Belgische regels voor e-facturatie vanaf 1 januari 2026 - wees voorbereid!

Vanaf 1 januari 2026 voert België verplichte gestructureerde elektronische facturatie (e-facturatie) in voor B2B-transacties, gevolgd door de digitale rapporteringsvereisten van de EU kort daarna. Deze veranderingen zullen een aanzienlijke impact hebben op uw facturatieprocessen.

Ingangsdatum

1 januari 2026

Toepassingsgebied

Van toepassing op alle B2B-transacties die plaatsvinden in België, met impact op:

• Uw uitgereikte facturen (accounts receivable):
  • Deze verplichting geldt voor alle facturen en creditnota’s die worden uitgereikt door belastingplichtigen gevestigd in België aan andere btw-geregistreerde belastingplichtigen voor leveringen in België.
  • Er zijn slechts beperkte uitzonderingen, zoals:
    • Volledig van btw-vrijgestelde belastingplichtigen (volgens artikel 44 van het Belgische WBTW).
    • Buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België.
• Uw ontvangen facturen (accounts payable) door:
  • Belgische btw-belastingplichtigen.
  • Niet-gevestigde belastingplichtigen die in België voor lokale transacties btw-geregistreerd zijn (nog niet voor intracommunautaire verwervingen.
  • Hoewel buitenlandse belastingplichtigen niet verplicht zijn om e-facturen uit te reiken volgens de Belgische regels voor e-facturatie, moeten zij wel in staat zijn om e-facturen in België te ontvangen.

Ondersteuningsmaatregelen

Twee ondersteunende fiscale maatregelen zijn voorzien voor kmo's en zelfstandigen:

• Vanaf 1 januari 2025: verhoogde de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20 %.
• Verhoogde kostenaftrek (120%):  kleine kmo's en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken, een verhoogde kostenaftrek van 120 % toepassen voor factureringspakketten (op voorwaarde dat die meerprijs afzonderlijk is vermeld op de factuur).

Grondige voorbereiding maakt het verschil

Hoewel de richtlijnen nog worden uitgewerkt, is het van groot belang om nu al actie te ondernemen om naleving te verzekeren en mogelijke verstoringen te vermijden.

Checklist om u te helpen voorbereiden

Om uw bedrijf te ondersteunen, vindt u hier een checklist met belangrijke aandachtspunten:

• Interne specialist:
  Heeft u een toegewijde interne specialist voor e-facturatie aangesteld om de implementatie en gereedheid binnen uw organisatie te coördineren?
• Systeemgereedheid:
  Is uw huidige facturatie- of ERP-systeem in staat om gestructureerde e-facturen in het PEPPOL-BIS-formaat te genereren en te verwerken?
• Softwareleveranciers:
  Heeft u een softwareleverancier of PEPPOL Access Point-provider geïdentificeerd om u te ondersteunen bij uw inkomende en uitgaande transacties?
• Software-integratie:
  Heeft u aanvullende tools of platforms nodig (bijv. Hermes) voor machine-to-machine verwerking van e-facturen? Zo ja, heeft u de bijbehorende kosten beoordeeld?
• Interne procesbeoordeling:
  Heeft u uw interne processen (bijv. factuurvalidatie) beoordeeld en bijgewerkt om te voldoen aan de vereisten voor elektronische facturatie?
• Transactiestromen:
  Heeft u uw inkomende en uitgaande transactiestromen (levering van goederen en diensten) geanalyseerd om een correcte btw-behandeling en tijdige rapportage te garanderen?
• Data-correctheid:
  Heeft u de volledigheid en nauwkeurigheid van uw klant- en leveranciersdatabases, tax codes, prijslijsten, btw-identificatienummers, enz. gewaarborgd om uw gestructureerde e-facturen correct in te vullen
• Communicatie met klanten/leveranciers :
  Heeft u een plan om klanten en leveranciers te informeren over deze overgang?
• Uitzonderingsbeheer: 
  Bent u op de hoogte van welke transacties of klanten mogelijk vrijgesteld zijn van deze vereisten?
• Btw-controleproces:
  Heeft u een robuust btw-controleproces geïmplementeerd om te zorgen voor naleving van de Belgische btw-regelgeving en de nauwkeurigheid van de btw-rapportage volgens de nieuwe vereisten voor e-facturatie?
• Btw-naleving:
  Zijn uw nalevingsprocedures up-to-date om te voldoen aan de verhoogde controle door belastingautoriteiten, waaronder tijdige btw-aangiften en naleving van de EU-normen voor digitale rapportering?

Hulpmiddelen voor PEPPOL Access Points en serviceproviders

Om deze overgang te vergemakkelijken, moet u mogelijk verbinding maken met gecertificeerde PEPPOL Access Points en serviceproviders. Een uitgebreide lijst van softwareleveranciers is beschikbaar [hier].
 

Hoe RSM Belgium u kan helpen

Bij RSM Belgium staan we klaar om u te helpen bij het navigeren door deze belangrijke veranderingen. Onze teams kunnen u ondersteunen bij:

• Beoordelingen van gereedheid.
• Procesbeoordelingen.
• Btw-analyse van uw crediteuren- en debiteurenadministratie.
• Implementeren van op maat gemaakte oplossingen die aansluiten bij de behoeften van uw bedrijf.
• Beoordelen van uw btw-processen en waarborgen van naleving van de nieuwe regelgeving.

Als u meer informatie wenst over dit onderwerp of hulp nodig heeft op het gebied van BTW, staat het belastingteam van RSM Belgium tot uw beschikking [email protected]).