Wie können Sie eine GmbH polnischen Rechts gründen? Eintragung der Gesellschaft und Aufnahme der wirtschaftlichen Tätigkeit in der Praxis

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• Wie können Sie eine GmbH polnischen Rechts gründen?
• Wie können Sie eine GmbH in das Landesgerichtsregister eintragen?
• Welche Pflichten hat eine Gesellschaft nach ihrer Gründung und Eintragung in das Landesgerichtsregister?

Wie wir bereits geschrieben haben, ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung unter anderem dank wenig Formalismus eine Gesellschaftsform, die von Unternehmern  für die Ausübung ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit in Polen am häufigsten gewählt wird. Doch wie sieht „wenig Formalismus” in der Praxis aus? Für alle, die sich dafür interessieren, wie man Schritt für Schritt eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Polen gründet, haben wir eine Zusammenfassung der wichtigsten Fragen zusammengestellt, die bei der Gründung und Eintragung einer Gesellschaft in das Landesgerichtsregister (KRS) zu beachten sind. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Wichtigste Schritte bei der Gründung einer GmbH 

Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung polnischen Rechts kann von jedem Rechtsträger – d.h. von einer natürlichen Person, einer juristischen Person sowie durch eine Einheit ohne Rechtspersönlichkeit  (z.B. durch eine Personengesellschaft, d.h. offene Handelsgesellschaft, Partnerschaftsgesellschaft, Kommanditgesellschaft oder Kommanditgesellschaft auf Aktien) gegründet werden. 

Eine Ausnahme von dieser Regel ist eine Einmann-GmbH. Nach Art. 151 § 2 HGB-PL darf diese Gesellschaft keine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gründen.

Nach Art. 163 HGB-PL setzt die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung folgende Tätigkeiten voraus: 

• Abschluss des Gesellschaftsvertrags;
• Einbringung von Einlagen der Gesellschafter zur Deckung des gesamten Stammkapitals und im Falle der Übernahme von Geschäftsanteilen zu einem Preis über dem Nennbetrag auch die Einbringung eines Überschusses unter Berücksichtigung der Bestimmung des Artikels 158 § 1 Abs. 1 HGB-PL;
• Bestellung der Geschäftsführer;
• Bestellung eines Aufsichtsrates oder einer Revisionskommission – sofern gesetzlich oder satzungsmäßig vorgeschrieben;
• Eintragung in das Landesgerichtsregister.

Abschluss des Gesellschaftsvertrags einer GmbH 

Online-Gründung einer Gesellschaft: Wie funktioniert das S24-System?

Die Gründung einer Gesellschaft über das S24-System ist zweifellos eine schnellere und günstigere Lösung im Vergleich zur herkömmlichen Gründungsmethode, d. h. dem Abschluss des Gesellschaftsvertrags vor einem Notar. Das System schreibt jedoch einen vorgegebenen Inhalt des Vertrags vor. Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, den Inhalt des Gesellschaftsvertrags selbst zu gestalten oder die Vorlage nach eigenem Ermessen zu ändern. 

Im editierbaren Teil des Formulars entscheiden Sie, ob Sie in den Gesellschaftsvertrag folgende Informationen aufnehmen möchten: 

• Gewährung der Stimmrechtsanteile an Pfandgläubiger und Nutznießer,
• Möglichkeit der Zahlung eines Vorschusses auf die zu erwartende Dividende,
• Bestellung des Aufsichtsrates,
• Vertretungsregelung (in diesem Fall haben Sie nur zwei Möglichkeiten zur Auswahl: die Einzelvertretung, d.h. jeder Geschäftsführer vertritt die Gesellschaft alleine, oder die Gesamtvertretung, d.h. die Gesellschaft wird durch zwei Geschäftsführer gemeinsam oder durch einen Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen vertreten).
• die Möglichkeit, Artikel 230 HGB-PL auszuschließen, d. h. das Erfordernis der Zustimmung der Gesellschafter zur Verfügung über das Recht oder zur Aufnahme einer Leistungsverpflichtung mit einem Wert, der doppelt so hoch ist wie das Stammkapital der Gesellschaft.

Die Angaben wie: 

• Daten der Gesellschafter,
• Firma der Gesellschaft,
• Sitz der Gesellschaft,
• Gegenstand des Unternehmens,
• Stammkapital,
• Anzahl der von den Gesellschaftern übernommenen Geschäftsanteile,
• Amtszeit der Geschäftsführer,
• Daten der Geschäftsführer und ihre Funktionen sowie
• Stichtag des Rumpfgeschäftsjahres,

sind lediglich in das System einzugeben. 

Kurz gesagt, der erste Schritt für die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung über das S24 besteht darin, die oben genannten Daten anzugeben und darauf zu warten, dass der fertige elektronische Gesellschaftsvertrag einer GmbH generiert wird. 

Der Gesellschaftsvertrag ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer vertrauenswürdigen Signatur ePUAP oder einer persönlichen Signatur zu unterzeichnen.

Er gilt zum Zeitpunkt seiner Unterzeichnung durch alle Gesellschafter der Gesellschaft als über das S24-System abgeschlossen. Wird der Gesellschaftsvertrag von einzelnen Gesellschaftern zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterzeichnet, gilt er zum Zeitpunkt der letzten Unterzeichnung als abgeschlossen. Dann entsteht eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Gründung (Art. 161 § 1 HGB-PL).

Anders als bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die durch notarielle Beurkundung gegründet wird, brauchen die Gesellschafter einer Gesellschaft, die unter Verwendung der über das EDV-System S24 zur Verfügung gestellten Vorlage gegründet wurde, die Stammeinlagen nicht einzuzahlen, bevor sie den Eintragungsantrag stellen. Dies kann nämlich innerhalb von 7 Tagen nach der Eintragung der Gesellschaft in das Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters erfolgen. 

Herkömmliche Gründungsmethode einer GmbH

Immer noch entscheiden sich die Gesellschafter am häufigsten für den Abschluss eines Gesellschaftsvertrags durch notarielle Beurkundung. 

Obwohl diese Gründungsmethode das Erscheinen aller zukünftigen Gesellschafter der Gesellschaft zur gleichen Zeit am selben Ort erfordert, ermöglicht sie eine freie Gestaltung der Bestimmungen der Satzung oder des Gesellschaftsvertrags (je nach der Anzahl der Gesellschafter). Was bedeutet das in der Praxis? Dadurch kann der Gesellschaftsvertrag so formuliert werden, dass er die im Handelsgesetzbuch vorgesehenen Grundanforderungen wirksam ergänzt und damit die Interessen der Gesellschafter und der Gesellschaft selbst besser schützt 

Bei der Erstellung des Gesellschaftsvertrags sollte man sich an den Bestimmungen des Artikels 157 § 1 HGB-PL orientieren, der die verpflichtenden (notwendigen) Bestandteile eines Gesellschaftsvertrags angibt. Es sind: 

• Firma (Name) und Sitz der Gesellschaft,
• Gegenstand des Unternehmens,
• Stammkapital (Mindeststammkapital beträgt 5.000 PLN),
• Information, ob der jeweilige Gesellschafter mehr als einen Geschäftsanteil haben kann,
• Anzahl und Nennwert der von den einzelnen Gesellschaftern übernommenen Geschäftsanteilen (bitte beachten Sie, dass der Nennwert eines Geschäftsanteils nicht weniger als 50 PLN betragen darf),
• Dauer der Gesellschaft – falls bestimmt.

Zu den nicht obligatorischen, jedoch wichtigen Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags gehören auch diejenigen, die folgende Fragen regeln: 

• die Möglichkeit, das Stammkapital der Gesellschaft zu erhöhen, ohne den Gesellschaftsvertrag zu ändern (hier ist es wichtig, den Stichtag und den Höchstbetrag der Kapitalerhöhung anzugeben,
• Möglichkeit der Einziehung von Geschäftsanteilen,
• eventuelle Nachschüsse,
• Dividendenausschüttung,
• Möglichkeit der Veräußerung und Verpfändung von Geschäftsanteilen,
• Einberufung der ordentlichen und außerordentlichen Gesellschafterversammlungen,
• Festlegung der Tagesordnung der einzelnen Gesellschafterversammlungen,
• Vertretungsregelung, 
• Amtszeit der Geschäftsführer, 
• Auflösung der Gesellschaft, oder
• Bestimmung des Geschäftsjahres. 

Sowohl beim Abschluss des Gesellschaftsvertrags (der Satzung) einer GmbH über das S24-System als auch bei seiner Erstellung in Form einer notariellen Urkunde entsteht zu diesem Zeitpunkt eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Gründung. Eine solche Gesellschaft wird zu einem Rechtsträger. Damit eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung vollständig gegründet werden kann, muss sie jedoch nach dem polnischen Recht in das Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters (KRS) eingetragen werden. 

Dies muss innerhalb von 6 Monaten nach Abschluss des Gesellschaftsvertrags erfolgen – andernfalls wird die Gesellschaft kraft Gesetzes aufgelöst. 

Vorteile und Nachteile bestimmter Gründungsmethoden

Zusammenfassend haben wir die wichtigsten Unterschiede, die sich aus der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung über das S24-System und vor einem Notar (durch notarielle Beurkundung) ergeben, in einer Tabelle zusammengestellt. 

Eintragung einer Gesellschaft in das Landesgerichtsregister

Seit dem 1. Juli 2021 erfolgt die Eintragung der Rechtsträger (und die Einreichung von jeglichen Anträgen auf Änderung ihrer Daten) ausschließlich auf elektronischem Wege über eine bestimmte Website des Gerichtsregisterportals (im Folgenden: PRS oder System). 

Der Inhalt der Anträge selbst hat sich nicht geändert, er wurde lediglich ins Internet übertragen. Das System ist sehr intuitiv und führt den Antragsteller Schritt für Schritt durch den Prozess und generiert die entsprechenden Formulare zum Ausfüllen. Nachdem Sie alle erforderlichen Daten eingegeben haben, können Sie über das PRS die Anhänge hinzufügen – natürlich in elektronischer Form. Nachdem Sie den Eintragungsantrag ausgefüllt (und alle Anhänge hinzugefügt) haben, können Sie den erstellten Antrag durch das System überprüfen lassen. Wurde Ihr Antrag durch das PRS als korrekt eingestuft, können Sie ihn unterzeichnen.

Bevor es jedoch dazu kommt, müssen Sie den Antrag bezahlen. 

Nach dem Gesetz über Gerichtsgebühren in Zivilsachen beträgt die Gebühr für einen Antrag auf die Eintragung einer Gesellschaft in das Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters 500 PLN. Dazu kommt eine Gebühr von 100 PLN für die Bekanntgabe der Eintragung in dem polnischen Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger (MSiG). Somit beträgt die Gesamteintragungsgebühr 600 PLN. Gemäß der PRS-Benutzungsordnung kann die Gebühr außerhalb des Systems (indem Sie einen Zahlungsnachweis beifügen) oder bei der Einreichung des Antrags entrichtet werden. In dem letztgenannten Fall können Sie eine elektronische Zahlung über das System vornehmen. 

Im Falle des ersten Antrags auf die Eintragung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind alle Geschäftsführer – unabhängig von der Vertretungsregelung – verpflichtet, ihn zu unterzeichnen. Er ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, vertrauenswürdigen Signatur ePUAP oder einer persönlichen Signatur zu unterzeichnen. 

Das System ermöglicht es auch, den Antrag einem anderen PRS-Benutzer zur Verfügung zu stellen. In der Praxis bedeutet das, dass eine andere Person den Antrag erstellen und ihn den zeichnungsbefugten Personen von ihrem Konto aus zur Verfügung stellen kann. Der Antrag ist dann für diese Person in einer unterzeichnungsfähigen Form sichtbar. Nach der Unterzeichnung kommt der Antrag auf das Konto der Person, die ihn erstellt, zurück und kann, sobald alle Unterschriften vorliegen, beim Register eingereicht werden. Innerhalb weniger Minuten nach dem Versand der Eintragungsunterlagen generiert das System den eingereichten Antrag als PDF-Datei, die jederzeit eingesehen werden kann. 

Die Frist für die Bearbeitung eines Antrags auf die Eintragung einer Gesellschaft in das Landesgerichtsregister hängt von vielen Faktoren ab, so dass es unmöglich ist, das genaue Datum der Eintragung zu bestimmen. Die durchschnittliche Zeit, die das Gericht benötigt, um den Antrag zu prüfen (und einen Beschluss zu erlassen), beträgt 4 bis 5 Wochen – gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem der Antrag über das PRS-System eingereicht wird. 

Es ist auch möglich, einen Antrag auf die Eintragung der Gesellschaft über das 24-System zu stellen. Die Kosten für einen solchen Antrag betragen 350,60 PLN (250 PLN für die Eintragung in das Landesgerichtsregister, 100 PLN für die Bekanntmachung im Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger zzgl. Bearbeitungsgebühr des Zahlungsdienstleisters i.H. v. 0,60 PLN). In diesem Fall sollte die Gesellschaft theoretisch innerhalb von 24 Stunden eingetragen werden, jedoch kann das in der Praxis bis ein paar Tage dauern.

Eintragung einer Gesellschaft in das Landesgerichtsregister – was sollten Sie beachten?

Nach der Eintragung der Gesellschaft in das Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters muss man einige wichtige gesetzliche Verpflichtungen beachten. Die Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, sind: 

• Anmeldung der Gesellschaft beim Finanzamt – grundsätzlich innerhalb von 21 Werktagen nach der Eintragung der Gesellschaft in das Landesgerichtsregister (im Falle der SV-Beitragszahler beträgt diese Frist 7 Tage).
• Anmeldung der wirtschaftlichen Eigentümer bei dem Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer (CRBR) – innerhalb von 14 Werktagen nach der Eintragung der Gesellschaft in das Landesgerichtsregister.

Wie Sie sehen, ist das Spektrum von Tätigkeiten, die die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ermöglichen, groß, und die Aktivität, mit der die Gründung einer Gesellschaft in die Wege geleitet wird, kann an die individuellen Bedürfnisse der Gesellschafter angepasst werden. Es hängt alles davon ab, wie viel Zeit, Ressourcen und Kraft die zukünftigen Gesellschafter für diesen Prozess aufwenden wollen. Dennoch könnte man versucht sein zu sagen, dass der Gesetzgeber mit der Entwicklung des S24-Systems in gewisser Weise den Bedürfnissen von Unternehmern entgegengekommen ist, für die Zeit bekanntlich unbezahlbar ist. 

Wenn Sie Ihre Gesellschaft schnell in das Landesgerichtsregister eintragen lassen möchten, empfehlen wir Ihnen, sich für das S24 zu entscheiden, aber wenn die Gesellschafter ihre Interessen – einschließlich ihrer Rechte und Pflichten – so umfassend wie möglich sichern und die Funktionsweise der Gesellschaft selbst im Detail regeln möchten, ist es überlegenswert, einen Vertrag in herkömmlicher Form anzufertigen. 

Unabhängig davon empfehlen wir Ihnen, sich vor der Gründung einer Gesellschaft an einen erfahrenen Berater zu wenden, der Sie mit seinem Wissen und Erfahrung bei der richtigen Planung und Durchführung des gesamten Prozesses unterstützt. Er wird dabei nicht nur die Gründung und Eintragung der Gesellschaft, sondern auch ihre nachträgliche erfolgreiche Funktionsweise berücksichtigen.

Welche Pflichten müssen Sie nach der Eintragung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung erfüllen? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Eintragung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung polnischen Rechts in das Landesgerichtsregister bedeutet nicht das Ende der Formalitäten im Zusammenhang mit der Aufnahme der wirtschaftlichen Tätigkeit. Was müssen Sie in den ersten Tagen und Monaten nach der Eintragung einer GmbH in das Landesgerichtsregister tun? Was droht für die Nichteinhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtungen? Welche Leistungen sollten Sie nach der Eintragung einer GmbH in Anspruch nehmen? Damit die Ausübung der wirtschaftlichen Tätigkeit in Polen einfacher ist, sollten Sie folgende Dinge beachten.

Erster Schritt nach Gründung einer GmbH: die Steuer auf zivilrechtliche Handlungen (PCC) zahlen

In Polen ist der Abschluss eines Gesellschaftsvertrags eine zivilrechtliche Handlung, die der Steuer auf zivilrechtliche Handlungen unterliegt, was sich aus dem Art. 1 Abs.1 Buchst. k des Gesetzes vom 9. September 2000 über die Steuer auf zivilrechtliche Handlungen (d. h.  GBl. 2023, Pos. 170 in der geänderten Fassung. – im Weiteren „PCCG-PL”) ergibt. 

Falls der Gesellschaftsvertrag einer GmbH unter Verwendung eines im elektronischen System (S24) zur Verfügung gestellten Musters geschlossen wurde, sollten Sie nicht vergessen, die Steuer auf zivilrechtliche Handlungen selbst abzurechnen. 

Die Pflicht zur Zahlung der Steuer liegt bei der Gesellschaft (Art. 5 Nr. 9 PCCG-PL). Als Bemessungsgrundlage gilt der Wert des Stammkapitals (Art. 6 Abs. 1 Nr. 6 Buchst. a  PCCG-PL) und der Steuersatz beträgt 0,5 % (Art. 7 Abs. 1 Nr. 9 PCCG-PL). Sie müssen die Steuer innerhalb von 14 Tagen nach Abschluss des Gesellschaftsvertrags selbst berechnen und zahlen (Art.10 Abs. 1 PCCG-PL) und die PCC-3-Erklärung beim (für den Sitz der GmbH zuständigen) Finanzamt einreichen. 

Wird der Gesellschaftsvertrag einer GmbH in herkömmlicher Form, d.h. durch notarielle Beurkundung geschlossen, obliegen die Berechnung, Erhebung und Abführung der Steuer auf zivilrechtliche Handlungen dem Notar (Art.10 Abs. 2 PCCG-PL). 

Zweiter Schritt: ein Firmenkonto gründen 

Obwohl es keine Vorschrift gibt, die eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung polnischen Rechts ausdrücklich dazu verpflichtet, ein Bankkonto zu haben, gibt es viele Vorschriften, die es den Unternehmen vorschreiben, die Abrechnungen über ein Firmenkonto vorzunehmen.

Zum Beispiel sind gemäß Art. 19 des Gesetzes vom 6. März 2018 – Unternehmerrecht (d.h. GBl. 2023, Pos. 221 in der geänderten Fassung) die Bankabrechnungen obligatorisch, wenn:

• die Partei des Geschäfts, das zu der Zahlung geführt hat, ein anderer Unternehmer ist und 
• der einmalige Wert des Geschäfts 15.000 PLN oder den Gegenwert dieses Betrags übersteigt. 

Darüber hinaus ist ein Bankkonto für eine GmbH erforderlich, wenn die Umsatzsteuererstattung (d.h. Erstattung des Vorsteuerüberschusses) beantragt wird. Dies ergibt sich aus dem Art. 87 Abs.1 Satz 1 des Gesetzes vom 11. März 2004 über Umsatzsteuer, d.h. GBl. 2023 Pos. 1570 in der geänderten Fassung, im Weiteren „UStG-PL”).

Dritter Schritt: den wirtschaftlichen Eigentümer identifizieren und ihn an das WiERe melden

Die Pflicht zur Offenlegung der wirtschaftlichen Eigentümer ergibt sich aus dem Gesetz vom 1. März 2018 über die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (d.h. GBl. 2023, Pos. 1124 in der geänderten Fassung, im Weiteren „AML-Gesetz” ). 

Nach Art. 60 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 2 des AML-Gesetzes sind die Daten an das Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer innerhalb von 14 Tagen nach der Eintragung (Registrierung) der Gesellschaft in dem Landesgerichtsregister zu melden. Für die Anmeldung der Daten der wirtschaftlichen Eigentümer ist das Ausfüllen eines Formulars auf der Webseite des Finanzministeriums erforderlich. Im Falle einer GmbH ist zur Anmeldung ein Geschäftsführer berechtigt. 

Darüber, wer ein wirtschaftlicher Eigentümer ist (und wie er identifiziert werden kann), haben wir bereits hier geschrieben. 

Wichtig ist, dass die Nichterfüllung der Pflicht zur Meldung der Daten an das Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer mit einer Geldstrafe sogar bis 1.000.000 PLN bedroht ist, was sich aus dem Art. 153 Abs. 1 des AML-Gesetzes ergibt.

Vierter Schritt: ergänzende Daten an das Finanzamt übermitteln

Die Pflicht zur Übermittlung von ergänzenden Daten ergibt sich aus dem Art. 5 Abs. 1 des Gesetzes vom 13. Oktober 1995 über die Grundsätze der Erfassung und Identifizierung der Steuerpflichtigen und Steuerzahler (d.h. GBl. 2022, Pos. 2500 in der geänderten Fassung). 

In der Meldung von ergänzenden Daten (NIP-8-Erklärung) sind u.a. das Verzeichnis der Bankkonten, die Daten des Unternehmens, das die Bücher führt, die Adresse des Ortes, an dem die Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden, und Daten über die einzelnen Gesellschafter enthalten. Eine GmbH muss innerhalb von 21 Tagen nach ihrer Eintragung in das Landesgerichtsregister eine NIP-8-Erklärung beim Vorsteher des zuständigen Finanzamts einreichen. Im Falle einer Änderung der zu meldenden Daten muss eine Aktualisierungsmeldung (d.h. auch eine NIP-8-Erklärung) eingereicht werden – spätestens jedoch innerhalb von 7 Tagen nach dem Tag, an dem die Daten geändert wurden. 

Wenn die Gesellschaft Arbeitnehmer einstellen – und damit zum SV-Beitragszahler wird – muss sie die ergänzenden Daten dem Vorsteher des Finanzamtes früher, d.h. innerhalb von 7 Tagen nach der Einstellung des ersten Arbeitnehmers, melden. Dies ergibt sich aus den Bestimmungen des Art. 43 Abs. 1, 3, 5b und 5 c des Gesetzes vom 13. Oktober 1998 über das Sozialversicherungssystem (d.h. GBl. 2023, Pos. 1230 in der geänderten Fassung).

Die Nichterfüllung der Pflicht zur Meldung (Aktualisierung) von Daten gilt als Finanzordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe bedroht ist, was sich aus dem Art. 81 § 1 Nr. 1 des Gesetzes vom 10. September 1999 Steuerstrafgesetzbuch (d.h. GBl. 2023 Pos. 654 in der geänderten Fassung, im Weiteren „StStGB-PL”) ergibt.

Fünfter Schritt: die Gesellschaft umsatzsteuerlich registrieren lassen

Die Registrierung der Gesellschaft als Umsatzsteuerpflichtige ist in der Regel obligatorisch, wenn sie keine Steuerbefreiungen in Anspruch nimmt, d.h. wenn ihr Umsatz im vorangegangenen Steuerjahr insgesamt 200.000 PLN überstiegen hat (Art.113 Abs. 1 UStG-PL) oder wenn das Unternehmen bestimmte Gruppen von Waren und sonstige Leistungen verkauft, die umsatzsteuerfrei sind (Art. 43 Abs. 1 UStG-PL). 

Die Gesellschaft muss sich vor dem ersten steuerbaren Umsatz über das Formular VAT-R beim zuständigen Finanzamt als Umsatzsteuerpflichtige registrieren lassen (Art. 96 Abs. 1 UStG-PL. Darüber hinaus muss sie sich als Mehrwertsteuerpflichtige registrieren lassen, wenn sie die Umsätze mit den Geschäftspartnern aus der Europäischen Union tätigt (Art. 97 Abs. 1 UStG-PL).

Darüber, wie die Gesellschaft als Umsatzsteuerpflichtige und Mehrwertsteuerpflichtige zu registrieren ist, schrieben wir bereits hier. 

Die Nichteinhaltung der Pflicht zur umsatzsteuerlichen Registrierung (wenn eine solche Pflicht im Falle dieser Steuer vorgesehen ist) in Verbindung mit der Nichteinreichung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und der Nichtabführung der Steuer kann als Steuerhinterziehung angesehen werden, da der Gegenstand der Besteuerung oder die Bemessungsgrundlage nicht offengelegt wird, was eine Steuerstraftat im Sinne von Art. 54 § 1 StStGB-PL darstellt.

Sechster Schritt: für Buchhaltung sorgen 

Da die sog. vollständige Buchführung das genaueste und umfangreichste Aufzeichnungsmodell ist, das Fachwissen und die kontinuierliche Einhaltung der sich ändernden Vorschriften erfordert, lohnt es sich, das Outsourcing der Buchhaltung in Betracht zu ziehen. 

Siebter Schritt: Finanzunterlagen feststellen und einreichen

Die Pflicht einer GmbH zur Erstellung eines Jahresabschlusses ergibt sich aus der sog. vollständigen Buchführung. 

Bevor die Finanzunterlagen (einschließlich des Jahresabschlusses) beim Gerichtsregister eingereicht werden, muss das Feststellungsorgan (im Falle einer GmbH – die Gesellschafterversammlung) einen Beschluss über die Feststellung des Jahresabschlusses, Gewinnverwendung bzw. Verlustdeckung fassen – was sich aus dem Art. 69 Abs. 1 des Gesetzes vom 29. September 1994 über Rechnungslegung (d.h. GBl. 2023 Pos. 120 in der geänderten Fassung, im Weiteren „RLG-PL“) ergibt.

Die Verletzung der Pflicht zur Einreichung eines Jahresabschlusses bei dem Leiter der Landesfinanzverwaltung ist mit Sanktionen bedroht. Nach Art. 80b StStGB-P gilt sie als eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe bedroht ist. Nach Art. 79 Nr. 1-3 RLG-PL (d.h. GBl. 2023 Pos.120 in der geänderten Fassung) gilt sie dagegen als eine Straftat, die mit einer Geldstrafe oder Freiheitsbeschränkungsstrafe bedroht ist. 

Die Nichteinhaltung der Pflicht zur Einberufung einer Gesellschafterversammlung durch die Geschäftsführung ist die Grundlage dafür, dass das Registergericht eine Geldbuße von bis zu 20.000 PLN gegen die Geschäftsführer verhängt – was sich aus dem Art. 594 § 1 Nr. 3 des Handelsgesetzbuches (d.h. GBl. 2024 Pos.18 in der geänderten Fassung, im Weiteren „HGB-PL”) ergibt. 

Achter Schritt: Dauerberatung in Erwägung ziehen 

Das sich dynamisch ändernde rechtliche Umfeld zwingt die Gesellschafter einer GmbH zu zahlreichen unternehmerischen Entscheidungen, z. B. im Zusammenhang mit der Änderung des Gesellschaftsvertrags, Veräußerung von Gesellschaftsanteilen oder einer Änderung der Zusammensetzung der Geschäftsführung bzw. des Aufsichtsrats der Gesellschaft. Alle diese Ereignisse sollten dem Landesgerichtsregister gemeldet werden. Um Stress und Fehler in diesem Bereich zu vermeiden, lohnt es sich, die dauerhafte (oder vorübergehende) Inanspruchnahme der Unternehmensberatung in Betracht zu ziehen. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmer, die ihre wirtschaftliche Tätigkeit in Polen aufnehmen, neben der Eintragung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung in das Landesgerichtsregister viele zusätzliche Verpflichtungen erfüllen müssen. Die Liste von Behörden, bei denen Sie sich melden müssen, ist relativ lang, und die Strafen für die Nichteinhaltung von Pflichten können wirklich schwerwiegend sein. 

Um sicher zu sein, dass der gesamte Prozess ordnungsgemäß und reibungslos verläuft, lohnt es sich, professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen – nicht nur beim Abschluss des Gesellschaftsvertrags, sondern auch nach der Eintragung der Gesellschaft.