Bequemes und schnelles e-KRS – neue Dimension der Registerverfahren

Zuzanna BRÓDKA
Corporate Advisory Assistant bei RSM Poland

Die Plaene fuer die Einfuehrung des elektronischen Registerverfahrens vor dem Landesgerichtsregister (KRS) entstanden bereits 2018. Leider gilt solch ein Verfahren immer noch nur als ein Entwurf.

Nach dem Gesetz vom 26. Januar 2018 ueber aenderung des Gesetzes ueber das Landesgerichtsregister und einiger anderer Gesetze (GBl. 2018, Fn. 398) sollten die Einfuehrungsvorschriften fuer Online-Registerverfahren zum 1. Maerz 2020 in Kraft treten. Da das Justizministerium nicht imstande war, die entsprechende Infrastruktur fuer das IT-System S-24 rechtzeitig vorzubereiten, wurde die geplante Geltungsfrist der neuen Vorschriften mit dem Gesetz vom 13. Februar 2020 ueber aenderung des Gesetzes – Zivilprozessordnung und einiger anderen Gesetze auf 1. Maerz 2021 verschoben. Immer noch reichte das jedoch nicht aus. Die voraussichtliche Frist fuer das Inkrafttreten dieser aenderung wurde mit dem Gesetz vom 21. Januar 2021 ueber aenderung des Gesetzes – Zivilprozessordnung und einiger anderen Gesetze auf 1. Juli 2021 erneut verschoben.  

Können wir tatsaechlich erwarten, dass die vollstaendige Digitalisierung der vor dem Landesgerichtsregister gefuehrten Verfahren zu unserem Alltag wird? In diesem Beitrag erlaeutern wir Ihnen die uns bevorstehenden aenderungen.

Alles deutet darauf hin, dass am 1. Juli 2021 polnische Gesellschaften auf eine neue Realitaet stoßen

Gemaeß dem Verzeichnis der Verordnungsentwuerfe, die auf der Webseite des Gesetzgebungszentrums der Regierung veröffentlicht sind, wird aktuell an dem Erlass von zwei Verordnungen des Justizministers gearbeitet, die zum Teil den Schleier lueften, wie das Online-Unternehmerregister (KRS) nach 1. Juli 2021 funktionieren wird. Es ist zu betonen, dass es nur Verordnungsentwuerfe sind, also es kann sich noch viel aendern, bevor sie letztendlich in Kraft treten. Das soll zum 1. Juli 2021 passieren.

aenderungen, aber tatsaechlich?

Der erste dieser Entwuerfe ist die Verordnung des Justizministers ueber die organisatorischen und technischen Bedingungen fuer die Form der Antraege und deren Einreichung bei der Auskunftsstelle des Landesgerichtsregisters ueber das IT-System sowie ueber Abschriften, Auszuege, Bescheinigungen, Informationen, Unterlagen und Kopien von Schriftstuecken, die den Antragstellern ueber das IT-System zugestellt werden, sowie ueber die Verwendung von Dokumenten und Kopien der in elektronischen Form ausgestellten Dokumente (Nummer im Verzeichnis: A386).

Mit diesem Verordnungsentwurf werden nicht viele neue aenderungen eingefuehrt. Er konzentriert sich auf die Anpassung der Definitionen der Verordnung vom 22. Dezember 2011 an die aktuell verwendeten. Ein Beispiel dafuer ist die naehere Bestimmung der Definition fuer elektronische Signatur. Gemaeß diesem Entwurf ist unter der elektronischen Signatur eine qualifizierte elektronischen Signatur, eine fortgeschrittene elektronischen Signatur und eine mit dem vertrauenswuerdigen ePUAP-Profil bestaetigte Signatur zu verstehen. Des Weiteren wurde die Bezeichnung „auf elektronischem Wege” an mehreren Stellen des Dokuments durch die Formulierung „ueber das IT-System” ersetzt. Diese beiden Fragen sind sehr wichtig, weil die Abschriften, Auszuege, Bescheinigungen und Informationen aus dem Register ueber das IT-System zugestellt und mit der elektronischen Signatur der befugten Mitarbeiters der Zentralen Auskunftsstelle versehen werden.

Gemaeß dem Entwurf wird die Eingabe der vorgenannten Informationen, Dokumente und Kopien von Dokumenten von dem Katalog im IT-System bestaetigt, indem ihr Eingabedatum unter der Adresse, die auf den entsprechenden Webseiten des Justizministeriums bereitgestellt ist, in dem Mitteilungsblatt fuer öffentliche Bekanntmachungen (BIP) angegeben wird.

Digitale Unterlagen und Zahlungen

Der zweite Entwurf, der unser Interesse weckt, ist die Verordnung des Justizministers zur aenderung der Verordnung ueber Art und Weise der Abgabe von Schriftsaetzen ueber das IT-System fuer Gerichtsverfahren (Nummer im Verzeichnis: B563).

Dem Entwurf ist zu entnehmen, dass jede Person, die den Zugriff auf das IT-System haben möchte, ein Konto in diesem System erstellen muss. Es kann nur eine natuerliche Person machen. ueber dieses System wird man nicht nur die Antraege auf die Eintragung in das Landesgerichtsregister sowie andere Antraege stellen, sondern auch andere Schriftstuecke an das Registergericht einreichen können. Der Begruendung zum Gesetzesentwurf ist zu entnehmen, dass die Antraege und andere Schriftstuecke ueber das IT-System nach der vorherigen Benutzer-Identifikation – sog. Authentifizierung – ergaenzt werden sollen. Daraus geht also hervor, dass die Antraege, die als aktuelle Formulare gelten, in dem IT-System zur Verfuegung stehen und via dieses System ergaenzt werden. Darueber hinaus soll es das System ermöglichen, den „anderen Antrag” zu waehlen, falls durch keinen der bereitgestellten die Einreichung des entsprechenden Antrags beim Online-Register nicht möglich waere.

Bei der Einreichung von Unterlagen wird man jedem Antrag und Schriftstueck die Anlagen beifuegen und die Gerichtsgebuehr entrichten können. Die Zahlung wird waehrend der Einreichung des Schriftstuecks ueber das IT-System möglich sein, indem der vom IT-System zur Verfuegung gestellte Mechanismus genutzt wird, um sicherzustellen, dass das Verfahren zur Bezahlung des Schriftstuecks unwiderruflich eingeleitet und der Gebuehrenzahler identifiziert wird.

Man kann das bargeldlos, per Bargeldtransfer oder unter Nutzung der elektronischen Kostenmarken tun – in dem letztgenannten Fall wird man dem Antrag einfach die Zahlungsbestaetigung beifuegen muessen. Alle diese Unterlagen muessen jedoch unbedingt digital sein.

Eine gute Nachricht ist dabei, dass gemaeß dem Verordnungsentwurf die Antraege und andere Dokumente im IT-System von einer anderen Person als diese, die sie letztendlich unterzeichnen wird, erstellt werden können. Bedarf das jeweilige Schriftstueck der Unterzeichnung von mehr als einem Geschaeftsfuehrer , dann muss jede zum Geschaeftsfuehrer bestellte Person dieses Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen. Sie kann das von einem Profil oder von mehrerer Konten und Computer tun.

Rolle des Notars im elektronischen Registerverfahren

Kraft Gesetzes vom 26. Januar 2018 ueber aenderung des Gesetzes ueber das Landesgerichtsregister und einiger anderer Gesetze wird der Notar ab 1. Juli 2021 verpflichtet sein, die Parteien der notariellen Urkunde ueber die Art und Weise der Antragstellung im Registerverfahren sowie ueber die Pflicht zur Angabe der Nummer der Ausfertigung bzw. des Auszugs in der Zentralen Ablage fuer Elektronische Ausfertigungen der notariellen Urkunden zu belehren, falls die notarielle Urkunde in ihrem Inhalt die Daten enthalten wird, die die Grundlage fuer die Eintragung in das Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters (KRS) bilden. Der Notar wird also verpflichtet sein, dem Unternehmer Anweisungen zu geben, wie die aenderungen im Online-Register anzumelden sind.

Somit wird es auch nicht mehr notwendig sein, die Kopien bzw. Scans der notariellen Urkunden, die die Grundlage fuer die Eintragung bilden, an das Gericht zuzustellen.

Elektronisches Registerverfahren vs. Handeln ueber Bevollmaechtigten

Es ist bereits bekannt, dass mit dem Inkrafttreten einiger Vorschriften des Gesetzes vom 26. Januar 2018 ueber aenderung des Gesetzes ueber das Landesgerichtsregister und einiger anderer Gesetze den Gesellschaften zum 1. Juli 2021 die Möglichkeit sichergestellt wird, die Antraege via KRS-Online-System ueber einen Bevollmaechtigen zu stellen. Leider ist das die einzige Information, mehr dazu weiß man nicht. Es ist jedoch anzunehmen, dass dieser Bevollmaechtigte verpflichtet sein wird, ueber die qualifizierte elektronische Signatur zu verfuegen und das diese Person ein professioneller Bevollmaechtigter im Sinne der Zivilprozessordnung (KPC) vom 17. November 1964 (GBl. 2020, Fn. 1575) sein wird. Wer waere also diese Person? Genauer gesagt kann ein Bevollmaechtigter aufgrund der im Art. 87 § 1 KPC angegebenen Definition „ein Rechtsanwalt oder Rechtsbeistand und in Faellen der Umstrukturierung und des Konkurses auch eine Person sein, die eine Lizenz als Umstrukturierungsberater besitzt, sowie eine Person, die das Vermögen oder die Interessen der Partei verwaltet und eine Person, die in einem festen Auftragsverhaeltnis zu der Partei steht, wenn der Gegenstand des Falles unter diesen Auftrag faellt, ein Mitbeteiligter an der Streitigkeit, sowie ein Ehepartner, Geschwister, Verwandte in absteigender und aufsteigender Linie und Personen, die eine Adoptionsbeziehung zu der Partei haben“.

Es ist eine gute Nachricht fuer auslaendische Unternehmer, denen diese Lösung in der Theorie ihren geschaeftlichen Alltag erleichtern und die Vornahme der aenderungen an den Gesellschaften ermöglichen soll, ohne dass sie sich mit dem in der polnischen Sprache betriebenen IT-System vertraut machen muessen. Man weiß jedoch noch nicht, wie das in der Praxis funktionieren wird.

Elektronische Signatur als unerlaesslicher Bestandteil der digitalen Revolution?

Der Digitalisierungsprozess der Unterlageneinreichung bei den polnischen öffentlichen Behörden begann schon 2018. Die Geschaeftsfuehrer der Gesellschaften mussten dann die Vergabe der qualifizierten elektronischen Signaturen bzw. vertrauenswuerdige ePUAP-Profile beantragen, um die aufgestellten elektronischen Jahresabschluesse unterzeichnen zu können. Das war aber nur der Anfang.

Die elektronische Signatur gewinnt immer mehr an Bedeutung und wird jetzt zu einem unerlaesslichen Bestandteil des Registerverfahrens, das vor dem Landesgerichtsregister gefuehrt wird. Ab 1. Juli 2021 wird jeder Geschaeftsfuehrer einer Gesellschaft oder Zweigniederlassung darueber verfuegen muessen. Soweit alle gesellschaftsbezogenen Unterlagen elektronisch erstellt werden, dann sind einige davon von jedem Geschaeftsfuehrer mit der elektronischen Signatur zu unterzeichnen. Die elektronische Signatur wird auch fuer das Erreichen des Zugangs zum e-KRS erforderlich sein. Vermutlich wird sie nicht nur fuer die Unterzeichnung der einzureichenden Unterlagen, sondern auch als Zugangsschluessel zum System verwendet.

Alle Personen, die die qualifizierte elektronische Signatur erteilt bekommen möchten, können gerne  unseren Beitrag zu diesem Thema lesen.

Zusammenfassung

Ab 1. Juli 2021 sind alle Antraege, welche die in das Unternehmerregister des KRS einzutragenden Rechtstraeger, d.h. jegliche Gesellschaften und Zweigniederlassungen auslaendischer Unternehmen betreffen, ausschließlich ueber das IT-System zu stellen. Somit muessen alle Antraege und Unterlagen betreffend Eintragung jeglicher aenderungen ausschließlich elektronisch erstellt werden. Die in einer anderen Form eingereichten Unterlagen werden durch das Gericht zurueckgegeben. In der Praxis werden also diese anderen Einreichungsformen unmöglich sein.

Trotz allmaehlich bereitgestellter Informationen bleiben der Aufbau und die Funktionalitaeten des IT-Systems S-24 nach 1. Juli 2021 immer noch eine große Unbekannte. Zum Inkrafttreten der Vorschriften bleibt kaum ein Monat und wir hoffen nach wie vor, dass je naeher dieser Tag kommt, desto mehr detaillierte Informationen zum e-KRS veröffentlicht werden.

Hoffentlich lassen sich diesmal tatsaechlich alle Gesellschaften in die neue digitale Realitaet versetzen. Aller guter Dinge sind drei!