Beschäftigung eines Ausländers in Polen – Grundprinzipien und wichtige Schritte

• Wie können Sie eine Arbeitserlaubnis in Polen erlangen?
• Was sollten Sie bei der Ausarbeitung eines Verfahrens zur Beschäftigung eines Ausländers in Polen beachten?
• Wie können Sie einen Ausländer einstellen, der Angehörige eines Drittstaates ist, der weder der Europäischen Union noch dem Europäischen Wirtschaftsraum angehört?

Davon lesen Sie in diesem Beitrag.

Was sollte ein Unternehmen beachten, das einen Ausländer in Polen einstellen möchte?

Die Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen hängt mit zahlreichen Pflichten des Arbeitgebers und des potenziellen Arbeitnehmers zusammen. Es ist von entscheidender Bedeutung, ein geeignetes Verfahren zur Beschäftigung von Ausländern im Unternehmen auszuarbeiten und es im Detail zu befolgen, weil es sich auf die Rechtmäßigkeit der Beschäftigung eines Ausländers und mögliche negative Rechtsfolgen für den Arbeitgeber auswirkt.

Schritt 1: Überprüfung des Aufenthaltstitels vor der Beschäftigung der Ausländer

Ein Arbeitgeber, der einen Ausländer einstellen möchte, sollte vor der Beschäftigung einer bestimmten Person prüfen, ob sich der potenzielle Arbeitnehmer rechtmäßig auf dem Gebiet der Republik Polen aufhält, und die Beschäftigungsmöglichkeiten analysieren. Zu diesem Zweck ist der Arbeitgeber verpflichtet:

• vor dem Arbeitsbeginn die Dokumente zu überprüfen, die den Aufenthalt des jeweiligen Ausländers legalisieren; 
• zu prüfen, ob der Aufenthaltstitel des Ausländers seine legale Beschäftigung ermöglicht;
• eine Kopie des Dokuments, der den Aufenthalt des Ausländers legalisiert, anzufertigen und sie für die gesamte Dauer der Beschäftigung des Ausländers aufzubewahren.

Schritt 2: Beantragung der Arbeitserlaubnis oder Einreichung der Erklärung über Übertragung einer Arbeit

In der Regel erfordert die Aufnahme einer Arbeit durch einen Ausländer in Polen die Erteilung einer Arbeitserlaubnis. Es gibt verschiedene Arten von Arbeitserlaubnis je nach Art der ausgeübten Erwerbstätigkeit und dem Status des Arbeitgebers. Eine Arbeitserlaubnis wird auf Antrag des Arbeitgebers erteilt. Er sollte das gesamte Verfahren im Voraus einleiten, weil ein Ausländer keine Arbeit aufnehmen darf, bis er eine Erlaubnis dazu erhält.

Die Legalisierung der Arbeit eines Ausländers kann 1 bis sogar 2 Monate nach der Einreichung eines vollständigen und korrekten Antrags dauern.

Wichtig ist, dass der Arbeitgeber dem Antrag eine Information (des zuständigen Landrats) beifügt, dass es auf dem lokalen Arbeitsmarkt keine registrierten Arbeitslosen oder Arbeitssuchenden mit der polnischen Staatsangehörigkeit gibt. Diese Information wird im Rahmen des sog. Arbeitsmarkttests eingeholt. Die Erlaubnis legt die Beschäftigungsbedingungen fest, wie z. B. die Position oder Art der ausgeübten Beschäftigung, den niedrigsten Monatslohn/-gehalt, die Arbeitszeit, die Rechtsgrundlage der Beschäftigung und die Gültigkeitsdauer der Erlaubnis. Die Arbeitserlaubnis wird immer einer bestimmten Person namentlich erteilt.

Der Gesetzgeber sieht eine Ausnahme vor, die die Beschäftigung eines Ausländers erlaubt, ohne dass eine Arbeitserlaubnis beantragt werden muss. Staatsangehörige von Armenien, Weißrussland, Georgien, Moldawien und der Ukraine können auf der Grundlage einer vom Arbeitgeber beim Kreisarbeitsamt eingereichten Erklärung eine Beschäftigung aufnehmen.

Dieses Dokument kann eingereicht werden, wenn die darin angegebene Arbeitsdauer maximal 24 Monate beträgt und der Arbeitsbeginn spätestens 6 Monate nach der Einreichung erfolgt. In der Regel hat das Amt die Erklärung innerhalb von 7 Tagen nach ihrer Einreichung in das Register der Erklärungen einzutragen. Bei diesem Verfahren ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, einen Arbeitsmarkttest durchzuführen.

Schritt 3: Abschluss eines Vertrags mit einem Ausländer

Mit der Erlangung der Arbeitserlaubnis für einen Ausländer (bzw. Einreichung einer Erklärung über Übertragung der Arbeit an einen Ausländer) beginnt die Legalisierung seiner Beschäftigung. Dann sollte der Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag oder einen zivilrechtlichen Vertrag mit dem Ausländer schriftlich abschließen und ihn in eine Sprache übersetzen lassen, die für den beschäftigten Ausländer verständlich ist. Die im Vertrag festgelegten Bedingungen müssen mit den in der Erlaubnis bzw. Erklärung genannten übereinstimmen. Dies gilt auch für die Rechtsgrundlage der Beschäftigung selbst.

Schritt 4: Anmeldung eines Ausländers zur Sozialversicherung

Das Unternehmen, das die Arbeit an einen Ausländer überträgt, ist verpflichtet, ihn innerhalb von 7 Tagen nach dem Arbeitsbeginn oder nach dem Tag, der im Vertrag als Arbeitsbeginn angegeben ist, zur Sozial- und Krankenversicherung zu melden. Diese Frist kann geändert werden, wenn zwischen Polen und dem Herkunftsland des Ausländers ein Abkommen über soziale Sicherheit geschlossen wurde.

Die oben beschriebenen Schritte sind die wichtigsten Formalitäten bei der Beschäftigung eines Ausländers. Unabhängig davon, ob Sie ein umfassendes Verfahren zur Beschäftigung von Ausländern benötigen oder ob Sie mit einer einmaligen Beschäftigung von Ausländern konfrontiert sind, empfehlen wir Ihnen, Ihr Wissen zu diesem Thema zu überprüfen und sich von erfahrenen Consultants von RSM Poland beraten zu lassen.