Zweigniederlassung und Repräsentanz einer ausländischen Gesellschaft in Polen – (attraktive) Alternativen für Gründung einer Gesellschaft?

Krzysztof WARAKOMSKI
Corporate Advisory Supervisor bei RSM Poland
Legal Counsel/ Radca Prawny

In unserer Corporate Advisory-Praxis beobachten wir weiterhin, dass die meisten auslaendischen Gesellschaften, die in den polnischen Markt eintreten wollen, gruenden dazu eine neue Handelsgesellschaft. Grundsaetzlich entscheiden sie sich fuer eine Gesellschaft mit beschraenkter Haftung (poln. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością). Eigentlich ist es kein Wunder. Diese Gesellschaft kennzeichnet sich einerseits durch ein (relativ) einfaches Gruendungsverfahren und geringe Anforderungen fuer Mindeststammkapital (5.000 PLN), andererseits durch die Freizuegigkeit im Anteilshandel und breite Möglichkeiten der Anpassung des Gesellschaftsmodells an die Beduerfnisse der Gesellschafter. Dadurch ist eine Gesellschaft mit beschraenkter Haftung ein wirklich elastisches Instrument fuer die Ausuebung einer wirtschaftlichen Taetigkeit im verschiedenen Umfang und fuer verschiedene Branchen. Nicht immer ist jedoch die Gruendung einer Tochtergesellschaft in Polen (und ihre nachhaltige Erhaltung) vernuenftig. Zum Beispiel dann, wenn eine auslaendische Gesellschaft in Polen nur ein voruebergehendes Projekt durchfuehren sollte bzw. nur ihre Anwesenheit auf dem polnischen Markt hervorheben möchte, kann ein auslaendischer Unternehmer die Alternativen fuer die Gruendung einer Gesellschaft in Polen – Eröffnung einer Zweigniederlassung oder Repraesentanz seiner auslaendischen Gesellschaft – in Erwaegung ziehen.

Zweigniederlassung einer auslaendischen Gesellschaft in Polen – Ausuebung der wirtschaftlichen Taetigkeit in vereinfachter Form

Die Zweigniederlassungen können sowohl ohne Einschraenkungen durch die Gesellschaften mit dem Sitz im Gebiet der Europaeischen Union, als auch durch die Gesellschaften mit dem Sitz außerhalb der Union gegruendet werden, aber nur dann, wenn der Sitzstaat der Gesellschaft den polnischen Gesellschaften die Gruendung von Zweigniederlassungen auf seinem Gebiet gemaeß dem Prinzip der Gegenseitigkeit ermöglicht. Es ist daran zu erinnern, dass seit 1. Januar 2021 als Gesellschaften außerhalb der Europaeischen Union auch Gesellschaften mit dem Sitz in Großbritannien gelten. Mehr zu aenderungen ueber die Aufnahme der wirtschaftlichen Taetigkeit durch britische Gesellschaften und britische Staatsangehörige seit 1. Januar 2021 schrieben wir im vorherigen Beitrag auf unserem Blog. Die Zweigniederlassung einer auslaendischen Gesellschaft kann eigentlich als ihre „Erstreckung” auf das Gebiet Polens bezeichnet werden. ueber eine Zweigniederlassung kann ein auslaendischer Unternehmer die wirtschaftliche Taetigkeit auf dem Gebiet Polens in Grenzen der durch die auslaendische Gesellschaft ausgeuebten Taetigkeit ausueben, was zweifelsohne das wichtigste Merkmal einer Zweigniederlassung ist. Mit anderen Worten darf der Gegenstand der in Polen im Rahmen einer Zweigniederlassung ausgeuebten wirtschaftlichen Taetigkeit ueber den Gegenstand der wirtschaftlichen Taetigkeit der Gesellschaft, die die Zweigniederlassung im Ausland gruendet, nicht hinausgehen. Die Zweigniederlassung eines auslaendischen Unternehmers in Polen ist in das Landesgerichtsregister [KRS] (gleich wie die in Polen gegruendeten Gesellschaften) einzutragen. Sie hat aber keine eigene Rechtspersönlichkeit (also ist sie im Gegensatz zu einer in Polen gegruendeten Gesellschaft keine separate juristische Person), keine eigenen Organe, Satzung oder Stammkapital. Die Zweigniederlassung handelt im geschaeftlichen Verkehr unter der Firma der auslaendischen Gesellschaft mit der in die polnische Sprache uebersetzten Rechtsform und dem Zusatz „oddział w Polsce” [dt. Zweigniederlassung in Polen]. Im Bereich der im Rahmen der Zweigniederlassung ausgeuebten Taetigkeit wird die auslaendische Gesellschaft von einem von ihr bestellten Vertreter – der gewaehlten natuerlichen Person – vertreten. Es kann sowohl ein polnischer Staatsangehöriger, als auch ein Auslaender sein. Der Vertreter, der in den betroffenen Vorschriften als „Person, die in der Zweigniederlassung zur Vertretung des auslaendischen Unternehmers befugt ist” bezeichnet wird, leitet die Zweigniederlassung in Polen und ist in dem Landesgerichtsregister angegeben. Es ist auch zu beachten, dass die Zweigniederlassung einer auslaendischen Gesellschaft (so wie die in Polen registrierten Gesellschaften) verpflichtet ist, die Rechnungslegung gemaeß den Grundsaetzen des polnischen Rechnungslegungsgesetzes (z.B. im Bereich der Fuehrung der Handelsbuecher oder Aufstellung der Jahresabschluesse) durchzufuehren.

Repraesentanz einer auslaendischen Gesellschaft in Polen – nur fuer Werbezwecke

Anders als eine Zweigniederlassung einer auslaendischen Gesellschaft kann eine Repraesentanz in Polen nur fuer Werbezwecke des auslaendischen Unternehmers genutzt werden. Es ist also nicht möglich, im Rahmen einer Repraesentanz die wirtschaftliche Taetigkeit auszuueben. Die Repraesentanzen können sowohl durch die Gesellschaften mit dem Sitz im Gebiet der Europaeischen Union, als auch durch die Gesellschaften mit dem Sitz außerhalb der Union gegruendet werden, unabhaengig davon, ob der Sitzstaat der jeweiligen Gesellschaft den polnischen Gesellschaften die Gruendung von Repraesentanzen gemaeß dem Prinzip der Gegenseitigkeit ermöglicht. Es ist ein weiterer wichtiger Unterschied gegenueber der Zweigniederlassung. Die Repraesentanz ist in das Register der Repraesentanzen der auslaendischen Unternehmer einzutragen, das von dem Minister fuer Entwicklung, Arbeit und Technologie gefuehrt wird. Die Eintragung erfolgt fuer zwei Jahre. Sie kann auf Antrag des auslaendischen Unternehmers, der vor dem Ablauf der Gueltigkeitsdauer der Eintragung eingereicht wird, fuer weitere zwei Jahre verlaengert werden. So wie die Zweigniederlassung hat die Repraesentanz keine eigene Rechtspersönlichkeit (also so wie die Zweigniederlassung ist sie keine separate juristische Person), keine eigenen Organe, Satzung oder Stammkapital. Die Repraesentanz handelt unter der der Firma der auslaendischen Gesellschaft mit dem Zusatz „przedstawicielstwo w Polsce” [dt. Repraesentanz in Polen]. aehnlich wie im Falle einer Zweigniederlassung ist ein auslaendischer Unternehmer verpflichtet, einen Vertreter fuer die Repraesentanz zu bestellen. Zum Vertreter kann eine natuerliche Person – sowohl ein polnischer Staatsangehöriger, als auch ein Auslaender – gewaehlt werden. Der Vertreter, der in den betroffenen Vorschriften als „Person, die in der Repraesentanz zur Vertretung des auslaendischen Unternehmers befugt ist” bezeichnet wird, leitet die Repraesentanz in Polen und ist in dem Register der Repraesentanzen der auslaendischen Unternehmer angegeben. So wie fuer die Zweigniederlassung muss man auch fuer die  Repraesentanz die Rechnungslegung gemaeß den Grundsaetzen des polnischen Rechnungslegungsgesetzes durchfuehren.

Soll man die Errichtung einer Zweigniederlassung oder Repraesentanz in Polen anstatt einer neuen Gesellschaft in Erwaegung ziehen?

Die Antwort auf diese Frage richtet sich grundsaetzlich nach den Beduerfnissen des jeweiligen auslaendischen Unternehmers, insbesondere nach dem Charakter der Taetigkeit, die er in Polen aufnehmen will. Ist das Ziel seiner Anwesenheit in Polen die Ausuebung einer regelmaeßigen, langfristigen Wirtschaftstaetigkeit auf dem polnischen Markt, dann ist die Errichtung einer neuen Gesellschaft meisten am angemessensten. Angesichts der staendig steigenden Anzahl der Pflichten (und Kosten ihrer Erfuellung), die mit der Gruendung und Erhaltung einer Gesellschaft in Polen zusammenhaengen (wie zum Beispiel Pflichten zur Bekanntgabe der wirtschaftlichen Eigentuemer, Beantragung der elektronischen Signaturen, Fuehrung der Register der Anteilseigner bei Aktiengesellschaften u.dgl.) ist jedoch die Gruendung einer Gesellschaft nicht in jedem Fall eine optimale Lösung. Man soll dann die Errichtung einer Zweigniederlassung oder Repraesentanz in Polen ueberlegen. Zwar haengt deren Gruendung und Fuehrung mit bestimmen Formalitaeten und Kosten zusammen, aber sie sind kleiner als im Falle der Gruendung einer neuen Gesellschaft.

Zusammenfassung

Die Gruendung bzw. der Erwerb einer separaten Gesellschaft von einem auslaendischen Unternehmer scheint in den meisten Faellen die flexibelste Form der Aufnahme der wirtschaftlichen Taetigkeit in Polen zu sein. Es ist jedoch zu beachten, dass das mit den bestimmten Kosten und Pflichten zusammenhaengt. Deswegen ist jeweils zu ueberlegen, ob es in dem jeweiligen Fall nicht zutreffender waere, eine Zweigniederlassung oder Repraesentanz zu errichten, was weniger Formalitaeten und Kosten nach sich zieht.

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