Die wichtigsten Regeln für Abrechnung der Dienstarbeitszeit

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Was ist die Definition einer Dienstreise?
• Wie wird der Zeitrahmen einer Dienstreise festgelegt?
• Wie ist eine Auslandsdienstreise abzurechnen?

Unter einer Dienstreise versteht man die Wahrnehmung bestimmter Aufgaben durch einen Arbeitnehmer außerhalb des Ortes, an dem sich der Sitz des Arbeitgebers befindet bzw. außerhalb des festen Arbeitsortes zu dem Zeitpunkt und an dem Ort, der von dem Arbeitgeber angegeben wird.

Typisch für eine Dienstreise ist ihr beiläufiger Charakter – gegenüber den Pflichten des Arbeitnehmers ist eine Dienstreise für ihn ein einmaliges, ungewöhnliches und untypisches Ereignis. Wenn die Reise keinen beiläufigen Charakter hat, sondern ein Teil der üblichen Pflichten des Arbeitnehmers ist, kann dies bedeuten, dass es sich um einen mobilen Arbeitnehmer handelt, d. h. um denjenigen, der während seiner Arbeit ständig pendelt. Ein mobiler Arbeitnehmer, der seine regulären Aufgaben wahrnimmt, befindet sich nicht auf einer Dienstreise.

Was macht die Dienstreisezeit aus?

Die Dauer einer Dienstreise setzt sich zusammen aus: 

• der Reisezeit bis zum Zielort der Reise, die mehr als einen Tag dauert, einschließlich der Zeit des Aufenthalts am Zielort – darunter der Freizeit des Arbeitnehmers während des Aufenthalts am Zielort, die nicht für die Wahrnehmung der dienstlichen Aufgabe aufgewendet wurde,
• der Zeit der tatsächlichen Wahrnehmung der beauftragten dienstlichen Aufgabe.

Die Dauer der Dienstreise sollte von dem Arbeitgeber in dem Dienstreiseauftrag angegeben werden, in der das Datum der Dienstreise des Arbeitnehmers bestimmt wird (unter Berücksichtigung des Datums und der Uhrzeit der Abreise und der Rückkehr sowie der Anzahl der auf der Inlands- und Auslandsreise verbrachten Stunden). 

Eine Inlandsreise auf Weisung des Arbeitgebers beginnt, nachdem der Arbeitnehmer die Verwaltungsgrenzen des als Anfangsort angegebenen Ortes verlassen hat, und endet, sobald der Arbeitnehmer die Verwaltungsgrenzen des Ortes überschreitet, den der Arbeitgeber als Ort des Reiseendes angegeben hat.

Bei einer Auslandsreise wird die Reisezeit entsprechend berechnet, je nachdem, welches Verkehrsmittel genutzt wird:

• Landverkehrsmittel – die Zeit einer Auslandsreise wird von der Überquerung der Staatsgrenze auf dem Weg ins Ausland bis zum Zeitpunkt ihrer Überquerung auf der Rückreise ins Inland gezählt;
• Luftverkehrsmittel – die Zeit einer Auslandsreise wird ab dem Zeitpunkt gezählt, zu dem das Flugzeug auf dem Weg ins Ausland vom letzten Flughafen im Inland abhebt, bis zu dem Zeitpunkt, zu dem das Flugzeug auf dem Rückweg auf dem ersten Flughafen im Inland landet;
• Seeverkehrsmittel – die Zeit einer Auslandsreise wird ab dem Zeitpunkt gezählt, zu dem das Schiff (oder die Fähre) den letzten polnischen Hafen verlässt, bis zu dem Zeitpunkt, zu dem das Schiff (oder die Fähre) in den ersten polnischen Hafen einläuft.

Eine Auslandsdienstreise kann eine Reise von und zur Landesgrenze oder zum Flughafen/Hafen und vom Flughafen/Hafen in dem Ort umfassen, in dem die Dienstreise begonnen hat. Für solche inländischen Strecken einer Auslandsdienstreise gelten die Vorschriften für Inlandsreisen entsprechend. 

Inländische Reisestrecken vor und nach dem Beginn der Auslandsreise werden nicht zusammengeführt. Arbeitgeber außerhalb des öffentlichen Dienstes können jedoch eigenständig die Regeln für die Abrechnung von inländischen Strecken einer Auslandsdienstreise in Betriebsordnungen festlegen.

Arbeitszeit auf einer Dienstreise

Die Arbeitszeit während einer Dienstreise umfasst:

• die Dauer der Dienstreise, soweit sie in die Stunden der normalen Arbeitszeit des Arbeitnehmers fällt,
• Zeit der Wahrnehmung einer vom Arbeitgeber beauftragten dienstlichen Aufgabe.

Die Dauer einer Dienstreise, soweit sie nicht in die Stunden der normalen Arbeitszeit des Arbeitnehmers fällt, wird in die Arbeitszeit eingerechnet, wenn diese Zeit für die Wahrnehmung einer vom Arbeitgeber beauftragten dienstlichen Aufgabe aufgewendet wurde. 

Verbindung einer Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt

Und was ist, wenn ein Arbeitnehmer eine Dienstreise mit dem Erholungsurlaub verbinden möchte? Auch eine solche Option ist möglich – die Vorschriften verbieten das nicht. In einem solchen Fall kann der Arbeitgeber auf Antrag des Arbeitnehmers vereinbaren, den Aufenthalt des Arbeitnehmers am Ort der Dienstreise zu privaten Zwecken, d.h. nicht im Zusammenhang mit der Wahrnehmung der dienstlichen Aufgabe, zu verlängern.

Aus personeller (und steuerlicher) Sicht ist im vorliegenden Fall davon auszugehen, dass die Dauer der Dienstreise mit der Beendigung der Wahrnehmung der dienstlichen Aufgabe durch den Arbeitnehmer endet (und somit nicht mit dem Zeitpunkt der Rückkehr an den Ort, der als Ort der Beendigung der Dienstreise gekennzeichnet ist).

Natürlich ist die Berechnung der Dauer einer Dienstreise und Bestimmung der damit verbundenen Verpflichtungen nicht immer einfach und offensichtlich und kann in vielen Situationen eine ausführlichere Analyse erfordern. In solchen Fällen empfehlen wir Ihnen, unsere professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen.