Onboarding eines Mandanten im Buchhaltungsbüro – worauf soll man achten zu Beginn der Zusammenarbeit?

Anna KALISZ
Accountant bei RSM Poland

Durch die Aufnahme eines neuen Mandanten in die Gruppe der Unternehmen, die im Rahmen der Buchhaltung-Outsourcings betreuut werden, sollte der Bueroangestellte, der den betreffenden  Unternehmer unterstuetzen soll, eine Reihe von Fragen im Zusammenhang mit dem Aufbau einer guten Beziehung zu dem Mandanten und der Umsetzung geeigneter Verfahren zur Ermittlung seiner spezifischen Beduerfnisse beachten. Im Interesse des Unternehmers, der sich fuer die Zusammenarbeit mit einem Buchhaltungsunternehmen oder einen Wechsel des Outsourcing-Dienstleisters entscheidet, liegt es wiederum, sich an dem Onboarding-Prozess aktiv zu beteiligen – nur eine ordnungsgemaeße Einleitung des Mandanten wird die reibungslose Erfuellung der Aufgaben gewaehrleisten und sich auf die weiteren Phasen der Zusammenarbeit auswirken.

Die Praezisierung des Wissens ueber die Geschaeftstaetigkeit des Mandanten  sowie die umfassende Analyse der Erwartungen und Praeferenzen in der Onboarding-Phase werden es den Buchhaltern ermöglichen, die Informationen zu sammeln, die fuer eine ordnungsgemaeße Buchfuehrung und Abrechnungen mit dem Fiskus erforderlich sind, und versichern dem Mandanten, dass er in die Haende von Fachleuten gelangt ist. Ein guter Start ist eine wesentliche Voraussetzung fuer die spaetere Zufriedenheit beider Seiten mit der Zusammenarbeit, daher lohnt es sich, sich gut darauf vorzubereiten.

Onboarding eines Mandanten im Buchhaltungsbuero garantiert Erreichung des gemeinsamen Ziels

Bei der Aufnahme der Zusammenarbeit im Rahmen der Buchhaltungsdienstleistungen sollte man bedenken, dass sowohl der Buchhalter, als auch der Mandant das gemeinsame Ziel erreichen wollen, d.h. den tatsaechlichen Sachverhalt der Geschaeftsvorfaelle des Unternehmers in den Buechern genau widerspiegeln und die Steuern ordnungsgemaeß und rechtzeitig abrechnen. Die detaillierte Analyse der Geschaeftstaetigkeit des Mandanten bei der Aufnahme der Zusammenarbeit sowie die zahlreichen und aufschlussreichen  Fragen, die in der Vorabanalyse-Phase gestellt werden, ergeben sich aus der Sorge der Buchhalter um das Wohlergehen des Mandanten und aus dem Wunsch, die Lösungen zu finden und zu entwickeln, die  nicht nur die reibungslose Erfuellung der vertraglichen Verpflichtungen und Vermeidung von Problemen mit dem Fiskus ermöglichen, sondern auch eine effiziente Kommunikation gewaehrleisten, die die Beteiligung des Mandanten an den naechsten Aufgaben einschraenken wird. Durch ein ordnungsgemaeß durchgefuehrtes Onboarding und die aktive Zusammenarbeit mit dem Dienstleister in der Einleitungsphase gewinnt der Mandanten eines Buchhaltungsbueros die Zeit und Energie fuer andere Aktivitaeten und er kann seine Ressourcen in spaeteren Phasen der Zusammenarbeit auf das Kerngeschaeft konzentrieren.

Verschiedene Gesichter des Onboardings – was soll ein Mandant bei der Aufnahme der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Unternehmen erwarten?

Die Analyse und die Art und Weise der Einleitung des Mandanten haengen grundsaetzlich davon ab, ob dieser Mandant gerade erst in Polen ein Unternehmen aufnimmt oder bereits auf dem polnischen Markt taetig ist und sich fuer einen Wechsel des Unternehmens entschieden hat, das die Buchhaltungsdienstleistungen an ihn erbringt. Den Mandanten, die ihre Taetigkeit aufnehmen, sollen in erster Linie die wichtigsten steuerlichen Aspekte grob dargestellt sowie die Dokumentations- und Informationsanforderungen mitgeteilt werden. Dagegen können wir den Unternehmen, die sich am Wirtschaftsverkehr bereits beteiligen, zusaetzlich zu den kuenftigen Buchhaltungsdienstleistungen z.B. vorschlagen, die bisherigen Buecher zu ueberpruefen, und zwar je nach der jeweiligen Situation und den Beduerfnissen des Mandanten.

In der Onboarding-Phase gehört zu den Aufgaben des Personals des Buchhaltungsbueros auch die Identifizierung der spezifischen Beduerfnisse des Leistungsempfaengers wenigstens in folgenden Bereichen:

• Managementberichterstattung,
• Unterstuetzung bei Erstellung von Buchfuehrungsunterlagen,
• laufende Verwaltungshilfe,
• Erfuellung der formalen Dokumentationspflichten oder
• Zahlungsmanagement.

Durch ihr Engagement und die richtige Erkennung der Beduerfnisse des Mandanten in der Einleitungsphase gewinnen die Buchhalter Vertrauen des Mandanten, was sicherlich zu einer weiteren Zusammenarbeit fuehren wird.

Ein weiteres wichtiges Element der Schaffung einer guten Beziehung zu dem Mandanten ist die richtige Kommunikation. Es ist wichtig, nicht nur die bevorzugte Kontaktform per E-Mail, Telefon oder persönlich zu waehlen, sondern auch die Kontaktpersonen zu benennen und den Umfang ihrer Verantwortung auf beiden Seiten des Vertrags genau zu bestimmen. Entscheidend fuer die Qualitaet der Mandantenbetreuung sind Zeitpunkt und Klarheit der erteilten Antworten sowie Informationen ueber die  aktuelle Verfuegbarkeit von Kontaktpersonen. Darueber hinaus soll man auch den Kommunikationsstil beachten – sowohl ein zu formaler als auch zu lockerer Stil kann naemlich zur Folge haben, dass sich der Mandant im Umgang mit dem Outsourcing-Unternehmen nicht wohl fuehlen wird. Daher lohnt es sich, all dies zu Beginn der Zusammenarbeit zu diskutieren und zu vereinbaren, indem der Onboarding-Prozess des Mandanten ordnungsgemaeß durchgefuehrt wird.

Vorabanalyseverfahren fuer das Onboarding des Mandanten eines Buchhaltungsbueros

Zu Beginn der Zusammenarbeit mit dem Mandanten sammelt und ueberprueft der fuer seine Betreuung benannte Mitarbeiter des Buchhaltungsunternehmens die Vollstaendigkeit der erhaltenen Gruendungs- und Registrierungsunterlagen, der von dem Mandanten abgeschlossenen Vertraege sowie der Meldungen fuer Steuer- und Registerzwecke. Die Grundlage fuer die Vorabanalyse bildet neben den oben genannten Unterlagen die Dokumentation, die Folgendes enthaelt:

• Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden,
• Aufzeichnungen des Hauptbuches und der Nebenbuecher,
• Journale, Summen- und Saldenliste,
• Sachanlagenregister,
• Tabelle der Rechnungsabgrenzungsposten,
• Lagerunterlagen und VAT-Register sowie
• eingereichte Jahresabschluesse.

Nach der Analyse der erhaltenen Unterlagen sollen die gesammelten Informationen zusammengefasst werden, wodurch die Fragen naeher bestimmt werden, die Zweifel wecken können. Manchmal erfordern einer naeheren Bestimmung beispielsweise der Umfang und die Art der verkauften Waren und Dienstleistungen, sei es nur in Bezug auf die Verpflichtungen aufgrund der Steuergesetze.  Die Mitteilung dem Mandanten der Fristen fuer die Berichterstattung, Abgabe der Steuererklaerungen und Steuerabrechnungen und Vereinbarung des Zeitpunkts der uebermittlung aktueller Unterlagen wird sicherlich die Betreuung bereits von Beginn der Zusammenarbeit verbessern.

Der naechste Schritt zur Entwicklung der Beziehung zu dem Leistungsempfaenger besteht darin, dass der benannte Buchhalter aufgrund der ihm von dem Mandaten erteilten Vollmacht die Verpflichtung uebernimmt, die Informationen und Steuererklaerungen bei dem Finanzamt sowie Berichte und Informationen bei anderen Behörden, wie z.B. dem Statistischen Hauptamt (GUS) und der Polnischen Nationalbank (NBP) abzugeben.

Onboarding eines Mandanten im Buchhaltungsbuero – was soll man noch nicht vergessen?

Bei der Aufnahme der Zusammenarbeit mit einem Mandaten, dessen Buecher zuvor von einem anderen Unternehmen gefuehrt wurden, sollte man vorschlagen, diese Buecher zu ueberpruefen und die Richtigkeit der identifizierten Berichterstattungs- und Steuerpflichten zu analysieren. Durch die Analyse von Geschaeftsvorfaellen und Aufzeichnungen auf den Konten des Unternehmens kann sich der Buchhalter schneller "in das Unternehmen einarbeiten", dagegen gewinnt der Mandant Sicherheit, dass die Buecher fuer vorangegangene Perioden ordnungsgemaeß gefuehrt wurden.

In der Onboarding-Phase des Mandanten in dem Buchhaltungsbuero lohnt es sich auch, den Aufgabenbereich der einzelnen Vertragspartner klar festzulegen und die erforderlichen Erklaerungen einzuholen, z. B. in Bezug auf die Vorbereitung von Zahlungen (Pruefung der Unternehmen auf der sog. Weißen Liste und ueberpruefungen in Bezug auf die geteilte Zahlung). Es ist effizienter, von den ersten Zahlungen an geeignete Verfahren einzufuehren, als spaeter zu pruefen, ob alle Transaktionen ordnungsgemaeß bezahlt wurden.

Zusammenfassung

Obwohl die detaillierte Analyse des Geschaeftsprofils und der Onboarding-Prozess selbst  fuer den Mandanten eines Buchhaltungsbueros zeitintensiv und umstaendlich erscheinen mögen, werden sie letztendlich den beiden Vertragspartnern zugutekommen. Die Mitarbeiter des Buchhaltungsunternehmens können die Mandantenunterlagen und die Besonderheiten seines Geschaefts eingehend einsehen und den fuer seine effiziente Betreuung erforderlichen Zeitaufwand entsprechend planen. Fuer einen Mandanten, der bereits zu Beginn der Zusammenarbeit eine Reihe notwendiger Informationen und Leitlinien erhaelt, ist es einfacher, die erforderlichen Unterlagen zu erstellen und die fuer die laufende Zusammenarbeit notwendigen Informationen in geeigneter Form zu uebermitteln. Dadurch wird Zeit gespart, die er in spaeteren Phasen der Zusammenarbeit fuer sein Kerngeschaeft aufwenden kann.

Letztlich sind Ziel und Spielgegenstand fuer beide Parteien des Outsourcing-Dienstleistungsvertrags gleich – Ordnungsmaeßigkeit und Zuverlaessigkeit der Buchfuehrung sowie der Steuerabrechnungen, Ruhe und bestmögliche Nutzung der besessenen Ressourcen.