Buchhalterin ab sofort gesucht. Kurzer Ratgeber für eine gute Wahl eines Buchhaltungsbüros

Joanna WILCZYŃSKA
Accounting Manager bei RSM Poland
 

Woran soll man sich bei der Suche nach einem guten Buchhalter orientieren? Wem sollen wir vertrauen und ihm unsere Handelsbuechern ueberlassen? Diese Frage versucht jeder Unternehmer zu beantworten, der sich dafuer entscheidet, die Buchfuehrung außerhalb seiner Organisation zu verlagern.

Die Fuehrung der Handelsbuecher mit eigenen Kraeften ist nicht immer und nicht unbedingt die beste Lösung, insbesondere aufgrund der Kompliziertheit von Rechnungslegungsvorschriften und Steuervorschriften sowie Abweichungen in ihrer Auslegung. Unsere mehrjaehrige Erfahrung in der Rettung von sinkenden Schiffen zeigt, dass man manche Sachen lieber den Profis ueberlassen soll.

Worauf muss man sich also konzentrieren, wenn man die Angebote der Buchhaltungsbueros analysiert? Hier finden Sie ein paar hilfreiche Tipps.

Professionalismus, umfassendes Wissen und Kenntnis von aktuellen Vorschriften

Waehrend des Gespraechs mit dem Buchhalter, mit dem wir eine langfristige Zusammenarbeit aufnehmen möchten, können wir ihm eine oder zwei Fragen betreffen die Buchfuehrung unserer Firma stellen. Solch etwas wird beim Erstgespraech von keinem Profi als ein Versuch der Erschleichung einer unentgeltlichen Leistung wahrgenommen. Und der Unternehmer merkt gleich, wer ein leidenschaftlicher Buchhalter und wer Buchhalter durch Zufall ist. Eine nichtssagende Antwort „Sie werden zufrieden sein” befriedigt nicht unsere Neugier und mit einer hohen Wahrscheinlichkeit zwingt uns zur weiteren Suche nach dem Auftragnehmer.

Ein guter Buchhalter ist derjenige, der sich in dem Dschungel der Vorschriften gut zurechtfindet, durch die Teilnahme an Schulungen sein Wissen staendig erweitert und mit den Rechtsaenderungen auf dem Laufenden ist. Die Buchhalter, die bei den professionellen Outsourcing-Unternehmen arbeiten, insbesondere diesen, die international sind und umfassende Beratungsdienstleistungen erbringen, zeichnen sich durch eine breite Erfahrung aufgrund der Zusammenarbeit mit den Kunden aus vielen unterschiedlichen Branchen, die ihre Geschaeftstaetigkeit in verschiedenen Rechtsformen ausueben.

Preis = Qualitaet

An einem guten Buchhalter soll man nicht sparen. Die Wahl eines unzuverlaessigen Buchhalters kostet den Steuerpflichtigen aufgrund der Folgen in der Regel viel mehr als die Betreuung durch ein professionelles Buero. Die Umkehrung der Effekte von solchen Handlungen ist in der Regel schwierig, stressig und zeitaufwendig und manchmal erweist sich sogar als unmöglich. Die uralte Regel heißt: Gutes muss kosten. Eine hochqualitative Ware oder Dienstleistung zu einem unglaublich niedrigen Preis gibt es einfach nicht.

Man soll jedoch darauf achten, wie die Leistungen des Buchhaltungsbueros abgerechnet werden. Ist es eine Pauschale, d.h. eine feste Gebuehr je nach der Anzahl der zu verarbeitenden Buchungsbelegen oder werden die Dienstleistungen aufgrund des Stundensatzes abgerechnet. Je nach den Unternehmensspezifika kann sich fuer uns die erste oder zweite Variante als mehr rentabel erweisen.

Eine andere Frage ist auch die Faehigkeit, die realen Kosten der eigenen Buchfuehrungsabteilung zu berechnen. Bestimmt sind das nicht bloß die Gehaltskosten sowie die Kosten der SV-Beitraege fuer die eingestellten Buchhalter/-innen. Bevor wir beurteilen, ob das Angebot des externen Dienstleisters teurer und wenn schon, wie viel teurer ist, analysieren wir genau alle mit der internen Betreuung zusammenhaengenden Aufwendungen. Am Ende schaetzen wir, welchen Wert fuer uns die anderen (teilweise immateriellen) Vorteile haben, die aus der Beauftragung eines externen Profis resultieren (wie z.B. die Teiluebertragung der Verantwortung, laufende Aktualisierung der Kenntnisse des Buchhaltungsteams oder Zeitersparnis in Zusammenhang mit Beschaffung des Buchhaltungspersonals). Das Endergebnis kann uns ueberraschen.

Möglichkeit des unmittelbaren Kontakts mit Experten

In der Zeit der Digitalisierung der Buchhaltung soll man fuer die Möglichkeit des Kontakts face to face mit dem Profi sorgen. Obwohl die neuesten Technologielösungen, die waehrend der Coronavirus-Pandemie noch verbessert wurden, einen schnellen und reibungslosen Informations- und Datenaustausch ermöglichen, bleibt der persönliche Kontakt (auch via Zoom oder MS Teams) immer noch die erfolgreichste Kommunikationsmethode. Viele Unternehmer schaetzen hoch die Verfuegbarkeit ihrer Buchhalter und die Möglichkeit der schnellen Organisation eines Treffens, um schwierige Fragen zu diskutieren. Wenn sich an solch einem Treffen die Experten in verschiedenen Gebieten, d.h. Buchhalter, Steuerberater, Wirtschaftspruefer beteiligen können, dann ist solch ein Modell der Zusammenarbeit besonders erwuenscht. Unsere Kunden wussten schon nicht einmal die Komplexitaet unseres Angebots und unser Motto „The power of being understood” zu schaetzen.

Erfuellung der Erwartungen, Prognostizieren, holistisches Denken

Die Theorie, dass ein Buchhalter in dem Unternehmen einfach die Geschaeftsvorfaelle registriert, wurde schon lange her ad acta gelegt.

Ein guter Buchhalter gilt als unser Partner, der aufgrund der Kenntnis von Besonderheiten der Geschaeftstaetigkeit seines Kunden versucht, die steuerlichen Folgen seiner Handlungen vorherzusehen.

Eine aufmerksame Analyse und der Blick in die Zukunft lassen den Buchhaltern die potentiellen Risiken rechtzeitig identifizieren.

Ein guter Buchhalter, der von den geplanten aenderungen der Rechtsvorschriften hört, denkt gleich an seine Kunden, die – höchstwahrscheinlich dessen gar nicht bewusst – große Geschaeftsvorhaben planen. Inzwischen können die Folgen dieser Handlungen in Bezug auf kommende aenderungen drastisch sein. Dann ist eine schnelle und professionelle Reaktion des Buchhalters erforderlich, der sagen wird: „wir muessen dieses Thema noch einmal besprechen”.

Leistungsumfang

„Können Sie uns auch dabei helfen?“ – höre ich oft von meinen Kunden, die bei der Vornahme der weiteren Geschaeftsvorhaben eine professionelle Unterstuetzung auch im Bereich der Rechnungslegung, Steuerberatung, Geschaeftsberatung und Lohnbuchhaltung brauchen. Wenn wir unsere Handelsbuecher dem professionellen Outsourcing-Unternehmen ueberlassen, stehen uns in der Regel verschiedene Experten in verschiedenen Gebieten zur Verfuegung. Wenn die Zeit zaehlt, lohnt sich nicht, ein Research zu machen und nach zusaetzlicher Unterstuetzung zu suchen, umso mehr, dass buchhalterische, steuerliche und prueferische Fragen miteinander eng verbunden sind. Bevor wir also die Zusammenarbeit mit einem Buchhaltungsbuero aufnehmen, sollen wir seinen Leistungsumfang pruefen. Die modernen Bueros bieten ihren Kunden eine umfassende Unterstuetzung – neben der Fuehrung der Handelsbuecher und buchhalterischen Beratung uebernehmen sie andere Handlungen, mit denen die Unternehmer belastet sind – sie erledigen ihre Angelegenheiten in aemtern und bei Behörden, taetigen Online-ueberweisungen, fuehren die Fachschulungen fuer Fuehrungskraefte und sonstiges Personal durch. All das hat einen absoluten Wert.

Zusammenfassung

Es ist nicht einfach, ein professionelles und zuverlaessiges Buchhaltungsbuero zu finden. Die Zeit, die man dafuer widmet, soll man als eine Investition sehen. Wenn wir unsere Buecher den Profis ueberlassen, können wir uns auf das Wichtigste, d.h. die Ausuebung der Geschaeftstaetigkeit konzentrieren. Fuer alle Fragen betreffend Finanzen und Buchfuehrung sind dann die Fachkraefte des Outsourcing-Unternehmens zustaendig. Das gibt uns nicht nur die nötige Ruhe, sondern auch es gewaehrleistet die Richtigkeit unserer Steuerabrechnungen.

Möchten Sie ueber die Vorteile und Nachteile des Outsourcings von Buchhaltung und Lohnbuchhaltung erfahren, hören Sie sich bitte den Podcast Smartes Business an. Sind Sie an den Leistungen von RSM Poland interessiert, kontaktieren Sie uns einfach unter der E-Mail-Adresse: [email protected].