Ausscheiden des Hauptbuchhalters aus dem unternehmen – wie sollten sie sich um Laufende Buchhaltungsprozesse kümmern?

Es gibt kein Unternehmen, in dem der Hauptbuchhalter nicht eine sehr wichtige Rolle spielen würde. Eine Person in dieser Position ist für äußerst wichtige Themen verantwortlich – von der Überwachung aller Buchhaltungsprozesse über die Leitung des Teams, das die Handelsbücher führt, bis auf die Pflege der Korrektheit der Steuerabrechnungen und aller Arten von Berichterstattung. Oft wird der Erfolg eines Unternehmens gerade durch die Qualität der Tätigkeiten seines Hauptbuchhalters bestimmt – ohne ihn wären viele Unternehmen überhaupt nicht in der Lage, zu funktionieren, ganz zu schweigen von ihrem Erfolg oder spektakulären Ergebnissen.

Nimmt man die sich ständig ändernden Rechtsvorschriften (und häufige Probleme mit ihrer eindeutigen Auslegung), die Volatilität steuerlicher Fragen, die Komplexität der Buchhaltungsprozesse und die ständig wachsende Komplexität der Transaktionen hinzu, lässt sich schlussfolgern, dass das unerwartete Ausscheiden des Hauptbuchhalters aus dem Unternehmen fast wie "das Ende der Welt" klingt. Angesichts einer solchen Veränderung steht die Organisation vor einer sehr schwierigen Aufgabe – wie sollte sie den Hauptbuchhalter ersetzen und seine Aufgaben wahrnehmen? Wie geht man damit um, das Unternehmen ohne diese Schlüsselperson weiterzuführen? Obwohl es ohne den Hauptbuchhalter unmöglich zu sein scheint, können Sie unbeschadet aus dieser Situation herauskommen.

Ausscheiden des Hauptbuchhalters – welche Möglichkeiten hat das Unternehmen?

Krankheit, Erholungs- oder Quereinstieg, Mutterschutz oder Elternzeit – es gibt viele Gründe, den Job zu verlassen oder eine langfristige Auszeit zu nehmen. Der Hauptbuchhalter kann wie jeder andere Arbeitnehmer den Arbeitgeber mit seinem Wunsch überraschen, plötzlich zu kündigen, er kann den Job wechseln oder braucht eine längere Auszeit. Daher lohnt es sich, auf eine solche Eventualität vorbereitet zu sein und zu wissen, welche Möglichkeiten es gibt, mit einer so schwierigen Situation für das Unternehmen umzugehen.

Der Arbeitgeber kann eine von zwei Richtungsentscheidungen treffen – beide Lösungen werden im Folgenden besprochen.

1. Sofortiger Beginn des Rekrutierungsprozesses und Einstellung eines neuen Mitarbeiters

Diese Lösung ist weder billig noch einfach und in der Regel zeitaufwändig, denn den richtigen Mitarbeiter für die Position des Hauptbuchhalters zu finden, der bestimmte Erwartungen erfüllt und über hochspezialisierte Kompetenzen in einer bestimmten Branche verfügt, ist oft eine ziemliche Herausforderung. Die verlängerte Suche nach dem besten Kandidaten ist eine Zeit erheblicher Instabilität der Buchhaltungsprozesse (und oft einer Verschlechterung ihrer Qualität) für das Unternehmen und damit eine Zeit der Verwirrung und Angst bei anderen Mitarbeitern, die negative Auswirkungen des Fehlens eines Hauptbuchhalters im Unternehmen befürchten können. Einige von ihnen könnten aufgrund des Fehlens einer solchen Schlüsselperson auch darüber nachdenken, ihren Arbeitsplatz zu wechseln. Manche scheiden einfach aus.

2. Vertretung des Hauptbuchhalters (Buchhaltungsaufsicht)

Es handelt sich um nichts anderes als die Nutzung des Wissens eines erfahrenen Partners, der Buchhaltungsaufsichtsdienste erbringt, und dadurch ermöglicht es dem Unternehmen, die Kontinuität der Buchhaltungsprozesse in Abwesenheit des Hauptbuchhalters aufrechtzuerhalten, ohne deren Qualität und Aktualität zu beeinträchtigen. Eine solche Leistung wie das Outsourcing der Buchhaltung wird in der Regel von einem Team von Personen erbracht, die sich auf die Wahrnehmung verschiedener Arten von Aufgaben im Bereich der Finanzen spezialisiert haben, welche von den aktuellen Bedürfnissen der Mandanten abhängig sind – das ist in unserem Fall nicht anders, wenn wir die Buchhaltungsaufsicht durchführen.

Als internationales Beratungsunternehmen erbringt RSM Poland umfassende Buchhaltungsleistungen an ihre Mandanten und bietet ihnen dabei die bestmöglichen Lösungen. Basierend auf langjähriger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen aus unterschiedlichen Kulturen und Bereichen bieten wir volle Unterstützung bei der Verwaltung der Unternehmensfinanzen oder der Durchführung ausgewählter Prozesse, die von einer flexiblen Herangehensweise geprägt ist. Im Rahmen der Zusammenarbeit können unsere Spezialisten Ihrem Unternehmen in Abwesenheit des Hauptbuchhalters ihr enormes Wissen und eine schnelle Finanzaufsicht anbieten. Im Rahmen der von uns angebotenen Buchhaltungsaufsicht übernehmen wir den Aufgabenbereich (ganz oder teilweise) und die Verantwortlichkeiten des Hauptbuchhalters. Der Zweck einer solchen Maßnahme besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen das Fehlen des wichtigen Mitarbeiters nicht als schmerzhaft empfindet. 

Vertretung der Buchhaltungsmitarbeiter durch RSM Poland – was gewinnen Sie durch den Vertragsabschluss?

Im Rahmen der Zusammenarbeit können wir für Sie während der Abwesenheit des Hauptbuchhalters eine ganze Reihe von Tätigkeiten durchführen, die für den ordnungsgemäßen Ablauf der Finanz- und Buchhaltungsprozesse in Ihrem Unternehmen erforderlich sind. Sobald wir die Buchhaltungsbereiche identifiziert haben, die eine Steueranalyse erfordern, und etwaige Unregelmäßigkeiten, stellen wir dem Steuerberater erforderliche Finanzdaten und andere Unterlagen zur Verfügung und kümmern uns dann – entsprechend den bestehenden Bedürfnissen – um die:

• Überwachung aller Buchhaltungsprozesse und deren Optimierung während der Vertretung,
• Überprüfung der Handelsbücher;
• Fachunterstützung für Ihr internes Buchhaltungsteam;
• Erstellung (bzw. Überprüfung) von (jährlichen) Steuererklärungen;
• Aufstellung (bzw. Überprüfung) von Abschlüssen;
• Unterstützung bei Wirtschaftsprüfung, steuerlicher Selbstprüfung und Außenprüfungen.

Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass die Abwesenheit eines wichtigen Mitarbeiters Ihr Geschäft und Ihre Buchhaltung ruiniert – wir organisieren für Sie die beste  Vertretung in der Buchhaltung und dank unserer Unterstützung können Sie sich auch ohne dieses fehlende Glied auf die Entwicklung Ihres Unternehmens konzentrieren, Ihre aktuellen Leistungen auf dem gleichen (oder besseren) Niveau erbringen und Ihre aktuellen Aufgaben problemlos erfüllen.

Erkennen von Ineffizienzen in Buchhaltungsprozessen ist Schlüssel zum Erfolg

Die Erfahrung und langjährige Praxis unserer Experten ermöglichen es uns, aktuelle Probleme in Buchhaltungsprozessen Ihres Unternehmens effektiv zu identifizieren. Indem Sie unsere Unterstützung während der Vertretung in Anspruch nehmen, erhalten Sie Tipps, welche Bereiche verbesserungswürdig sind sowie fertige Lösungen, die wir mit Ihrer Zustimmung umsetzen, wobei sichergestellt wird, dass alle Sorgfaltspflichten eingehalten werden. Wir unterstützen effektiv Ihre Tätigkeiten in Abwesenheit des Hauptbuchhalters und ermöglichen es Ihnen, Ihr Unternehmen weiterhin erfolgreich zu führen.

Unsere langjährige Präsenz auf dem Markt der professionellen Leistungen garantiert die Kenntnis aller Aspekte der Finanzbuchhaltung, und unsere flexible und individuelle Herangehensweise – eine fruchtbare und vertrauensvolle Zusammenarbeit während der Vertretung für einen bestimmten Zeitraum.

Vertretung in der Buchhaltung als Rezept zur Aufrechterhaltung der Kontinuität von Buchhaltungsprozessen

Unsere Beobachtungen zeigen, dass moderne Unternehmen die Buchhaltung immer häufiger (und bereitwilliger) an externe, qualifizierte Dienstleister auslagern und sich alleine auf ihre grundlegenden Geschäftsziele konzentrieren. Eine Situation, in der der Hauptbuchhalter plötzlich fehlt, ist vielleicht nicht alltäglich, aber sie kommt vor und kann in jedem Unternehmen passieren. Um sich keine Sorgen über die Zukunft der Buchhaltung des Unternehmens zu machen, lohnt es sich, darüber nachzudenken, ob das Outsourcing der Buchhaltung nicht zur Lösung dieses Problems beitragen würde. Durchdachtes Handeln ist hier äußerst wichtig.

Unsere Erfolgsgeschichten zeigen, dass diese Art der Zusammenarbeit nicht nur es unserem Mandanten ermöglicht, den Mehrwert zu erzielen, sondern auch viele weitere Vorteile mit sich bringt. 

Eine davon ist zweifellos die Flexibilität und die Möglichkeit, diese Art von Lösung an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Der Mandant kann die Zusammenarbeit nach der Rückkehr des Hauptbuchhalters oder nach der Einstellung eines neuen Hauptbuchhalters fortsetzen, muss es aber nicht – die Entscheidung liegt bei ihm. Mit der Entscheidung, sie fortzusetzen, geben unsere Experten dem zurückkehrenden oder völlig neuen Mitarbeiter eine große Unterstützung in Form von Zeit, um ihn in Ruhe an die alten oder neuen Aufgaben des Hauptbuchhalters heranzuführen, während sich unsere Experten um die Ordnung der laufenden Buchhaltungsprozesse kümmern, so wie bei der Abwesenheit des Leiters der Buchhaltungsabteilung.

Profitieren Sie von der Erfahrung unserer Experten

Wenn Ihr Hauptbuchhalter aus irgendeinem Grund einen längeren Urlaub nehmen musste oder gezwungen ist, seine Tätigkeit für einige Zeit auszusetzen, empfehlen wir Ihnen dringend, von dem Wissen und der Erfahrung zuverlässiger Mitarbeiter unseres Buchhaltungsbüros zu profitieren, die es Ihnen ermöglichen, die Kontinuität der Buchhaltungsprozesse auf dem aktuellen Niveau aufrechtzuerhalten, ohne Ihrem Unternehmen finanziellen Schaden zu zufügen und Ihr Geschäft effektiv zu führen. 

Sprechen Sie uns an – bestimmt helfen wir Ihnen und wir finden die richtige Lösung. Unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Verfügung.