ESG, alla rendicontazione ci pensa un software

Articolo di Raffaele Mazzeo e Simone Segnalini, Partner RSM S.p.A., pubblicato su Economy di Gennaio 2025.

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VERSO LA CSRD - LA SCELTA DEL SOFTWARE CONTABILE ESG COME STRUMENTO CHIAVE PER AGEVOLARE LA TRANSIZIONE

La sostenibilità e le problematiche ambientali, sociali e di governance (“ESG”) si sono trasformate da iniziative volontarie a parti integranti della normativa vigente. La grande novità è l’inclusione della sostenibilità nel sistema civilistico italiano e nella comunicazione societaria avvenuta con il recente decreto legislativo n. 125/2024 dello scorso settembre con cui l’Italia ha recepito  la nuova direttiva Corporate Sustainability Reporting Directive (“CSRD”).

Gli impatti della normativa di sostenibilità sulle aziende italiane

La  direttiva CSRD oltre ai soggetti istituzionali quali le società quotate e gli enti di interesse pubblico, obbliga le grandi imprese UE alla Rendicontazione di sostenibilità da includere nella relazione sulla gestione del bilancio al 31 dicembre 2025.

Obbligo CSRD - Grandi imprese

Avere superato per due esercizi almeno 2 dei seguenti parametri:

- Fatturato > 50 milioni;

- Totale attivo > 25 milioni;

- Numero dipendenti > 250.

Il nuovo obbligo che ricade su oltre 5000 aziende italiane a partire dal 2025 è una questione molto seria in quanto non si tratta solo di fornire nuove informazioni nel bilancio ma di garantire la conformità a nuove e mai sperimentate procedure aziendali. Gli impatti sull’organizzazione derivano principalmente dal rispetto di specifici requisiti di legge, fra i quali l’adozione di un nuovo set di standard contabili europei, i cd. ESRS (“European Standard Sustainability Reporting”), la misurazione della Co2 (“Carbon footprint”), la misurazione degli impatti attuali e prospettici che gli ESG producono, così come la misurazione dei rischi e delle opportunità non solo sulle aziende obbligate alla CSRD ma anche sulle loro catene del valore. Non è tutto. Le attività dello stato patrimoniale, i ricavi e i costi devono essere riclassificati in base ai criteri ambientali del Regolamento europeo sulla Tassonomia. Inoltre, le informazioni dovranno essere fornite in formato elettronico come già avvenuto per i bilanci in formato XBRL. Inoltre, la rendicontazione di sostenibilità sarà soggetta all’obbligo di revisione limitata (“limited assurance”) da parte di un revisore indipendente. Per affrontare la CSRD si deve intervenire in maniera adeguata sull’organizzazione e sulle procedure aziendali a partire da un software contabile per la gestione delle informazioni ESG.

Rilevare i dati ESG non soltanto come obbligo di legge

Sarebbe molto riduttivo procedere all’acquisto di un software contabile ESG esclusivamente per adempiere ad un obbligo di legge. La CSRD prevede che le società adottino un approccio prospettico nella rendicontazione di sostenibilità (“forward looking”). Il sistema dei dati ESG non si deve limitare a fornire la base per la predisposizione del bilancio ma è indispensabile per alimentare il controllo di gestione dal momento che gli obiettivi aziendali, sia quelli interni del piano di sostenibilità e del sistema incentivante che quelli esterni verso il mercato, includono nuovi fattori ESG da misurare con appositi indicatori (“KPI”). I dati ESG non sono semplicemente informazioni obbligatorie, ma rappresentano anche una nuova risorsa che può essere sfruttata per ottimizzare le prestazioni, migliorare le relazioni con i clienti e rafforzare le catene di fornitura.

Dotarsi di un software contabile ESG: da dove partire

Il problema principale in questa fase in cui non si conoscono ancora a fondo le nuove regole e gli impatti sulle aziende risiede nella difficoltà di scelta del software più adatto. La personalizzazione e la configurazione iniziale (“set up”) di un software contabile ESG presuppongono la conoscenza da parte delle aziende della nuova regolamentazione e la chiara scelta delle informazioni da rendicontare. Ciò non sempre avviene a causa della difficoltà a comprendere la nuova e complessa materia.

La nuova nomenclatura dei dati prevista degli standard ESRS, infatti, prevede circa 120 requisiti di informativa (“disclosure requirements”) a cui corrispondono un elevato numero di dati analitici ESG sottostanti (cd. “datapoints”). Il lavoro di analisi preliminare che le società  devono portare avanti in questa fase preparatoria ai nuovi obblighi, indipendentemente dalla scelta del software, consiste nell’individuare le informazioni da rendicontare fra le centinaia di datapoints potenziali. Si ritiene che il numero minimo di nuove informazioni di sostenibilità da rendicontare non sarà inferiore a 250 per singola azienda.

Le informazioni di sostenibilità e i relativi processi sottostanti, oggi sono distribuiti all’interno dell’organizzazione aziendale in modo disordinato. Si tratta infatti di informazioni che in gran parte non vengono gestite da sistemi transazionali e che non risiedono nei tradizionali sistemi di contabilità analitica. I dati di sostenibilità, inoltre, non sono espressi con una metrica univoca come avviene per i dati contabili che adottano tutti l’ euro come unità di misura omogenea. La dinamica dei dati ESG, inoltre, non viene tracciata attraverso il meccanismo contabile della partita doppia.

Sino ad oggi gran parte delle aziende che gestiva manualmente il report di sostenibilità su base volontaria adottava l’Excel. Questa soluzione non è più possibile. Con i nuovi obblighi di legge ricorrere a Excel per la raccolta dati non è piu una soluzione adeguata in quanto non garantisce i livelli minimi di tracciabilità, di trasparenza, di affidabilità e controllo.

L’utilità del software contabile ESG: l’esperienza di RSM

RSM da oltre due anni implementa un software contabile ESG già installato presso alcune aziende proprie clienti. Il valore aggiunto della soluzione di RSM si apprezza nella fase di set up iniziale del sistema e di primo popolamento dei dati. Normalmente quando un’azienda ricorre ad un software, nella fase iniziale di impianto è chiamata a fornire il suo modello di reporting ESG e la sua base dati ESG già filtrata e definita. Il problema è che su questi specifici aspetti la gran parte delle aziende non ha ancora maturato un‘idea chiara e non è ancora in grado di fornire ai tecnici informatici le coordinate per implementare l’impianto informatico ESG.

Per agevolare le aziende, RSM ha previsto l’accompagnamento di esperti in tema CSRD in grado di fornire sia un supporto consulenziale sulle tematiche di sostenibilità, sia di svolgere la configurazione ed il set up iniziale del software contabile ESG. L’ approccio di RSM è stato considerato un elemento distintivo fortemente apprezzato in questo nuovo contesto di regole.

Il software contabile ESG di RSM garantisce una serie di compiti diversificati. Riportiamo alcune funzionalità di base:

1) Integra i diversi ambiti aziendali della sostenibilità in un unico processo: il software garantisce la distribuzione dei compiti fra le diverse funzioni aziendali in modo strutturale. Questo semplice cambiamento in realtà è l’unico fattore aggregante fra i diversi uffici sparsi spesso fuori dalla sede centrale e in molti casi all’estero. La soluzione consente di unificare in un solo processo, con un unico linguaggio e con gli stessi compiti le numerose persone che da qualsiasi parte del mondo operano attraverso la rete informatica aziendale.

2) Semplifica il processo di raccolta dei dati (“data collection”): il punto non riguarda solo i dati, ma attraverso il sistema, l’utente è guidato passo dopo passo nel processo di raccolta dei dati qualitativi e quantitativi. Il software dà la possibilità di effettuare richieste di informazioni tramite processi automatizzati e di includere file e integrare dati da altre piattaforme e fonti, inviare questionari periodici e promemoria per l’aggiornamento dei dati.

3) Agevola l’apprendimento della nuova normativa e degli aggiornamenti: il software è dotato di una anagrafica in grado di recepire il set di standard ESRS che un utente può consultare sul singolo dato facilmente e senza disperdersi nel nuovo e complesso framework regolatorio. In aggiunta, un grande vantaggio che si ottiene dotandosi di un sistema risiede nel fatto che nei primi anni successivi alla prima pubblicazione della normativa normalmente vi sono frequenti aggiornamenti e modifiche. In questi casi gli aggiornamenti del software (“release”) che recepiscono le varie implementazioni normative vengono automaticamente recepite dagli utenti direttamente sul loro terminale nel momento in cui operano.

4) Rafforza il sistema di controllo su tutte le informazioni di sostenibilità: il sistema deve essere in grado di consolidare i dati conformemente alla struttura organizzativa aziendale garantendo coerenza e coesione nell'analisi dei dati. Particolare attenzione è data alla gestione dei permessi per controllare l'accesso ai dati e determinare chi è responsabile di specifiche informazioni, garantendo la sicurezza e la privacy dei dati aziendali. Questo aspetto è fondamentale. Dalla nostra esperienza emerge che il migliore risultato che il software contabile ESG è riuscito a realizzare è stata la creazione del primo vero processo aziendale ESG grazie all’intelaiatura organizzativa in grado di coinvolgere i diversi e numerosi attori del processo (“process owners”).