Das polnische Recht verpflichtet ausländische Unternehmen mit fester Niederlassung (FE) in Polen, dass sie ab dem 1. Juli 2024 strukturierte Rechnungen im Landesweiten E-Rechnungssystem (KSeF) ausstellen. Dies gilt jedoch nicht für diejenigen Steuerpflichtigen, die zwar eine feste Niederlassung in Polen haben, aber Rechnungen ausstellen, die sich nicht auf diese FE beziehen.

 

Wie wirkt sich das Landesweite E-Rechnungssystem auf die Tätigkeit der ausländischen Unternehmen in Polen aus? 

KSeF ist ein polnisches EDV-System, in dem strukturierte Rechnungen ausgestellt, empfangen und (sogar bis zu 10 Jahre) aufbewahrt werden können. Im Rahmen des Systems ist es möglich, den gesamten Prozess im Zusammenhang mit der Durchführung der Betriebsprüfungen zu automatisieren. Es geht u.a. darum, die Prüfungsdauer zu verkürzen und die Unternehmer weniger darin einzubeziehen.

Feste Niederlassung (FE), die auch als umsatzsteuerliche Betriebsstätte bezeichnet wird, ist jede Niederlassung mit Ausnahme des Sitzes der wirtschaftlichen Tätigkeit, die einen hinreichenden Grad an Beständigkeit sowie eine Struktur aufweist, die es ihr von der personellen und technischen Ausstattung her erlaubt, Dienstleistungen, die für den eigenen Bedarf dieser Niederlassung erbracht werden, zu empfangen und dort zu verwenden.

Feste Niederlassung im umsatzsteuerlichen Sinne ist Gegenstand zahlreicher Auslegungen und Urteile. Die Definition der Regeln für die Begründung einer festen Niederlassung enthält immer noch keine klaren Voraussetzungen, die es ermöglichen würden, eindeutig festzustellen, dass in dem jeweiligen Fall eine FE eines ausländischen Unternehmens in Polen vorliegt bzw. nicht vorliegt.

Die Überprüfung der Voraussetzungen, die zur Begründung von FE führen, ist wichtig im Zusammenhang mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Juli 2024. Unter Berücksichtigung dieser Änderungen und der Notwendigkeit, strukturierte Rechnungen auszustellen, sollte jeder ausländische Unternehmer, der auf dem Gebiet Polens steuerbare Umsätze tätigt, das Risiko der Begründung einer festen Niederlassung (FE) in Polen ermitteln.

UPDATE! 
Am 26. April 2024 teilte das polnische Finanzministerium mit, dass das Landesweite E-Rechnungssystem (Abk. KSeF) nicht 2024, sondern erst 2026 in Kraft treten wird. Ab dem 1. Februar 2026 soll das KSeF-System für Unternehmen gelten, deren Umsatz im Vorjahr 200 Mio. PLN überstieg, und ab dem 1. April 2026 wird das System für alle Unternehmen obligatorisch sein. 

Ausländische Rechtsträger, die Zweifel daran haben, ob ihre Tätigkeit zur Begründung von FE in Polen führt, sollten die Geschäftsprozesse in dem jeweiligen Unternehmen im Detail analysieren oder einen Antrag um die Erteilung eines Steuervorbescheids in diesem Bereich an den Leiter der Landesfinanzauskunft stellen. 

 

Umfang der Unterstützung von RSM Steuerberatern bei der ordnungsgemäßen Umsetzung von E-Rechnungen in Polen

Als Experten von RSM Poland haben wir eine praktische Erfahrung in der Steuerberatung, die es uns ermöglicht, das jeweilige Unternehmen durch alle Phasen des Prozesses zu führen, der mit der Feststellung des Vorliegens einer festen Niederlassung (FE) in Polen zusammenhängt:

  • wir analysieren, ob die Tätigkeiten eines bestimmten ausländischen Unternehmens zur Begründung seiner festen Niederlassung in Polen führen;
  • wir stellen den Antrag auf Erteilung eines Steuervorbescheids bei polnischen Finanzbehörden;
  • wir unterstützen ausländische Unternehmen bei ihrer umsatzsteuerlichen Registrierung in Polen;
  • wir unterstützen ausländische Unternehmen bei Rechnungsstellung in KSeF;
  • wir unterstützen unsere Mandanten bei der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen im Rahmen von VAT Compliance;
  • wir kontaktieren Finanzbehörden und als Vertreter unseren Mandanten erteilen wir den Finanzbeamten die erforderlichen Informationen im Falle der steuerlichen Vorprüfungen, Betriebsprüfungen und Steuerverfahren.

Polnische Finanzämter gehen sehr restriktiv an das Thema FE heran, deshalb dürfen die Tätigkeiten, die auf die Feststellung des Vorliegens einer festen Niederlassung (FE) in Polen abzielen, von ausländischen Unternehmern nicht unterschätzt werden. Unternehmen, die es versäumen, strukturierte Rechnungen ordnungsgemäß im KSeF auszustellen, werden mit folgender Strafe belegt: 

  • bis zu 100 % des auf der jeweiligen Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrags;
  • bis zu 18,7 % des auf der jeweiligen Rechnung ausgewiesenen Gesamtbetrags – im Falle einer Rechnung, auf der keine Steuer ausgewiesen ist.

Wenn Sie Probleme mit der Finanzverwaltung vermeiden möchten, schreiben Sie unseren Experten unter [email protected] an und finden Sie heraus, wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können.

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Przemysław Powierza - Tax Partner
Przemysław POWIERZA
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