Verzeichnis der Umsatzsteuerpflichtigen – sog. weiße Liste

In der Regel können Sie anhand der weißen Liste überprüfen, ob der jeweilige Geschäftspartner, mit dem Sie im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit zusammenarbeiten möchten, (zu einem bestimmten Zeitpunkt und bis zu fünf Jahre zurück) im Register der Umsatzsteuerpflichtigen aufgeführt ist.

Darüber hinaus enthält die Liste solche Daten wie Informationen über die Löschung des Steuerpflichtigen im VAT-Register, die Wiederaufnahme des Steuerpflichtigen in dieses Register oder die Verweigerung der Registrierung (zusammen mit der von der Finanzbehörde angegebenen Rechtsgrundlage).

Wichtig ist jedoch, dass der aktuelle Status eines Umsatzsteuerpflichtigen nicht die einzige Information ist – die weiße Liste enthält auch Bankkontonummern, auf die Geld an den Geschäftspartner überwiesen werden soll. Es ist zu beachten, dass wenn der Transaktionsbetrag 15.000 PLN übersteigt und auf ein Konto außerhalb der weißen Liste überwiesen wird, kann dies negative Folgen haben. In einem solchen Fall kann das Finanzamt dem Unternehmer steuerliche Sanktionen verhängen und ihm z.B. die Behandlung des überwiesenen Betrags als abzugsfähige Betriebsausgaben verweigern.

Die Überprüfung von Geschäftspartnern auf der weißen Liste der Umsatzsteuerpflichtigen ist ein wichtiges Instrument für Steuerpflichtige, um die erforderliche Sorgfalt im Bereich der Umsatzsteuer einzuhalten. Die Verwendung der weißen Liste kann Unternehmer davor schützen, der Beteiligung an einem Steuerbetrug beschuldigt zu werden und sich mit der Finanzverwaltung auseinandersetzen zu müssen.

Ein Steuerpflichtiger, der im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit den fälligen Betrag auf Geschäftskontonummern überweisen möchte, die nicht auf der weißen Liste aufgeführt sind, und die in einem solchen Fall von den Finanzbehörden gezogenen Konsequenzen vermeiden möchte, sollte innerhalb der gesetzlichen Frist bei dem Vorsteher des für den Rechnungsaussteller zuständigen Finanzamtes eine Mitteilung über Abwicklung der Zahlung auf ein Konto außerhalb der Liste (ZAW-NR) einreichen.

Die Einreichung der ZAW-NR-Mitteilung beim Finanzamt schützt die Steuerpflichtigen sowohl vor negativen ertragsteuerlichen Folgen als auch vor gesamtschuldnerischer Haftung im Bereich der Umsatzsteuer.

Eine andere Möglichkeit, wie sich ein Umsatzsteuerpflichtiger vor den negativen Folgen einer Überweisung auf eine Bankkontonummer außerhalb der weißen Liste schützen kann, besteht darin, den fälligen Betrag mit dem Split Payment zu bezahlen – diese Methode schützt den Unternehmer jedoch nur in Bezug auf die gesamtschuldnerische Haftung im Bereich der Umsatzsteuer.

Der Steuerpflichtige sollte am Tag des Überweisungsauftrags und nicht am Tag der Belastung des Kontos des Leistungsempfängers bzw. der Gutschrift auf dem Konto des leistenden Unternehmers überprüfen, ob das Konto des Geschäftspartners auf der Liste der Bankkonten steht.

Wenn ein Steuerpflichtiger Geld überweisen und Zahlungen an ausländische Unternehmen leisten möchte, sollte er ermitteln, ob die Zahlung an einen ausländischen Unternehmer erfolgt, der:

• als ein aktiver Umsatzsteuerpflichtiger registriert ist und steuerbare Umsätze in Polen durchführt;
  oder
• ausländische Steueridentifikationsnummern für einen bestimmten Umsatz verwendet.

Wenn der ausländische Geschäftspartner für die Zwecke eines bestimmten Umsatzes keine polnische Steueridentifikationsnummer verwendet, dann finden die Bestimmungen über die Überprüfung der Kontonummer im Verzeichnis der Umsatzsteuerpflichtigen keine Anwendung.

Damit die Geschäftskontonummern in die weiße Liste aufgenommen werden, müssen sie von den Steuerpflichtigen gemeldet werden, indem sie die Daten auf dem NIP-2- oder NIP-8-Formular aktualisieren. Es ist zu beachten, dass Unternehmer eine solche Aktualisierung innerhalb von 7 Tagen ab Änderung der Bankkontonummer vornehmen müssen.