreise sein kann – wenn er auf Weisung des Arbeitgebers eine Tätigkeit ausübt, die auf einem Gebiet auszuüben ist, der im Arbeitsvertrag nicht als Arbeitsort angegeben ist, dann kann es sich insoweit um eine Dienstreise handeln. In einem solchen Fall hat der mobile Arbeitnehmer Anspruch auf alle im Zusammenhang mit der Dienstreise fälligen Beträge.

Mobile Arbeit und Bereitstellung der unentgeltlichen Unterkunft

Gerichte und Finanzbehörden sind in der Regel der Ansicht, dass die Finanzierung einer Unterkunft für mobile Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber (die sich aus der Notwendigkeit zur Ausübung ihrer dienstlichen Tätigkeit ergibt) kein Einkommen des Arbeitnehmers darstellt, weil diese Leistung nur im Interesse des Arbeitgebers erfüllt wird.

Wenn daher die Bereitstellung einer Unterkunft für einen mobilen Arbeitnehmer für die ordnungsgemäße und effektive Erfüllung seiner Pflichten erforderlich ist (z. B. um den Geschäftspartner pünktlich zu erreichen), stellen die Ausgaben dafür keinen Vorteil für den Arbeitnehmer dar. Sie sollten als Erfüllung der Verpflichtung des Arbeitgebers behandelt werden, für eine ordnungsgemäße Arbeitsorganisation zu sorgen. Daher ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, Einkommensteuer-Vorauszahlungen dafür zu berechnen, einzuziehen und abzuführen. 

In diesem Fall entstehen keine Einkünfte aus der unentgeltlichen Unterkunft einer mobil arbeitenden Person – unabhängig davon, ob der Aufwand dem Arbeitnehmer entsteht und dann von dem Arbeitgeber erstattet wird, oder ob dieser ihn direkt trägt.

Übernahme von Fahrtkosten bei mobilen Arbeitnehmern

Fahrtkosten mobiler Arbeitnehmer (z.B. Aufwendungen für Kraftstoff, Mautgebühren, Parkgebühren), die im Zusammenhang mit der Erfüllung ihrer Arbeitnehmerpflichten stehen, stellen keine Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit dar.

Die Finanzbehörden gehen davon aus, dass diese Ausgaben im Interesse des Arbeitgebers anfallen und dienstlicher Natur sind und daher keine Vermögenszuwendung des mobilen Arbeitnehmers darstellen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Einkommensteuer auf die Aufwendungen für Fahrten eines mobilen Arbeitnehmers im Zusammenhang mit der Erfüllung seiner Arbeitnehmerpflichten zu entrichten. 

Die Aufwendungen für Dienstfahrten einer Person, die mobile Arbeit ausübt, stellen für sie kein Einkommen dar – sowohl wenn sie direkt von dem Arbeitgeber übernommen werden, als auch wenn sie von dem Arbeitnehmer getragen werden und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sie dann erstattet.

Verrichtung der mobilen Arbeit und Bereitstellung der unentgeltlichen Verpflegung

Die Kosten des Arbeitgebers, die ihm für die Verpflegung eines mobilen Arbeitnehmers während seiner Arbeit entstehen, stellen das Einkommen dieses Arbeitnehmers dar. 

Die Finanzbehörden sind der Ansicht, dass die Finanzierung oder Erstattung der Verpflegungskosten für einen mobilen Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber eine Handlung ist, die dem Arbeitnehmer einen messbaren Vorteil bringt, zumal die Kosten für die Verpflegung von dem Arbeitnehmer unabhängig von der Ausübung seiner dienstlichen Tätigkeit getragen werden müssen. Die Finanzierung der Verpflegungskosten durch den Arbeitgeber (oder deren Erstattung) steht in keinem Zusammenhang mit der Arbeitsorganisation oder der Ausstattung der Arbeitnehmer mit den für die Arbeitsausführung erforderlichen Geräten und Materialien.

Daher ist der Arbeitgeber verpflichtet, in diesem Zusammenhang die Einkommensteuer-Vorauszahlungen abzurechnen.

Einkünfte des Arbeitnehmers und seine Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge

Handelt es sich bei einer vom Arbeitgeber angebotenen Leistung nicht um die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit im Sinne des Einkommensteuergesetzes, besteht keine Pflicht zur Zahlung von Sozial- und Krankenversicherungsbeiträgen darauf.

Es ist zu beachten, dass die Auswirkungen auf das Einkommen des Arbeitnehmers je nach Art und Ort der Arbeit unterschiedlich sind. Die richtige Ermittlung der steuerlichen Folgen erfordert jedes Mal eine Analyse der Sachlage.

Falls Sie Fragen zum Einkommen eines mobilen Arbeitnehmers haben oder Unterstützung bei der Bewältigung der steuerlichen Angelegenheiten Ihres Unternehmens benötigen, sprechen Sie uns an.