Karolina STANKIEWICZ
Accounting Assistant bei RSM Poland

Die Ausuebung der Geschaeftstaetigkeit haengt untrennbar mit der Buchfuehrungspflicht zusammen. Ein Unternehmer kann die Buecher entweder alleine fuehren oder damit ein Buchfuehrungsbuero beauftragen. Am haeufigsten wird diese Pflicht durch die Einnahmenueberschussrechnung (EueR), d.h. durch die vereinfachte Buchfuehrung erfuellt. Eine andere Möglichkeit, die jedoch mehr Zeit und Geld in Anspruch nimmt, ist die vollstaendige Buchfuehrung. Man soll also wissen, wer zur vollstaendigen Buchfuehrung verpflichtet ist und wie er sich darauf vorbereiten kann.

 Wer ist verpflichtet, anstatt EueR die Handelsbuecher zu fuehren?

Gemaeß Art. 2 des Gesetz vom 29. September 1994 ueber die Rechnungslegung (einheitliche Fassung: GBl. 2013, FN 330 m. ae.) sind zur Fuehrung der Handelsbuecher Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften, darunter auch Kapitalgesellschaften in Organisation, Gesellschaften buergerlichen Rechts (ausgenommen Gesellschaften buergerlichen Rechts der natuerlichen Personen) sowie sonstige juristische Personen ausgenommen dem Fiskus und der Polnischen Nationalen Bank (NBP) verpflichtet. Diese Pflicht erstreckt sich auch auf die Organisationseinheiten, die aufgrund der Bankrechts, der Vorschriften ueber den Wertpapierverkehr, Vorschriften ueber die Ausuebung der Geschaeftstaetigkeit als Versicherungsunternehmen und Rueckversicherungsunternehmen, Vorschriften ueber genossenschaftliche Spar- und Kreditkassen sowie aufgrund der Vorschriften ueber Organisation und Funktionieren der Rentenfonds handeln, sowie u.a. die Gemeinden, Kreise, Woiwodschaften und ihre Zusammenschluesse sowie Niederlassungen und Repraesentanzen der auslaendischen Unternehmer. Diese Vorschriften finden dann Anwendung, wenn die vorgenannten Subjekte ihren Sitz bzw. Sitz der Geschaeftsleitung auf dem Gebiet der Republik Polen haben.

Höchstgrenze fuer Umsatzerlöse vs. vollstaendige Buchfuehrung

Zu bemerken ist, dass in den Vorschriften des Gesetzes ueber die Rechnungslegung die Höchstgrenze fuer die in dem vorangegangenen Geschaeftsjahr erzielten Erlöse aus Verkauf von Waren, Produkten und Finanzgeschaeften genannt wird, die fuer die Entstehung der Pflicht zur vollstaendigen Buchfuehrung fuer diese Subjekte entscheidend ist. Das ist der Gegenwert von 1.200.000 Euro in polnischen Zloty.

Gemaeß den Vorschriften des Gesetzes ueber die Rechnungslegung ist dieser Betrag in Zloty nach dem durchschnittlichen Wechselkurs der Polnischen Nationalen Bank (NBP) vom 30. September des dem jeweiligen Geschaeftsjahr vorangegangenen Jahres umzurechnen. Die Höchstgrenze, nach deren ueberschreiten sich die o.g. Subjekte seit 1. Januar 2015 auf die vollstaendige Buchfuehrung umstellen mussten, lag zuletzt bei 5.010.600 PLN, denn der durchschnittliche Wechselkurs betrug zum 30. September 2014 gemaeß der Tabelle Nr. 189/A/NBP/2014 4,1755 PLN. Zu betonen ist, dass gemaeß dem veröffentlichten Gesetz vom 23. Juli 2015 ueber die aenderung des Gesetzes ueber die Rechnungslegung und einiger anderen Gesetze (einheitliche Fassung: GBl. 2015 FN 1333) die Höchstgrenze aufgrund der Umrechnung nach dem Wechselkurs der Polnischen Nationalen Bank vom ersten Werktag des Oktobers ermittelt wird.

Bei Ermittlung der Umsatzerlöse, die in dieser Höchstgrenze enthalten sind, sollen die Subjekte die Abweichungen zwischen den Umsatzerlösen, die unter diese Höchstgrenze gemaeß dem Gesetz ueber die Rechnungslegung sowie gemaeß dem Gesetz vom 26. Juli 1991 (einheitliche Fassung: GBl. 1991 Nr. 80 FN 350) ueber die Einkommensteuer (EStG) fallen, beruecksichtigen. Nach Art. 14 EStG sind innerhalb dieser Höchstgrenze die geschuldeten Betraege, sogar die noch nicht erhaltenen enthalten, und beim Verkauf der mit der Umsatzsteuer besteuerten Waren und Dienstleistungen ist der Verkaufswert um die zustehende USt zu verringern. Entgegen den Vorschriften des Gesetzes ueber die Rechnungslegung sollen  innerhalb dieser Höchstgrenze auch die Erlöse aus Verkauf von Sachanlagen, die Beihilfen und Subventionen und u.a. geldwerte Vorteile oder Waehrungskursdifferenzen beruecksichtigt werden. Bei  Subjekten, die nur EueR fuehren, ist die Höchstgrenze fuer Umsatzerlöse aufgrund der EStG-Vorschriften zu ermitteln, dagegen sind Subjekte mit der vollstaendigen Buchfuehrung zur Ermittlung der Höchstgrenze in zwei Varianten verpflichtet. Betrifft die Umstellung auf vollstaendige Buchfuehrung eine Gesellschaft buergerlichen Rechts der natuerlichen Personen, Offene Handelsgesellschaft der natuerlichen Personen oder eine Partnerschaftsgesellschaft, wird die Höchstgrenze aufgrund der Erlöse der Gesellschaft und nicht ihrer Gesellschafter ermittelt.

Sehr wichtig ist, im Laufe des Jahres, und insbesondere im letzten Vierteiljahr, die Höhe der erzielten Umsatzerlöse zu ueberwachen und beim Auftreten von Voraussetzungen fuer ueberschreiten der Höchstgrenze fuer Umsatzerlöse sich auf diese Eventualitaet je nach Möglichkeit gut vorzubereiten. Beim ueberschreiten der vorgenannten Höchstgrenze fuer die Umsatzerlöse fuer 2015 hat naemlich das Subjekt zur vollstaendigen Buchfuehrung bereits ab 1. Januar 2016 zu uebergehen, was zahlreiche zusaetzliche Pflichten mit sich bringt. Aufgrund dieser aenderung soll das Subjekt u.a.:

  • zum 31. Dezember 2015 die Einnahmenueberschussrechnung schließen, indem es die körperliche Bestandsaufnahme von Waren, Material, Halbfertigfabrikaten, Fertigerzeugnissen sowie Abfall und Maengeln durchfuehrt und diese innerhalb von 14 Tagen nach Abschluss dieser Bestandsaufnahme bewertet;
  • zum 31. Dezember 2015 ein Inventar, d.h. das Verzeichnis von Aktiva und Passiva erstellen, das gemaeß dem Gesetz ueber die Rechnungslegung zu bewerten ist, was zusaetzlich u.a. der Abstimmung von Abrechnungen mit der Bank und den sonstigen Geschaeftspartnern bedarf. Das erstellte Inventar bildet dann die Grundlage fuer Erstellung der Eröffnungsbilanz;
  • zum 1. Januar 2016 Handelsbuecher öffnen, die aus dem Grundbuch, Hauptbuch, den Nebenbuechern, der Summen- und Saldenliste des Hauptbuches, der Saldenliste der Nebenbuecher und dem Inventar bestehen, was spaetestens bis zum 15. Januar 2016 vorzunehmen ist.

Rechnungslegungspolitik und sonstige Anforderungen

Es ist auch notwendig, die Politik (Grundsaetze) der Rechnungslegung festzulegen, wo u.a. das angenommene Geschaeftsjahr, die Bewertungsmethoden fuer Aktiva und Passiva sowie Art und Weise der Ermittlung des Finanzergebnisses zu bestimmen sind. Darueber hinaus soll dieses Dokument den von dem Subjekt erstellten betrieblichen Kontenplan, das Verzeichnis der Handelsbuecher sowie – was nicht auszulassen ist – Beschreibung des EDV-Systems enthalten, falls die Buecher per EDV gefuehrt werden. Zuvor ist also auch zu ueberlegen, ob die Umstellung auf die vollstaendige Buchfuehrung der aenderung der bisherigen bzw. Nutzung einer mehr fortgeschrittenen Computersoftware nicht bedarf.

Zu den neuen Aufgaben des Subjekts mit der vollstaendigen Buchfuehrung gehört auch die Aufstellung des Jahresabschlusses zum Ende des Geschaeftsjahres, der aus der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Zusaetzlichen Information als Einfuehrung zum Jahresabschluss sowie den Zusaetzlichen Informationen und Erlaeuterungen besteht. Unterliegt das jeweilige Subjekt der Abschlusspruefung von einem Wirtschaftspruefer, dann hat der Jahresabschluss auch den Eigenkapitalspiegel (bei Investmentfonds – die Tabelle der Veraenderungen des Nettovermögens) sowie die Kapitalflussrechnung zu enthalten.

Zusammenfassend laesst sich sagen, dass die Pflicht zur vollstaendigen Buchfuehrung mit einem zusaetzlichen Arbeitsaufwand zum Zeitpunkt des uebergangs von der vereinfachten zur vollstaendigen Buchfuehrung sowie in den darauf folgenden Geschaeftsjahren zusammenhaengt. Sowohl die ein Gewerbe treibende natuerliche Person sowie die Geschaeftsleitung einer großen Kapitalgesellschaft sollen beachten, dass sie fuer eine richtige und ordnungsgemaeße Fuehrung der Buecher verantwortlich sind. Deswegen sollte man erwaegen, das Outsourcing der Buchhaltung in Anspruch zu nehmen, der durch Fachunternehmen angeboten wird, bei denen man auf eine umfassende und zuverlaessige Zusammenarbeit zaehlen kann.