Unbezahlter Urlaub – allgemeine Grundsätze

Elżbieta KOBIERSKA
HR & Payroll Senior Specialist bei RSM Poland

Auf welcher Grundlage kann ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen unbezahlten Urlaub gewaehren? Und wer genau hat Anspruch auf einen solchen Urlaub? Die meisten Arbeitnehmer kennen die beliebtesten Urlaubsarten gut und haben den vom Arbeitsgesetzbuch garantierten Erholungsurlaub mindestens einmal im Leben in Anspruch genommen bzw. einen Urlaub auf Verlangen, einen Bildungsurlaub, eine Elternzeit oder einen Sonderurlaub genommen. Ein paar Tage unbezahlten Urlaub zu nehmen ist jedoch etwas, dem gegenueber sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber oft misstrauisch sind. Wie sollten wir dieses Thema betrachten und was sollten wir darueber wissen?

Wie definiert das Arbeitsgesetzbuch unbezahlten Urlaub?

Schauen wir uns zunaechst die Definition von unbezahltem Urlaub an.

Unbezahlter Urlaub ist eine Art von Urlaub, auf den diejenigen Personen Anspruch haben, die aufgrund eines Arbeitsvertrags beschaeftigt sind und fuer den sie keine Verguetung erhalten. Unbezahlter Urlaub wird als Zeit der Aussetzung des Arbeitsverhaeltnisses behandelt.

Fuer einen unbezahlten Urlaub entscheiden sich meistens Arbeitnehmer, die bereits ihren Urlaub vollstaendig ausgeschöpft haben. Obwohl viele Menschen der Meinung sind, dass unbezahlter Urlaub nur auf schriftlichen Antrag des Arbeitnehmers gewaehrt werden kann, kann er auch von dem Arbeitgeber vorgeschlagen werden. Ein solcher obligatorischer unbezahlter Urlaub kann sich beispielsweise aus einer Vereinbarung zwischen zwei Unternehmen ergeben, bei denen die Faehigkeiten des Arbeitnehmers eines von ihnen genutzt werden.

Rechtsgrundlage – wer hat Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Unbezahlter Urlaub ist in den Artikeln 174 und 174.1 des Arbeitsgesetzbuches geregelt. Nach dem Eingang des Antrags eines Arbeitnehmers gemaeß den Anforderungen dieser Vorschriften kann der Arbeitgeber diesem Antrag stattgeben und den unbezahlten freien Tagen zustimmen, aber er hat auch das Recht, die Gewaehrung des unbezahlten Urlaubs abzulehnen, und – was wichtig ist – er ist nicht verpflichtet, seine Entscheidung zu begruenden. Beide Parteien duerfen auch nicht vergessen, dass die Dauer des unbezahlten Urlaubs nicht in die Beschaeftigungszeit einbezogen wird, von der die Ansprueche der Arbeitnehmer abhaengen – es sei denn, die betrieblichen Regelungen sehen etwas anderes vor.

Es kann auch vorkommen, dass der Arbeitgeber unbezahlten Urlaub der von ihm beschaeftigten Person anstrebt. Dann gewaehrt der Unternehmer dem Arbeitnehmer mit seiner Zustimmung den unbezahlten Urlaub fuer die Zeit der Arbeitsleistung fuer einen anderen Arbeitgeber – die Urlaubsdauer wird dann in der zwischen den Arbeitgebern geschlossenen Vereinbarung darueber festgelegt. Bei Urlaub, der zu diesem Zweck genutzt wird, werden seine Tage auf die Beschaeftigungszeit des Arbeitnehmers bei dem Arbeitgeber, der den Urlaub gewaehrt hat, angerechnet.

Haengt die Dauer des unbezahlten Urlaubs von Beschaeftigungsjahren ab?

Wir wissen also bereits, wie unser Thema gesetzlich geregelt ist, aber wir haben einen wichtigen Aspekt noch nicht angesprochen – wir wissen nicht, wie lange maximal ein unbezahlter Urlaub eines Arbeitnehmers dauern kann. Beim Erholungsurlaub ist die Sache klar und haengt von Beschaeftigungsjahren ab. Eine bestimmte Anzahl von Tagen gilt auch fuer Sonderurlaub. Bildungsurlaub ist etwas flexibler. Wie regelt das Arbeitsgesetzbuch den unbezahlten Urlaub? Ist es beispielsweise möglich, einen Monat unbezahlten Urlaub zu nehmen?

Die Gesetzgebung sieht keine zeitlichen Beschraenkungen fuer unbezahlten Urlaub vor. Es ist jedoch zu wissen, dass bei einem langfristigen unbezahlten Urlaub, der laenger als 3 Monate dauert, die Parteien nicht verpflichtet sind, ihn um jeden Preis fortzusetzen. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer können beschließen, den unbezahlten Urlaub aus wichtigen Gruenden zu beenden. Dann sollte der Urlaubsantrag eine Bestimmung enthalten, z.B. ueber eine Wochen- bzw. Zweiwochenfrist fuer Zurueckholen des Arbeitnehmers aus unbezahltem Urlaub.

Welche Folgen hat die Gewaehrung eines unbezahltem Urlaubs?

Gemaeß dem Arbeitsgesetzbuch bietet ein unbezahlter Urlaub die Möglichkeit, zusaetzliche freie Tage zu nehmen, er wirkt sich jedoch auf andere Ansprueche des Arbeitnehmers aus. Dies ist eine besonders wichtige Information fuer den Fall, wenn ein Arbeitnehmer waehrend seines unbezahlten Urlaubs krank wird.

Waehrend des unbezahlten Urlaubs zahlt der Arbeitgeber keine Sozialversicherungsbeitraege  (einschließlich Krankenversicherungsbeitraege) fuer den Arbeitnehmer, wodurch der Arbeitnehmer waehrend dieser Zeit keinen Anspruch auf Krankengeld und sonstige Krankenleistungen hat.

Nicht jeder weiß, dass waehrend eines unbezahlten Urlaubs, der laenger als 30 Tage dauert, auch Familienangehörige, die von dem Arbeitnehmer zur Krankenversicherung gemeldet wurden, den Anspruch darauf verlieren.

Fehlzeiten aufgrund von unbezahltem Urlaub wirken sich auch auf den Erholungsurlaub aus. Fuer jeweils 30 Tage unbezahlten Urlaubs, der einem Arbeitnehmer gewaehrt wird (diese Tage können addiert werden), kuerzt der Arbeitgeber den Erholungsurlaub um 1/12. Eine Ausnahme von dieser Regel ist die Situation, in der die Kuerzung des Erholungsurlaubs nur im Jahr der Rueckkehr des Arbeitnehmers an den Arbeitsplatz und fuer volle Abwesenheitsjahre erfolgt. Darauf wird in Artikel 155² § 1 des Arbeitsgesetzbuches Bezug genommen.

Beispiele fuer Folgen des unbezahlten Urlaubs:

Ein Arbeitnehmer mit 6 Beschaeftigungsjahren nahm vom 1. September 2021 bis zum 30. April 2022 einen unbezahlten Urlaub in Anspruch.

Der Erholungsurlaub fuer 2021 steht dem Arbeitnehmer in vollem Ausmaß zu, denn die Voraussetzung fuer die Kuerzung des Erholungsurlaubs ist die Rueckkehr des Arbeitnehmers an den Arbeitsplatz im Jahr der Inanspruchnahme des unbezahlten Urlaubs.

Der in Anspruch genommene unbezahlte Urlaub kuerzt dagegen den dem Arbeitnehmer fuer 2022 zustehenden Erholungsurlaub. Ein Lohnbuchhalter  muss den Urlaub des Arbeitnehmers in diesem Jahr um 4/12 kuerzen – aufgrund der Tatsache, dass er seine Arbeit spaeter in diesem Jahr fortsetzt.

Wenn der unbezahlte Urlaub des Arbeitnehmers ein volles Kalenderjahr umfasst und die jeweilige Person keinen einzigen Arbeitstag plant, legt der Unternehmer den Erholungsurlaub fuer dieses Jahr ueberhaupt nicht fest.

In welchen Situationen kann ein Arbeitnehmer beim Arbeitgeber unbezahlten Urlaub beantragen?

Unbezahlter Urlaub ist eine gute Lösung, wenn der Arbeitnehmer den vollen Bildungsurlaub in Anspruch genommen hat und nicht in der Lage war, die Verbesserung seiner beruflichen Qualifikationen zu Ende zu bringen. Man kann auch erwaegen, den unbezahlten Urlaub den Ehepartnern, die eine laengere gemeinsame Reise planen, oder den Arbeitnehmern, die bereits andere Möglichkeiten der entschuldigten Abwesenheit von der Arbeit ausgeschöpft haben, zu gewaehren, damit sie ihre privaten Angelegenheiten erledigen oder ein anderes gelegentliches Arbeitsangebot in Anspruch nehmen können.

Man darf jedoch nicht vergessen, dass der Arbeitgeber das Recht hat, die Gewaehrung des unbezahlten Urlaubs abzulehnen, und dass Arbeitnehmer waehrend des unbezahlten Urlaubs keinen Anspruch auf Geldleistungen haben, z. B. fuer die Zeit der Krankheit oder Kinderbetreuung, und dass ihr Erholungsurlaub proportional gekuerzt werden kann.