Handelsbücher in einem Unternehmen – Montagsüberlegungen zu ausgewählten Problemen unserer Zeit...

Piotr STASZKIEWICZ
Audit Partner bei RSM Poland

Seit dem vorherigen Beitrag ueber die Rechnungslegungsgrundsaetze ist es schon eine Weile her, aber dank der großen Pause zwischen den Veröffentlichungen ist es aufgrund zahlreicher Gespraeche ueber den letzten Beitrag gelungen, eine breite Palette von Reaktionen und Zweifeln der Leser zu sammeln, so dass die zuvor diskutierten Themen erneut angesprochen werden können, allerdings aus einer etwas anderen Perspektive.

Was wissen wir nicht ueber die Handelsbuecher?

Zu den Fragen, die einer zusaetzliche Klaerung erforderten, gehörten am haeufigsten die Fragen zu den strafrechtlichen Sanktionen: die Unternehmer, die sich bei uns melden, wollen wissen, was ihnen droht, falls sie keine Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden festgelegt haben oder die Handelsbuecher nach dem polnischen Rechnungslegungsgesetz (RLG-PL) nicht fuehren. Auch bei RSM Polen beobachten wir eine Zunahme von Anfragen und Zweifeln an der Möglichkeit, die Buecher außerhalb Polens, nicht selten in einer Fremdsprache, zu fuehren. Unsere Experten werden auch bei ihren taeglichen Pruefungsaktivitaeten vor allem von Vertretern der Muttergesellschaften aus dem Vereinigten Königreich, den USA oder den Niederlanden um die Fachmeinung gebeten, d.h. um die Erlaeuterung der Fragen betreffend die Umsetzung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden der Kapitalgruppen (Gruppenregeln) bei der – sehr haeufig – neu gegruendeten Tochtergesellschaft in Polen. Heute versuche ich, auf diese und einige andere Fragen einzugehen.

Finanzberichterstattung fuer den Alltag

Vor allem bin ich dafuer, die Handelsbuecher als einen Bestandteil der Organisation zu bezeichnen, der fuer den Alltag nuetzlich ist. Die ernste Behandlung der Taetigkeiten im Zusammenhang mit ihrer Fuehrung hilft den FiBu-Mitarbeitern, so dass eine qualitativ hochwertige Finanzberichterstattung aus ihren Federn (oder wörtlicher: Computermaeusen) stammt. Wofuer? – Man könnte sich fragen. Ist das nicht Kunst um der Kunst willen? Ich werde die Position verteidigen, auch wenn es vielleicht eine berufliche Verzerrung des Abschlusspruefers ist, dass gut gefuehrte Buecher ein zuverlaessiges Bild vermitteln, das in der allgemeinen Finanzberichterstattung dargestellt wird; gute Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, die von Anfang an festgelegt wurden, heißen eine effizientere Buchhaltungsarbeit und einfachere Erstellung von Cashflows oder Aufstellungen fuer Steuerabrechnungen.

Ein gutes Buchfuehrungssystem, das in den ordnungsgemaeß gefuehrten Handelsbuechern Widerspiegelung findet, besteht darin, die Sicherheit der Unternehmensleitung zu erhöhen und das Risiko potenzieller Fehler und Korrekturvorschlaege der Wirtschaftspruefer zu verringern. Die ordnungsgemaeße Buchfuehrung soll daher nicht nur die fuer die Unternehmensfuehrung Verantwortlichen vor der Auswirkung des Artikel 77 des Rechnungslegungsgesetzes[1] (im Folgenden: RLG-PL) schuetzen, sondern auch als Mehrwert der Organisation gelten. Und wenn dies der Fall ist, lohnt es sich, in dieser Hinsicht darueber nachzudenken, ob man die Handelsbuecher so fuehren kann, dass die Aufzeichnungen erleichtert werden können. Diese Frage steht im Zusammenhang mit den zunehmend gestellten Fragen zur Fuehrung der Buecher in fremder Sprache, Fremdwaehrung oder außerhalb des Landes. Nicht nur das RLG-PL, sondern auch der Standpunkt des polnischen Rechnungslegungs Standards Committees (im Folgenden: RSC-Standpunkt) werden hier helfen, die Antworten zu finden.

Rechnungen in Fremdsprache

Was die Fuehrung von Buechern außerhalb des Landes betrifft, so sind sie durch das Subjekt zu fuehren. Trotzdem kann man damit aufgrund der Rechtsvorschriften:

• die Unternehmer beauftragen, die die Buchfuehrungsdienstleistungen im Sinne des Art. 76a Abs. 3 erbringen
• oder die Unternehmer beauftragen, die eine wirtschaftliche Taetigkeit von einem anderen Mitgliedstaat aus ausueben, die in dem Gesetz ueber die Grundsaetze der Beteiligung auslaendischer Unternehmer und sonstiger auslaendischer Personen am Wirtschaftsverkehr auf dem Gebiet der Republik Polen[2] genannt sind, d.h. die Unternehmer aus einem anderen Mitgliedstaat der Europaeischen Union als Polen oder einem Mitgliedstaat der Europaeischen Freihandelsassoziation (EFTA).

Falls die Handelsbuecher außerhalb des Sitzes des Subjekts oder seiner Geschaeftsleitung gefuehrt werden, ist die Geschaeftsleitung des Subjekts verpflichtet:

• dem zustaendigen Finanzamt den Ort der Buchfuehrung mitzuteilen;
• den Zugriff auf die Handelsbuecher den externen Pruefungsbehörden sicherzustellen.

Aus den vorstehenden Grundsaetzen ergibt sich, dass es keine Gegenanzeigen fuer die Fuehrung der Handelsbuecher außerhalb Polens gibt, sofern die damit verbundenen Taetigkeiten in einem EU- oder EFTA-Mitgliedstaat durchgefuehrt werden. Dennoch stellt sich hier, wie in der Praxis, die Frage, ob durch die Entscheidung fuer eine solche Lösung die uebrigen gesetzlichen Anforderungen erfuellt werden können. So weist z. B. Artikel 9 RLG-PL auf die Fuehrung der Buecher in polnischer Sprache hin. Leider, egal wie man das betrachtet, gehört unsere Sprache nicht zu den einfachsten, so dass oft die Geschaeftsvorfaelle von den externen Unternehmen, die solche Dienstleistungen anbieten, in den Buechern in englischer Sprache erfasst werden.

Hier ist der RSC-Standpunkt zu beachten, wonach die bloße Eingabe der Daten eines Buchungsbelegs in das FiBu-System nicht gleichbedeutend mit der Buchfuehrung ist, es sei denn, sie haengt unmittelbar mit folgenden Fragen nicht zusammen:

• Entscheidung darueber, wie dieser Buchungsbeleg zur Aufnahme in die Buecher eingestuft wird;
• Kontrolle der Richtigkeit der in den Buechern vorgenommenen Aufzeichnung der Geschaeftsvorfaelle.

Die endgueltige Einstufung und Kontrolle der Aufzeichnung selbst wuerde bereits die Buchfuehrungspflicht erfuellen. Wuerde das bedeuten, dass die Aufzeichnung selbst, z. B. in englischer Sprache, von den Grundsaetzen ordnungsmaeßiger Buchfuehrung ausgenommen waere, wenn die oben genannten zwei Bedingungen ohnehin erfuellt wuerden? Ich waere eher skeptisch gegenueber dieser Annahme, umso mehr, dass wir an anderer Stelle des RSC-Standpunkts lesen, dass bestimmte Daten, wie z. B. Kontonamen, Beschreibungen der Transaktionsarten und Buchungsbefehlen, Bezeichnungen der Geschaeftsvorfaelle und Inhalt der Berichte, die sich mit dem Informationsinhalt der Handelsbuecher ueberschneiden (Journal, Posten der Konten des Hauptbuches und Nebenbuecher, SuSa[3] Inventar) eine Mindestanforderung fuer die Handelsbuecher darstellen und in polnischer Sprache abgefasst werden muessen. Es lohnt sich jedoch, einige Vereinfachungen in Betracht zu ziehen – z. B. bei einer betraechtlichen Anzahl von Transaktionen können die Abkuerzungen oder Codes, die bereits von auslaendischen Unternehmen der Kapitalgruppe verwendet werden, lokal verwendet werden, natuerlich, sofern eine solche Liste von Abkuerzungen, Symbolen oder Codes lokal umgesetzt und in polnischer Sprache ausgedrueckt sowie den Buechern beigefuegt wird.

Ist Zloty eine Notwendigkeit?

Was die Waehrung betrifft, die in den Handelsbuechern anzuwenden waere, so weist Artikel 9 RLG-PL eindeutig auf die PLN Waehrung hin. Es gibt jedoch nichts, was die Verwendung von Abrechnungsmitteln anderer Laender in den Jahresabschluessen verhindert – nach der Auslegung des Finanzministeriums[4] können die Unternehmen, die IFRS anwenden, eine andere Darstellungswaehrung als PLN verwenden. Dies aendert jedoch nichts an der Tatsache, dass die Buecher in polnischer Waehrung gefuehrt werden muessen (nicht in der Waehrung der Berichterstattung oder funktionalen Waehrung).

Handelsbuecher im globalen Ausblick

Die oben dargestellten Lösungen sind bei den international taetigen Unternehmen sicherlich nicht optimistisch, da ihre globalen Entscheidungen haeufig darauf abzielen, bestimmte Taetigkeiten zu zentralisieren und sie von den kontrollierten Gesellschaften direkt an einen externen Outsourcing-Dienstleister zu uebertragen – z. B. im Bereich der Lohnbuchhaltung oder Rechnungslegung und Buchfuehrung.

In dieser Situation muessen die Unternehmen, die in mehreren Laendern gleichzeitig taetig sind, darueber nachdenken, wie sich die Situation, wenn z.B. die Aufzeichnungen physisch, z.B. in Indien, aber auf dem Server und im System der lokalen Gesellschaft (aus Polen) gefuehrt werden, von der Situation unterscheidet, in der eine externe Gesellschaft nur auf ihren indischen Servern und in ihrem System bucht (d. h. wenn nur dieser Dritte die Kontrolle ueber die Handelsbuecher hat und nicht der polnische Kunde). Darueber hinaus bleibt die oben erwaehnte Frage der Buchfuehrungssprache bestehen – aus diesem Grund haben immer mehr Buchhaltungsunternehmen ihre Vertreter in Polen, die Polnisch sprechen. Zweifelsohne ist die Lage in diesem speziellen Buchfuehrungsbereich dynamisch und die naechsten Jahre können zahlreiche Veraenderungen im Bereich der Abgabe der Buchfuehrungs-(Rechnungslegungspflichten) an externe auslaendische Unternehmen durch polnische Unternehmen bringen.

Einheitliches Buchfuehrungssystem

Ein weiteres Thema, das in der Zeit von Umstrukturierungen oder Verschmelzungen der Unternehmen auftritt, ist das gemeinsame Buchfuehrungssystem nach dem "Merger"; nicht selten fungiert das uebernommene Unternehmen, das nach einer Fusion im Register formell gestrichen wurde, als eine Zweigniederlassung oder ein separates Subjekt, das die Ströme generiert und sie in seinem "alten" Buchfuehrungssystem dokumentiert. Ist das rechtlich zulaessig? Gemaeß dem RLG-PL muss ein fortfuehrendes Unternehmen die Handelsbuecher fuehren und soll ueber ein Journal verfuegen, in dem die Aufzeichnungen chronologisch erfolgen muessen; zwei Grundbuecher (eines fuer die uebernommene und das andere fuer die uebernehmende Gesellschaft) werden im Gesetz nicht erwaehnt. Zwar sind Hilfsjournale (Teiljournale) zulaessig, aber nur innerhalb der einzelnen Arten von Transaktionen – sie könnten getrennt fuer Kosten, Bargeschaefte oder Abrechnungen verwendet werden. Dagegen ist es schwer vorstellbar, dass zwei Teiljournale fuer die Geschaeftsvorfaelle derselben Art, z. B. Verkaufstransaktionen, vorliegen.

Zusammenfassung

Abgesehen von den oben genannten Unannehmlichkeiten fuer Unternehmen soll man zum Schluss die Umsetzung der Gruppenregeln erwaehnen: es ist nicht ungewöhnlich, dass die Grundsaetze der Kapitalgruppe in einem abhaengigen Unternehmen, d. h. vor Ort, umgesetzt und angewendet werden. Es ist in einer solchen Situation ein wenig so wie mit der Verrechnungspreisdokumentation – bei der Erbringung von Beratungs- und Outsourcing-Dienstleistungen hören wir oft bei RSM Poland von den Geschaeftsfuehrungen polnischer Unternehmen Zusicherungen, dass das betreffende Unternehmen ueber eine Verrechnungspreisdokumentation verfuegt, bei naeherer Betrachtung des Themas stellt sich jedoch heraus, dass diese Dokumentation nicht eine polnische Zweigniederlassung (Tochtergesellschaft), sondern nur eine auslaendische Muttergesellschaft hat, die z. B. in Deutschland taetig ist. Um alles noch schlimmer zu machen, erfuellt diese Dokumentation nicht die formalen Anforderungen der polnischen Steuervorschriften. Es ist leicht zu erraten, welche Folgen dies haben könnte – sehr oft stellen die polnischen Finanzbehörden solch eine "Konzerndokumentation“ in Frage, und sei es nur, weil sie den polnischen Rechtsvorschriften nicht entspricht.

Ist das auch bei den konzerninternen Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden der Fall? Zum Glueck – nein. Aufgrund der Veraenderungen im Rechnungslegungsgesetz können wir sagen, dass wir naeher an den entwickelten Laendern sind, wo das Marktsystem viel laenger als in Polen existiert und die Rechnungslegungsgrundsaetze laenger angewendet werden. Die seit 2002 schrittweise eingefuehrten weiteren aenderungen in dem RLG-PL haben uns den weit gefassten internationalen Standards naeher gebracht, obwohl es, wie die oben genannten Beispiele zeigen, noch einige Vorschriften gibt, die zumindest neu diskutiert oder aktualisiert werden könnten. Vergleicht man die Konzerngrundsaetze der Konzerne aus den USA, Kanada, Großbritannien, Deutschland oder den Niederlanden mit den Grundsaetzen der Tochtergesellschaften in Polen, so wird es immer Unterschiede geben, obwohl sie – es muss darauf hingewiesen werden – nicht selten auf unangemessene Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden oder auf die in diese Methoden aufgenommenen Regeln im Bereich des Steuerrechts zurueckzufuehren sind.

Bewaehrte Lösungen

Mit anderen Worten, um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten die Handelsbuecher aufgrund von Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden gefuehrt werden, die auf Basis eines Geschaeftsmodells entwickelt wurden und dann regelmaeßig aktualisiert werden. Bei RSM Poland gelingt uns dies im Rahmen der Beratungsdienstleistungen – wir passen die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden an die Art der Geschaeftstaetigkeit des jeweiligen Unternehmens an, so dass keine Diskrepanz zwischen dem Jahresabschluss und z. B. dem Konsolidierungspaket oder dem Berichtspaket der Geschaeftsfuehrung ueberhaupt besteht.

Ich glaube, dass diese ueberlegungen neue Fragen aufgeworfen und zu weiteren Diskussionen gefuehrt haben, die sich in unseren naechsten Beitraegen widerspiegeln werden, in denen unsere Experten einen neuen und fachkundigen ueberblick ueber die betreffenden Fragen geben können.

Natuerlich empfehlen wir Ihnen, sich wie immer mit den Experten von RSM Poland direkt in Verbindung zu setzen.