Schweizerische Steuerkonferenz verdeutlicht ab Mai 2024 die interkantonale Spesenregelung

Im Anschluss an den Artikel "Approval of cantonal expense regulations" vom 23. Oktober 2023 über das Urteil des Bundesgerichts vom 14. Oktober 2022.

Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) hat auf die jüngste Rechtsprechung des Bundesgerichts reagiert. Es handelt sich dabei um die Anwendung der vom Wohnsitzkanton des Arbeitgebers genehmigten Spesenreglemente im Wohnsitzkanton des Arbeitnehmers, sowie Bedingungen und Einschränkungen.

Zusammenfassend bringt die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) die 26 kantonalen Steuerbehörden und die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) zusammen. Die SSK zielt darauf ab, die Steuerpraxis zu vereinheitlichen, insbesondere bei Fragen von interkantonaler Bedeutung.

Nach monatelanger Ungewissheit die durch das Bundesgerichtsurteil vom 14. Oktober 2022 (2C_804/2021) hinsichtlich der interkantonalen Anwendbarkeit eines Spesenreglements entstand, hat die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) eine klare Antwort in Bezug auf die Repräsentationsspesen gegeben. Diese Antwort ist in den "Richtlinien zur gegenseitigen Anerkennung genehmigter Spesenreglemente" enthalten, die am 6. Mai 2024 auf ihrer Website veröffentlicht wurden und am 1. Mai 2024 in Kraft traten.

Es wird festgelegt, dass der Wohnsitzkanton eines Steuerpflichtigen an, das vom Kanton des Arbeitgebers genehmigte Spesenreglement gebunden ist, nur wenn die folgenden Regeln eingehalten werden:

• Die Spesenansätze müssen an den Modellen der SSK und dem Leitfaden zur Erstellung der Lohnausweise orientieren;
• Die pauschalen Repräsentationsspesen müssen den tatsächlichen Ausgaben der begünstigten Arbeitnehmer entsprechen (da es sich tatsächlich um eine Pauschalvergütung von Ausgaben handelt);
• Übersteigen die Repräsentationsspesen CHF 6'000 pro Jahr, dürfen sie 5% des Bruttolohns (inkl. variable Lohnbestandteile) nicht übersteigen);
• Der Pauschalbetrag für Repräsentationsspesen darf im Kanton des Arbeitgebers CHF 24'000 nicht überschreiten (anerkannter Höchstbetrag);

In Anbetracht der genannten Punkte können Mitarbeiter, die von Pauschalvergütungen in Kantonen mit einer besonders grosszügigen Praxis  profitieren (insbesondere im Kanton Genf), diese nicht in ihrem Wohnsitzkanton geltend machen, da die grosszügigere Praxis in Genf die von der Schweizerischen Steuerkonferenz festgelegten Höchstbeträge nicht berücksichtigt.

Daher behalten die Behörden im Wohnsitzkanton ihre Ermessensfreiheit über die Höhe der Pauschalvergütung für Repräsentationsspesen, insbesondere unter Berücksichtigung der Position, Aufgaben und Repräsentationsfunktionen betroffenen Mitarbeiters. In jedem Fall müssen diese Ausgaben den tatsächlichen Kosten des Mitarbeiters entsprechen und sind auf maximal CHF 24'000 begrenzt.

Für praktische Zwecke finden Sie hier eine Zusammenfassung der aktuellen Änderungen bezüglich Spesen:

• Die pauschalen Repräsentationsspesen, die im Lohnausweis angegeben sind, decken keine "weiteren beruflichen Auslagen" ab. Diese können daher vom Steuerpflichtigen in seiner Steuererklärung als Abzüge geltend gemacht werden. Nur der Wohnsitzkanton ist zuständig, die zulässigen Beträge festzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter "Deduction of lump-sum professional expenses: Federal Court decision 9C_643/2022 of 24 July 2023"
• Auswärtige Ausgaben, die auf Anweisung des Arbeitgebers entstehen, unterscheiden sich von Pendlerausgaben zwischen Wohnort und Arbeitsplatz. Wenn daher ein Mitarbeiter eine Pauschalvergütung für Kilometergeld erhält, die auf einem Spesenreglement basiert, das vom Kanton seines Arbeitgebers genehmigt wurde, gilt diese Regelung für seinen Wohnsitzkanton verbindlich. Letzterer darf daher nicht eigenmächtig entscheiden, einen Teil dieser Vergütung als steuerpflichtiges Einkommen umzuklassifizieren.
• Die Pauschalbeträge für Spesen müssen eng mit den tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen, die den begünstigten Mitarbeitern im Rahmen ihrer Aufgaben entstanden sind, und dürfen nur geringfügige Ausgaben bis maximal CHF 50 abdecken. Das ergänzende Spesenreglement für Führungskräfte ist für den Wohnsitzkanton des Mitarbeiters verbindlich, sofern dieses Reglement auf der Grundlage des neuen Modells vom 1. Februar 2024 erstellt wurde und den Berechnungsregeln für diese Pauschalbeträge entspricht, mit einem Höchstbetrag von CHF 24'000.

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