En España, se define sucursal como todo aquel establecimiento secundario dotado de representación permanente y de cierta autonomía de gestión, a través del cual se desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad.

Las sucursales están sujetas a las mismas obligaciones que las sociedades españolas, a pesar de carecer de personalidad jurídica propia y, en consecuencia, deben ser inscritas en el Registro Mercantil en el cual tengan establecido su domicilio social.

Del mismo modo, las sucursales que tengan como sociedad matriz a una sociedad extranjera también deberán depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Se prevén dos posibles supuestos para el depósito de las cuentas anuales de las sucursales cuya sociedad matriz es extranjera.

El primer supuesto hace referencia al depósito de cuentas anuales de sucursales cuya sociedad matriz extranjera, en virtud de la legislación interna su país, está obligada a depositar las cuentas anuales en su país de residencia. En estos casos, la sucursal tan solo deberá depositar en el Registro Mercantil en el que esté inscrita, las cuentas anuales que se encuentren debidamente depositadas en el Registro de la sociedad extranjera junto con los documentos necesarios para cumplir con los requisitos establecidos en la legislación vigente y, en su caso, las cuentas consolidadas que hubieran sido elaboradas conforme a la legislación aplicable a la sociedad matriz.

Si las cuentas ya estuvieran depositadas en el Registro de la sociedad extranjera, la calificación del Registrador español se limitará a la comprobación de ese extremo.

El segundo de los posibles supuestos hace referencia al depósito de las cuentas anuales por parte de sucursales de sociedades matrices extranjeras cuya normativa interna no preceptuase la elaboración de las cuentas anuales o lo hiciese en forma no equivalente a la legislación española. En estos casos, la sociedad habrá de elaborar las cuentas en relación con la actividad de la sucursal y depositarlas en el Registro Mercantil donde conste inscrita la sucursal.

No existe un criterio unificado sobre el modo y sobre la base de qué criterios deben prepararse las cuentas anuales en estos casos. No obstante, hay unanimidad en que debe atenderse a los parámetros de la normativa española para determinar la posible formulación en formato abreviado o la posible necesidad del informe de auditoría de las mismas.

Aunque el período de los ejercicios sociales de las sociedades matrices extranjeras sea desconocido para los Registros españoles, existe también un criterio unificado en cuanto al plazo de presentación de las cuentas por parte de las sucursales, que finalizará el 31 de diciembre del año siguiente al ejercicio que se presenta.

En conclusión, las sucursales están obligadas de una manera u otra, a depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil en el que estén inscritas. En la práctica, la falta de depósito de las cuentas anuales por parte de las sucursales, del mismo modo que sucede en las sociedades españolas, provoca el cierre de la hoja registral una vez transcurrido un año desde el cierre del ejercicio social al que se refieren las cuentas en cuestión. Por consiguiente, la sucursal no podrá inscribir en el Registro Mercantil ningún otro acto o documento, con ciertas excepciones, hasta que no se produzca el depósito de las cuentas. Por otro lado, la falta de depósito de las cuentas anuales puede suponer la imposición de una multa administrativa que oscile entre los 1.200€ y los 60.000€.