Implementierung des KSeF-Systems / Implementierung von ViDA

2022 veröffentlichte die Europäische Kommission den Vorschlag von Änderungen im Rahmen der sog. „VAT in Digital Age” (ViDA) Initiative, die darauf abzielen, die Rechnungsstellung und Mehrwertsteuerberichterstattung in der Europäischen Union weiter zu digitalisieren. Das Änderungspaket wird eine Mehrwertsteuerrevolution auf EU-Ebene mit sich bringen, weil es Unternehmen in allen Mitgliedstaaten betreffen wird.

Die wichtigsten Änderungen im Änderungspaket ViDA betreffen:

• Modernisierung der Meldepflichten im Bereich der Mehrwertsteuer – die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Umsätze wird vorgeschrieben. Diese Anforderung kann auch für die Meldung inländischer Umsätze in einem bestimmten Mitgliedstaat gelten. Dies bedeutet, dass die Informationen, die Steuerpflichtige in der gesamten EU bei jedem Umsatz elektronisch in Echtzeit an die Finanzbehörden übermitteln müssen, harmonisiert werden. Das Standard-Rechnungsstellungssystem ist die Ausstellung von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format.
• Einführung der neuen steuerlichen Verpflichtungen für digitale Plattformen.
• Vermeiden der Notwendigkeit, mehrere Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in der EU zu haben, indem die umsatzsteuerliche Registrierung in einem einzigen Mitgliedstaat zugelassen wird. Zu diesem Zweck schlägt die Europäische Kommission vor, die bestehenden One-Stop-Shop-Verfahren (OSS), Import-One-Stop-Shop-Verfahren (IOSS) und Reverse-Charge-Verfahren zu verbessern und weiterzuentwickeln.

Polen hat im Einklang mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age” Maßnahmen getroffen, die darauf abzielen, die obligatorische elektronische Rechnungsstellung einzuführen. Ab Juli 2024 sind Steuerpflichtige mit Sitz oder fester Niederlassung in Polen verpflichtet, strukturierte Rechnungen im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) auszustellen.

UPDATE! 
Am 26. April 2024 teilte das polnische Finanzministerium mit, dass das Landesweite E-Rechnungssystem (Abk. KSeF) nicht 2024, sondern erst 2026 in Kraft treten wird. Ab dem 1. Februar 2026 soll das KSeF-System für Unternehmen gelten, deren Umsatz im Vorjahr 200 Mio. PLN überstieg, und ab dem 1. April 2026 wird das System für alle Unternehmen obligatorisch sein. 

KSeF ist ein polnisches EDV-System, in dem strukturierte Rechnungen ausgestellt, empfangen und sogar bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden können. Im Rahmen des Systems ist es möglich, den gesamten Prozess im Zusammenhang mit der Durchführung der Betriebsprüfungen zu automatisieren. Es geht u.a. darum, die Prüfungsdauer zu verkürzen und die Unternehmer weniger darin einzubeziehen.

Der Leistungsumfang von RSM Poland im Rahmen der Implementierung von elektronischen strukturierten Rechnungen: Welche Unterstützung können KSeF-Anwender erwarten?

Die Implementierung des Landesweiten E-Rechnungssystems ist für viele Unternehmen und Organisationen eine große Herausforderung, und es bleibt immer weniger Zeit dafür.

Bereiche, die ein proaktives Handeln des das KSeF-System implementierenden Unternehmers erfordern

• Anpassung der internen Verfahren an die neuen Regelungen
• Analyse der Funktionalität der eingesetzten Systeme, deren Konformität mit den Anforderungen des KSeF und ihre mögliche Anpassung.
• Schulung der Mitarbeiter, die an Rechnungsstellung beteiligt sind, zu den neuen Vorschriften und Folgen ihrer Nichteinhaltung.

Um diesen Herausforderungen begegnen zu können, ist es notwendig, umfassende Kenntnisse von Personen in Anspruch zu nehmen, die nicht nur auf Steuerberatung, sondern auch auf Unternehmensberatung, Buchhaltung und IT spezialisiert sind. Unser Team von Experten – Personen, die sich gut in bestimmten Maßnahmen auskennen, die für die Implementierung des KSeF erforderlich sind – unterstützt Sie dabei.

Die Europäische Kommission arbeitet noch an dem Entwurf. Die geplanten Änderungen, die sich aus den von der Europäischen Kommission vorgelegten Vorschlägen ergeben, würden in den Jahren 2024-2028 in Kraft treten.

Unternehmer, die in der Europäischen Union tätig sind, sollten sich Gedanken darüber machen, ob sie für diese Änderungen bereit sind. Ein wichtiger Aspekt, der analysiert werden muss, ist das Konzept einer einzigen Mehrwertsteuerregistrierung (Single VAT Registration – SVR) in der EU.

Die vorgeschlagenen Änderungen zielen darauf ab, die elektronische Rechnungsstellung in der gesamten EU zu harmonisieren. Sie betreffen nicht nur die Verpflichtung, innergemeinschaftliche Umsätze in Echtzeit elektronisch in Rechnung zu stellen, sondern auch die Verpflichtung, Informationen über innergemeinschaftliche Umsätze in Echtzeit zu melden.

Warum sollten Sie bei der KSeF-Implementierung unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen?

Die Experten von RSM Poland verfügen über praktische Erfahrung in der Steuerberatung, und insbesondere in:

• Durchführung der Prüfungen von VAT Compliance-Abläufen – sowohl für inländische, als auch für ausländische Unternehmen;
• Unterstützung der ausländischen Unternehmen bei ihrer umsatzsteuerlichen Registrierung in Polen;
• Analyse der Begründung einer ertragsteuerlichen bzw. umsatzsteuerlichen Betriebsstätte (PE bzw. FE) durch ausländische Unternehmen, die in Polen tätig sind;
• Unterstützung bei der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen im Rahmen von CIT Compliance und VAT Compliance;
• Kontakt mit Finanzbehörden und Erteilung der erforderlichen Informationen im Falle der amtlichen steuerlichen Vorprüfungen, Betriebsprüfungen und Steuerverfahren;

Im Rahmen unserer Buchhaltungs-, Rechts- und IT-Dienstleistungen:

• bieten wir das Outsourcing der Buchhaltung und die Buchhaltungsaufsicht,
• konfigurieren und optimieren wir das Oracle-Buchhaltungssystem im Hinblick auf die Informationserwartungen des Unternehmens und die Einhaltung der polnischen Vorschriften; 
• überprüfen wir qualifizierten Signaturen/vertrauenswürdigen Profile;
• unterstützen wir die Mandanten bei der Beantragung der Vergabe von KSeF-Benutzerrechten an Personen, die für den Versand und Empfang von E-Rechnungen und E-Korrekturrechnungen verantwortlich sind;
• bieten wir Unterstützung bei Einholung der elektronischen Signatur/des elektronischen Siegels;
• analysieren wir Bedingungen der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern im Hinblick auf die Verpflichtungen und Verfahren des KSeF und beraten wir die Mandanten bei Gestaltung dieser Bedingungen (u.a. bei Anpassung von Verträgen mit Geschäftspartnern, Allgemeinen Vertragsbedingungen, Allgemeinen Geschäftsbedingungen usw.);
• erarbeiten wir interne Unterlagen (innerbetriebliche Vorschriften und Verfahren – u.a. innerbetriebliche Vorschriften über die Regeln für die Ausstellung von Rechnungen und Korrekturrechnungen, Erstellung des Anhangs, Vorgehensweise beim Ausfall), einschließlich der Mitarbeiterunterlagen, die an die neuen Regelungen im Zusammenhang mit KSeF angepasst sind;
• identifizieren wir Risiken im Zusammenhang mit der Erfüllung der Verpflichtungen von Unternehmern nach dem Gesetz zur Verhinderung übermäßiger Verzögerungen bei Handelsgeschäften und aufgrund von Verfahren des Amts für Wettbewerbs- und Verbraucherschutz im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten des KSeF (u.a. helfen wir bei der Identifizierung der Unternehmensgröße, machen wir die Mandanten auf die Rechte des Gläubigers und die Pflichten des Schuldners im Zusammenhang mit Zahlungsfristen aufmerksam usw.). 

Wenn Sie Probleme mit der Finanzverwaltung vermeiden möchten, wenden Sie sich an unseren Experten und finden Sie heraus, wie wir ihr Unternehmen unterstützen können.

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